WDRAŻANIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGO W FIRMIE

1. WDRAŻANIE SYSTEMU INFORMATYCZNEGOW FIRMIE Na przykładzie systemu SYMFONIA

2. CZĘŚĆ ISystemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem

3. Systemy ERP – definicja i cele ERP to z ang. Enterprise Resource Planning = Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa są to systemy informatyczne, na które składa się zbiór współpracujących ze sobą aplikacji (modułów) integrujących działania danego przedsiębiorstwa na wszystkich szczeblach i obszarach zarządzania. Zadania: • optymalne wykorzystanie zasobów • uporządkowanie zachodzących w przedsiębiorstwie procesów • dostarczenie kierownictwu informacji niezbędnych do podejmowania decyzji Głównym celem wdrożenia systemu ERP powinien być wzrost efektywności działania firmy (a więc dochodowości) oraz zwiększenie satysfakcji klientów.

4. Dla kogo i gdzie? Oprogramowanie ERP przeznaczone są dla firm produkcyjnych, usługowych, handlowych. Obejmuje całość procesów zaopatrzenia, produkcji, sprzedaży, dystrybucji i księgowości. Obecnie coraz więcej małych firm dostrzega sens wdrożenia systemu informatycznego. Obszary działania systemów ERP: • Magazyn • Sprzedaż • Produkcja • Serwis • Księga rachunkowa • Analizy i raportowanie • Kontrola jakości

5. Użytkowanie systemów ERP wśród 500 największych firm w Polsce, 2002r. (14%) Nie posiada i nie planuje (19%) Nie posiada lecz planuje wdrożenie (8%) W trakcie wdrożenia (51%) Posiada (8%) brak odpowiedzi lub odmowa Bariery rozwoju IT (19%) Brak potwierdzenia korzyści (17%) Koszty wdrożenia (13%) Niedojrzałość technologiczna (10%) Brak przygotowania partnerów (8%) Brak standardów (5%) Brak potrzeby (8%) Opór użytkowników (2%) Opór działu IT (8%) Inne powody (11%) Brak barier Statystyki Liczba przedsiębiorstw ogółem [w tys.] 3,8 (sektor publiczny) 2,5 (własność państwowa)54 (sektor prywatny)

6. Aspekty wdrażania • Dopasowanie do potrzeb • Skalowalność systemu • Koszt wdrożenia (miarą jest wskaźnik TCO) • Czas wdrożenia (od kilku tygodni do 1 roku) Ważną cechą systemów ERP jest ich integralność (operacje i informacje gospodarcze są wprowadzane do systemu tylko jeden raz).

7. Etapy wdrażania Wdrażanie systemu informatycznego jest procesem wieloetapowym. 1. Określenie potrzeb firmy-przyszłego użytkownika systemu 2. Zebranie informacji niezbędnych do optymalnej konfiguracji systemu ->Lista informacji niezbędnych do konfiguracji systemu ->Propozycja listy danych oraz sposobu wprowadzenia ich do systemu ->Lista osób korzystających z oprogramowania 3. Dostosowanie systemu do potrzeb użytkownika ->Możliwości w zakresie rozbudowy i konfiguracji systemu 4. Instalacja i przygotowanie systemu do pracy 5. Szkolenie użytkowników

8. CZĘŚĆ II SYSTEM SYMFONIA

9. Producent i dostawca systemu Prace nad systemem Symfonia rozpoczęła firma Matrix.pl i to ona była przez długi czas dostawca tego oprogramowania. Przychody firmy w 2006 r. osiągnęły 102,9mln. zł, a liczba Klientów sięgnęła 161 000. Obecnie prawnym następcą Matrix.pl w zakresie rozwojuoprogramowania i świadczeniu usług zakresu Symfonii jest spółka SageSymfonia.Obecnie jest ona wiodącym w Polsce dostawcą oprogramowania i usług informatycznych wspomagających zarządzanie. Firma należy do grupy SAGE - światowego lidera obecnego w 21 krajach, posiadającego 4.5 mln klientów.

10. System SYMFONIA • Był pierwszym w Polsce systemem wspomagającym zarządzanie dedykowanym do środowiska Windows • Początki sięgają roku 1993 • Systemy SYMFONIA tworzy rodzina produktów wspierających zarządzanie i podejmowanie decyzji w małych i średnich firmach o dowolnym profilu działalności. • Oferta obejmuje trzy linie produktów dostosowane do różnych, wynikających z wielkości firmy i skali prowadzonej działalności, potrzeb biznesowych Klientów

11. Linie produktów • SYMFONIA® Forte - rozwiązanie klasy ERP, pozwalające na zarządzanie złożoną organizacją, elastyczne i łatwe w dostosowaniu do indywidualnych potrzeb (10 - 500 użytkowników). • SYMFONIA® Premium - przyjazny i elastyczny system wspomagający zarządzanie o modułowej budowie, przeznaczony dla małych i średnich firm (1- 50 użytkowników). • SYMFONIA® Start - łatwy w obsłudze system w wersji jednostanowiskowej, przeznaczony dla małych firm lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (1-3 użytkowników).

12. SYMFONIA® Start Start to linia programów w wersji jednostanowiskowej, przeznaczona specjalnie dla małych firm - niezależnie od rodzaju prowadzonej przez nie działalności gospodarczej. Zawiera moduły: • Mała Księgowość Start • Handel Start • Faktura i Kasa Start

13. SYMFONIA® Premium Premium to zintegrowany pakiet wspomagający zarządzanie w małych i średnich firmach napisany specjalnie dla środowiska Windows. System ten w pełni wspomaga zarządzanie wspierając zarówno codzienną działalność firmy, jak również umożliwiając uzyskanie informacji do podejmowania najważniejszych decyzji. Moduły wchodzące w skład SYMFONII® Premium: • Finanse i Księgowość • Analizy Finansowe • Środki Trwałe • Kadry i Płace • Płace • Handel • Faktura Premium • Mała Księgowość

14. SYMFONIA® Forte Forte to linia produktów przeznaczona dla większych firm o dużych potrzebach w zakresie dopasowania oprogramowania do indywidualnych potrzeb; oparta na motorze bazy danych Microsoft SQL Server 2000. Obejmuje następujące obszary zarządzania: • Finanse • Zarządzanie zasobami ludzkimi • Sprzedaż i marketing • Analizy i zarządzanie informacją • Integracja IT

15. Cennik SymfoniaStart 10 powodów, by wybrać SYMFONIĘ® start: ->pełna obsługa małej firmy ->zgodność z obowiązującymi przepisami ->prosta instalacja ->brak ukrytych kosztów ->przyjazny sposób komunikowania się programu z Użytkownikiem ->duża oszczędność czasu ->bezpieczeństwo ->możliwość rozpoczęcia pracy w dowolnym momencie ->małe wymagania sprzętowe ->pewność i ochrona inwestycji

16. Cennik SymfoniaPremium

17. CZĘŚĆ III PRZYKŁAD WDROŻENIA SYSTEMU SYMFONIA W FIRMIE METAL-FACH

18. Charakterystyka firmy METAL-FACH to firma produkująca maszyny i urządzenia rolnicze oraz kotły centralnego ogrzewania. Firma istnieje od 1989 roku. W swojej ofercie produkcyjnej posiada następujące maszyny i urządzenia: • Wozy paszowe • Prasy zwijąjące • Owijarki bel (stacjonarne i samozaładowcze z załadunkiem tylnym oraz bocznym) • Przetrząsacze karuzelowe • Chwytaki bel • Ładowacze czołowe wraz z osprzętem • Skrzynki zawieszane • Kotły centralnego ogrzewania

19. Wdrożenie • Zdecydowano się na pakiet SymfoniaPremium • System wdrożono we wrześniu 2003 roku • Wdrożenie trwało ok. 1 miesiąca • Dostawcą była spółka SageSymfonia • Przeprowadzono jednorazowe szkolenie (8 godzin) dla przyszłych użytkowników

20. Wymagania • Platforma bazy danychOprogramowanie opiera się na dwóch platformach bazodanowych - Btrieve/Pervasive dla części Symfonia i MS SQL dla części DATEV. Decyzja o przeniesieniu Symfonii na platformę SQL jest decyzją dotyczącą produktów firmy Matrix.pl S.A. i uzależniona jest od rozwoju tego oprogramowania. • Środowiska pracyProgram pracuje w środowisku Microsoft Windows Me, 2000, XP. • Wymagania sprzętoweDo efektywnego, optymalnego działania wymagany jest komputer z procesorem Intel Celeron 1,2 GHz, 256 MB RAM i 20 GB HDD

21. Liczba stanowisk • Od roku 2002 firma się bardzo rozrosła (od ok. 30 pracowników) • Ogólnie w firmie jest zatrudnionych 273 pracowników • Obecnie system Symfonia jest użytkowany na 27 stanowiskach: • Ok. 5-7 stanowisk komputerowych nie ma dostępu do Symfonii • Ciągle są dokupywane dodatkowe licencje

22. Handel Premium -> Wspomaga sprzedaż i gospodarkę magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). -> Możliwość tworzenia zestawień towarów, które przekroczyły stany minimalne lub maksymalne. -> Umożliwia wystawianie dokumentów: sprzedaży, zaliczek, magazynowych, zakupu i płatności(faktur VAT, paragonów, faktur zaliczkowych, faktur wewnętrznych, rachunków, ). -> Obsługuje firmy wielooddziałowe. -> Pozwala prowadzić określoną politykę sprzedaży. -> Możliwość określenia warunków sprzedaży: sposobu i terminu płatności, cen sprzedaży, wysokości rabatu, wielkości kredytu w kartotece kontrahentów (dla kontrahenta, grupy kontrahentów). -> Współpracuje z drukarkami i kasami fiskalnymi oraz czytnikami kodów kreskowych. -> Możliwość tworzenia własnych raportów za pomocą narzędzi wbudowanych w program

25. Finanse i Księgowość Premium -> Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe -> Budowanie planu kont i łatwe księgowania dokumentów -> Automatyczny bilans zamknięcia -> Pełne rozrachunki i rozliczenia -> Gotowe lub zdefiniowane przez Użytkownika zestawienia i sprawozdania. -> Tworzenie słowników - kartotek pełniących rolę grup kont analitycznych -> Pełna kontrola nad mechanizmem automatycznego przeksięgowania kosztów według zadanych kryteriów. -> Możliwość prowadzenia bieżących, uwzględniających dane z bufora, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami i urzędami -> Zapisywanie informacji z dokumentu źródłowego, raz wprowadzonego do komputera, we wszystkich stosownych miejscach

28. Kadry i Płace Premium -> Wspomaga zarządzanie płacami oraz danymi kadrowymi pracowników. -> Automatyzuje obliczanie płac, planowanie i ewidencję czasu pracy. -> Umożliwia prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej. ->Wspomaga rozliczenia z Urzędami Skarbowymi i ZUS. -> Program jest zgodny z obowiązującym prawem pracy. -> Możliwość rozpoczęcia pracy w dowolnym momencie roku ->Definiowanie dowolnego systemu wynagrodzeń oraz możliwość jego modyfikacji indywidualnie, dla grup pracowników lub dla całej firmy. -> Możliwość ewidencji danych dotyczących przebiegu zatrudnienia -> Wydruki PIT, raporty dla NFZ, Możliwość wydruku: umowy o pracę, świadectwa pracy, zaświadczenia o zarobkach i zatrudnieniu, -> Dostęp do informacji uzależniony od uprawnień Użytkownika - pełny dostęp dla szefów firmy oraz ograniczony dla innych pracowników

31. Środki Trwałe Premium -> Ułatwia ewidencjonowanie, aktualizację, inwentaryzację i umarzanie środków trwałych, niskocennych składników majątku oraz wartości niematerialnych i prawnych. -> Prowadzi ewidencję miejsc użytkowania środków i ich części składowych. -> Gwarantuje kontrolę środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przedsiębiorstwa poprzez możliwość rozpoczęcia pracy z programem w dowolnym momencie roku oraz pełny dostęp do odpisów i przeszacowań w ujęciu historycznym. -> Automatycznie wyznacza odpisy amortyzacyjne. -> Zapewnia możliwość grupowej lub indywidualnej aktualizacji wartości środków trwałych. -> Dokonuje automatycznego doboru odpowiedniej wartości współczynnika aktualizacji dla każdego środka, według wprowadzanej Klasyfikacji Rodzajowej Środków Trwałych.

33. Analizy finansowe Premium -> Wspomaga i przyspiesza pracę działów finansowo-ekonomicznych w firmie. -> Umożliwia szybkie przygotowanie dowolnych analiz danych zaewidencjonowanych w programie Finanse i Księgowość. -> Wykorzystuje wzbogacony o dodatkowe funkcje arkusz kalkulacyjny MS Excel. -> Przygotowywanie zestawień kosztów w różnych układach, np.: według zużycia poszczególnych rodzajów materiałów, miejsc powstania kosztów -> Przygotowywanie raportów, zawierających ocenę zdolności kredytowej firmy, dla banków, inwestorów i innych instytucji -> Przeprowadzanie symulacji (np. wzrostu płac) na podstawie rzeczywistych danych i analizowanie ich wpływu na oczekiwane wyniki przedsiębiorstwa -> Możliwość zdefiniowania wzorców wspomagających rozliczanie produkcji -> Możliwość tworzenia budżetu oraz analizowania jego realizacji

36. + usprawnienie pracy + mniejsza liczba niezbędnych pracowników administracji + prosty i przystępny program + zabezpieczenie danych + szybszy dostęp do informacji + zestawienia i raporty + koszty - przekwalifikowanie doświadczonych pracowników - zakup oprogramowania i stanowisk komputerowych sam program mógłby wzbogacony o dodatkowe funkcje (analizy) koszty Plusy i minusy wdrożenia

37. Gdzie szukać informacji i programu? • jmp.com.pl/system_symfonia.htm • www.symfonia.pl

38. Dziękuję za uwagę!!!