ПОДГОТОВКА К ИНСПЕКЦИОННОМУ АУДИТУ СМК СПбГПМУ

1. ПОДГОТОВКА К ИНСПЕКЦИОННОМУ АУДИТУСМК СПбГПМУ Александрович Ю.С.

2. В 2010 году был получен сертификат соответствия образовательной и научной деятельности ГОСТ Р ИСО 9000. В связи с этим было пройдено ряд этапов: • Организация работ, подготовка документов; • Анализ документов СМК в вузе; • Подготовка к аудиту «на месте»; • Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита; • Завершение сертификации, регистрация и выдача сертификата; • Ежегодный инспекционный контроль сертифицированной СМК.

3. Подготовка документов для сертификации

4. Перечень нормативно-правовых документов на кафедре 1. Нормативно-правовые локальные акты: • правила внутреннего трудового распорядка; • должностные инструкции; • положение о кафедре. 2. Документы по планированию деятельности: • комплексная программа развития кафедры; • план работы кафедры на учебный год; • планы учебной нагрузки кафедры. 3. Отчеты: • индивидуальные отчеты ППС; • отчет о выполнении плана учебной нагрузки кафедрой за учебный год; • отчеты о лечебной работе кафедры; • отчёты о НИР кафедры; • отчёты по практике; • протоколы заседаний кафедры; • акты о передаче протоколов заседаний кафедры в архив СПб ГПМУ. 4.Организация учебно-воспитательного процесса: • распределение учебной нагрузки преподавателей; • расписание занятий ; • журналы учёта посещаемости; • экзаменационные/зачётные ведомости; • материалы по проведению воспитательной работы кафедры. 5.Учебно -методическая работа: • УМК дисциплин (рабочая программа, тематический план, расписание лекций и занятий, методические указания, перечень учебников и учебных пособий, экзаменационные билеты и т. д.)

5. Замечания по итогам внешнего аудита(орган по сертификации «ВНИИС») от 24.06.2010 (предсертификационный аудит) • Разработать единую форму экзаменационных билетов и ведомостей. от 03.12.2010 (сертификация) • Усилить контроль по проведению инструктажа по технике безопасности в общежитиях. • Перевести инструкции по технике безопасности на иностранный язык для иностранных студентов, проживающих в общежитии. • Унифицировать формы ведения записей. от 08.12.2011 (1-ый инспекционный аудит) • Обеспечить актуализацию УМК на постоянной основе (не реже 1 раза в год) • Унифицировать формы ведения записей. • Личная карточка слушателя по подготовке и переподготовке содержит личные данные, в том числе паспортные данные, однако отсутствует письменное согласие слушателя на обработку таких данных.

6. Ведомости http://www.gpma.ru/employee/doc.php

7. Типичные замечания по итогам внутреннего аудита • своевременно не пересматриваются документы (положения, должностные инструкции и пр.) • обнаружены документы, в которых отсутствуют даты и/или подписи утверждающие и/или согласующие документы; • в подразделениях присутствуют документы, в которых сделаны пометки и исправления, не заверенные подписью лица, уполномоченного вносить в них изменения; • нет единообразия в оформлении внутривузовских документов; • несоответствие отведенных, согласно УМК, часов на изучение дисциплины с фактическим расписанием; • отсутствуют документы, подтверждающие прохождение курса повышения квалификации сотрудников (копии сертификатов); • с должностными инструкциями ознакомлены не все сотрудники; • ошибки в выполнении документированной процедуры «внутренние аудиты»

8. Документированная процедура «внутренний аудит» • По результатам каждого аудита формируется отчет (рисунок 1). На основании отчета руководитель проверенного подразделения разрабатывает план корректирующих /предупреждающих действий с целью устранения полученных замечаний. (Отделом менеджмента качества вносятся несоответствия в карточку корректирующих /предупреждающих действий, представленную на рисунке 2) • Отчет и карточка составляются в 2х экземплярах, один из которых передается в отдел менеджмента качества со всеми необходимыми подписями и в установленный срок. рисунок 1 рисунок 2

9. Список кафедрне предоставивших отчет и карточку в отдел менеджмента качества • Кафедра инфекционных заболеваний у детей им. проф. М.Г. Данилевича • Кафедра фармакологии • Кафедра общей и медицинской практики • Кафедра поликлинической педиатрии • Кафедра инфекционных заболеваний у детей ФПК и ПП • Кафедра нормальной физиологии • Кафедра лечебной физкультуры, физиотерапии и врачебного контроля • Кафедра гистологии и эмбриологии • Кафедра гастроэнтерологии ФПК и ПП

10. Список лучших кафедр по результатам внутреннего аудитаза 2011-2012 учебный год • кафедра анатомии человека • кафедра биологической химии • кафедра медицинской биологии • кафедра микробиологии, вирусологии и иммунологии • кафедра нервных болезней • кафедра общей и медицинской химии • кафедра патологической анатомии с курсом судебной медицины • кафедра факультетской педиатрии • кафедра фтизиатрии • кафедра инфекционных заболеваний у детей ФПК и ПП • кафедра педиатрии, эдокринологии и абилитологии ФПК и ПП • кафедра пропедевтики детских болезней с курсом общего ухода за детьми

11. Рекомендации для подготовки к плановому 2-му инспекционному аудиту Всем структурным подразделениям • Актуализировать документацию и информацию на сайте университета и информационных стендах. • Систематизировать дела, имеющиеся в номенклатуре дел структурного подразделения. • Проверить порядок оформления внутренних и внешних документов: заполнение всех предусмотренных в форме граф и строк, указание должностных лиц, ответственных за утверждение и поддержание документов в актуальном состоянии и т.п. • Проверить обеспеченность образовательной деятельности: наличие УМК, журналов взаимопосещаемости преподавателей, план работы, отчет о работе кафедры.

12. Рекомендации для подготовки к плановому 2-му инспекционному аудиту Всем структурным подразделениям • Требования к наличию следующей документации: Политика в области качества; план работы отдела, отчеты; инструкции об использовании на рабочем месте компьютерной и копировальной техники, об охране труда, должностные; положение о структурном подразделении и т.п. • Проверить записи о выявлении и регистрации несоответствий, анализе причин несоответствия. • Проверить записи (зачетные книжки, идентифицированные подписи на документах, заполненные графы в журналах посещаемости учебных занятий и т.д.). • Проверить записи о выявлении и регистрации несоответствий (например, неудовлетворительно на экзамене), анализ причин несоответствия, рассмотрение жалоб и претензий (родителей, студентов, работодателей, гос. органов), если таковые имеются. • Анализ результатов текущей, итоговой аттестации студентов, промежуточных знаний, результатов курсовых, контрольных работ и т.п. (обсуждение и решение, зафиксированное в протоколе заседания кафедры). • Обратить внимание на наличие планов эвакуации людей при пожаре. • Обратить внимание на наличие нормативно-правовых документов

13. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ !!!

14. ВОПРОСЫ???