VÄLKOMNA till informationsträff

1. VÄLKOMNA till informationsträff 09.30 -10.00 IT-upphandlingen, vad gör vi 10.00- 10.20 Nytt upphandlingsverktyg 10.20 - 10.40 Miljöarbete 10.40 - 11.00 Paus 11.00 - 11.30 Upphandlingsstödet 11.30 - 11.45 IT-upphandlingens ny arbetssätt 11.45 - 12.00 Summering och avslut 12.00 - Gemensam lunch

2. Välkomna till informationsträff i maj 2010 Hans Sundström TF Chef IT-upphandlingen

3. Nuläge: IT-upphandling vid Kammarkollegiet Nyckeltal: • 16 olika ramavtalsområden • Ca 140 avtal • Ca 1 000 återförsäljare • 7,5 miljarder i omsättning • 23 personer, varav två personer arbetar särskilt med miljöfrågor

4. Intressenter i IT-upphandlingen • Regeringen och departementen ex. Finans- Närings- och Miljödepartementen • Cirka 800 – 900 myndigheter, kommuner och landsting • Konkurrensverket • SKL, Sveriges kommuner och landsting • IT-branschen, Almega • Intressenter i cirka 140 ramavtal – De största IT-företagen, men även små och microföretagen • Tidningar, ex. Computer Sweden, Anbudsjournalen, Upphandling24 och Offentliga Affärer

5. Verksamheter under våren och hösten 2010 • Ramavtalsupphandlingar • Under 2010 planeras 11 stycken ramavtalsupphandlingar att färdigställas • Införande av upphandlingsverktyg

6. Regeringens beslut • Regeringen uppdrar åt Kammarkollegiet att förbereda och genomföra inordnandet av upphandlings-verksamheterna som sker genom ramavtal och som avser statlig inköpssamordning vid vissa myndigheter senast den 1:a januari 2011

7. Framtid: Inköpscentralen vid Kammarkollegiet Troliga nyckeltal: • 100 olika produktområden • Ca 450 avtal • Ca 1 000 återförsäljare • 11 miljarder i omsättning • Cirka 40 – 50 personer

8. Att lämna anbud i en offentlig IT-upphandling

9. Bakgrund till upphandlingsreglerna • Tidigare 4 förfarandedirektiv och 2 rättsmedelsdirektiv, • Inom den klassiska sektorn fanns det 3 stycken direktiv (byggentreprenader-, varor- och tjänster) • Inom försörjningssektorn fanns ett direktiv (vatten-, energi-, transport- och telekommunikation) • Nytt lagstiftningspaket från kommissionen = ett direktiv för klassiska sektorn, ett för försörjningssektorn • Mars 2005 Upphandlingsutredningen 2004, lämnar betänkande kring de obligatoriska delarna • Januari 2008 den nya lagen om offentlig upphandling träder i kraft

10. Nyheter i det klassiska direktivet • Anpassning till GPA-avtalets tröskelvärden, • Elektronisk överföring medges i all kommunikation inom offentlig upphandlig, • Den normala anbudstiden 52 dagar kan kortas vid elektroniskt annonsering med 7 dagar, • Om förfrågningsunderlaget tillhandahålls elektroniskt får fristerna minskas med ytterligare 5 dagar, • Anbudsgivare som dömts för vissa brott mot EGs finansiella intressen skall uteslutas, • Varje kriteriums vikt (Viktning obligatoriskt) skall anges i annonsen eller i FFU:n

11. Nyheter frivilliga delar i det klassiska direktivet • Ramavtal (art 32) (Infört i 5 kap. nya LOU) • Dynamisk inköpssystem (art 33) (osäkert) • Elektronisk auktion (art 54) (Genomförs 1 juli. 2010) • Inköpscentral (art 11) (Genomförs 1 juli. 2010) • Konkurrenspräglad dialog (art 29) (Genomförs 1 juli. 2010)

12. Alltså….. Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerade sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingarna skall vidare principerna om ömsesidig erkännande och proportionalitet iakttas (principerna för offentlig upphandling – ersätter affärsmässighet) + ca 50 – 60 domar från EG-domstolen = Nya LOU

13. Nya LOU består av 16 kapitel • 1 kap Innehåll och tillämpningsområden • 2 kap Definitioner • 3 kap Tröskelvärden (För Varor ochtjänster Statliga myndigheter EURO 125 000 SEK 1 243 375) • 4 kap – 14 kap Upphandlingsregler • 15 kap Förenklad upphandling ( Upphandling som inte omfattas av direktivet) • 16 kap Överprövning, skadestånd m.m.

14. Vilka är svårigheterna? • Stora rädsla från myndigheterna att göra fel, • Även rutinerade myndighetsjurister anser att lagstiftningen är så otydlig och svårförstålig att det är i princip omöjligt att göra rätt, • Vilket leder till formalism och prisupphandlingar istället för kvalitetsupphandlingar (utvärdering av pris istället för krav), • Kommer att bli värre med genomförandet av det nya ”Rättsmedelsdirektivet”.

15. Hur gör man? • Sätt dig in i regelverket, • Läs igenom noggrant vad myndigheten efterfrågar i anbudet, var självkritisk, • Gå igenom Skallkraven (Absoluta krav du måste uppfylla för att kunna antas som leverantör), • Gå snabbt igenom utvärderingskriterierna s.k. börkrav, (benämningarna på de krav som utvärderas för att avgöra vilken leverantör som på bästa sätt uppfyller myndighetens behov).

16. Hur gör man ? • Hur kan mindre företag vara med som underleverantörer? • Viktigt att beakta leveranskapacitet (alltså faktisk), • Vid landsomfattande ramavtal är det ett mervärde att ha genomfört ett uppdrag på mer än en plats, • SME kan lämna ett gemensamt anbud (1 kap. 11§ LOU) Viktigt att bestämma vem som ska teckna ramavtalet, • Mycket som är oklart när det gäller referenstagning – stöd för att kräva referenser enligt 11 kap. 11 § 2 st. LOU.

17. Första gången? • Bilda en projektgrupp – tillämpa två ögon principen – läs, motläs och läs igen! • Ta del av upphandlingsdokument från redan avslutade upphandlingar. Detta för att bilda dig en uppfattning om hur det går till och vad som efterfrågas i en upphandlingen.

18. Viktigt ! • Frågor & Svar Alla svar publiceras alltid på en gemensam plats • Förtydliganden Begärs av den upphandlande myndigheten – viktigt att gå igenom svaret noggrant

19. Nationella upphandlingsstödet www.upphandlingstod.se

20. Upphandlingsverktyg Daniel Melin daniel.melin@kammarkollegiet.se

21. Nytt verktyg i upphandlingsprocessen • IT-upphandlingen på Kammarkollegiet har tecknat avtal med European Dynamics SA om det webbaserade upphandlingsverktyget e-PPS. Avtalet, som tecknades i april, har föregåtts av en annonserad upphandling. • Avtalet är på maximalt fyra år och omfattar en komplett tjänsteleverans för upphandlingar, avrop, avtalsuppföljning och projekthantering. • European Dynamics system används av flera stora myndigheter och inköpscentraler runt om i Europa. • IT-upphandlingen arbetar för närvarande med implementering. Första upphandlingen planeras att påbörjas i systemet under hösten.

22. European Dynamics • Huvudkontor i Grekland • Ca 450 anställda • Omsättning ca 36 miljoner € • En av de ledande leverantörerna av e-upphandling och e-inköp inom EU. Plattformen stödjer hela kedjan i upphandlings- och inköpsprocessen • Kunder är t ex. NHS och OGC's Buying Solutions i UK, myndigheter i Belgien, Tyskland och Cypern etc. Genomför även utredningar inom området på uppdrag av EU Kommissionen

23. Några funktioner i verktyget • Funktion för avropsstöd vid förnyad konkurrensutsättning och ramavtalsavrop med fast fördelningsnyckel. • Användarstöd och hjälpfunktion • Skapande av kravspecifikation med utvärderingskriterier utifrån krav och mallar i avtalsdatabasen • Publicering av avropsförfrågan till ramavtalsleverantörer inom området • Hantering av frågor och svar • Inlämning av avropssvar med tidlås och kryptering • Stöd för utvärdering i systemet • Generering av utvärderingsrapport samt utskick av tilldelningsbeslut. • Sekretess gäller fram till att tilldelningsbeslut fattats

24. IT-upphandling för miljön Hans Sundström

25. Innehåll i detta föredrag: • Exempel på lagar och förordningar som styr myndigheters miljöarbete • Ökade miljökrav på myndigheter • Hur påverkas leverantörerna? • Miljöfrågor i upphandlingsarbetet • Exempel på IT-upphandlingar där miljökrav ställts • Hur gör avroparna för att avropa grönt • Miljörevisioner • Miljöfrågor som Kammarkollegiet kommer att jobba med framöver

26. Exempel på lagar och förordningar att känna till vid upphandling av IT för miljön Lagar: Miljöbalken, Lagen om offentlig upphandling Förordningar: Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter Förordning (2009:893)om energieffektiva åtgärder för myndigheter

27. Ökade miljökrav på statliga myndigheter • Ny förordning om krav på miljöledningssystem i statliga myndigheter • Innebär krav på att i större utsträckning beakta verksamhetens direkta och indirekta miljöpåverkan • Myndigheterna måste miljöanpassa sina upphandlingar - när detta är möjligt • Myndigheter ska så långt det är möjligt använda energieffektiv informationsteknik (grön IT)

28. Hur påverkar detta Er som leverantörer? • Ökat fokus på miljö i upphandlingar och avrop • Ökade krav på att kunna erbjuda produkter med låg inverkan på klimatet, t.ex.:- Giftfria produkter- Energisnåla produkter- Återvinningsbara produkter • Ett större genomslag för grön IT

29. Förstudie Upphandling Förvaltning Så arbetar IT-upphandlingen med miljöfrågor i upphandlingsprocessen En relevansbedömning av upphandlingsobjektet och området görs ur ett miljöperspektiv. • Miljökrav • Miljökriterier • Avtalsvillkor gällande miljö • Ramavtalsservice • Elektronisk vägledning • Revision

30. Vilka miljökrav har IT-upphandlingen ställt i olika upphandlingar? • Lång tradition att ställa miljökrav och funktionella krav i upphandlingsprocessen- Kravet på TCO skärmar är exempelvis kravställt ursprungligen från IT-upphandlingen- PC98 upphandlingen bestämde sig för att få bort farliga flamskyddsmedel- I en upphandling på telekom-området ställdes krav på ”giftfritt” på telefoner, kommunikationsutrustning och tillbehör

31. Vilka miljökrav har IT-upphandlingen ställt i olika upphandlingar? • Lång tradition att ställa miljökrav och funktionella krav i upphandlingsprocessen- Kravet på TCO skärmar är exempelvis kravställt ursprungligen från IT-upphandlingen- PC98 upphandlingen bestämde sig för att få bort farliga flamskyddsmedel- I en upphandling på telekom-området ställdes krav på ”giftfritt” på telefoner, kommunikationsutrustning och tillbehör

32. Ett exempel: PC 2008 • Exempel på ställda miljökrav i PC-upphandlingen • Krav på att leverantörerna ska erbjuda miljöprodukter inom de tre anbudsområdena (bärbart, stationärt och bildskärm) under hela ramavtalsperioden. • Miljöprodukterna har: • den högsta miljöprestandan som erbjuds på marknaden. • minimum av kända farliga ämnen • en låg klimatpåverkan genom val av ingående material • Låg energiförbrukning i drift

33. Hur kan miljökrav ställas vid avropet? Två olika avropsordningar: 1. Vid förnyad konkurrensutsättning kan den avropande organisationen ställa kompletterande miljökrav. Här är det möjligt att öka vikten i miljö-avsnittet. 2. Vid rangordning har IT-upphandlingen redan ställt alla miljökrav – avroparna har inga möjligheter att ställa komplettera miljökrav.

34. Miljörevisioner Kontinuerliga miljörevisioner genomförs på våra ramavtal Syfte:- Att säkerställa att produkterna uppfyller de miljökrav som ställdes i upphandlingen- Att få en överblick av hur miljöprodukterna utvecklats- Att få viktig input inför nästa ramavtalsupphandling Under våren har det genomförts en revision på PC 2008

35. Frågor vi kommer att jobba med framöver • Se till helheten vad gäller miljöfrågor i IT-upphandlingarna och ställa så långtgående miljökrav som är möjligt inom ramen för Lagen om offentlig upphandling. • Synliggöra miljöalternativen för avropare där det är relevant. • Utveckla rådgivningen och stödet till avropare vad gäller miljökrav. • Ha som målsättning att följa upp i vilken utsträckning miljöalternativen avropas från ramavtalen. • Genom revision av ramavtalen följa upp att miljökraven som ställts i upphandlingen uppfylls även under avtalstiden. • Samverka med Miljöstyrningsrådet vid t.ex. kriterieutveckling. Tack för att ni lyssnade!

36. IT- upphandlingens nya arbetssätt och omvärldsförändringar Hans Sundström Hans

37. Vilka är svårigheterna idag? • Offentlig upphandling ”Hårt reglerad”, över reglerad och över tolkad, • Överprövningar, överprövningar och återigen överprövningar, • Advokater, advokater och återigen advokater, • Myndigheterna försöker följa reglerna minutiöst till minsta formregel,, • Oprövad lagstiftning och brist på praxis, • Rättsmedlet införs den 15 juli 2010, • Nya avropsprocessen upplevs som komplicerad.

38. Hur vill vi möta det? • Kundorientering • Under uppbyggnad ramavtalsservice, stöd till avropande myndigheter: Kan vara stöd i avropsförfrågningar, leveransavtal eller tekniska och juridiska frågor etc, • Kan också svara på frågor som kommer från leverantörer – men är ingen gratis tjänst för konsulter och juristfirmor

39. Hur vill vi möta det? • Mycket mera stöd från våra upphandlingsprojekt! • Mera av: • Vägledningar • Checklistor • Avtalspaket • Personlig kontakt (Vi kommer aldrig att bli konsulter) • På sikt förnyad konkurrensutsättning i våra verktyg

40. Internt förändringsarbete ger bättre service både till myndigheter och leverantörer • Projekt som ska genomföras • Apollo II (Ny organisation) • Upphandlingsverktyget (European Dynamics) • Fredo (faktureringssystemet) • Ramavtalsservice ramavtalsservice@kammarkollegiet.se

41. Omvärldsförändring • Överflyttning av ramavtalsverksamheten från 9 myndigheter, • Verksamhetsövergång från VHS-upphandling, SiS etc, • Ansvaret för och övertagandet av cirka 400 ramavtal • En gemensam upphandlingskultur omfattande samtliga ingående enheter ska genomföras.

42. Frågor ?