Evs iso 15489 dokumendihaldus
Download
1 / 32

EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus - PowerPoint PPT Presentation


  • 224 Views
  • Uploaded on

EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus. Veiko Berendsen 20. jaanuar 2005. TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon. Asutamise aeg 10.02.2003 Käsitlusala: ISO/TC 46 Information and documentation ISO/TC 171 Document imaging applications CEN/TC 346 Conservation of cultural property

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus' - wakanda


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
Evs iso 15489 dokumendihaldus

EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus

Veiko Berendsen

20. jaanuar 2005


Tk 22 informatsioon ja dokumentatsioon
TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon

  • Asutamise aeg 10.02.2003

  • Käsitlusala:

    • ISO/TC 46 Information and documentation

    • ISO/TC 171 Document imaging applications

    • CEN/TC 346 Conservation of cultural property

  • Sekretariaat — Eesti Rahvusraamatukogu


Ilmunud standardid
Ilmunud standardid

  • EVS-ISO 15489 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus

    • Osa 1: Üldnõuded

    • Osa 2: Juhised

  • EVS-ISO 5127 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik

  • EVS-ISO 15836 Informatsioon ja dokumentatsioon. DublinCore’i metaandmeelemendid


T s olevad 1
töös olevad 1

  • Dokumendihaldusprotsessid — Dokumentide metaandmed – Osa 1: Põhimõtted (ISO 23081-1)

    4 Dokumendihalduse metaandmed

    5 Dokumendihalduse metaandmete eesmärk

    6 Rollid ja vastutus

    7 Dokumendihalduse metaandmed teiste metaandmevaldkondade suhtes

    8 Metaandmete haldamine

    9 EVS-ISO 15489-1 toetamiseks vajalikud metaandmete tüübid


T s olevad 2
töös olevad 2

  • EVS 3 Dokumentide vorminõuded

    • Uustöötlus

    • Peab olema sobiv kasutamiseks elektroonilises keskkonnas

      • See tähendab vägagi uut kontseptuaalset lahendust

        • dokumenti ei pea kujundama enam A4-kujuliselt

        • Dokumendi struktuur (elemendid) peaks olema tehnoloogiliselt kirjeldatud -- näiteks XMLis (DTD, Shema)

  • Standardi või sellelaadse dokumendi vajadus

    • Dokumendihaldustarkvarade funktsionaalsusnõuded

      • Kavandi kujul olemas 2002. aasta lõpust

      • Pole selge

        • kas on õiged funktsionaalsused?

        • kas on õiged metaandmed?


Evs iso 15489 dokumendihaldus1
EVS-ISO 15489 Dokumendihaldus

  • ISO 15489-1 Üldnõuded

    • kasutajatena nähakse kõiki, kes asutustes standardimisega tegelevad

      • Näiteks kvaliteedijuhid

    • esitus balanseerib üldise ISO 9000 stiili ja erialakeele vahel

  • ISO 15489-2 Juhised

    • on enam mõeldud erialakeelt valdavate elukutseliste dokumendihaldurite jaoks


Evs iso 15489 1 ldosa
EVS-ISO 15489-1 – Üldosa

  • Poliitika ja vastutusala (tegevusvaldkond)

  • Dokumentide haldamisele esitatavad nõudmised

  • Dokumendisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine

  • Dokumentidega teostatavate toimingute dokumenteerimine

  • Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid

  • Jälgimine, audit, väljaõpe


Iso 9001 k valiteedijuhtimise s steem
ISO 9001 Kvaliteedijuhtimisesüsteem

  • On kvaliteedijuhtimisesüsteem, et pidevalt tagada hallatavate protsesside efektiivsus

    • need protsessid võivad olla äriprotsessid (tootmine, teenindus) või avalik haldus (kool ja haridus, kohus, kaitsepoliitika, jne)

    • kvaliteedijuhtimine eeldab nende protsesside dokumenteerimist


Iso 9000 kvaliteedijuhtimine
ISO 9000 Kvaliteedijuhtimine

Kvaliteedisüsteemi dokumenteerimine

  • Kvaliteedipoliitika (Quality policy)

    • vastab organisatsiooni(tüübi) vajadustele, tuleneb millestki ja näeb midagi ette

  • Kvaliteedikäsiraamat (Quality manual)

    • on poliitikale allutatud ala (protsesside) kirjeldus

  • Dokumenteeritud protseduurid (Documented procedures)

    • see kirjeldab asutuse kõiki kvaliteedisüsteemile allutatud toiminguid ja nende dokumenteerimist

  • Dokumendid (Records)

    • korras dokumentatsioon


Evs iso 15489 2 juhised
EVS-ISO 15489-2 – Juhised

  • Poliitika ja vastutusala (tegevusvaldkond)

  • Strateegia väljatöötamine ja juurutamine

    • ETAPID

  • Dokumendiprotsessid ja kontrollvahendid

  • Seire ja audit

  • Koolitus


Dokumendis steem 1
Dokumendisüsteem 1

  • Organisatsioon peab tegevuse dokumenteerimise strateegiatega kindlaks määrama, missuguseid dokumente ta vajab ning millal, kuidas ja kus tuleb need dokumendisüsteemi hõlmata.

  • Dokumendisüsteemi omadused:

    • Usaldusväärsus

    • Terviklikkus

    • Vastavus õigusaktidele

    • Kõikehõlmavus

    • Süsteemsus


Dokumendis steem 2
Dokumendisüsteem 2

Dokumendisüsteemi toimimine. See peab:

  • rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid;

  • organiseerima dokumente nii, et see kajastab nende looja tegevusprotsesse;

  • kaitsma dokumente lubamatu muutmise või eraldamise eest;

  • rutiinselt toimima esmase infoallikana dokumentides dokumenteeritud tegevuse kohta;

  • võimaldama kohest juurdepääsu kõigile vajalikele dokumentidele ja nende metaandmetele.


Evs iso 15489 dokumendihaldusprotsessid
EVS-ISO 15489Dokumendihaldusprotsessid

  • Dokumendihaldusprotsessid

    • Dokumendisüsteemi võetavate dokumentide kindlaksmääramine

    • Dokumentide säilitamise aja määramine

    • Dokumentide süsteemi võtmine

    • Registreerimine

    • Liigitamine

    • Hoiustamine ja käsitsemine

    • Juurdepääs

    • Jälgimine

    • Eraldamise korra sisseseadmine

    • Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine




Etapid
Etapid

  • Etapp A: Lähteuuring

  • Etapp B: Organisatsiooni tegevuse analüüs

  • Etapp C: Dokumentidele esitatavate nõudmiste kindlaksmääramine

  • Etapp D: Olemasolevate süsteemide hindamine

  • Etapp E: Dokumentidele esitatavate nõudmiste täitmise strateegiate kindlakstegemine

  • Etapp F: Dokumendisüsteemi väljatöötamine

  • Etapp G: Dokumendisüsteemi juurutamine

  • Etapp H: Juurutamisjärgne ülevaatus


Etapp a l hteuuring
Etapp A: Lähteuuring

  • teadvustada organisatsioonile tema tegutsemise administratiivset, õiguslikku, äri- ja sotsiaalset konteksti

  • üldine hinnang organisatsiooni dokumendihalduse tugevatele ja nõrkadele külgedele

  • annab kindla aluse dokumenteerimise määratlemiseks ja juhtkonna toetuse taotlemiseks

    Tulemused

  • Koos kahe järgneva etapiga (B ja C) aitab lähteuuring hinnata organisatsiooni vastutust dokumentide eest ja vastavust dokumentide loomisele ja hoiule esitatavatele organisatsioonivälistele nõudmistele


Etapp b organisatsiooni tegevuse anal s
Etapp B: Organisatsiooni tegevuse analüüs

  • välja töötada organisatsiooni tegevuse kontseptuaalne mudel

    • näitab, kuidas dokumendid on seotud nii organisatsiooni tegevusvaldkonna kui ka protsessidega

  • eriti oluline on see elektroonilises tegevuskeskkonnas, kus adekvaatseid dokumente ei ole võimalik hõlmata ega säilitada selleks süsteemi loomata

    Tulemused

  • organisatsiooni tegevust kirjeldavad dokumendid;

  • tegevuse liigitusskeem, milles näidatakse hierarhilises seoses organisatsiooni funktsioonid, ja toimingud;

  • organisatsiooni tegevuste skeem, milles näidatakse, missugustes etappides dokumente luuakse või saadakse.


Etapp c dokumentidele esitatavate n udmiste kindlaksm ramine
Etapp C: Dokumentidele esitatavate nõudmiste kindlaksmääramine

  • teha kindlaks organisatsiooni toimingutega seotud dokumentide loomise, saamise ja hoiu nõuded ning dokumenteerida need struktureeritud ja hõlpsasti käsitletaval kujul

  • nõuded tehakse kindlaks organisatsiooni vajaduste, õigusaktidest tulenevate kohustuste ja mistahes muude ühiskonna ees olevate kohustuste süstemaatilise analüüsi käigus

    Tulemused

  • organisatsiooni dokumentidele esitatavaid nõudeid sisaldavate allikate nimekiri;

  • dokumentide alleshoidmist tingivate normatiivsete, organisatsiooni tegevusega seotud ja muude üldiste ühiskonna poolt esitatavate nõudmiste nimekiri;

  • juhtkonna poolt heaks kiidetud riski hindamise aruanne;

  • ametlik dokument, milles selgitatakse juhtkonnale ja personalile organisatsiooni dokumentide alleshoidmise nõudeid.


Etapp d olemasolevate s steemide hindamine
Etapp D: Olemasolevate süsteemide hindamine kindlaksmääramine

  • anda ülevaade organisatsioonis toimivast dokumendisüsteemist ning muudest infosüsteemidest

  • aitab avastada lünki organisatsioonis kokku lepitud nõudmiste ja toimiva süsteemi jõudluse ja võimaluste vahel

  • annab aluse uue süsteemi väljaarendamiseks ja olemasoleva süsteemi kohandamiseks

    Tulemused

  • organisatsioonis toimivate süsteemide loetelu;

  • aruanne selle kohta, mil määral need süsteemid vastavad organisatsioonis kokku lepitud dokumentidele esitatavatele nõudmistele.


Etapp e dokumentidele esitatavate n udmiste t itmise strateegiate kindlakstegemine
Etapp E: Dokumentidele esitatavate nõudmiste täitmise strateegiate kindlakstegemine

  • Strateegia valikul arvestatakse

    • organisatsiooni eesmärke ja ajalugu;

    • organisatsiooni tegevuvaldkonda;

    • toimingute teostamise viisi;

    • tegevuse tehnoloogilist keskkonda;

    • valdavat organisatsioonikultuuri;

      Tulemus

  • on plaanipärane, süstemaatiline ja vajadustele vastav dokumentide loomise, hõlmamise, alalhoidmise, kasutamise ja säilitamise käsitlus


Etapp f dokumendis steemi v ljat tamine
Etapp F: Dokumendisüsteemi väljatöötamine strateegiate kindlakstegemine

  • muudatuste kavandamine toimivates süsteemides, protsessides ja tavades,

  • tehnoloogiliste lahenduste adapteerimine ja integreerimine,

  • otsuste langetamine dokumendihaldusprotsesside täiustamisele suunatud muudatuste elluviimise parima viisi kohta kogu organisatsioonis.

    Tulemused

  • Kirjeldused

  • Reeglid

  • Spetsifikatsioonid

  • protsesside, andmevoo ja olemimudelid


Etapp g dokumendis steemi juurutamine
Etapp G: Dokumendisüsteemi juurutamine strateegiate kindlakstegemine

  • Selle etapi lõpuks peavad täiustatud dokumendihalduse võtted olema organisatsiooni integreeritud, häirides võimalikult vähe organisatsiooni toiminguid

  • Dokumendihaldus peab olema viidud vastavusse kvaliteedisertifitseerimisnõuetega ja ellu rakendatud etappides A kuni F tehtud töö


Etapp h juurutamisj rgne levaatus
Etapp H: Juurutamisjärgne ülevaatus strateegiate kindlakstegemine

  • mõõta dokumendisüsteemi tõhusust ja hinnata süsteemi arenguprotsessi, kõrvaldada puudused ning kehtestada jälgimisrežiim kogu süsteemi eluajaks


Terminoloogia
Terminoloogia strateegiate kindlakstegemine

dokument

records

arhivaal

säilik (единица хранения)

asjaajamine

делопроизводство

records management

dokumendihaldus


Dokument
Dokument strateegiate kindlakstegemine

Arhiiviseadus

  • Dokument

    • Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks

      ISO 15489 “Dokumendihaldus”

  • 3.10 dokument (document, noun): jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna

  • 3.15 dokumendid (records): organisatsiooni või üksikisiku õiguslikest kohustustest tulenev või äritegevuse käigus loodud, saadud ja selle tõestuseks alles hoitud informatsioon


  • Asjaajamine v dokumendihaldus
    Asjaajamine v dokumendihaldus strateegiate kindlakstegemine

    Arhiiviseadus

    • Asjaajamine

      • Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi

  • Arhiveerimine

    • Arhiveerimine on arhivaalide korrastamine, kirjeldamine ja nende üleandmine arhiivi

      ISO 15489 “Dokumendihaldus”

  • 3.16dokumendihaldus (records management): halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemihõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega

    Arhiivinduse sõnastik 1970

  • asjaajamine (делопроизводство)

    • asutuse tegevuse dokumenteerimise ja dokumentide korraldamisega seotud tööde kompleks


  • Uusi termineid
    Uusi termineid strateegiate kindlakstegemine

    • 3.9 eraldamine (disposition): eraldamistvolitavas dokumendis fikseeritud dokumentide säilitustähtaja määramise, hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus

    • 9.3 Dokumentide hõlmamine

      • Dokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise eesmärk on:

        • seostada dokument selle looja ja tema tegevusega;

        • anda dokumendile dokumendisüsteemis koht koos sellest tulenevate seostega;

        • seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega.

      • Dokumentide hõlmamise tehnikate hulka kuuluvad:

        • c) registreerimine, mis tõestab dokumendi olemasolu dokumendisüsteemis

    • 3.18 registreerimine (registration): dokumendile süsteemi sisestamisel ainuidentifikaatori andmine


    Arhivaal
    arhivaal strateegiate kindlakstegemine

    Arhiiviseadus

    • Arhivaal

      • on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele

        (§ 4 lg 2).

    • АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ

      • документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника

        Arhiivinduse sõnastik 1970

    • arhivaal (van) vt säilitusühik

    • säilitusühik (единица хранения) ehk säilik

      • dokumentide kogum või üksikdokument, mida arhiivis arvestatakse omaette numbri all (toimik (1), projekt, album, fotodokument, filmirull, mikrofilm või mikrokaart jne)


    S nade t hendus
    Sõnade tähendus strateegiate kindlakstegemine

    • Asjaajamiskord reguleerib asjade menetlemist, dokumentide ringlust, sisemist kooskõlastamist, kontrolli tähtaegadest kinnipidamise üle, dokumentide ametlikku kinnitamist,asjaajamise üleandmist, dokumentide vorminõudeid jpm.

    • Tavaliselt käsitletakse asjaajamiskorras ka dokumentide haldamist – dokumentide loetelu koostamist, toimikute pidamist, säilitustähtaegade kehtestamist, dokumentide hävitamist ja arhiivi üleandmist jne.

      “Dokumendi- ja arhiivihaldus” (Rahvusarhiiv juhised 2003)

    • Asjaajamise korraldamise näidisjuhend reglementeerib töö dokumentatsiooniga dokumentide ringluse kõikidel etappidel

      “Administratiivse asjaajamise korraldamine asutustes” (T.-R. Kõrven 1972)


    T henduse v ljakutse
    Tähenduse väljakutse strateegiate kindlakstegemine

    “Me elame maailmas, kus on järjest rohkem informatsiooni ja üha vähem tähendust.”

    Jean Baudrillard “Simulaarkrumid ja simulatsioon” (1999)


    T henduse katastroof
    Tähenduse katastroof strateegiate kindlakstegemine

    • “Teispool tähendust on vaimustus, mis sünnib tähenduse neutraliseerimisest ja implosioonist. Teispool sotsiaalsuse horisonti on massid, mis sünnivad ühiskonna neutraliseerimisest ja implosioonist.”

    • Info- ja meediaühiskonna valikud

      • Vaimustus definitsioonide võimust

      • Tähenduse kokkukukkumine ja kadu masside keelekasutuses


    ad