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526 公文寫作坊 - PowerPoint PPT Presentation


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526 公文寫作坊. 系統 DEMO. 登記桌於 公文 系統中扮演 單位公文進出之登記 一級登記桌 : 一級單位秘書擔任 二級登記桌 : 二級主管擔任. 登記桌. 登記桌. 重點 項目如下 : 1.   分文 2.   改分 3. 校內公文瀏覽 4. 公文內容修改 5. FAQ 問題解析. 分文流程 點選【公文管理】 -> 【簽收公文】 -> 點選【外單位送來 N 件】. 一份公文進來單位會先經過登記桌,登記桌再分派給底下的承辦人或是二級登記桌. 點選. 分派 處室 組別 及 人員. 勾選 公文.

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Presentation Transcript

526 公文寫作坊

系統DEMO


登記桌於公文系統中扮演單位公文進出之登記一級登記桌:一級單位秘書擔任二級登記桌:二級主管擔任

登記桌


登記桌

  • 重點 項目如下:

  • 1.  分文

  • 2.  改分

  • 3. 校內公文瀏覽

  • 4. 公文內容修改

  • 5. FAQ問題解析


分文流程點選【公文管理】->【簽收公文】->點選【外單位送來N件】

一份公文進來單位會先經過登記桌,登記桌再分派給底下的承辦人或是二級登記桌


點選

分派處室組別及人員

勾選公文

  • *若不曉得欲分派給哪位承辦人亦可直接點選組系別即可,可再由二級登記桌或二級主管進行分派。


改分公文

  • 分派錯單位或人員的公文,原承辦人可利用

  • 「申請內部改分」,將公文退回給二級登記桌

  • ,如果再不是二級登記桌的公文,再由二級登

  • 記桌退回給一級登記桌.


退文改分公文*請點選【公文管理】-【簽收公文】,如「圖」所示。

3.按下改分承辦

2.選擇單位及人員

1.勾選文號


校內來文轉發作業

校內來文轉發作業主要是負責校內單位對校內單位的公文傳遞,此功能可以將

1.公文電子檔由e-mail傳給承辦人.2.如果此份公文已經跑完流程,可選擇歸檔.


1.公文電子檔由e-mail傳給承辦人

1.點選公文主旨


3.點選傳閱

2.輸入mail相關資訊


1.

此為測試公文的電子檔

2.

公文傳至E-mail為PDF附件


2.如果此份公文已經跑完流程,可選擇歸檔


校內公文瀏覽

校內公文瀏覽主要是瀏覽處室與處室間傳遞的公文

(像剛剛已經歸檔的測試公文.也會跑到此處)


公文內容修改

點選【公文管理】-【公文內容修改】,輸入公文文號

3.點選確定

2.輸入公文文號

1.公文內容修改

要更改公文內容的公文必須要先先簽收。


5.點選存檔

4.修改公文內容

  • 若修改的是限辦日期,請記得修改類別要點選”改限辦”如此才能將日期修改正確。


常見問題解析輸入完文號之後,會載入此份公文的內容,包含主旨 收文日期 來文機關等等


FAQ 25輸入完文號之後,會載入此份公文的內容,包含主旨 收文日期 來文機關等等

問:主管批示後又送回登記桌,登記桌應如何處理?

點選主旨


直接點選輸入完文號之後,會載入此份公文的內容,包含主旨 收文日期 來文機關等等送回承辦


FAQ 61輸入完文號之後,會載入此份公文的內容,包含主旨 收文日期 來文機關等等

問:單位公布欄如何使用?

3.點選存檔

2.輸入公文文號

並且擷取公文

1.點選

單位公布維護


5.輸入完文號之後,會載入此份公文的內容,包含主旨 收文日期 來文機關等等點選存檔

4.輸入mail相關資訊

E-mail部分可傳遞也可不傳遞


在單位公布瀏覽裡面,就可以看到剛剛所公布的公文在單位公布瀏覽裡面,就可以看到剛剛所公布的公文

承辦人也可在這個地方看到登記桌所公布的公文


FAQ 72在單位公布瀏覽裡面,就可以看到剛剛所公布的公文

問:請問他人可以協助設定代理人嗎?

答:一級單位登記桌可以協助設定一級單位所屬同仁之代理人。

2.設定

被代理人資料

1.點選

代理人設定

3.設定

代理人資料

這個功能主要是因為承辦人臨時要外出,或是臨時要請假才會用到

如果承辦人原先已經請完假,登記桌就不需要填寫協助設定代理人,會由校內請假系統設定


FAQ 91在單位公布瀏覽裡面,就可以看到剛剛所公布的公文

問:外單位來文與本單位來文有何區別?若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


「外單位來文」都是要分給在單位公布瀏覽裡面,就可以看到剛剛所公布的公文所屬同仁。


「內單位來文」是要送出至在單位公布瀏覽裡面,就可以看到剛剛所公布的公文外單位


若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

請勾選公文→點「移至外單位」→在分給承辦人員。

2.點選

移至外單外

1.勾選


承辦人若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


1.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?系統基本畫面操作介紹

姓名、所屬單位、職務、查詢權限

公文系統之功能選單畫面

公文系統作業操作畫面


2. 若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?創稿 細部說明


進行公文編輯若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?-發文類別

系統預設靜宜大學,如需修改發文單位請點選帶出畫面

函稿對外為靜宜大學,校內對校內發文請修改處室為發文單位


進行公文編輯若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?-聯絡資訊

系統預設帶出資料,機關地址預設靜宜大學不可修改,在此僅可修正傳真資料


如需修改個人資料,由個人基本資料修改若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


決行層級修改若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

一般函稿系統預設帶入『主任秘書決行』,若欲更改決行層級,請於該欄位處以滑鼠點選一下 ,即可使用下拉功能修改決行層級

決行層級詳細資料請查秘書室文書組網頁-規章辦法-分層負責詳細規範

用印規範


展開空白段落說明若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

點選

如果尚未繕打說明段落就先存檔離開

下次進行此公文編輯時說明段落會被刪除

點擊展開空白段落就可以將說明段落找回


取消自創文書若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

創簽稿維護

點選主旨


點選若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

刪除自創文書須在主管尚未簽核以前

主管簽核以後只能做廢止註記。


貴單位發文給校內其他單位。若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

發文

1.點選主旨


2.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?開啟公文


進行稿轉函作業若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


3.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?點選發文


確認無誤,點選發文若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


6.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?點選確定


3.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?會辦公文

1.點選會辦公文


2.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?點選主旨

如果發現自己不是會辦此公文者,可點選指定退回將公文退回承辦人。

3.點選會辦意見

4.陳核主管


常見問題若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?-文件並會/文件送會

1. 文件並會 2.文件送會

同時並會多個單位→

個別會辦後送回承辦單位

依序送會多個單位

→依序傳遞

  • 「文件送會」與「文件陳核」為同一級

    單位時,流程點選「文件陳核」,簽章

    意見再註明敬會單位名稱,由「陳核單

    位」登記桌內會或分派二級單位。

  • 例如:公文要送會教務處課務組,又要

    教務長決行,只要點「文件陳核」教

    務處;公文要送會法務秘書,又要主任

    秘書決行,只要點選「文件陳核」秘書

    室。

1.會辦意見個別呈現

2.簽章資訊呈現

文件並會若要退文,僅能回承辦人


5.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?取消傳遞作業

點選


2.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?確認資料

3點選執行

1.點選欲取消之主旨

取消傳遞只能在對方尚未簽收以前

如公文已被簽收,只能請對方退回


6.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?展辦申請

1.點選主旨


2.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?輸入展期日數、原因


7.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?公差假申請單 流程 介紹


公差假申請若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

公差(出)代理

人事資訊休假

臨時性公文代理

預設隔日

轉人事差勤系統

轉電子公文系統

不轉人事差勤

一級登記桌有權限為一級單位內所有同仁設定代理

提醒事項-代理人設定


公差若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?(出)申請需先填寫申請單


公差假申請單範例若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


提醒若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?:代理人設定

1.按下新增


2.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?勾選欲被代理的角色

3.選擇代理時間起迄

4.選擇代理人

5.按下存檔


8.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?補充 抄本

(當公文 處理完後 回到 登記桌 已發文 給全部 卻發現 有單位 漏發 會由文書組 做 抄本的動作 補發給 該單位)


9.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?承辦人常見問題集錦

  • Case1

    已歸檔 公文 要由A 承辦人 改B 承辦人作業

    流程如下


1.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?總收文退文

  • 此文會回到 A承辦人


2.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?主管取消決行

  • A承辦人將此公文 送至主管


3.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?原承辦廢止

  • A承辦人將自辦公文做廢止

  • 點選主旨


點選廢止註記若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


4.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?原承辦申請改分

  • 將此文申請改分至登記桌


5.若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?登記桌分派公文

  • 將此公文分至欲改辦的B承辦人

完成B承辦


Case2
Case2若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

  • 請問公文已單位存查,也副知給相關人員,如何加入參考資料給副知的人員查閱?

  • 請先進行「公文還原未結案」→到「待辦公文」→點「主旨」→點「參考資料」→點「瀏覽」→上傳,最後再「單位存查」即可。已副知的資料也會同步增加參考資料內容。


公文還原未結案若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


到「待辦公文」→點「主旨」若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?點「參考資料」→點「瀏覽」→上傳,


最後再「單位存查」即可。若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?


Case3
CASE3若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?

IE 設定不正確 會造成的問題

1.若公文流程已設定存檔,再點進去確認卻看不到

**公文文書製作 無法開啟?**

2.點選電子來文附件檔案時,系統未開啟相關檔案

3.點選公文附件表單的印表機圖樣無法列印;無法列印附件。

4.無法檢視掃描影像檔。

**IE 版本 有差異 請下載不同版本設定 避免上述狀況發生**


開啟網頁若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?->點選”工具”->”網際網路選項”


開啟若在本單位來文區有公文,要分派給所屬同仁,如何處理?”網際網路選項”視窗→設定


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為10→按下確定。


回到點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為”網際網路選項”畫面,點選”刪除”


1 internet explorer
1.點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為刪除檔案→您確定要刪除所有暫存Internet Explorer檔案?→是

1

2


2 cookie temporary internet files cookie
2.點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為刪除Cookie→您確定要刪除Temporary Internet Files 資料夾裡面的所有Cookie嗎?→是


點選”安全性”頁面點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為->信任的網站

1

2


1 https http e gdms pu edu tw
1.點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為網站→將”此區域內的所有網站需要伺服器驗證(https:)”之勾選取消→將http://e-gdms.pu.edu.tw輸入後按下”新增”→關閉。


2.點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為自訂等級→開啟”安全性設定”視窗


Activex
將捲軸拉到”點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為ActiveX控制項與外掛程式”項目。相關設定如下說明。


捲軸拉到點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為”下載”項目。將所有選項全點到”啟用”。→確定


點選”隱私權”頁面點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為->快顯封鎖程式->將”開啟快顯封鎖程式”勾選取消。


Internet explorer
點選”程式集”頁面點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為->預設網頁瀏覽器->勾選”如果Internet Explorer不是預設的網頁瀏覽器,請告訴我”選項


點選”進階”頁面點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為->將捲軸拉到”安全性”項目->勾選”允許主動式內容在我電腦上的檔案中執行”

完成設定


Case4
case4點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

其他軟體 與公文系統衝突 該如何避免

EX:

1.SKYPE 通訊軟體

2. google..等其他 toolbar 類


Google toolbar 點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為部分

→點「工具」→點「管理附件元件」


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為點「圈選處」→點「停用」


Skype
Skype 點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為部分


主管點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為


主管點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

可操作 項目如下:

1.公文展期

2.查詢離職同仁所承辦之公文

3.業務移交作業

4.核稿優先批示

5.取消決行作業

6.增加決行片語

7.校內來文轉發作業

8.核閱後處理作業

9.逕行批示


公文展期點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為(核准)

【操作說明】:

選擇數位儀表板

展辦核准選項。

P.S一級主管和二級主管

都有展辦核准權利


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

點取欲展辦公文之原因。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

點選確定按鈕,

系統自動展延公文

辦理期限。


查詢已離職同仁所承辦之公文點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

【操作說明】:

選擇數位儀表板

組合查詢選項。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

於承辦人欄位以手動輸入

該員姓名即可查詢。


業務移交作業點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

P.S對所屬承辦人因輪調、

離職原因留下尚未簽辦完成

的公文作移交動作。

【操作說明】:

選擇數位儀表板

業務移交作業選項。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

將尚未完成之公文移交給承接人員。


核稿優先批示點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

P.S更改文的核稿優先順序,可讓上級主管優先批示。

【操作說明】:核稿優先批示順序,第一步點選所需要的文,第二步向上陳核。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

選擇核稿優先順序將一般按鈕修正為高的按鈕,文送到主管手上,

批示公文時就會出現「★」提示優先。


取消決行作業點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

【操作說明】:

點選待核公文件數。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:點選主旨。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:點取主旨。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

打開公文檔案選取取消決行

選項。原決行的決行片語就

會不見,之後再選擇所要決

行的片語即可。


新增點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為【決行片語】

【操作說明】:

選擇數位儀表板

自訂片語選項。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】: 點選新增片語按鈕。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

選擇群組名稱的類型、片語代碼,輸入所要新增的片語名稱,

完成後按右上方存檔。

P.S 日後批示公文按滑鼠右鍵,點【片語詞庫】中欲選取之內容,

存於【批示】欄位(非職章意見欄),就可決行公文。


校內來文轉發作業點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

【操作說明】:

選擇數位儀表板校內來文轉發作業選項。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

點選主旨。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

選擇要轉送的單位 Mail、群組Mail、個人Mail。


核閱後處理作業點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

【操作說明】:

選擇數位儀表板核閱後處理

作業選項。點選完後在 公文

文號 後輸入欲處理文號。


逕行批示點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為

【操作說明】: 選擇數位儀表板 待核公文件數選項。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

點選主旨。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

點選逕行批示按鈕。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

選擇決行層級,選擇

決行與否。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

存檔離開後,在狀態的地方會出現

決的文字,就完成了逕行批示的動作。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

未批示前畫面。


點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為操作說明】:

批示完畫面。


比較差異點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為


接下來時間交給詞庫組。點選”每次查閱畫面時”選項,將”使用的磁碟空間”設定為


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