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SIE 2. Outils d’aide à l’audit et à la prise de décision. Outils d'aide à l'analyse. Outils de première niveau outils permettant d'aborder et de résoudre de manière pratique des problèmes simples Outils de seconde niveau

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- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Sie 2

SIE 2

Outils d’aide à l’audit

et à la prise de décision


Outils d aide l analyse

Outils d'aide à l'analyse

  • Outils de première niveau

    • outils permettant d'aborder et de résoudre de manière pratique des problèmes simples

  • Outils de seconde niveau

    • outils complémentaires permettant de mieux cerner le problème ou de préparer un plan d'action vis à vis d'un problème plus complexe

  • Outils de troisième niveau

    • analyses principalement statistiques et méthodologiques sur les problèmes complexes


Niveau 1 brainstorming

Niveau 1 : BRAINSTORMING

  • Brainstorming (ou remue-méninge)

    • Travail de groupe visant au « déballage d'idées » face à un problème

    • Utilisé indifféremment pour la définition du problème ou du projet, la recherche de causes ou de solutions

    • Nécessité un responsable de groupe apte à faire participer un chacun, à assurer la cohésion, le recueil des idées

    • Toutes les réflexions sont notées par écrit et étudiées sans a-priori, rien n'est rejeté sans analyse

    • Utilisation de l'association d'idées, des graphes, schémas

    • Groupe obligatoirement réduit (maximum 10 personnes) travaillant dans un local isolé SANS AUCUNE INTERRUPTION EXTERIEURE


Niveau 1 acquisition donn es

PERIODE : du 4 au 8 Mars 1993

POSTE : PS34

UTILISATEUR : Mme J. Lodin

semaine 8

07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Lund 04/3

Mard 05/3

Merc 06/03

Jeud 07/03

Vend 08/03

TS

ATT

NAF

UP

UN

UN

TS

NAF

Attente

Non accès

Temps supp.

Utilisation normale

Travail prioritaire

AT

NA

TS

UN

TP

Niveau 1 : Acquisition données

  • Acquisition de données

    • Fiches remplies par les auditeurs ou les audités

    • Nécessite une forme prédéfinie, claire et exploitable

    • Utilisation sur une durée et un échantillonnage précis

  • Ex simplifié. : Temps de disponibilité des postes informatiques


Niveau 1 qqoqccp

Niveau 1 : QQOQCCP

  • Analyse basée sur 6 à 7 questions

    • Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, [Combien,] Pourquoi

    • Basé sur un Brainstorming orienté

    • S'utilise indifféremment en groupe ou individuellement pour une analyse de problème PRECIS ou une ACTION à réaliser

    • Originellement omet le « combien ? » (QQOQCP)

    • La recherche est matricielle :

      • Dans le cas d'une recherche de Problème, la question POURQUOI étant posée en relationnelle sur chacune des autres questions

      • Dans le cas d'actions à réaliser, on pose en colonne n actions possibles et l'on répond à chaque question pour chaque action définie


Niveau 1 causes effet ou ishi kawa

Avec les 5 M

Milieu

Matériel

Matière

Retard de

livraison

Commande erronée

Erreur calcul stock

Panne matériel

Réception client

Erreur saisie

Prépa automatique

Main d'œuvre

Méthodes

Niveau 1 : Causes/effet ou Ishi-Kawa

  • On définit une ensemble de causes Ci analysées et potentiellement possibles sur un effet E connu

  • Regroupement par familles puis représentation en diagramme dit Causes/effet ou d'Ishi-Kawa

  • Recherche, à partir de là, des causes REELLES, puis élimination des causes marginales ou en cours de traitement

  • Ex simplifié : Retard dans des livraisons aux clients


Niveau 1 diagramme f t

Niveau 1 : Diagramme F/T

  • Analyse des Fluctuations (F) d'1 paramètre dans le Temps (t)

  • Peut servir d'instrument de contrôle quand il est automatisé

  • Nécessite de disposer d'un indicateur fiable avec sa métrique et une durée/période de référence

  • Exemples simplifiés :

    • Nombre de changements de PassWord mensuel

    • Site à risque nécessitant un changement bimestriel

    • 23 à 25 utilisateurs en accès sur le site central


Niveau 1 diagramme de pareto

Niveau 1 : Diagramme de Pareto

  • Dit aussi "règle des 80/20"

    • 20% des problèmes nécessitent 80% des efforts et inversement

    • ceci s'applique à toute structure causes-effets

  • Principe

    • On analyse un ensemble de causes d'1 problème en les quantifiant

    • Les valeurs ORDONNEES sont mises en histogramme

    • On calque ensuite la courbe des valeurs cumulées (de 0 à 100% donc)

    • Le rectangle inférieur gauche délimité par les axes et la ligne des 80% donne les éléments significatifs

  • Ex. : Insatisfaction des utilisateurs info.

ZONE DES

80 %

de critiques

basées ici sur

4 types de

problèmes


Organigramme combinatoire

ANALYSE DESCENDANTE

COMBINATOIRE

CROISEMENTS PERTINENTS

Arbre

annexe

(personnel

par ex)

ANALYSE ASCENDANTE

Organigramme combinatoire


Niveau 2 matrice de relation

Facteurs

A

B

C

D

E

F

S -

A

+

+

0

B

+

-

-

-

-

4

C

+

+

+

0

Facteurs influant sur la qualité globale du

problème en

la réduisant ou en

l'améliorant

D

+

-

+

1

E

-

-

+

2

F

-

+

1

S +

2

2

1

4

1

1

Niveau 2 : Matrice de relation

  • A partir d'un ensemble de paramètres, on recherche

    • les antagonismes (notés -) et les concourances (notées +) entres ces paramètres

    • On cumule les + en colonnes et les - lignes, les lignes maximales sont facteurs de déséquilibre, les colonnes maximales facteurs d'équilibre


Niveau 2 matrice pond r e

A

B

C

D

E

F

S +

S -

Cumul

Facteurs

A

+1

0

+2

-3

-3

3

6

9

B

-2

-1

-3

-2

0

8

8

C

+3

0

+2

5

0

5

D

-2

-2

0

4

4

E

+1

1

0

1

F

0

0

0

Niveau 2 : Matrice pondérée

  • Sur le même principe, on applique une note de relation entre paramètres (importance relative ou dépendance relative)

    • On somme les "+" et "-" et le cumul général

    • Les sommes "+" fournissent l'ordre de priorité de réalisation ou d'attente

    • Les sommes "-" fournissent les risques

    • Les cumuls fournissent la priorité d'analyse


Niveau 3 matrice de corr lations

A

B

C

D

E

F

Facteurs

A

0,2

0,2

0,5

-0,8

-0,7

B

x

-0,65

-0,9

-0,3

-0,55

C

+0,35

0

+,5

x

x

D

-0,2

-0,2

x

x

x

E

+1

x

x

x

x

F

x

x

x

x

x

Niveau 3 : Matrice de corrélations

  • Sur le même principe que les matrices de relation et pondérée, on applique une note de relation entre paramètres [ou coefficient de corrélation]

  • On obtient une graphe valué et orienté qui permet de définir une matrice de CORRELATION et d’appliquer les principes de calculs statistiques à ces matrices


Niveau 3 matrice polaire

Facilité

d'apprentissage

100%

Volume

traité

Fiabilité

données

0%

FORT

faible

Vitesse

de calcul

Ergonomie

Représentations

Niveau 3 : Matrice Polaire

  • Sélection de paramètres

    • mesurables

    • en nombre 2n (6-8-10-12)

  • Représentation sous

    • forme de surface polygonale des valeurs (matrice polaire)

    • forme de surfaces superposées pour comparaison (matrices polaires comparatives)

  • Fournit visuellement

    • les points Forts/Faibles

    • la répartition des problèmes si les paramêtres ont été groupés en famille


Niveau 3 matrices multipolaires

Facilité

d'apprentissage

100%

Volume

traité

Fiabilité

données

0%

Légende

Logiciel Maison

PSU 3.0

Théta W1992

Vitesse

de calcul

Représentations

Niveau 3 : Matrices multipolaires

  • Série de Matrices polaires portant sur plusieurs séries de mesures

    • Chaque série correspond à UN CAS étudié (dans l'exemple les performances d'une application)

    • La comparaison porte sur chaque paramètre et sur l'ensemble simultanément


Niveau 3 diagramme d euler

Z

salaire

insuffisant

Y

Conflit interne

E

(1)

A

(7)

B

(3)

M

(3)

D

(2)

F

(11)

C

(2)

X

pas d'évolution de carrière

Niveau 3 : Diagramme d'Euler

  • Représenter les sous-groupes de population

    • à partir de 3 critères de base

    • critères (XYZ) quantifiés

    • ABC : populations répondant à 1 seul critère

    • EFD : populations répondants à 2 critères

    • M : population répondant aux 3 critères

  • Exemple :

    • départs service informatique

    • X = départ pour carrière

    • Y = départ pour conflit interne

    • Z = départ pour salaires


Niveau 3 graphe pert

Etape

2

Action1

durée D1

Etape

1

Etape

3

Action 2

Durée D2

Etape

4

Action 3

Durée D3

Niveau 3 : Graphe PERT

  • Basée sur une séquence d'étapes liées par des actions

  • Chaque action étant de durée connue

  • Nécessite des actions transitoires pour passer d'une étape à l'autre dans certains cas


Niveau 3 potentiel t ches

A

2

B

4

C

5

E

1

01

03

03

07

07

12

12

13

01

03

03

07

09

14

14

15

00

00

00

00

02

02

02

02

D

3

F

5

I

2

Chemin

Critique

07

10

10

15

15

17

FIN

DEBUT

07

10

10

15

15

17

00

00

00

00

00

00

Niveau 3 : Potentiel Tâches

Antériorité [ Conditions nécessaires et suffisantes à débuter … ]

Une Tâche = un couple [ Durée Min / Max ] qui se traduit par des dates de Débuts et Fins au plus tôt et au plus tard

Dérivé du Pertpour la gestion dans le temps


Niveau 3 diagramme de gantt

Niveau 3 : Diagramme de Gantt


Niveau 3 gantt volu

Niveau 3 : Gantt évolué

Le formalisme du diagramme a évolué dans le temps d’un part avec les outils informatiques et d’autre part par l’absence de normes graphiques complètes. Chacun a fait ce qu’il voulait en terme de graphe mais les concepts de base sont restés communs :


Niveau 3 organisation wbs et obs

Niveau 3 : Organisation WBS et OBS

  • Basée sur une analyse « QQOQCCP »

  • Chaque feuille est une entité indivisible pour

    • Localisation géographique et temporelle

    • Affectation de ressource

    • Fonction / Service

    • Responsabilité

  • Le principe permet d’organiser les tâches / problèmes en fonction d’1 facteur commun

  • L’équivalent WBO ou OBS existe dans lequel on traite l’organisation et non la décomposition


Sp cification de m triques

etc.

Spécification de métriques

  • Projet ou problème formalisé et mesurable sur la base de valeurs identifiées

  • Facteurs de qualité

    • Question (QUOI ?)

    • Question (POURQUOI?)

  • Critères

    • Réponse à facteurs

    • etc.

  • Métrique

    • Mesure / élément de validation


Outils connexes

Outils connexes

  • Ensemble d’outils de représentations graphiques

  • Ont pour fonction de VISUALISER une situation et non de l’expliquer ou de la justifier

  • N’apportent qu’un formalisme de représentation

  • Aide pour l’auditeur et non pour l’audité


Diagramme d opposition

Acteur 1

Acteur 5

Acteur 2

Acteur 3

Acteur 4

Dépendance hiérarchique

Lien extra-hiérarchique

(ou Conflit suivant l’approche)

Diagramme d’opposition

  • Cercle support des acteurs

  • 5 à 8 acteurs (jamais plus)

  • acteurs humains ou services ou acteurs logiques

  • flèches relations entre acteurs (dans la limite de 3 niveaux) représentant

    • des flux hiérarchiques

    • des liens ou des oppositions

    • des échanges non hiérarchiques

    • etc.

  • Visualisation des acteurs concentrateurs

  • A MANIER AVEC D’EXTREMES PRECAUTIONS POUR RAISON FREQUENTES DE SUBJECTIVITE


Logigraphe d actions

AXE : Gestion de la fabrication

Actions : Réalisation d’une fabrication standard

Acteurs : BE et Production

Ingrédients

Actions

Résultats

Compositions

produits

Définition

Nomenclature

Fiches de

fabrication

Commandes

clients

Ordres de

fabrication

Plannification

fabrication

Réappro

stock de base

etc...

etc...

Logigraphe d’actions

  • Objectifs :visualiser la LOGIQUE d’une succession d’actions en partant d’ingrédients (données initiales) pour aller aux résultats

  • Principes sur 3 axes : données/actions/résultatschaque élément est lié à son successeur (consommateur) par des flèches (sens unique)

  • Avantage lié à la simplicité de mise en œuvre et de lecture, indépendance d’acteurs


Matrice d actions

Acteur

Actions

Acteur

Acteur

Acteur

Action1

1 - Actus bonus

de saladium per

cadilos.

2 - Registratur de

peri, magister

casus

3 - Magister et

peri se banarium

de fagium

4 - Peri sec unum

partista, justica

omni pedibum

5- Casa register

se fabali et

magister de

lassam perisae

cavem

6- Listarem per

caven et gasis

per laussarem

7 - Pedibum cum

calister et cane

de magister

aera minimum

se reverae

Action3

Action 2

Action 4

Action5

Action6

Action 7

Matrice d’actions

  • Semblable au logigraphe mais en répartissant les actions par ACTEUR

  • Objectif : visualiser la logique d’actions et leur répartition par acteur

  • Avantages :Visualisation complèteréponds au QUI fait QUOI

  • Inconvénients :Long à réaliser et peut lisible en cas de situation présentant de nombreux retours arrières (corrections ou reprises de dates)


Lignes de r partition

Doc

QUI ?

QUOI ?

Pbs

Incident ou problème noté

sur une action et/ou un doc

N° d’ordre des actions

Evolution d’un document

au fur et à mesure de son

utilisation par les actions

Cheminement de l’action

d’un acteur à l’autre

Détail des actions réalisées

Lignes de répartition

  • Objectif :visualiser une séquence d’actions réparties par Acteurs ET par actions sur des documentsspécifier les erreurs de chaque couple action/document

  • Avantage :formaliser une étude de circuit à risquedocument normalisé (MCP)

  • Inconvénient :long et lourd …


Causalit d erreurs

Fiche erreur n°

Erreur :

Risque induit

Coûts financiers

directs

induits

Coût horaires

directs

induits

Fréquence

Volumes de données erronées

etc ...

Causalité

Actions :

Acteurs :

Actions antérieures :

Actions postérieures :

ORIGINE

Documents associés

Causalité d’erreurs

  • Il s’agit d’une simple fiche de type «mémo»

  • Comporte pour chaque erreur :

    • erreur constaté

    • risque potentiel induit

    • coûts de l’erreur et du risque

    • volume et fréquence erreur

  • Spécifie pour chaque erreur

    • la cause PRIMAIRE

      • action génératrice

      • acteurs génériques

      • actions liées (aval/amont)

    • l’origine exacte étudiée


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