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Analyse critique des différents outils supportant les processus de groupes. Présenté par Isabelle Giroux Sachenne Wagner. Plan. 1 - Processus de groupe 2- Groupware 3- Réactions individuelles 4- Utilisation d ’outils informatiques

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Analyse critique des différents outils supportant les processus de groupes

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Presentation Transcript


Analyse critique des diff rents outils supportant les processus de groupes

Analyse critique

des différents outils supportant

les processus de groupes

Présenté par

Isabelle Giroux

Sachenne Wagner


Analyse critique des diff rents outils supportant les processus de groupes

Plan

1- Processus de groupe

2- Groupware

3- Réactions individuelles

4- Utilisation d ’outils informatiques

5- Les outils d ’aide à la gestion des processus de groupe

6- Conclusion


Carte cognitive

Carte cognitive

Processus de groupe

Télétravail

Système de support des processus de groupe

Prise de décision

(GDSS)

Communication de groupe (CGSS)

Outils informatiques (Groupware)


Processus de groupe

Processus de groupe

Définitions

  • Ensemble de tâches communes effectuées par un groupe qui partage des buts communs

  • Mécanismes de partage d ’opinion et de ressources

  • Dans le cadre du cours, processus de groupe en contexte d ’entreprise.


Processus de groupe1

Processus de groupe

Avantages

  • Compréhension des problèmes et détection des erreurs

  • Responsabilisation des personnes impliquées

  • Multiplication des connaissances et des alternatives de solutions meilleures solutions

  • Effet de synergie


Processus de groupe2

Processus de groupe

Avantages

  • Efficacité d ’obtention d ’information

  • Distribution de l ’information d ’aval en amont

  • Communications interdépartementales (transversale)

  • Équilibre le risque

  • Stimule la participation


Processus de groupe3

Processus de groupe

Inconvénients

  • Pression sociale et conformité

  • Processus long

  • Manque de coordination et planification

  • Mauvaise influence du groupe

  • Tendance à se fier à quelqu’un

  • Consensus difficile

  • Analyse incomplète des tâches

  • Mauvaise ou sous-utilisation de l’information

  • Mauvaise représentation du groupe


Groupwares

Groupwares

Définitions

  • Ensemble de technologies permettant de supporter les processus de groupe

  • Facilite la résolution de problèmes lorsque celle-ci nécessite la collaboration de plusieurs personnes.


Groupwares1

Groupwares

Causes de l ’émergence des groupwares

1- L ’organigramme des entreprises s ’aplati. Ceci implique donc que la collaboration décisionnelle est de plus en plus présente dans les stratégies d ’entreprise.

2- L ’émergence des technologies d ’information, de même que le surplus d ’information qui en découle, ont amené la nécessité, d ’utiliser de nouveaux outils, plus performants que les outils traditionnels, pour gérer les communications et le flot d ’information qui en découle


Utilisation des groupwares

Utilisation des Groupwares

Avantages

  • Multiplie tous les avantages des processus de groupes traditionnels

  • Anonymat favorise la participation

  • Multiplication des idées

  • Abstraction des limites temporelles et géographiques

  • Baisse des coûts de communications (interurbains)


Utilisation des groupwares1

Utilisation des groupwares

Inconvénients

  • Changement de culture organisationnelle (réticence aux changements)

  • Augmentation du nombre d ’information non pertinente

  • Coûts liés au tri de l ’information

  • Perte d ’informations pertinentes

  • Consensus plus difficile


Les r actions individuelles

Les réactions individuelles

  • Pour que l ’utilisation des technologies dans les processus de groupe soit vraiment efficace, l ’acceptation de celles-ci par les utilisateurs est nécessaire.

  • Toutefois, chaque personne est différente en ce qui concerne l ’adoption des nouvelles technologies.


Les r actions individuelles1

Les réactions individuelles

Une partie des réactions individuelles dépend du processus de la diffusion de la technologie. Ce dernier peut être défini comme étant

« Un processus par lequel une idée nouvelle est communiquée à travers certains réseaux, formels ou informels, composant le système social » (Rogers 1983, traduction libre).


Les r actions individuelles2

Les réactions individuelles

Les réactions des utilisateurs dépendent aussi du processus d ’adoption organisationnel (engagement, adoption, secteur) de même que des bénéfices personnels que peuvent en retirer les utilisateurs (niveau d ’application, cercle social, etc..)


Les r actions individuelles3

Les réactions individuelles

  • Pionniers

  • A.P. : Adopteurs précoces

  • P.M. : première majorité

  • M.R. : majorité retardataire

  • retardataires


Les r actions individuelles4

Les réactions individuelles

  • Le processus individuel sous-tendant l ’adoption des technologies.

  • Information › persuasion › décision › utilisation (implantation)


Outils informatiques supportant les processus de groupe

Outils informatiques supportant les processus de groupe

  • Conférences audio-visuelles

  • Messagerie électronique

  • Chat (monde virtuel)

  • Forums

  • Système d ’aide à la décision de groupe  (GADG)

  • CGSS

Utilisés individuellement ou en combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe


Outils informatiques supportant la gestion des processus de groupe

Outils informatiques supportant la gestion des processus de groupe

  • Workflow

  • Calendrier électronique

  • Gestion des documents

Utilisés individuellement ou en combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe


Les conf rences audio visuelles

Les conférences audio-visuelles

Utilités

  • Permet de travailler et visualiser simultanément sur un même écran ou sur deux écrans différents.

  • Permet un échange rapide de données


Conf rences audiovisuelles

Conférences audiovisuelles

Équipement nécessaire

  • Carte

  • PC

  • Caméra (de bonne qualité)

  • Pas de modem standard, mais une boîte sur ligne téléphonique ISDN

  • OU achat d ’un KIT complet (> 20 000$)


Conf rences audiovisuelles1

Conférences audiovisuelles

Quelques produits offerts:

  • Showme 2.0- Sun solutions

  • Aspect- Group logic inc.

  • Lotus notes- Lotus development

  • Oracle office- Oracle systems


Conf rences audiovisuelles2

Conférences audiovisuelles

Notes générales

  • Dépendant de l ’équipement, le signal peut être retransmis à une ligne ou à plusieurs lignes, simultanément. Ex: au H.E.C. on ne peut que retransmettre le signal sur une ligne alors que le kit tout inclus permet de le retransmettre sur plusieurs lignes.

  • Dans tous les cas, le signal peut être retransmis à un ou plusieurs endroit simultanément


Conf rences audiovisuelles3

Conférences audiovisuelles

Avantages

  • Facile d ’utilisation

  • Peut se faire avec relativement peu d ’équipement

  • Il est possible de voir les gens et non pas seulement le fruit du travail de groupe


Conf rences audiovisuelles4

Conférences audiovisuelles

Inconvénients

  • Il peut se produire certains délais entre l ’audio et le visuel.

  • Cela nécessite un équipement assez coûteux, si l ’on veut avoir une excellente qualité de son et d ’image

  • La vitesse de diffusion dépend de la vitesse des lignes téléphoniques


La messagerie lectronique

La messagerie électronique

Fonctions élémentaire

  • lire, écrire et recevoir des messages

  • gérer les destinataires

  • gérer les messages


La messagerie lectronique1

La messagerie électronique

Les fonctions évoluées

  • Classer des messages

  • Liste de diffusion

  • Rechercher un correspondant

  • Créer et gérer les boîtes aux lettres électroniques d ’un réseau entier

  • Écoute et traitement des e-mails à partir d ’un téléphone

  • Laisser un message par téléphone qui pourra être lu ou écouté par le destinataire


La messagerie lectronique2

La messagerie électronique

Ce que cela inclut:

  • Infrastructure de messagerie

  • Le système de messagerie

  • Parfois, un calendrier électronique

  • Parfois, un système de plage horaire


La messagerie lectronique3

La messagerie électronique

Quelques échantillons de produits

  • cc:mail-lotus development

  • Microsoft mail/exchange

  • MLTS- novell

  • time and place /2- IBM

    Sites d ’intérêts

  • Fonctions de la messagerie électronique

  • Simulation d implantation


La messagerie lectronique4

La messagerie électronique

Avantages

  • Facile à utiliser

  • Peu dispendieux (quelques fois gratuit)

  • filtres possibles

  • sélection et rangement automatique des messages possible

  • Peut s ’utiliser à partir de n ’importe quel PC, à partir d Internet


La messagerie lectronique5

La messagerie électronique

Inconvénients

  • Interception des messages possible (donc pas de message à caractère confidentiel)

  • Parfois, les délais peuvent être longs entre l ’envoie et la réception

  • Ne convient pas pour effectuer une rencontre entière dans le cadre d ’un travail de groupe.


Analyse critique des diff rents outils supportant les processus de groupes

Chat

  • Conversation retransmise en direct sur internet dans un « lieu » virtuel privé

  • Mode caractère ou mode graphique

  • Création d ’une liste d ’usagers autorisés

  • Envoi de messages, fichiers et adresses WEB


Analyse critique des diff rents outils supportant les processus de groupes

Inconvénients

Parasites, si contrôle d ’accès inadéquat

Risque de perte de productivité des employés

Source de virus

Avantages

Lien plus interactif que les forums et les messageries

Contrôle des accès

Communication rapide

Chat


Chat logiciels

Chat - Logiciels

Activer ’s Ding

Ichat

ICQ


Forum

Forum

  • Transposition électronique d ’une salle de babillard

  • Messages actuels et archivés accessibles par tous les usagers

  • FAQ: recueil des questions et réponses les plus fréquentes et les plus utiles

  • Peut être privé: à l ’usage exclusif des membres d ’un groupe donné


Forum1

Avantages

Contrôle des accès

Obtention rapide d’information sur un sujet précis

Augmente la connaissance organisationnelle

Inconvénients

Gestion difficile des messages lorsque le volume est élevé

La durée de vie des messages dépend de la mémoire disponible sur le serveur

Forum


Syst me d aide aux d cisions de groupe

Système d’aide aux décisions de groupe

Ensemble de logiciels

équipements informatiques

langage et interface conviviaux

procédures et méthodologies

facilitateur - coordonne l’utilisation des technologies

technologies audio-vidéo

Base de données

lieu spécifique « salle de décision »

(virtuelle ou réelle)

supportant un groupe engagé dans un processus décisionnel


Syst me d aide aux d cisions de groupe1

Système d’aide aux décisions de groupe

Principales fonctions

  • Messagerie électronique

  • Réunions électroniques

    (vidéo-conférences)

  • Gestionnaire d’agenda

  • Traitement de texte de groupe

  • Gestionnaire de projet

  • Gestion des bases de données de groupe


Syst me d aide aux d cisions de groupe2

Est-ce vraiment pertinent???

Système d’aide aux décisions de groupe

Buts

  • Permettre à plusieurs gestionnaires de travailler simultanément sur le même projet ou problème

  • Encourager la génération d ’idées, la résolution de conflit et la liberté d ’expression

  • Décourager le développement de comportements de groupe négatifs comme les conflits destructifs, la mauvais communication et les « groupthink »


Syst me d aide aux d cisions de groupe3

Avantages

Génération accrue d ’idées par les participants

Communication au sein de grands groupes

Accès à de l’information complète, connaissances et habiletés

Accès facile et rapide à des sources d ’information externes

Vue globale du contexte par les participants

Meilleure planification et structure du processus

Résolution de conflit

Système d’aide aux décisions de groupe


Syst me d aide aux d cisions de groupe4

Avantages

Meilleure coordination

Anonymat des participants

Interaction simultanée de plusieurs participants

Enregistrement des idées

Permet une plus grande fonctionnalité physique

Favorise la mémoire organisationnelle

Mobilise des grands groupes à de rapides changements

Réduction de la durée des réunions

Système d’aide aux décisions de groupe


Syst me d aide aux d cisions de groupe5

Inconvénients

Efficacité dépend de la capacité des liens de communication

Exige beaucoup de ressources internes

Défi: accès aux différentes bases de données

Syndrome du parasite

Système d’aide aux décisions de groupe


Syst me d aide aux d cisions de groupe6

Système d’aide aux décisions de groupe

  • Microsoft netmeeting

  • Le Module Conference de Netscape Communicator

  • Person to Person - IBM

  • TeamFocus - IBM

  • Council - CoVision

  • C.A. Facilitator - McCall/Szerdy

  • The virtual NoteBook - The forefront Group

  • Live PCs 100/200 - PictureTel

  • Lotus Notes

  • Fujitsu Desktop Conferencing

  • GroupSystems - Ventana Corporation

  • VisionQuest - Collaborative Technologies Corporation

  • Prism


Syst me supportant le travail d quipe virtuel

Système supportant le travail d ’équipe virtuel

  • Ensemble d’équipement et d ’applications informatiques et technologiques permettant à des gens dispersés géographiquement de travailler en équipe

  • Temps réel ou différé

  • Fonctionnalités disponibles


Syst me supportant le travail d quipe virtuel1

Système supportant le travail d’équipe virtuel

Analyse de logiciels


Workflow

Workflow

Utilités

  • Aide à la gestion du travail de groupe

  • Outil de diagramme et d ’analyse

  • Gestion électronique des documents

  • Permet la visualisation, la modification, la recherche, l ’impression, l ’échange, l ’archivage et la sauvegarde des différents documents de l ’entreprise.

  • Coordonne les actions des divers intervenants


Workflow1

Workflow

Utilités (suite)

  • Peut permettre l ’automatisation de l ’enchaînement des tâches administratives

  • Permet de superviser le déroulement des processus


Workflow2

Workflow

Avantages

  • Permet la gestion des formulaires (adressage automatique des formulaires remplis à ceux qui doivent les approuver)

  • Permet au gestionnaire de suivre le cheminement des documents

  • Permet l ’archive des documents

  • Diminue les délais de traitements de l ’information

  • Facile d ’utilisation


Workflow3

Workflow

Inconvénients

  • Relativement dispendieux

  • Peut consommer beaucoup de temps


Workflow4

Workflow

Produits offerts

  • Workflow analyst-ATI

  • Flowmark - IBM

  • Jetform - Jetform Corp.

  • CadFrance

    Site d ’intérêts

  • Axys consultants

  • Critères d ’évaluation


Les calendriers lectroniques

Les calendriers électroniques

Utilités

  • Permet de générer automatiquement une heure de rendez-vous où tous les principaux intervenants pourront être présents

  • Permet de diffuser à grande échelle les événements importants de l ’organisation


Les calendriers lectroniques1

Les calendriers électroniques

Les produits offerts

  • Plusieurs compagnies offrant le service de messagerie électronique offre également le service de calendrier électronique. Par exemple, Microsoft outlook, novell, etc.


Les calendriers lectroniques2

Les calendriers électroniques

Avantages

  • Économie de temps

  • Diffusion assurée de l ’information aux personnes concernées

  • Peu coûteux


Les calendriers lectroniques3

Les calendriers électroniques

Inconvénients

  • Cela prend un certain temps à ce que les employés développe le réflexe de toujours regarder le calendrier


Outil de gestion des documents

Outil de gestion des documents

  • Gestion des documents et des images électroniques utilisés par un groupe

  • Édition de groupe

  • Écran partagé de travail

  • Base de données des documents

  • Peu utilisé


Outils de gestion des documents

Avantages

Mémoire organisationnelle

Accès rapide à l’information

Organisation des documents

Inconvénients

Le volume de données peut décourager les utilisateurs de consulter les documents

Outils de gestion des documents


Outils de gestion des documents1

Outils de gestion des documents

Net-it Central 1.0

  • 1995$ / 100 documents

    4995$ / nombre illimité de documents

  • Converti les documents en HTML

  • Publiés via le serveur Web

  • Faible contrôle et sécurité

  • Délai de visualisation court

  • Ne permet pas les annotations et commentaires

  • Seulement avec Windows NT 4.0 ou 95

Xerox’s DocuShare 1.0

  • 695$ / 25 usagers

    (1 serveur)

    995$ / 50 usagers

    (1 serveur)

  • Converti les documents en HTML

  • Publié via un serveur Web

  • Organisation des filières et annotation

  • Outil de recherche efficace

  • Installation simple

  • Seulement avec Windows NT 4.0 ou Sun Solaris2.5


Outils de gestion des documents2

Outils de gestion des documents

  • Face-to-Face - Crosswise

  • MarkUp - Mainstay Software

  • OnGo Document Management - Uniplex

  • Workflo - Filenet

  • Floware - Recognition Technologies

  • Documentum - Documentum, Inc


Avenues de recherche

Avenues de recherche

  • Étude expérimentale sur la quantité d ’idées générée par un groupe dans un contexte non-informatisé et un lieu commun comparativement à un contexte informatisé où les membres sont dispersés géographiquement

  • Impact de l ’utilisation de la messagerie électronique sur le délai de transfert des informations entre services


R f rences

Références

  • Groupware


Merci de votre attention

Merci de votre attention

Des questions?!?


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