P r o d u k t v o r s t e l l u n g C R M C O M P A C T f ü r L o t u s N o t e s - C o b a l t C o n t a c t M a

1. P r o d u k t v o r s t e l l u n g C R M C O M P A C T f ü r L o t u s N o t e s- C o b a l t C o n t a c t M a n a g e r - Die vorliegende Produktpräsentation gibt Ihnen einen kurzen Überblick über Funktionen und Arbeitsweise des Cobalt Contact Managers. Folgende Bereiche werden erläutert: • Kunden & Kontaktmanagement • Projekt & Aufgabenmanagement • Dokumentenmanagement • Versionierung • Sales/Vertriebssteuerung • Mailintegration & Mailarchivierung • Officeintegration & Textbausteine • Anbindung von Palm & Blackberry

2. K u n d e n & K o n t a k t m a n a g e m e n t Mit Dokumententypen wie Konzern, Firma, Person, Korrespondenz, Termin, Dateianhang und eMail stehen die Ihnen die wichtigsten Funktionen für das Kunden & Kontaktmanagement zur Verfügung. Alle Informationen sind strukturiert nach Kunde, Projekt oder Vorgang abrufbar.

3. P r o j e k t & A u f g a b e n m a n a g e m e n t Als Teamleiter erhalten Sie stets Einblick in alle laufenden Projekte sowie einen Überblick über Fortschritt und Status aller Aufgaben Ihrer Teammitglieder. Erinnerungsfunktionen und Eskalationsmechanismen machen rechtzeitig auf überfällige oder kritische Projekte und ToDo‘s aufmerksam.

4. T o D o - A s s i s t e n t Mit dem Cobalt ToDo - Assistenten können Sie ToDo‘s übersichtlich in Listenform erzeugen und bearbeiten, ohne jedes einzelne ToDo - Dokument öffnen und speichern zu müssen. Die Zeitersparnis bei der Bearbeitung großer Dokumentenmengen ist insbesondere für Teamleiter enorm.

5. D o k u m e n t e n m an a g e m e n t Mit Hilfe von Ordnern strukturieren Sie Ihre Dokumentenablage nach Kunden, optional nach Projekten und Themen. Alle so gespeicherten Dokumente sind schnell auffindbar und werden durch Replizierung über alle Standorte verteilt.

6. V e r s i o n i e r u n g Jedes Dokument, im untenstehenden Beispiel ein Besprechungsprotokoll, kann versioniert werden. Bei der Versionierung wird das aktuell geöffnete Dokument mit einer fortlaufenden Versionsnummer versehen, gespeichert und gegen Änderungen geschützt. Zum neuen und weiterhin bearbeitbaren Hauptdokument wird eine Kopie der letzten Version. Alle Versionen eines Dokumentes sind mit dem Hauptdokument verknüpft und über verschiedene Ansichten jederzeit aufrufbar.

7. S a l e s / V e r t r i e b s s t e u e r u n g Der Vertriebsbereich des Cobalt Contact Managers fasst alle Funktionen für die Steuerung und Überwachung Ihrer Vertriebsaktivitäten zusammen. Angebote, Forecast, Leads, Kampagnen, Besuchsberichte, Serienbriefe und Serienmails sind nur einige Funktionen dieses Modules. Nachfolgend eine Beispielansicht über anstehende Aufgaben und Termine.

8. M a i l i n t e g r a t i o n & M a i l a r c h i v i e r u n g Zu einer der leistungsfähigsten Funktionen des Cobalt Contact Managers gehört die automatisierte Archivierung eingehender eMail. Das bedeutet: Eingehende eMail wird anhand des Absenders direkt der Kundenakte zugeordnet. Ist anhand von Betreff oder Mailinhalt optional eine Zuordnung zu Projekten möglich, so wird auch diese bereits vom System vorgenommen. Dem Anwender stehen zudem manuelle Möglichkeiten der Zuordnung zur Verfügung. Die Vorteile der Mailarchivierung liegen auf der Hand. Alle Mitarbeiter können sich über die bisherige gesamte Mailhistorie eines jeden Vorganges informieren, da Mails nicht mehr ausschließlich in der persönlichen Mailbox eines oder mehrerer Empfänger gespeichert, sondern zentral in der CRM-Lösung abgelegt werden. Ausgehende eMail wird ebenfalls zentral archiviert und kann zudem direkt aus dem Cobalt Contact Manager heraus verfasst werden.

9. O f f i c e i n t e g r a t i o n & T e x t b a u s t e i n e Angebotsvorlagen und vorkonfigurierbare Textbausteine erleichtern regelmäßig wiederkehrende Vorgänge wie Angebotserstellung, Informationsversand an Neukunden und Interessenten, Mailversand und allgemeinen Postausgang ganz erheblich. Mit wenigen Handgriffen erzeugen Sie in sekundenschnelle ganze Präsentationsmappen einschließlich Angeboten und persönlichem Anschreiben. eMail wird direkt aus Lotus Notes heraus versandt, Angebote, Briefe und Protokolle sind nach Word exportierbar und können dort weiterverarbeitet / gedruckt werden. Entsprechende Word-vorlagen, bspw. Ihr Standard-briefkopf oder Protokollvorlagen sind im System definier- und hinterlegbar.

10. O f f i c e i n t e g r a t i o n & T e x t b a u s t e i n e Das nachfolgende Beispiel zeigt ein aus der CRM-Lösung heraus erzeugtes Worddokument, hier vom Typ „Protokoll“. Je Dokumententyp (Angebot, Brief, Protokoll) können mehrere, unterschiedliche Wordvorlagen hinterlegt werden.

11. A n b i n d u n g v o n P a l m & B l a c k b e r r y Die Synchronisation von Daten mit PAD‘s erfolgt durch Abgleich des persönlichen Adressbuches oder des Cobalt Contact Managers, der ebenfalls über die entsprechenden Adressbuchfunktionen verfügt. Sowohl der komplette als auch partielle Abgleich von Personen- und Firmendaten ist dabei möglich. Besonders vorteilhaft ist die Verwendung von oft verwendeten Favoriten innerhalb der CRM-Lösung, die sehr einfach einen partiellen Abgleich erlauben.

12. A l l e F u n k t i o n e n i n d e r K u r z ü b e r s i c h t • Kunden & Kontaktmanagement • Office-Integration / Office-Templates • Textbausteine / Angebotsvorlagen • Lead -Management / Forecast • Kampagnen • Korrespondenz/Serienbriefe/Serienmails • eMail-Archivierung • Dokumentenmanagement • Helpdesk • CTI-Integration • Projekt- und ToDo - Management • Workflow / Wiedervorlage / Favoriten • Schnittstellen zu Palm & Blackberry • Schnittstellen zu SAP

13. W e i t e r e L o t u s N o t e s P r o d u k t e

14. K o n t a k t / A n s p r e c h p a r t n e r Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Wenn Sie Fragen zur gezeigten CRM-Lösung oder zu anderen Produkten haben, so wenden Sie sich bitte an: cobalt Softwareentwicklung & Beratung GmbH Charlottenstraße 68, 10117 Berlin, Germany Herr Andrè Löwenkamp Tel: +49 30 201 88 566 Fax: +49 30 201 88 575 eMail: sales@cobalt.de Internet: http://www.cobalt.de