How PCO partner with Hotels PCO 如何与酒店开展业务合作

1. How PCO partner with Hotels PCO如何与酒店开展业务合作 • 2013年11月11日

2. 酒店的分类Hotel Category • 酒店星级分类 Star Rating • 酒店设施分类 Facilities • 酒店位置分类 Location • 酒店服务分类 Service • 酒店业务分类 Business segment • 品牌特性分类 Brand category

3. 酒店会议活动的管理模式

4. Outside Catering 宴会外卖 Events Categorize Management 活动分类管理 Catering 宴会 Meeting 会议 Meeting 会议 Incentive 奖励 MICE 迈奖团队 Meeting / Catering 会议及宴会 活动前期的沟通及协调 注重酒店整体部门 的协调及细节安排 更加注重形式及氛围 客户活动的细节安排 场地选取综合设施 餐单设计 服务流程 注重酒店自身的服务及设施 注重酒店内的 各项活动安排 活动期间的协调及应变 考虑酒店外的 各项活动安排 主题设计 应急方案 活动期间的应变方案

5. Government Business Operation 政府活动管理流程 Meeting 会议 VIP events 重要活动 Government 政府活动 酒店（集团）营运高层 Senior Management 市场部销售部 S&M 财务/信贷Accounting/Credit 协调确认账期及支付特殊要求 会议统筹运营团队 Events Management 房务部Rooms 餐饮部 F&B 工程部 ENG Gov. related 政府相关 协作体系 宴会厅BQT 厨房Kitchen 保安 SEC 餐厅Outlet 前厅FO 客房 HSK

6. 酒店内部运营管理及活动运作框架 酒店主要职能管理人员 • General Manager 总经理 • Hotel manager 酒店经理 • DOSM 市场销售总监 • Finance Controller 财务总监 • Rooms Division 房务总监 • DOFB 餐饮总监 • Executive Chef 行政总厨 • Chief Engineering 工程部总监 • Sales Owner 业务销售经理 • Banquet Director 宴会统筹总监

7. This is hotel internal communication that includes specifications of all departments and key persons prior to the day of the event 以下为酒店内部在活动前期进行沟通的主要职能部门及相关人员 Hotel Manager 酒店经理 DOSM 市场销售总监 F&B Director 餐饮总监 Executive Chef 行政总厨 Director of Catering 宴会总监 Sales & Events In charge 销售担当 Banquet Service 宴会服务 Banquet Kitchen 宴会厨房 Stewarding 厨房管事Engineering/AV工程部/视听 Reception/Concierge 前厅/礼宾 Housekeeping 客房部 Floral 花房 IT/technology IT部门 Security 保安部Finance/Credit/Purchasing 财务/信贷/采购 Hotel Communications酒店沟通团队

8. 酒店的报价形式和关注点

9. Hotel Business Quotation酒店的报价形式 • 口头报价 • -不具备任何约束效应 • 书面报价 • -相应约定期内具备一定的约束效应 • 书面预定 • -相应约定期内具备一定的约束效应或且承担一定的经济责任 • 书面合同 • -具备完全的约束效应并且承担文本约定条款内的相关法律责任 • 补充合约 -在认定签署的合约文本基础上加以补充条款（适用于协作第三方）

10. Hotel Business Quotation Essentials酒店报价的关注点 • 约定用房数量（最低保证数及预期高峰值） • 持有客房的保证期限（房间数量及优先房型以及对于数量增减的特定约束条款） • 约定出席人数（最低保证数及预期高峰值） • 入场布置时间及台型设置 (场地使用周期） • 会议及宴会场地使用的限制条件 (地点，时间段，人数) • 用餐形式选择 （自助餐/buffet, 桌餐/seated, 酒会/cocktail, 茶歇/break） • 酒水饮料报价的定义 • 服务人员的配比 (前台直接对客服务和后区后勤保障) • 酒店自有视听系统的规格和使用以及特别要求的额外配套设施 • 涉及财务的约定条款（订金，定金，保证金，尾款支付，支付方式，支付期限） • 涉及酒店（管理集团）或受当地法律及政策约束的条款 • 双方约定的免责条款或特定约束条款 • 涉及第三方的约束条款

11. Meeting Agreement Details会议报价关注细节 • 会议布置：根据与会人数空会议场地的特性可选择的台型布置方案 • 课桌/classroom, 圆桌/round,半圆桌/half moon, 花形圆桌/cluster, 董事会/board, • 回字形/hollow square, U形/u-shape, 双U形/double U-shape, 鱼骨式/fish bone • 台面布置：必要的文具（记录笔，纸，书写垫/inkblocker） • 水（瓶装水，茶水），咖啡（速溶或现煮），茶歇台（饮水机，咖啡机，食品料理台） • 桌布的选取（不易引起视觉疲劳的淡色或冷色系） • 座椅（主动支撑或被动支撑， 椅套选取） • 其他因素：场地布置 – 舞台，背景板，横幅，投影墙（实物或虚拟） • 能源配置 - 电源(单相，三厢，电配箱） • 空调系统 - 温度，湿度 • 灯光照明 - 照明类型，照明区域，流明度 • 投影系统 - 投影屏幕，投影设备，信号传输 • 音响视频 - 音频接入端口（mixer），视频信号接入端口（制式转换） • 其他事宜 - 室内（外）绿化，噪音控制（主频电流，机房设备，外部噪音）

12. Banquet Details宴会报价关注细节 • 服务宗旨：任何形式宴会的餐单及内容制定以酒店（集团）“食品卫生安全”条例为根本准则 酒店有义务对客户选取的餐单及食品内容予以必要的解释及合理的建议 • 餐台布置：桌席，餐位，餐具，桌布，椅套，鲜花装饰，道具配饰 • 餐单制定：荤素搭配比例， 主菜及配菜比例，河海鲜及禽肉类比例，水果品种 • 餐单内的食品数量（自助餐，中餐，西餐，混合式套餐，酒会） • 菜品的理想品质及服务（保存）时间 • * 较为安全的肉类推荐 - 家禽类（鸡肉，牛肉，猪肉） • * 较为安全的冷菜推荐 - 烧烤类 • * 较为安全的点心推荐 - 烘烤类，蒸点 • * 较为安全的水果推荐 – 可避免2次污染且较小受湿度及温度影响口感的 • 餐具选用：金器，银器，瓷器，玻璃，高密釉（外卖使用） • 服务标准：中式套餐（合家式，分食制） • 西式套餐（分食制，注意上菜顺序及优先服务顺序和特定对象） • 自助餐（全套自助或半套自助）

13. Outside Catering 宴会外卖服务关注细节 • Definition 定义 • Cater to different sizes of corporate celebration parties, coffee breaks, special theme events or gala dinners at external venue • 以酒店外的场地并根据客户需求为公司举办不同类型的活动及提供餐饮服务 • Finding outsourced venue - the city attractions /landmarks 提供合适的外部场所，以体现或颇具代表地方城市特色的第三方场所做为优先选择 • Total adherence to 5 star hotel set-up standards and strict hygienic standard (HACCP) 活动场地布置及卫生要求需严格符合HACCP国际食品卫士标准 • On-site senior Hotel management team includes Banquet Manager and Chef personally overseeing operations 酒店高级主管、宴会服务经理 及厨师长亲自现场监督 • All service staff in formal uniform according to custom’s brand requirements 现场服务员依据客户要求着统一服装 • Extensive hotel stewarding and Engineering staff present at all times • 酒店管事部及工程部员工负责全场跟进 • Grand transportation arrangements • 地面交通运输，人员及设备物流安排

14. Outside Catering 宴会外卖服务双方关注细节 • Pre-site inspection with hotel 活动前于酒店联合场地考察（宴会，厨师，管事，工程） • Off-site venue conditions (water, power & flame）外卖场地能源配置(外接水源，三相电源，明火使用) • Contracted venue usage timing （setup-event-tear down) 合同内的场地具体使用时间(布置-活动使用-清场） • Deposit, down payment of contracted venue 场馆租用的订金，定金和第三方保证金 • Identify off-site venue 1st & 2nd contacts 明确外租场地的第一及第二联系人 • Identify hotel on-site 1st & 2nd contacts 明确酒店现场服务的第一及第二联系人 • Hotel hygiene license of outside catering service 酒店外卖食品卫生防疫检验证书 • Hotel portable catering equipments (kitchen & service) 酒店可提供的服务及厨房餐饮设备 • Hotel service staff ratio 酒店服务人员配比（直接对客服务及后勤辅助） • Transportation & Parking & dropping 交通运输，泊车安排及上下车区域 • Application of accessing pass (transportation & guests) 事先申请足够的人员出入活动场馆所需证件及泊车证 • Plan B according to the weather changes 基于天气因素变化的应急变更方案 • Emergency evacuation routes 紧急撤离路线

15. 如何与酒店协商价格

16. 日期选择及场地使用（Flexibility-灵活性） 对酒店市场经营板块的影响（散客FIT，团队MICE，政府GOV，第三方3rd party） 对于酒店综合设施的使用及营收（Contribution-自有管理项目） 对于酒店（集团）业务的长期影响（Business Strategy-业务策略） 对于酒店竞争体系的影响（Compset-竞争组合） 对于酒店经营理念的影响（Sustainability-可持续性） 对酒店自身及品牌市场声誉的影响（Brand-品牌） 酒店综合营运成本（Cost-成本） 营收的最大化 Vs 收益的最优化（TLPE） 是否涉及并有违当地法律规章制度（Law/Policy） Hotel Concerns影响酒店报价的几个关注点

17. 如何与酒店合作开发业务

18. 产品及业务的吸引力 新客源，新市场 酒店市场占有率提高或降低 酒店营运成本增加或减少 酒店营业收入（利润）增加或减少 酒店（集团）品牌市场效应积极或消极 合作共享资源平台扩大或缩小 蝴蝶效应及联动性（集团） Hotel Concerns酒店合作业务的关注点

19. Q&A 疑问解答

20. 谢谢！Email: johnny.lu@starwoodhotels.com