I-Expo « La mise en œuvre d'archives ouvertes : retour d'expériences » 1 juin 2006

1. HAL-INRIA et HAL : un an d’expérience à l'INRIAAnne-Marie Vercoustre, Directeur de recherches, INRIA Rocquencourt I-Expo «La mise en œuvre d'archives ouvertes: retour d'expériences» 1 juin 2006

2. Plan de présentation • 1. Le contexte • Publications INRIA • Objectifs • Quelle organisation ? • 3. Déroulement du projet • Quelles réalisations ? • Chiffres et Bilan • Services • 4. Exemple LORIA et INRIA-Lorraine • Environnement • Rôle du documentaliste • De LoriaPublis vers Hal • Conclusions

3. Les publications INRIA • Serveurs institutionnels (avant HAL): • le RAWEB: site Web des rapports annuels d’activité des projets • thèses, HDR (serveur arrêté en avril 2004) • les Rapports de Recherche et Rapports Techniques INRIA (pdf) • serveur de publications du LORIA • Listes de publications sur les sites des chercheurs et des équipes Pas de base généralede publications de l’INRIA

4. Typologies des publications Importance des publications dans le cadre de conférences Source : RAWEB 2005

5. Les publications INRIA • 45% des chercheurs diffusent leurs publications en texte intégral • dépôt également sur des serveurs internationaux : arXiv ; CiteSeer… • un frein juridique : problème de méconnaissance des droits • un frein « scientifique » : crainte du refus des comités éditoriaux Pas de base généralede publications de l’INRIA

6. Les objectifs • Assurer une meilleure visibilité scientifique et institutionnelle, en regroupant l'ensemble des publications des chercheurs de l'Institut • Assurer la pérennité des publications et de leur accès, par l'archivage des publications des chercheurs de l'INRIA • Promouvoir le mouvement des archives ouvertes en France: accessibilité pour tous • Permettre le calcul d’indicateurs, par institution

7. Quelle organisation ? • Organisation sur 3 cercles : • une collaboration de partenariat avec l’équipe HAL du CCSD-CNRS : comité de suivi • un comité de pilotage INRIA : valorisation de l’IST INRIA • une mobilisation interne • Un projet décliné en 3 chantiers : • périmètre corpus de données = tout l’aspect documentaire pour l’interface de dépôt et consultation • communication vers les chercheurs, diffusion et aspects juridiques • technique

8. Quelles Réalisations ? Lancement opérationnel en décembre 2003 Chantier technique Chantiercommunication et aspects juridiques Chantier corpus • typologie documents • métadonnées complémentaires aux données cœur de HAL • tests • élaboration des aides et listes (conférences, organismes) • réalisation de l’environnement de dépôt (intégration recommandations chantier corpus; affiliations auteurs) • conformité W3C • rédaction documentation technique • import références au format BibTeX • réalisation de documents d’accompagnement : FAQ, serveur web, plaquette • action de communication Ouverture du service le 27 avril 2005

9. Quelques chiffres (24 mai 2006) (En rouge: dépot avec texte intégral) • Nombre de dépots sur HAL-INRIA: 1246/ 815 • Nombre de dépots INRIA sur HAL: 1594 (y compris Tel) • Par unité de recherche: Conférences (Proceedings) • Inria Lorraine: 516 • Inria Rhones-Alpes: 210 JCF 64 • Inria Rocquencourt: 126 JFPC 49 • Inria Sophia-Antipolis 133 WONS 27 • Inria Futurs: 116 • ____________________________________________________________ • Total 891 140

10. Evolution des dépôts HAL-INRIA

11. HAL-INRIA : les “full text”

12. HAL-INRIA : les dépôts 1205 dépots

13. HAL-INRIA Bilan (après un an +) • Ce qui marche • Une forte adhésion de principe des chercheurs • Un nombre de dépôt moyen mais encourageant • La plate-forme HAL (pas de chute de performance) • Des contacts locaux, documentalistes, dans toutes les Ur pour accompagner les utilisateurs (particulièrement au Loria: incitation très forte de la direction et antériorité d’usage) • Les manifestations scientifiques • Un mouvement national vers les AO avec HAL

14. Dépots full text en Mai 39 dépôts

15. Tous les dépots en mai 41 dépots

16. HAL-INRIA Bilan (suite) • Ce qui freine • Le temps pris par les dépots (> import Bibtex) • Les affiliations (un problème difficile à l’INRIA) • L’abandon de systèmes existants (pages de projets, système Loria, RR) • La reprise d’existant (RA, RR, sites de projets) • Les aspects juridiques • Petits bugs irritants de l’interface HAL-INRIA • Manque d’API de HAL (ca viendra) • La “modération”; pas de modération, modération intempestive, etc. • Pas de définition très claire de ce que l’on peut déposer (quels rapports, notices de quoi); le site du CCSD est plus clair (plus restricif)

17. Services en cours • Aide des documentalistes pour la qualité des méta-données: des implications différentes selon les URs : depuis juste un suivi jusqu’à l’intervention des documentalistes dans l'ensemble du processus en accompagnement des scientifiques : exemple du CDD du LORIA-INRIA Lorraine • Interface HAL-INRIA pour les Rapports de Recherche INRIA • Aide juridique (limitée mais nécessaire) • Aide pour l’importation par lot (depuis les serveurs des équipes); en cours • Service de gestion de « proceedings » des manifestations scientifiques • Service de consultation: notion de collections, abonnements, flux RSS

18. 4. Exemple LORIA et INRIA-Lorraine Environnement Rôle du documentaliste De LoriaPublis vers Hal

19. Environnement (1) • LORIA - Laboratoire Lorrain de Recherche en Informatique • et ses Applications : • Unité Mixte de Recherche - UMR 7503 (depuis 1997) : CNRS, INPL, INRIA, UHP, Nancy 2 • Plus de 450 personnes (150 chercheurs et enseignants chercheurs, un tiers de doctorants et post-doctorants) INRIA-Lorraine - une des unités de recherche de l’INRIA : avec l’Université de Metz Centre de Documentation : • commun au Loria et Inria Lorraine (6 personnes) • 4 documentalistes dont 3 titulaires et 1 sous CDD

20. Environnement (2) • Particularités : • Publications du Loria ~ 550 enregistrements par an • Base LoriaPublis (uniquement Intranet) avec ~ 7000 notices depuis 1983 HAL INRIA LORIA PUBLIS • Avril 2005 : début des enregistrements dans HAL INRIA • Exploitationinstitutionnelle : comment y parvenir avec Hal ?

21. Rôle du documentaliste • Procédure documentaire liée aux dépôts faits par les chercheurs : • Utilisation du système d’alertes de Hal INRIA • Enrichissement des métadonnées • Attribution manuelle des tampons et gestion des collections institutionnelles • Suivi du statut des publications (p.ex. pour les articles de conférence : soumis, accepté)

22. De LoriaPublis vers Hal • Reprise d’antériorité : • Choix de la saisie manuelle d’une partie du fond (2005) • Élimination des doublons • Mise en conformité du code XML Loria Publis avec le code du CCSD • Communication aux auteurs des identifiants et des mots de passe de leurs • publications • Conformité des données en entrée et en sortie (formulaires, exports, • extractions, formats: XML, BibTeX etc.)

23. Conclusions • Un fort engagement de l’INRIA (interne, national et international) • De la conviction et bonne volonté de la part des chercheurs • Un succès relatif si l’on s’en tient aux chiffres, mais optimisme Des questions ouvertes: • Affiliations (visibilité des organismes, indicateurs); IDauteur ?; • Quelles instances ? thématiques et/ou institutionnelles ? • Un club des utilisateurs de HAL ? • Pérennité dans HAL?

24. http://hal.inria.fr/INRIA/ Merci de votre attention !