Anskaffelsesreglementet v/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT

1. Anskaffelsesreglementetv/Svend B. Jacobsen Senior innkjøpsrådgiver, Helse Vest IKT

2. Agenda • Hva er en anskaffelse? • Grunnmuren • Regional organisering • Konkurransegrunnlaget • Avtaleparter • Innkjøpets faser • Behov fra Prosjekt til drift

3. Hva er en anskaffelse? • Gjelder bare for kontrakter som er gjensidig bebyrdene, utveksling av ytelser: penger, varer, tjenester, arbeid. • Gjelder ikke ensidige overføringer uten motytelser (støtte og subsidier, men må ikke benyttes til konkurransevridende støtte) • Gjelder for anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. • Unntak (FOA § 1-3) er kjøp eller leie av fast eiendom, ansettelsesavtaler og visse forsknings- og utviklingstjenester (der flere er med på å finansiere oppdraget eller flere skal dele resultatene, spleiselag). Unntakene er ikke nevnt i loven, derfor er det klokt å følge lovens grunnprinsipper selv om anskaffelsen faller utenfor forskriften.

4. Grunnprinsipper ved anskaffelser • Likebehandling • Ikke-diskriminerede (nasjonalitet, lokal tilhørighet) • Forutsigbarhet (varsle og gjennomføre) • Etterprøvbarhet (protokoll, møtereferat) • Konkurranse (minst 3) • God forretningsskikk

5. Grunnmuren for anskaffelser • Lov om Offentlige Anskaffelser (LOA) • Forskrift om Offentlige Anskaffelser (FOA) • Del 1 – 3 • St.meld.nr.36 (2008-2009) «Det gode innkjøp» • Innkjøpsstrategi i Helse Vest IKT • Innkjøpshåndboken for Helse Vest IKT • Standard kjøpsvilkår for Helse Vest • Lov om kjøp (Kjøpsloven) Helse Vest IKT skal forvalte kategoriansvaret for «IKT-anskaffelser» i Helse Vest

6. Innkjøpskategorier 23 gjennomgående produktkategorier • 8 standardkategorier og 15 medisinske kategorier • Hver kategori bemannes av en kategorileder og fagspesialister fra hvert foretak

8. Organisering og produktområdeinndeling Kategoriteamene legger strategier og planer • Utarbeideranskaffelsesstrategi for sin kategori • Utarbeiderinnkjøpsplaner for sin kategori, herunder vurdering av lokal, regional eller nasjonal anskaffelse • Gjennomføreranalyser av forretningsmessig betydning av avtalene de skal inngå, samt leverandørmarkedsanalyser • Styrer anskaffelses- og kontraktsportefølje for sin kategori • Opparbeider og forvalter oversikt over status, herunder : • Nøkkeltall (innkjøpsvolum (spend) pr foretak/produkt/leverandør) • Avtaledekning- og lojalitet

9. Organisering og produktområdeinndeling Funksjonsteam underordnes kategoriteam = 23 stk IKT:

10. Beregning av anskaffelses anslåtte verdi • FOA, § 2-3 angir en detaljert beskrivelse av hvordan verdien skal beregnes. • Hva skal tas med? • Varer (f.eks maskin eller programvare) • Tjenester (f.eks ved implementering eller opplæring) • Forbruksartikler (dersom dette skal kjøpes) • Driftskostnader (dersom dette skal kjøpes) • Service og vedlikehold (f.eks support og vedlikeholdsutgifter/tjenester), • Fremtidig utviklingstjenester (f.eks estimert omfang på utbedringer og lignende) • Opsjoner (f.eks andre moduler i programvare, flere brukere og lignende) • Kostnadene skal summeres over kontraktens levetid. • Tidsubestemt kontrakt, kostnader de 4 første år medtas. Fastsettes ved kunngjøringstidspunkt (forsvarlig)

11. Terskelverdier (FOA § 2-2)

12. Kunngjøring • Kunngjøringen kan være på norsk (FOA § 3-9) • Man kan kreve at svaret også er på norsk samtidig som man kan tillate «støttedokumentasjon» på norsk, dansk, svensk eller engelsk.

13. Konkurransegrunnlag: Kvalifikasjonskrav Dette er krav som vi naturlig vil stille til tilbyder som selskap/bedrift: • Attest for betalte skatter (max 6 mnd pr tilbudsfrist) • Attest for betalte avgifter (max 6 mnd pr tilbudsfrist) • Egenerklæring HMS (2 signaturer) • Krav til miljø og etikk Prekvalifisering

14. Konkurransegrunnlag: Kravspesifikasjon • Denne delen skal inneholde de SKAL-kravene som anskaffelsen skal tilfredsstille. • Hvis ett eller flere SKAL-krav ikke blir tilstrekkelig beskrevet, kan tilbudet bli avvist. • SKAL-kravene må være relevant og saklig for anskaffelsen • Et SKAL-krav kan ikke benyttes som et tildelingskriterie og vektlegges i vurderingen av tilbudene

15. Konkurransegrunnlag: Tildelingskriterier • I forbindelse med kunngjøringen skal det oppgis hvilke kriterier som skal tillegges vekt. • Basert på laveste pris eller basert på det økonomisk mest fordelaktige. • Alle kriteriene som skal vektlegges må være oppgitt i konkurransegrunnlaget. • Alle kriteriene skal evalueres. • Det er ikke tillatt å legge vekt på noe annet enn det som fremkommer i tilbudet. • Uklarhetsregelen.

16. Tildelingskriterier Tildeles etter laveste pris eller det tilbud som er økonomisk mest fordelaktig

17. Anskaffelsesprosedyre • Åpen eller begrenset anbudskonkurranse er hovedregelen

18. Innlevering • Sted og frist for innlevering skal angis i kunngjøringen og i konkurransegrunnlaget. Det skal angis dato og klokkeslett, samt et fysisk sted hvor tilbud skal leveres. • Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse og fysisk merkes som angitt. E-post levering alene er ikke godkjent. • Tilbudet skal ikke åpnes av postmottaket, men av minst 2 personer knyttet til anskaffelsesprosjektet. • Hvis tilbudet ikke leveres på rett sted, med riktig merking, innen rett tid og i lukket forsendelse skal det avvises. Tilbudet skal deretter returneres uåpnet til leverandør.

19. IKT-avtaler • Alle avtaler er mellom Helse Vest IKT og leverandør. • Avtalen skal beskrive «oppdraget», «brukere», antall, pris etc • Avtalen skal normalt ha angitt en varighet. • Avtaler skal normalt ha en varighet på maks 4 år. • Vedlikeholdsavtale skal etableres samtidig med kjøpsavtalen. • Varer og utstyr med en levetid over 4 år, kan ha en vedlike-holdsavtale som varer hele levetiden. • Kjøp av varer eller tjenester som ikke allerede er dekket av etablerte kjøpsavtaler (rammeavtaler, opsjoner etc), må håndteres som en ny anskaffelse.

20. Innkjøpets faser (1) • 1. Forarbeid • Hvilke behov skal anskaffelsen dekke • Hva skal anskaffes • Verdi av anskaffelsen • Hvilken prosedyre skal benyttes • Utkast til kravspesifikasjon • 2. Markedskartlegging • God og dokumentert kunnskap om leverandør- og produktmarkedet • Verifisert kravspesifikasjonen • Konkret markedsstrategi

21. Innkjøpets faser (2) • 3. Kjøp • Signert avtale og anskaffelsesprotokoll • 4. Implementering • Dokumentasjon arkivert i Contiki • Sikre at vi mottar iht kontrakt • Sikre godkjente endrings- og tilleggsordre • Sikre at alle brukere har kjennskap til avtalen • Sikre garantistyring • 5. Oppfølging • Sikre at leverandør yter iht avtale • Avtaleansvarlig skal følge opp at avtalen blir utnyttet optimalt

22. Tidslinjen • Prosjektstart • Anskaffelsesprosess • Signeringsdato • Leveringstid • Installasjonsdag • Akseptansetest • Produksjonsstart (dato) • Godkjennelsesperiode (3 mnd) • Godkjennelsesdato • Garantiperiode (1 år) Betale for kjøp Start vedlikehold

23. Et behov oppstår • Lokal avklaring i HF-et • Behandles i Applikasjonsforum • Andre med tilsvarende behov/løsning? • Er dette en mindre/større anskaffelse? • Større: Portefølgestyring/prosjekt/finansiering/anskaffelse • Mindre: Vurdere om eksisterende avtale kan benyttes. Hvis ikke: anskaffelse

24. Hva er forvaltning? • Knyttet til løpende drift av løsning. • Feilretting/feilmelding mot leverandør • Motta og installere rettelser • Motta og installere nye versjoner innenfor eksisterende avtaler og kostnader • Oppdatere/fornye utstyr • Bestille leverandøren til å utføre mindre oppdrag for å forbedre løsningen/utarbeide rapporter etc (variable forvaltning)

25. Fra prosjekt til drift Må ha ressurser: • systemeier • prosjektleder/personell fra HVIKT • finansiering • utførende personell fra berørte foretak • brukergruppe/referansegruppe

26. Fra prosjekt til drift Prosjektets oppgave: • gjennomføre innkjøp (kjøp og vedlikehold) • sørge for opplæring • utarbeide rutiner (eventuelt endringer) • installasjon (i samarbeid med leverandør) • akseptansetesting • produksjonsstart • godkjenning • overlevering til forvaltning (både HVIKT og til HF)

27. Økonomi og sånn • Utgift, betaling eller kostand • Avskrivning (antall år) • Avregning mellom HF og Helse Vest IKT • Tjenestegrupper (budsjettnivå) • PC-prising (PC/skrivere, desktop og kundestøtte) • Leasing av PC-er (fra 2011) • SLA-avtale (tjenestenivå-avtale), ny hvert år.

28. Avtaler • Vi benytter statens standard avtaler (DIFI) • Både for kjøp og vedlikehold, stor og liten, norsk og engelsk • Avtalene er i hovedsak faste. Utdyping av innhold skjer gjennom bilag. • Ytelser, pris og prisreguleringer skjer i bilagene. • Avtalene skal ligger i Contiki. • Tjenesten skal leveres iht avtalen. Faktura skal være iht avtale. • Hver avtale har 3 roller: Avtaleforvalter, avtaleansvarlig og fagansvarlig.

29. Roller • For små avtaler kan 1 person fylle flere roller. For større og mer komplekse avtaler fordeles rollene på flere personer. • Avtaleforvalter: • Merkantilt ansvar for avtalen • Ansvar for avtalemessig kontakt med leverandøren • Har ansvar for å initiere nye kontrakter /reforhandle/terminere eksisterende avtaler

30. Roller • Avtaleansvarlig: • Ansvarlig for oppfølging av varslinger sendt ut fra Contiki • Kontakt med leverandør i forhold til avtalt leveranse • Sikre og følge opp at leveransen blir levert i henhold til avtalen • Fagansvarlig  • Innsamling av informasjon om formål som virker/ikke virker • Ansvar for koordinering av brukerbehov