1 / 72

http://www.sciencesconf.org

PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES. http://www.sciencesconf.org. ANF Sciencesconf – Meudon 10/11 octobre 2013. Sommaire. La plateforme Sciencesconf.org Le portail L’espace conférence Site web Gestion scientifique Dépôt, sélection, envoi de mails, édition Inscription

vinnie
Download Presentation

http://www.sciencesconf.org

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. PLATEFORME DE GESTIONDECONGRÈS SCIENTIFIQUES http://www.sciencesconf.org ANF Sciencesconf – Meudon 10/11 octobre 2013

  2. Sommaire • La plateforme Sciencesconf.org • Le portail • L’espace conférence • Site web • Gestion scientifique • Dépôt, sélection, envoi de mails, édition • Inscription • Paramétrage, paiement

  3. INTRODUCTION

  4. Historique • 2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. - Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD • Septembre 2009 Début de la réalisation • Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme • Mars 2013 Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7  825conférencesgérées aujourd’hui

  5. Présentation Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le « cloud CCSD » offrant : • Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple:http://hrms2011.sciencesconf.org • Des adresses mails spécifiques Exemple:hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011-edsci@sciencesconf.org • Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc. • Demande d’hébergement simple via un site dédié  Aucune infrastructure informatique locale

  6. Organisation PORTAIL ›CRÉATION de l’espace conférence dans le cloudccsd ›ANNUAIREdes conférences ›CALENDRIERdes évènements ESPACE CONFÉRENCE • ›POUR LES PARTICIPANTS • Inscription • Soumission • ›POUR LES ORGANISATEURS • Hébergement et personnalisation du site web • Statistique de consultation • Suivi des inscriptions • Outils de sélection des contributions • Mise en place du programme • Envoi de mail • Edition électronique • Transfert vers l’archive ouverte HAL

  7. www.sciencesconf.org Le portail d’entrée

  8. Le portail www.sciencesconf.org • Demande d’hébergement de la conférence • Informations sur les conférences en cours

  9. Création d’une nouvelle conférence • Demande de création en 4 étapes :  Définition de la conférence  Informations complémentaires • Personnalisation du site internet  Récapitulatif • Validation de l’hébergement sur la plateforme par le CCSD • Vérification d’éligibilité • Délai moyen 48 heures  Espace Conférence disponible

  10. Consultation des événements (1) Liste RSS

  11. Consultation des événements (2) chronologique Carte

  12. Tutoriel [1] • Présentation du portail http://www.sciencesconf.org • Création de l’espace conférence

  13. [conf].sciencesconf.org Espace conférence

  14. Accès Participant • Inscriptions • Dépôt des résumés et communications • Programme, annonces • Consultation des informations de la conférence

  15. Accès Organisateur (1) • Site Web • Hébergement • Personnalisation (gabarit, apparences, contenu, …) • Statistiques de consultation • Inscription • Construction du questionnaire • Suivi des inscriptions

  16. Accès Organisateur (2) • Gestion scientifique • Outils de sélection des contributions • Mise en place du programme • Envoi de mail (appel à soumission, relance, …) • Edition électronique • Transfert des communications sur l’archive ouverte HAL • Administration • Configuration des listes (thématiques, types de dépôt, …) • Paramétrage de la conférence (période de soumission, de relecture, d’inscription, …)

  17. Rôles utilisateurs Webmaster • Personnalisation du site web (apparence + contenu) Coordinateur • Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition des soumissions) • Sélection des soumissions Relecteur • Evaluation des soumissions Rédacteur • Accès aux évaluations des relecteurs Gestionnaire (à venir) • Accès à la liste des inscrits Administrateur • Configuration de la conférence • + droit webmaster + droit coordinateur

  18. Tutoriel [2-3] • Accès à l’espace conférence Connectez-vous sur votre espace conférence • URL du site : http://formationX.sciencesconf.org • Identifiants de connexion : « adminX» • Mot de passe « adminX » Le site est fermé. Seules les personnes possédant un rôlespécifique sur le site peuvent se connecter. • Création de comptes utilisateurs et attribution des privilèges

  19. SITE WEB

  20. Administration Site Web • Langues de l’interface • Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence • Charte graphique • En-tête Personnalisation du bandeau du site • Disposition Mise en page du site • Apparence Définition du thème graphique • Menu • Ajout / Suppression de pages d’informations • Statistiques de consultation

  21. En-tête du site (1) 3 méthodes de personnalisation : • Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées • En-tête image • En-tête HTML

  22. En-tête du site(2)

  23. Disposition Définition de la structure du site web: • Menu Vertical • Menu Horizontal

  24. Apparence 3 méthodes de personnalisation du style : • Styles prédéfinis • Formulaire rapide • Style créé automatiquement avec les informations renseignées • Style avancé • Accès aux feuilles • de styles CSS

  25. Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence • Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, … • Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, …  Possibilité de définir des droits d’accès aux différentes pages du site en fonction des rôles utilisateurs

  26. Pages prédéfinies (1) • Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur • Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence • Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions

  27. Pages prédéfinies (2) • Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée • Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS • Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence

  28. Pages personnalisables • Page d’accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) • Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) • Galerie photo Diaporama des photos déposées • Liens extérieurs • Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) • Fichiers déposés • Dates importantes

  29. Statistiques • Outil externe d’analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence • Possibilité d’utiliser  http://piwik.org/  http://www.google.com/analytics/

  30. Tutoriel [4] • Personnalisez votre espace conférence • Configuration générale • Disposition • Apparence • En-tête du site • Créez le menu de votre site • Ajoutez les différentes pages proposées par l’application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, …)

  31. GESTION SCIENTIFIQUE

  32. DÉPÔT

  33. Configuration • Définition des types de dépôts (oral, poster,…), des thématiques • Définition des règles de dépôt: • Type de dépôt • Format du résumé • Période de dépôt • Alerte mail • Choix des métadonnées demandées lors du dépôt • mots-clés, email des auteurs, …

  34. Dépôt pour les participants 4 étapes :  Métadonnées • informations sur la soumission (titre, …)  Auteurs • Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs  Fichier(s) • Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, …) • Conversion automatique dans le format PDF  Récapitulatif

  35. SÉLECTION

  36. Configuration • Définition des relecteurs • Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission) • Définition des options de relecture • Relecture (anonymisation possible) • Périodes par type de dépôt • Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs • Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, …  1 note par critère pondérant la note finale • Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: • Accès aux avis des relecteurs • Sélection des dépôts

  37. Relecture • Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur • Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur • 1 grille par dépôt • Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques)

  38. Tutoriel [5-7] • Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt • Configuration générale • Types de dépôts • Thématiques • Configuration de la relecture • Règles générales • Grille d’évaluation • Affectation des papiers

  39. Tutoriel [8-10] • Dépôt de résumés • Evaluation des résumés • Sélection des résumés

  40. PUBLIPOSTAGE

  41. Alias mails • Création automatique d’un alias par conférence • Possibilité de créer d’autres alias préfixé par l’identifiant de la conférence  [conf]@sciencesconf.org  Ex: [conf]-liste1@sciencesconf.org

  42. Apparence des mails • Personnalisation de la structure des mails envoyés par l’application

  43. Modèles de mails • Personnalisation du contenu • Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt • Confirmation inscription • … • Création de nouveaux modèles • Annonce colloque, • Appel à communication, • …

  44. Listes de destinataires • Créations de liste de destinataires prédéfinies • Pour préparer les appels à communication • Pour informer les participants • …

  45. Publipostage • Sélection destinataire • Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …) • Ajout de nouvelles adresses mails • Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails • Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi (%%USER%%, %%CONFERENCE%%, …) • Options supplémentaires • Ajout de pièces jointes • Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, … • Historique des mails envoyés

  46. Tutoriel [11] • Présentation du module d’envoi de mails • Création de liste de destinataires • Création de modèles de mails • Outil de publipostage

  47. EDITION

  48. Programme de la conférence • Ajout d’événements • Session, • Discours, • Pause, • … • Ajout des interventions dans les sessions • Récupéré dans les soumissions acceptées

  49. Vue journée

  50. Vue journée

More Related