KURUM İÇİ İLETİŞİM

1. KURUM İÇİ İLETİŞİM

2. İLETİŞİM • İki kişinin duygu, düşünce ve bilgilerini paylaşarak birbirini anlaması (anlamların paylaşılması süreci) ile ilgili bir sürecidir. • İletişim bir etki ve paylaşma eylemi olması bakımından iki yönlü bir süreçtir. İletişim yoluyla karşılıklı olarak etkilenir, çevremizi etkiler ve paylaşımda bulunuruz. İLETİŞİM TÜRLERİ I- İÇ İLETİŞİM II- ÖRGÜTSEL İLETİŞİM ÖRGÜT İÇİ İLETİŞİM ÖRGÜT DIŞI İLETİŞİM III- KİŞİLER ARASI İLETİŞİM • SÖZLÜ İLETİŞİM • SÖZSÜZ İLETİŞİM • YAZILI İLETİŞİM IV-KİTLE İLETİŞİMİ V-KÜLTÜRLERARASI İLETİŞİM VI-TEKNOLOJİK İLETİŞİM

3. KURUM İÇİ İLETİŞİM Kurum üyelerini birbirine bağlayan, yöneticinin çalışanı etkilemesi ve çalışanın da yönetime yanıtını içeren iki yönlü iletişim sürecidir. • Kurumda hiyerarşik basamakların belirlenmesinde ve otoritenin sağlanmasında önemli rol oynar. • Takım çalışmalarında koordinasyonu sağlama, faaliyetleri yürütme, motivasyonu ve iş tatminini arttırma, takım üyelerini değişime hazırlama, bireysel ve kurumsal performansı iyileştirme ve birimler arası ilişkileri kurma, daha etkin ve nitelikli insan kaynağı oluşturma gibi uygulamalarda başarılı sonuçlar getirebilir.

4. Kurumsal İletişim Ağı • YUKARIDAN AŞAĞI (DİKEY) İLETİŞİM • Kurumla ilgili genel bilgiler • Ne yapılması gerektiği (görev tanımı) • Ne tür bir standart beklendiği (kalite) • Çalışmaların nasıl yapılacağı (program) • İlerlemenin nasıl ölçüleceği (değerlendirme ve feedback) • AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM • İstekler • Şikayetler • Öneriler • Projenin durumu, üretim, teslimat vb. raporlar • YATAY İLETİŞİM • Kaynaklar, bütçe, koordinasyon, program vb. konularda fikir alışverişleri • ÇAPRAZ İLETİŞİM

5. Biçimsel iletişim sistemi; İşletmedeki hiyerarşik düzeni, otorite ilişkileri, karar mekanizmalarını, Örgüt yapısı, birimleri ve pozisyonları, yetkileri, ast-üst ilişkilerini ifade eder. Kimlerin kimlere bağlı olduğu, kimlerin kimlere emir veya rapor vereceği, kimlerin yetkili olduğu, hangi bilgilerin ne tür kaynaklardan toplanabileceği gibi konular bu tür iletişim yoluyla belirlenir. Bu tür iletişim sisteminde kararların kısa sürede ve etkili biçimde uygulanabilmesi için tüm kanalların açık olması, yani bilgi akışının kolay, net ve belirgin olması gereklidir. 1- Yukarıdan aşağıya doğru iletişim Üst yönetimden astlara doğru emir-komuta biçiminde işleyen bir iletişim biçimidir. Yöneticilerin astlarıyla yüzyüze görüşmeleri, birim ziyaretleri, mektuplar, duyurular, raporlar bu tür iletişime örnek gösterilebilir. Yöneticilerin iletişim tarzı bu sistemi etkiler

6. 2-Aşağıdan yukarıya doğru iletişim: Bu tür iletişim astların-çalışanların üst yönetime gerekli bilgileri rapor halinde sunmaları veya görüşlerini ifade etmeleri şeklinde gerçekleşmektedir. Bir diğer ifadeyle çalışanların yöneticiler tarafından iletilen mesajlara tepkileri- geribildirimleridir. Şikayet ve öneri kutuları, çalışanlara yönelik toplantılar, açık kapı- açık ofis uygulamaları, kariyer ve/veya performans görüşmeleri, kariyer danışmanlık hizmetleri işletmelerde bu tür iletişime bir örnek olarak gösterilebilir. 3- Yatay İletişim: Yatay iletişim; aynı örgütsel düzeydeki kişi ve farklı birimler arasında yapılan iletişimi ifade etmektedir. Örneğin pazarlama bölümünün yeni fikirleri A&G’ye iletmesi, A&G’nin tasarımını yaptığı ürünü üretim birimine geçirmesi ve müşteriye ilişkin bilginin satış bölümünden finansa aktarılması gibi.

7. 4- Çapraz iletişim: Bazı durumlarda iletilen bilginin niteliğine göre çapraz bir yolun izlendiği de görülebilir. Örneğin bir örgütün üretimden sorumlu genel müdür yardımcısının yeni alınan ve deneme aşamasında olan bir makinanın teknik özelliklerini öğrenmek amacıyla emir komuta zinciri dışında o makinayı tanıyan mühendise başvurması gibi Bu yol hem zamandan tasarruf, hem de gereksiz bilgi ve mesajlarla uğraşılmaması bakımından tercih edilmektedir. Biçimsel olmayan (informel) iletişim: İşletmenin hiyerarşik, biçimsel düzeninde yanıtlanamayan çalışanların ihtiyaçlarının resmi olmayan kanallarla karşılanmaya çalışıldığı (dedikodu, söylenti vb.) bir iletişim şeklidir. İşten çıkarma, terfi, transfer, yeniden yapılanma gibi belirsizliklerin yoğun olduğu dönemlerde informel iletişim biçiminin arttığı görülmektedir.

8. İnformel İletişim Sisteminin Yararları ve Zararları Sistemin Yararları • Çalışanlar arasında stresin azaltılması, • Moral artışı, • Kurum hakkındaki fikirlerin, • Görüşlerin öğrenilebilmesi, • Biçimsel iletişim ile iletilemeyen mesajların söylenti yoluyla bilinçli olarak iletilmesi, • Kurum içinde güncel sorunların, çalışanların dertlerinin, beklentile-rinin tespiti gibi. Sistemin Zararları • Dedikodu (söylenti akımı) nedeniyle üretkenliğin azalması, • Güçlü, yıkıcı çıkar gruplarının oluş-ması, • Hataların artması, • Verimlilik kaybı, • Olayların büyümesi ve çözülmesi zor bir duruma ulaşabilmesi, • Kuruma ve yönetime güvenin azal-ması, • Yanlış bilgilenme nedeniyle çatışma-ların, kırgınlıkların artması vb.

9. DEDİKODU SİSTEMİNİ ÖNLEMEK İÇİN: • Kurumlarda kadro şişkinlikleri azaltılmalı. • Merkezcil bir yönetimden çok merkezi olmayan, departmanlar ağırlıklı bir yönetim tercih edilmelidir. • İletişime engel olan insanlar varsa bunlar önemli yerlere getirilmemeli, gelmiş iseler eğitme çareleri aranmalıdır. • Yazılı ve sözlü iletişim kanalları yoğun biçimde kullanılmalıdır. İnsanların bir organizasyonda kalmaları için en büyük nedenlerden biri ilişkilerdir. Eğer bağlar zayıfsa veya yoksa o işi bırakmak daha kolaydır. KİŞİLERARASI İLETİŞİM Kaynağını ve hedefini insanların oluşturduğu iletişimdir. • Kişilerarası iletişimin olabilmesi için koşullar: • Kişilerarası iletişime katılanlar, belirli bir yakınlık içinde yüz yüze olmalı • Katılımcılar arasında tek yönlü değil, çift yönlü bir mesaj alışverişi olmalı

10. KİŞİLERARASI İLETİŞİM KANALLARI Merkeziyetçiliğin oldukça yüksek olduğu bir iletişim ağıdır. Bu model basit görevler ve küçük gruplar için idealdir. Ancak üye sayısı arttıkça ve işler karmaşıklaştıkça iletişim güçlükleri yaşanabilir. • TEKERLEK&YILDIZ AĞI • ZİNCİR • Grup üyeleri arasındaki etkileşimin az düzeyde olduğu iletişim ağıdır. İlişkiler merkezi olmasına rağmen tekerlek ağ modeline oranla üyelerin iletişim düzeyleri daha yüksektir • DAİRE (ÇEMBER) • Merkeziyetçilik düzeyi düşük olup, grup üyelerinin birbirleriyle iletişim olanakları çoktur. Bu durum iletişim tekeline sahip kişilerin ortaya çıkmasını önlemektedir. • ÇOK YÖNLÜ (ŞEBEKE) • Modern ve ‘merkezi ademiyetçiliğin’ terkedildiği (decentralization) yapılarda ortaya çıkan bir iletişim modelidir. • Bu modelde; haberleşme tekeli yoktur, üyelere iletişim bakımından kısıtlama getirilmez.

11. İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER • İletişimde engeller olduğu zaman, anlaşmazlıklar olur; bireysel ve örgütsel çatışma ortaya çıkar. • Çatışmaları gidermenin en etkin yolu, insanların birbirleriyle yaşadıkları iletişim kopukluklarını ortadan kaldırarak, anlaşma ve uzlaşma zemini yaratmaktır . Kurum İçi Çatışmayı Önlemede Öneriler: • Sosyal faaliyetleri canlandırın • Güçlü bir kurum içi iletişim ağı oluşturun • Çözümleri takıma bırakın • Dedikoduyu yok edecek geribildirim mekanizması kurun • Ortak hedefler belirleyip takımı bu hedeflere yönlendirin • Problem belirleme ve çözmeyi öğretin

12. İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER KİŞİSEL FAKTÖRLER • İletişimin kişisel engelleri gönderici ve alıcının mesajı kodlarken, gönderirken veya kod açarken gerekli dikkati göstermemelerinden kaynaklanan engellerdir. • Mesajın anlamını kasten çarpıtmaktır .

13. İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER FİZİKSEL FAKTÖRLER: • Biriyle yüz yüze görüşmemiz mümkün olmadığı zaman fiziksel uzaklık da iletişimin önünde engel oluşturur. SEMANTİK FAKTÖRLER: • Semantik faktörler mesajı formüle etmek için kullanılan sembollerle ilgilidir.Göndericinin mesajı oluştururken kodladığı semboller alıcı için anlam taşımıyorsa etkin iletişim gerçekleşmez

14. İLETİŞİMİ ENGELLEYEN FAKTÖRLER AŞIRI BİLGİ YÜKÜ: • iletişimin başlıca engellerinden biride kişilerin bilgilerle çok fazla yüklü olmalarından dolayı, hangi bilgiye tepki vermenin gerekli olacağını kestirememeleridir

15. Kurum İçi İletişim Sorumluluğu • Kurum içi iletişimde orta ve üst düzey yöneticiler kilit noktalardır. • Liderler ise mesajları yürürlüğe koyma-ları için takımı yönlendiren, gönüllü katılmalarını sağlayan kişilerdir. Kurum kültürü&İletişim tarzları • GÜÇ (KORKU) KÜLTÜRÜ • ROL KÜLTÜRÜ • SİSTEM KÜLTÜRÜ

16. KURUM İÇİ İLETİŞİM SÜRECİNDE HALKLA İLİŞKİLER TEKNİKLERİ •  KURUM İÇİ YAYINLAR •  MEKTUPLAR •  BILBOARDLAR •  TOPLANTILAR •  SERGİLER VE GÖSTERİLER •  KURULUŞ RAPORLARI •  KAPALI DEVRE TV YAYINLARI •  DEPARTMAN TOPLANTILARI •  ŞİKAYET VE DİLEK KUTULARI • TELEFON-FAKS • KURUM İÇİ ANONS SİSTEMİ •  FİLM VE SLAYT GÖSTERİLERİ •  ANKETLER •  LOTUS-NOTES S.A.P. Vb. YAZILIMLAR •  İNTERNET •  İNTRANET •  E-MAİL •  SOSYAL İÇERİKLİ ORGANİZASYONLAR

17. YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ İyi bir yönetici kuruluşunda ki iletişim sistemini etkili ve verimli hale getirmek için aşağıdaki sorulara cevap vermelidir; • Uygun yöntemlerle, • Yeter çoklukta, • Gereken yerde ve • Uygun zamanda iletişimi sağlayabiliyor mu? • Kuruluştaki yetersiz ve gereksiz iletişimi ortadan kaldırabilir mi?

18. YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ • Statüden doğan uzaklık ve uzmanlaşma iletişimi engeller. • Oysa eşitliğin hakim olduğu bir sistem hiyerarşinin hakim olduğu sisteme göre daha iyi sonuç verebilir. • Ayrıca her ferde en az iki direkt haberleşme sağlayabilen bir sistem, sadece tek bir şahısa diğerleriyle haberleşme sağlayan sistemlerden daha iyidir • Yöneticiler yazışma ve raporlar dışında yüz yüze iletişim sağlayacak görüşme, küçük grup toplantıları, eğitim seminerleri gibi yöntemleri de kullanarak iletişimi verimli hale getirebilirler. • "Açık kapı" politikası sanıldığının aksine yöneticiye zaman kazandırabilir.

19. YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ 1. Kişiler arası rol [interpersonel role]: Yönetici, kurumun diğer çalışanları, müşterileri, tedarikçileri ve üst yönetimiyle interaktif bir ilişki içinde görev almaktadır.2. Bilgi rolü [informational role]: Yönetici, iletişim içinde olduğu tüm birimlerden sürekli bilgi talep eder.3. Karar rolü [decisional role]: Yeni projeler, zor durumların idaresi, Finansal girişimler vb. önemli konularda yöneticiler kendilerine gelen bilgiye dayanarak karar verir ve verdiği kararları kuruma iletme durumundadır.

20. YÖNETİCİNİN ORGANİZASYON İÇİNDEKİ ETKİN İLETİŞİMİ OLUŞTURMADAKİ YERİ • İnsanların bakış açılarını anlamadaki beceri ya da becerisizlik, başarılı yöneticilerle başarısız yöneticiler arasındaki ince çizgiyi belirler. • Başkalarını anlamak deyince de iletişim yetenekleri ön plana çıkar. • Çalışanları ile iyi bir iletişim içinde olmak, başarılı bir yöneticinin en önemli özelliğidir . • İyi bir yönetici çalışanlarını dinler, onları anlamaya çalışır, önerilere açıktır ve önerileri teşvik eder, hem de onların katılımını sağlar. • Küreselleşen dünyada klasik yönetim şekilleri ve hiyerarşi artık mantık dışıdır. • Bir işi, bir süreci en iyi bilen, o işi yapan, o süreçte çalışandır. Sürecin nasıl iyileştirileceğini de en iyi o bilir. • Her şeyi en iyi kendi bildiğini sanan, alçakgönüllülükten uzak ve çalışanları ile sadece yukarıdan aşağıya iletişim kuran yöneticiler, bugünün dünyasında başarısızlığa mahkumdur.