Présentation des objectifs et principes du reporting budgétaire et comptable

1. Présentation des objectifs et principes du reporting budgétaire et comptable

2. QUELQUES REPERES • Définition • Objectif • Volet opérationnel • Contenu • Aujourd’hui • Extensions futures envisageables • Jamais • Démonstration sur le scope actuel

3. 1. DEFINITION

4. DEFINITION • Edition quotidienne sécurisée de tableaux récapitulatifs par article et programme budgétaire, tableaux détaillés accessibles, via le portail intranet, aux responsables de services et de directions fonctionnels • Structuration des tableaux en: • Pour les dépenses • Budget après ajustements • Montants totaux « réservés » ou pré-engagés • Montants totaux engagés • Montants totaux ordonnancés (autorisés à payer) • Montants totaux liquidés (c’est-à-dire payés) • Soldes disponibles • Pour les recettes • Montants totaux des droits acquis • Montants perçus • Solde à percevoir

5. 2. OBJECTIF

6. OBJECTIF • Faciliter la gestion des services opérationnels en mettant à la disposition des responsables les quelques informations financières utiles dans le cadre du traitement des dossiers tels que: • Montant des engagements pris eu égard à tel article et/ou centre de frais • Soldes budgétaires disponibles • Paiements en attente, notamment dans le chef des entreprises incluses dans une action de l’AWEX • Liquidations en attente, par exemple sur les factures ou déclarations de créances se rapportant à tel ou tel programme

7. 3. VOLET OPERATIONNEL

8. VOLET OPERATIONNEL • Sources des données • Extraction quotidienne du logiciel comptable PIA via une procédure automatisée • Mode de traitement et de présentation • Via Oracle Discoverer • Outil de visualisation • Portail intranet (domaine fonctionnel Budget/Comptabilité_Répertoire Reporting quotidien)

9. VOLET OPERATIONNEL • Autorisations d’accès des utilisateurs • Sur la base de l’organisation hiérarchique générale de l’AWEX et des articles budgétaires/centres de frais • Accès réservé au management et responsables de service, selon 4 niveaux • Niveau 1: CEO et Direction comptable et financière • Niveau 2: DG « Comext » et « IE » • Niveau 3: Directeurs et chefs de service • Niveau 4 (le cas échéant): cellules

10. VOLET OPERATIONNEL • Profils d’accès • Lecture exclusivement • En conclusions • Principe d’efficacité (ne pas surcharger • les responsables avec des données inutiles) • Principe de confidentialité (accès aux données • dont les utilisateurs ont la responsabilité)

11. 4. CONTENU Aujourd’hui Extensions futures envisageables En question

12. CONTENU • AUJOURD’HUI • Ensemble des données ayant fait l’objet d’un enregistrement en comptabilité • via une filière (factures avec bon de commande) • ou non (budget, factures sans bon de commande, notes de frais AEC, divers recettes, mouvements) • Exercice budgétaire pris en considération • À partir de 2008 et suivants

13. CONTENU • AUJOURD’HUI • Vues actuellement disponibles • Dépenses_budget • Via articles ou centres de frais budgétaires • Dépenses_tiers • Via articles budgétaires ou via tiers • Recettes_budget • Via articles ou centres de frais budgétaires • Recettes_tiers • Via articles budgétaires ou via tiers

14. CONTENU • Extensions futures envisageables au niveau de l’outil • Extension du nombre d’utilisateurs (selon souhaits des responsables) • Introduction du concept d’établissement (Comext/IE/commun) • Introduction du concept de « numéro de dossier » et déclinaison de toutes les opérations individuelles associées à un tiers (dès lors que cela s’avère pertinent ex. incitants financiers)

15. CONTENU • Autres extensions et exploitations futures envisagées • Exploitation accrue des données primaires par opération sous-jacentes à savoir: • Numéro opération • Date et montant réservation budgétaire • Date et montant engagement budgétaire • Date et montant ordonnancement(s) budgétaire(s) • Date et montant liquidation(s)/perception lié(s) à l’opération • Types d’exploitations envisageables: • Calcul des délais moyens par processus • Evolution du nombre de « dossiers » par article et CF budgétaires ET par processus • Montant moyen par « dossier » et évolution • Taux de consommation des budgets • Pourcentage de paiements effectués…

16. CONTENU • EN QUESTION: • Reporting sur les opérations liées aux journaux « DIVERS », « REMUN » et « CUTOFF » (opérations comptables marginales vis-à-vis des tiers) • DE MANIERE GENERALE • Exploitation des données enregistrées en comptabilité et uniquement de celles-ci • Pas d’instantanéité entre la réalisation d’un paiement/Perception d’une recette et son intégration en comptabilité Actuellement pas d’identité parfaite entre les totaux en Comptabilité et ceux du reporting

17. 5. DEMONSTRATION SUR LE SCOPE ACTUEL

18. DEMONSTRATION • Comment connaître les soldes budgétaires disponibles sur les articles dont on a la responsabilité? • Se connecter sur le portail « Reporting » • Opter pour « Dépenses-budget » via les articles budgétaires • Faire défiler les divers articles et visualiser les totaux sur celui/ceux dont on souhaite connaître le solde ou le taux de consommation

19. DEMONSTRATION • Est-il possible de connaître la liste des entreprises envers lesquelles des engagements sont pris sur tel ou tel article budgétaire? • Se connecter sur le portail « Reporting » • Opter pour « Dépenses-tiers » via les articles budgétaires • Faire défiler les divers articles et choisir l’article retenu • Cliquer sur « ► » pour obtenir le niveau de détail voulu soit la liste de tous les tiers concernés par une réservation, un engagement, un ordonnancement ou un paiement

20. DEMONSTRATION • Est-il possible de connaître la liste des entreprises qui ont pris un engagement envers l’AWEX dans le cadre d’une action? • Se connecter sur le portail « Reporting » • Opter pour « Recettes-tiers » via les centres de frais budgétaires • Faire défiler les divers centres de frais budgétaires et choisir le numéro de l’action souhaitée • Cliquer sur « ► » pour obtenir le niveau de détail voulu soit la liste de tous les tiers concernés par un « droit acquis » (lequel signifie qu’une facture ou une déclaration de créance a été adressée et enregistrée en comptabilité)

21. DEMONSTRATION • Comment savoir si le paiement d’une entreprise inscrite à une action est enregistré ? • Se connecter sur le portail « Reporting » • Opter pour « Recettes-tiers » via les tiers (si on ne connaît que le nom de la firme) ou via les centres de frais budgétaires (si on connaît le numéro du centre de frais associé à l’action) • Faire défiler les noms de tiers • Cliquer sur « ► » pour obtenir le niveau de détail voulu soit la liste de tous les centres de frais sur lesquels un droit acquis a été enregistré sur le tiers en question • Constater le montant sur « Droit perçu » et « Solde à percevoir »