Svarut
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 12

SvarUt PowerPoint PPT Presentation


  • 181 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

SvarUt. Erfaringer fra Bergen kommune. SvarUt i Bergen kommune:. Utviklet av kommunen To elementer: utsending (kun automatisk) og overvåking/statistikk Innført samtidig med elektronisk arkiv og elektronisk saksbehandling Testet høsten 2010, prodsatt for byggesaksområdet februar 2011

Download Presentation

SvarUt

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Svarut

SvarUt

Erfaringer fra

Bergen kommune


Svarut i bergen kommune

SvarUt i Bergen kommune:

Utviklet av kommunen

To elementer: utsending (kun automatisk) og overvåking/statistikk

Innført samtidig med elektronisk arkiv og elektronisk saksbehandling

Testet høsten 2010, prodsatt for byggesaksområdet februar 2011

Pr dato innført for samtlige 7 byrådsavdelinger på sentralt/stabsnivå

Potensielt volum ca 100.000 dokumenter i 2013

Basert på sak/arkivsystemet, utsendelser fra fagsystemer basert på automatiske grensesnitt (pt vann/avløp og barnehage)

Gjenstår enheter med store volum (bla Kemner, bolig, brannvesen)

Gjenstår operative enheter med mindre volum (bla sykehjem)


Erfaringer

Erfaringer:

Teknisk sett få problemer (med unntak av at forsendelsen til Altinn var nede deler av febr’13 slik at hovedtyngden ble sendt pr post)

Innføring samtidig med eArkiv og eSaksbehandling har gått smertefritt – enklere/sikrere/mer effektivt for saksbehandlere/ledere/merkantilfunksjonene

Fortsatt behov for fokus på oppfølging av endrede rutiner ved Sentralarkivet/enheter med lokalt ansvar


Prosess i bergen

Prosess i Bergen

Arkiv

Kvalitets

Kontroll

J

Samme dag

Arkiv

Registrer

post inn

Avsender

Fnr

orgnr

JP status

F

G

Saks-

behandling

Svarut

Altinn

Print

Kontaktreg

Elektronisk gevinst i Bergen blir stor pga. høy kvalitet på postregistrering (fnr/orgnr)

Trondheim


Svarut

Overvåking – kostfordeling - statistikk

  • Automatisk varsling via epost til Forvaltning ved:

    • Evt feil ved dokument fra sak/arkivsystemet (eks ufullstendige adresser, utenlandske adresser)*

    • Dersom printleverandørs logg ikke er mottatt innen fastsatt tid (mao at forsendelsene ikke er produsert – har så langt ikke inntruffet)

  • Overvåking av teknisk miljø ved IKT-drift – ved behov varsling til Forvaltning

  • Kostfordeling basert på prodkostnader/porto pr forsendelse (konteringsbegreper knyttet til den enkelte forsendelse). Foretas av Forvaltning gjennom direktepostering i økonomisystemet (avtale med brukerenhetene)

  • Rapporter som viser relevant informasjon om den enkelte forsendelse (saksnr, doknr etc) + logg fra altinn + logg fra printleverandør (inklusiv prodkostnader og porto pr forsendelse) – jf vedlagte eksempler

  • *I andre sak/arkivsystemer (Bergen benytter Doculive fra SI, igangsatt prosjekt for anskaffelse av nytt system) er det mulig at slike feil fanges opp før dokumentet overføres til SvarUt


Svarut

  • Resultatene må ses i lys av at:

  • 65-80% av dokumentene har fødselsnr/organisasjonsnr(pt kun tilgang til oppslag for Bergen kommune, gjenstår fortsatt noe før rutinen for oppslag/registrering i sak/arkivsystemet er fullt innarbeidet ved Sentralarkivet)

  • 15-20% av privatpersoner har ikke aktivisert meldingstjenesten i Altinn – ukjent hvor mange som har aktivisert varsling via sms/epost

  • Pt ikke varsel til organisasjoner

  • En litt annen vinkling: ca 45% av dokumentene sendt til privatpersoner via Altinn i mai’13 er lest elektronisk (dvs enten etter å ha mottatt varsel via sms/epost eller logget inn etter å ha lest orienteringen i følgeskrivet som sendes ved dokumenter pr post). Tjenesten vil følgelig gradvis bli mer kjent både blant privatpersoner og organisasjoner (ca 5% av sistnevnte lest dokumentet elektronisk i mai’13, 8 av 1172 kun lest elektronisk)


Svarut

Besparelsene er basert på en enkel modell utarbeidet av Bergen kommune og er sannsynligvis forsiktige anslag. Foreligger pt ikke tall for mai.


Svarut

Eksempel på deler av rapport i excel som logger all informasjon om den enkelte forsendelse


Utfordringer

Utfordringer

PDF varianter

PDF med passord

Store excellark


  • Login