cmbh.mg.br

1. Curso de Função Gerencial - REPRODUÇÃO AUTORIZADA - Curso de Função Gerencial Data: 28/07/2008 Instrutor: Marcos de Alvarenga Mudado (Chefe da DIVDEP – Divisão de Desenvolvimento Psicofuncional) www.cmbh.mg.gov.br escoladolegislativo@cmbh.mg.gov.br

2. Destas funções gerenciais, quais você acha mais difíceis? • Planejamento individual de atividades • Dar feedback às pessoas (positivo e negativo) • Motivar e comprometer a equipe • Delegar • Fazer avaliação de desempenho • Implementar mudanças no setor • Fazer a comunicação fluir • Fazer reuniões de equipe • Administrar os conflitos existentes • Fazer planejamento estratégico do setor • Lidar com outras áreas da organização • Outra: _________________________

3. FUNÇÃO GERENCIAL O que é SER GERENTE? SER GERENTE é obter resultadoscom pessoas e com inovação. (Gustavo Boog) Três faces: 1) OBTER RESULTADOS(quantidade, metas, prazos) 2) COM PESSOAS(liderar, comunicar, dar feedback, administrar conflitos, motivar, desenvolver equipes) 3) COM INOVAÇÃO(criatividade, flexibilidade, empreendedorismo, iniciativa) HÁ CONFLITO ENTRE AS 3 FACES?

4. Função Gerencial A função gerencial reúne uma série de atividades que são específicas e diferentes das demais atividades de um setor. POR QUÊ? Se você, gerente, não as fizer, ninguém mais fará por você. Nem seu chefe, nem a sua equipe e nem o RH da instituição. Ou seja, elas deixarão de ser feitas.

5. Algumas atividades exclusivas da atuação gerencial Delegar Dar feedback para o servidor (positivo e negativo) Fazer planejamento (do setor e individual) Cuidar da comunicação interna Gerenciar conflitos

6. GERENCIAMENTO X EXECUÇÃO No seu dia-a-dia, que tarefas anda executando? Elas poderiam ser delegadas? Quais tarefas o gerente pode executar? E o atendimento ao público? Quando ele é execução e quando é atividade gerencial?

7. Quanto tempo da sua jornada diária você passa gerenciando e quanto tempo passa executando? GERENCIAMENTO X EXECUÇÃO

8. 3 dimensões da atuação gerencial - Kotler Foco de atuação Gerência dos resultados Gerência das Pessoas

9. Toda organização ou setor precisa de FOCO: Definir o foco de atuação é estabelecer: diretrizes; onde se quer chegar; os objetivos a serem atingidos; o caminho a ser percorrido as prioridades. 1ª DIMENSÃO DA ATUAÇÃO GERENCIAL

10. GERENCIAR RESULTADOS é interferir no desempenho dos processos. Analisar, criticar, avaliar as atividades em desenvolvimento; identificar problemas; propor melhorias; prover recursos para garantir a consecução das metas; maximizar a performance. É conseguir responder: Como estamos realizando? 2ª DIMENSÃO DA ATUAÇÃO GERENCIAL

11. Atividades gerenciais na GESTÃO DE PESSOAS Compartilhar com a equipe os objetivos e metas a serem alcançados. Estabelecer metas individuais de trabalho Acompanhar o trabalho individualmente ou em grupo e prover infra-estrutura para sua realização 3ª DIMENSÃO DA ATUAÇÃO GERENCIAL

12. Manter a equipe informada sobre as atividades em andamento, os resultados alcançados e as novas propostas de trabalho Dar feedback (positivo e negativo) sobre o trabalho e os problemas que envolvem a equipe Criar oportunidade para o desenvolvimento da equipe. 3ª DIMENSÃO DA ATUAÇÃO GERENCIAL

13. Promover discussões com a equipe buscando a melhoria dos processos de trabalho. Avaliar os trabalhos desenvolvidos Promover a interação entre os servidores, conectando os trabalhos Gerenciar conflitos advindos da interrelações no trabalho 3ª DIMENSÃO DA ATUAÇÃO GERENCIAL

14. LÍDER OU CHEFE? CHEFE: É provido de poder formal (autoridade) É o responsável formal perante a organização por determinada área Função de mobilizar os recursos de sua área para o alcance dos objetivos da organização.

15. LÍDER OU CHEFE? LÍDER: Capacidade de administrar o sentido que as pessoas dão ao seu trabalho. Poder de interferir na cultura da empresa. Facilita a auto-realização das pessoas.

16. ? O CHEFE pode não ser um LÍDER? E o LÍDER, pode não ser um CHEFE?

17. TRANSIÇÃO DO MODELO GERENCIAL O que difere o gerente antigo do gerente moderno? O que difere o funcionário antigo do funcionário moderno?

18. FUNÇÃO GERENCIAL NO BRASIL Grande mudança nos últimos 20 anos Abertura política em 1985 e abertura econômica com Collor

19. Novas premissas: Mercado mais competitivo Cliente muito mais exigente O cidadão também fica mais exigente Necessidade de produzir mais com menos: eficiência FUNÇÃO GERENCIAL NO BRASIL

20. FUNÇÃO GERENCIAL NO BRASIL “Essa turma está aqui para trabalhar, não para pensar.” “Os cérebros devem ser deixados na portaria.” “Manda quem pode, obedece quem tem juízo.” • ATÉ A DÉCADA DE 80: • Grande centralização de poder e de decisão • Estilo de gestão: gerente controlador e paternalista • O bom gerente era o que tinha absoluto controle sobre seus subordinados. • O gerente não era estimulado a desenvolver a equipe

21. FUNÇÃO GERENCIAL NO BRASIL ATÉ A DÉCADA DE 80: Os funcionários tinham uma relação de dependência com o chefe O modo de subordinação era infantil. O funcionário não decidia e não corria riscos. • “Estou aqui para cumprir ordens” • “Não posso fazer nada. Tenho que esperar pela decisão do chefe”

22. FUNÇÃO GERENCIAL NO BRASIL COM O PROCESSO DE ABERTURA: Necessidade de competitividade: inovação, produtividade Rompimento da cultura do autoritarismo O cidadão começa a se sentir CLIENTE e passa a exigir QUALIDADE e AGILIDADE. • Necessidade de compartilhar o processo decisório. • O funcionário agora precisa “pensar”, ser criativo, ter iniciativa, opinar, resolver o problema para o cliente.

23. FUNÇÃO GERENCIAL NO BRASIL COMO QUE VOCÊS VÊEM ESSA TRANSIÇÃO DO MODELO DE GERENCIAMENTO NA CÂMARA? • A mudança é relativamente recente • Mudança de cultura e de comportamento ocorre lentamente É natural que funcionários ainda tenham características do modelo anterior. OS GERENTES TÊM GRANDE RESPONSABILIDADE EM AGILIZAR ESTA TRANSIÇÃO

24. COMPROMETIMENTO DOS FUNCIONÁRIOS A falta de compromisso dos funcionários é uma reclamação constante dos gerentes DE ONDE VEM ESSA ALIENAÇÃO? Se o gerente tem foco na rotina, no modo de fazer, as pessoas trabalham neste “molde” e nem se preocupam com resultados. Normalmente os gerentes acreditam que formar as pessoas é atribuição da área de RH e que não é função deles. a melhor maneira de formar o servidor é o gerenciamento do dia-a-dia

25. GERIR TAREFAS NÃO DÁ RESULTADO Os gerentes acostumaram-se a produzir muito, a colocar a mão na massa: isso ERA valor. Para isso precisava-se de: conhecimento técnico, vários servidores e supervisão constante sobre eles. MUDANÇA NO FOCO (Resultados) • Apesar da mudança no cenário, muitos de nós estamos presos ao padrão antigo, pois é cômodo trabalhar da maneira que dominamos. • Hoje, o conhecimento técnico não habilita mais o gerente a ocupar seu cargo PORQUE CONHECIMENTO TÉCNICO SOMENTE, NÃO GERA INOVAÇÃO, SÓ MANTÉM O QUE JÁ EXISTE

26. PATERNALISMO GERENCIAL Paternalismo gerencial: tolerância ao mau desempenho. Não há exigência de crescimento pessoal e profissional Os gerentes são cada vez mais exigidos, mas se não mudarem a forma de tratar os funcionários, pouco conseguirão. Quando o paternalismo é reduzido, as pessoas concluem que o desenvolvimento profissional e a motivação é responsabilidade de cada um. PASSA A HAVER PERCEPÇAO DE RISCO, que é a base da formação pessoal

27. Comportamentos gerenciais que FAVORECEM o DESCOMPROMETIMENTO do servidor Fazer o trabalho pelo servidor; Aceitar delegação pra cima; Refazer um trabalho errado do servidor; Cobrar que o servidor faça exatamente do modo que o gerente faria; Deixar o servidor desinformado. O que o GERENTE pode fazer para ESTIMULAR o COMPROMETIMENTO do servidor Delegar o que puder ser delegado, procurando se ater às atividades gerenciais; Quando o servidor trouxer um problema, avaliar se ele mesmo pode resolver e solicitar (na hora) que ele o faça. Se o servidor fizer errado, pedir ao próprio servidor que refaça. Dar feedback imediatamente após o fato ocorrido. Colocar o servidor em contato com o cliente. Cobrar resultados e não o modo de fazer. Pedir sugestões e atender aquelas que forem pertinentes. Comunique: informe o servidor do que está acontecendo na Casa, na Diretoria, na Divisão.

28. Somos gerentes do modelo antigo ou do novo? Que nível de resultado você pretende alcançar no próximo ano? Que resultado o seu cliente espera de você nesse período? Que indicadores de resultados do seu setor você acompanha? Com que frequência você repensa e consulta seus clientes? Sua equipe está comprometida com a alavancagem do desempenho do seu setor? Você já comparou a sua área com a área correspondente de outras empresas? TESTE: Responda às perguntas RESULTADO: Se as respostas forem negativas ou não vierem de imediato, provavelmente você está trabalhando muito, mas com foco nas tarefas.

29. Mudança no estilo de gestão: O funcionário “que pensa” precisa de um LÍDER, não um chefe O líder tem que ter habilidades que vão além do cargo formal ou do tempo de casa. O líder tem que saber ouvir e dar feedback O líder deve ser reconhecido como tal A gestão democrática é fundamental para busca do comprometimento e participação. O GERENTE NA MODERNIDADE

30. O GERENTE:UM SUPER HERÓI? integridade humildade paciência Auto-estima autodesenvolvimento coragem autoconhecimento Foco em resulTados Trabalhar em equipe comunicar liderar Solucionador de conflitos Agente de mudanças dirigir comandar controlar organizar planejar

31. O GERENTE:UM SUPER HERÓI? Para enfrentar o desafio da gerência, temos que assumir nosso papel, aceitar nossa imperfeição, conhecer nossas características e buscar o auto-desenvolvimento.

32. Para que cumpra bem suas atividades gerenciais, o gerente deve dispor de um RECURSO FUNDAMENTAL: O TEMPO

33. Algumas ferramentas para o desenvolvimento gerencial oferecidos pela Câmara Treinamentos gerenciais Acompanhamentos funcionais Coaching Avaliação de desempenho pela equipe Leituras

34. “Não adianta trabalhar muito. É preciso trabalhar com FOCO.” (Pedro Mandelli)

35. CursoFUNÇÃO GERENCIAL PLANEJAMENTO

36. O QUE É PLANEJAMENTO? “Planejamento é o processo de estabelecer objetivos e determinar o que deve ser feito para alcançá-los” (Eugênio Mussak)

37. PARA QUE PLANEJAR? Para enfrentar fatos que ocorrerão Para criar um futuro desejável Para coordenar esforços coletivos entre si

38. OBSTÁCULOS AO PLANEJAMENTO NO SETOR PÚBLICO “Não há continuidade administrativa e os planos correm o risco de pararem no meio.” “A instituição, ou o meu superior, não tem um planejamento global, e portanto não há como fazer no meu setor.” “Não adianta fazer um planejamento técnico se, no fim, o que prevalece são os interesses políticos.” Dados estes obstáculos, como podemos enfrentá-los na prática do planejamento no setor público?

39. OBSTÁCULOS AO PLANEJAMENTO NO SETOR PÚBLICO “Não há continuidade administrativa e os planos correm o risco de pararem no meio.” • A não existência do planejamento acentua e facilita a ocorrência deste problema. • A prática do planejamento minimiza o problema, na medida em que propõe projetos que vão além de uma gestão.

40. OBSTÁCULOS AO PLANEJAMENTO NO SETOR PÚBLICO “A instituição ou meu superior não tem um planejamento e portanto não há como fazer no meu setor.” • Cada setor ou área deve fazer suas propostas de planejamento e levar aos superiores. • Esta atitude impulsiona e favorece a prática do planejamento nos níveis superiores. • Não podemos esperar que os nossos superiores conheçam com detalhes as nossas atividades e indiquem todos os planos necessários.

41. OBSTÁCULOS AO PLANEJAMENTO NO SETOR PÚBLICO “Não adianta fazer um planejamento técnico se, no fim, o que prevalece são os interesses políticos.” • As variáveis políticas devem ser incluídas no processo de planejamento. • O planejamento permite que as atividades “técnicas” tenham seu espaço ampliado. • Existindo planejamento, as interferências políticas diminuem.

42. O QUE DEVE SER PLANEJADO? Atividades ou projetos que ainda não existem Mudança em atividades existentes Continuidade de atividades existentes

43. LEGITIMIDADE DOS OBJETIVOS Quanto mais legítimos forem os objetivos, mais comprometimento teremos no seu alcance. Como fazer que os objetivos sejam legítimos? Todos os objetivos devem ser negociados com os colaboradores?

44. Qual a primeira coisa devemos conhecer para fazer planejamento? O cliente e suas necessidades* ! *Observação importante: necessidade ≠ desejo

45. Nós SEMPRE devemos atender as necessidades do cliente? Quando não podemos atender? • Por exemplo: • Quando o atendimento da necessidade do cliente fere princípios éticos e legais. • quando o atendimento da necessidade de um cliente interfere no atendimento da necessidade de outros clientes. Existimos para atender ao cliente, MAS devemos sempre analisar as necessidades criticamente.

46. O que é cliente interno? • Cliente interno é qualquer pessoa ou área que depende de você ou da sua área, no todo ou em parte, para realizar seu trabalho; • É quem faz a demanda. • É quem cobra o serviço porque precisa dele para realizar o seu próprio trabalho.

47. Atitudes GERENCIAIS na relação com o CLIENTE 1° - Identificar QUEM são seus clientes; 2° - Identificar quais suas NECESSIDADES; 3° - Definir PADRÃO DE QUALIDADE para atendimento dos clientes; 4° - Identificar FALHAS no atendimento atual e possibilidades de MELHORIA; 5° - ESTRUTURAR o setor e DESENVOLVER os servidores para o melhor atendimento;

48. Sou chefe, e agora?

49. Sou chefe, e agora? 1º - Pense em todos os processos de trabalho, para quê servem, suas falhas e necessidades de melhoria; 2º - Converse com a chefia superior para saber o que ela espera de você e seu setor; 3º - Converse individualmente com cada servidor para entender o trabalho de cada um, ouvir sugestões e expectativas; 4º - Pense em um plano de mudanças para o seu setor; 5º - Reúna com a equipe, exponha seu plano e ouça sugestões; 6º - Elabore uma proposta de redistribuição de tarefas; 7°- Converse individualmente com cada servidor para repassar as novas tarefas; 8º - Reúna com toda a equipe novamente para mostrar o novo quadro de trabalho; 9º - Faça manutenção deste processo. Os 9 passos do planejamento operacional