Comptabilite analytique
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COMPTABILITE ANALYTIQUE. Mise en place de la CAH dans le cadre d’un accompagnement MEAH Retour d’expérience. Centre de la Tour de Gassies juin 2009. Présentation synthétique. établissement de l’UGECAM Aquitaine 160 lits de SSR (Hospitalisation complète, de semaine et HTP)

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COMPTABILITE ANALYTIQUE

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Presentation Transcript


Comptabilite analytique

COMPTABILITE ANALYTIQUE

Mise en place de la CAH dans le cadre d’un accompagnement MEAH

Retour d’expérience

Centre de la Tour de Gassies juin 2009


Pr sentation synth tique

Présentation synthétique

  • établissement de l’UGECAM Aquitaine

  • 160 lits de SSR (Hospitalisation complète, de semaine et HTP)

  • 25 lits et 25 places de psychiatrie

  • 96 places de reconversion professionnelle

  • 80 lits d’USLD


Contexte de la candidature

Contexte de la candidature

  • Les axes d’amélioration prioritaires

    • Mettre en place une démarche analytique pour se préparer à l’arrivée de la T2A et maîtriser le pilotage

    • Identifier les coûts par activité

    • Accompagner les acteurs terrain pour s’approprier la démarche

  • Les atouts

    • Intérêts des médecins dans la démarche

    • Dialogue de gestion déjà initié en interne entre la Direction et les services médicaux

  • Les freins

    • Forte culture de la qualité de la prise en charge dans l’établissement pouvant créer des réticences au changement de la part du personnel avec l’arrivée de la T2A

    • Disponibilité des ressources avec la certification compte CNAMTS concomitante au chantier MEAH


Plan general

PLAN GENERAL

  • Déroulement de l’accompagnement

  • Réalisations de la Tour de Gassies

  • Retour d’expérience


Accompagenement meah

ACCOMPAGENEMENT MEAH

  • Réalisation d’un diagnostic

    • Caractéristiques de l’établissement

    • Attentes initiales de l’établissement

  • Définition du plan d’action

    • Acteurs et groupes

    • Feuille de route

    • Détail des actions proposées

  • Gestion de projet

    • Planning consolidé des actions proposées

    • Gestion des temps

    • Tableau de bord

  • Formations – consultants


P rim tre interventions

Accompagnement

Diagnostic

Périmètre / interventions

  • Le périmètre d’intervention sera la partie Sanitaire du Centre La Tour de Gassies.

  • Les méthodes et outils mis en place devront être adaptables aux autres établissements de l’UGECAM Aquitaine

  • Les natures d’intervention conformes à la feuille de route seront:

    • La formalisation des règles d’imputation

    • La fiabilisation et la communication autour des méthodologies de répartition des dépenses et des recettes

    • L’accompagnement des utilisateurs à l’usage de ces outils de pilotage ainsi que leur implication dans la gestion de l’établissement


Evolutions pr visibles

Accompagnement

Diagnostic

Evolutions prévisibles

  • Financières

    Identification de la structure de coûts de l’établissement afin de rationaliser l’allocation des ressources

  • Organisationnelles

    • Concrétiser le dialogue de gestion pour permettre aux services de gestions et aux services médicaux de s’impliquer activement dans la gestion de l’établissement.

    • Modification du périmètre avec l’ouverture de l’HAD MPR expérimentale et du service de pédiatrie

    • Mise en place de l’organisation par pôle


Pistes d am lioration

Accompagnement

Diagnostic

Pistes d’amélioration

  • Mettre en place un véritable dialogue de gestion

  • Préparer sereinement la venue de la T2A avec la mise en place d’outils maîtrisés par tous

  • Renforcer les solidarités et les compréhensions « inter-métiers » et inter-services


Acteurs de la d marche

Fonction

Groupe projet

Comité de validation

réunion lancement

Participation Formation

Accompagnement

Plan d’action

DAF

X

X

X

X

Contrôleur de gestion

X

X

X

X

TIM

X

X

X

Cadre Comptable

X

X

X

Directrice TDG

X

X

D RH

X

X

Directeur de soins

X

X

Cadre admissions

X

Médecins responsables de pôle

X

Médecin, Président CME

X

X

Acteurs de la démarche


Feuille de route

Accompagnement

Plan d’action

Feuille de route


Exemple fiche action

Accompagnement Plan d’action

Exemple fiche action


Synth se du plan d action

Accompagnement

Plan d’action

Synthèse du plan d’action

Action 1

Action 2

Action 4

Action 3

Forte

Action 6

Contribution à l’objectif

Action 5

Faible

Facile

Difficile

Facilité de mise en œuvre (technique / comportemental)


Gestion de projet

Accompagnement

Gestion projet

Gestion de projet

  • Pour chaque sous action d’une action, définition des acteurs et de leur temps d’intervention

  • Synthèse des temps par actions et par acteurs

  • Positionnement global du temps dans un calendrier

    • Par action

    • Par acteur

  • Vérification de la faisabilité du projet


Plan de charge

Accompagnement

Gestion projet

Plan de charge

Nombre de jours retenus par la MEAH = 7 jours


Planification par action

Accompagnement

Gestion projet

Planification par action


Extrait du plan de charge par acteur

Accompagnement

Gestion projet

Extrait du plan de charge par acteur

Cette partie doit être étudiée avec le plus grand soin car elle conditionne la réussite du projet. Une charge trop forte et/ou irréaliste sur un acteur aura des conséquences négatives sur l’ensemble de l’équipe.


Tableau de bord

Accompagnement

Gestion projet

Tableau de bord

Suivi mensuel de l’avancement du projet transmis aux consultants et à la MEAH


Formation consultants

Accompagnement

formation

Formation – Consultants

  • Une journée de lancement nationale avec l’ensemble des établissements retenus

  • Trois jours de formation des équipes projet

    • gestion de projet appliquée au chantier CAH

    • techniques de compta ana (FICOM, élaboration CREA et TCCM, exercices d’analyse de gestion, etc.)

  • Une journée de lancement dans l’établissement avec les consultants

    • Présentation du projet, du déroulement

    • Sensibilisation à l’importance stratégique

    • Mobilisation du maximum de personnes lors de cette journée


R alisation de la tour de gassies

Réalisations

Réalisation de la Tour de Gassies

  • Plan de communication

  • Découpage analytique et FICOM

  • Rédaction des Guides

  • Production des CREA


Plan de communication

Réalisations

Plan de communication

  • Objectif général

    • Contribuer à la mise en place d’une démarche analytique pour se préparer à l’arrivée de la T2A.

  • Objectifs spécifiques

    • Partager l’information avec les acteurs de terrain pour la rendre plus transparente

    • Contribuer à l’accompagnement des professionnels de terrain pour qu’ils deviennent acteurs dans la démarche

    • Communiquer autour des méthodologies de répartition des dépense et des recettes


Plan de communication1

Etapes

calendrier

Réalisations

Validation du plan d’action avec la MEAH

Déc 08 / Janv 09

Schéma de la mise en place de la comptabilité analytique à Gassies

Avril 09

Découpage UO

Responsables UF

Outils de collecte

Juin 09

TDB + indicateurs

Octobre 09

Définition des objectifs en lien avec la comptabilité analytique

Juin 10

Plan de communication

Etapes du projet donnant lieu à une action decommunication


D coupage analytique et ficom

Réalisations

Découpage analytique et FICOM

  • Reprise du découpage analytique de l’établissement

    • Pertinence de l’existence de l’UF

    • Analyse du choix entre les guides méthodologiques existants (CAH et ENC SSR) et le besoin de l’établissement

    • Validation comité de pilotage

  • Mise en place du FICOM

    • Rencontre avec tous les cadres et médecins (et certains services) pour présentation de la CAH

    • Étude et validation avec eux des meilleures UO, clés de répartition et outils de collecte, du responsable

  • Paramétrage de l’ensemble des applicatifs


Extraits du ficom

Réalisations

Extraits du FICOM


Exemple de logigramme

Réalisations

Exemple de logigramme


R daction des guides

Réalisations

Rédaction des guides

  • Guide d’imputation du personnel

  • Guide d’imputation comptable

  • Guide de gestion du FICOM

  • Guide des UO et outils de collecte

  • Guide de réalisation des CREA

    Ces guides s’adressent à l’ensemble des intervenants dans la production d’information analytique. Ils doivent donc être validés par eux avant diffusion. L’ensemble des nouvelles procédures et documents de collecte mis en place sont annexés à ces guides.


Les crea

Réalisations

Les CREA

  • Présentation d’un CREA synthétique par pôle avec possibilité de lecture détaillée directe

  • Valorisation des recettes selon deux méthodes:

    • Prix de journées

    • Points IVA pour évaluer les impacts du modèle intermédiaire de la T2A


Crea d taill

Réalisations

CREA détaillé


Crea synth tique en prix de journ e

Réalisations

CREA synthétique en prix de journée


Crea synth tique en en points iva

Réalisations

CREA synthétique en en points IVA


Retour d exp rience

Expérience

Retour d’expérience

  • Apports des consultants

  • Position des non financiers

  • L’envers du décor

  • Le système d’information

  • Conclusion et avenir


Apport de la meah et des consultants

Expérience

Apport de la MEAH et des consultants

  • Communication régulière de la MEAH de notes et travaux réalisés par les autres établissements (tous champs confondus)

  • Cabinets de consultants habitués à l’univers hospitalier et forte expérience de la CAH

  • Au travers du tableau de bord et des journées de travail, motivation de l’équipe projet qui a des objectifs clairs à respecter


Consultants

Expérience

Consultants

  • Attention, les consultants ne font pas le travail à notre place (7 jours d’assistance sur le projet).

  • Ils apportent leur expérience de la mise en place des CAH ainsi que des propositions de solutions sur des points de blocages

  • Ils soutiennent l’équipe projet dans les phases de validation


Avis des cadres et m decins version positive

Expérience

Avis des cadres et médecins(version positive)

  • La CAH est un mal nécessaire dans la gestion médico-économique de l’établissement.

  • Apprécient la simplicité des UO retenues et des outils de collecte. Crainte d’avoir à gérer des suivis complexes et chronophages.

  • Ont la possibilité de connaître leurs coûts et leur décomposition, et donc les axes de progrès potentiels.

  • Pour les pôles, permet d’engager le dialogue de gestion sur l’intégralité de la prise en charge.

  • Frustration positive de ne pas avoir dès maintenant les coûts par séjour et par pathologies.

Mais tout n’est pas positif….


L envers du d cor

Expérience

L’envers du décor

  • Les idées reçues sur la notion de CAH = outil de surveillance de la productivité des agents (forte crispation possible de certains responsables et agents)

  • Fortes craintes exprimées que les résultats incite la direction à stopper des prises en charges « déficitaires » au profit d’activité plus rémunératrices, que l’on oublie notre statut PSPH.

  • Dialogue de gestion potentiellement plus compliqué du fait de l’existence de pôles déficitaires et bénéficiaires.

  • Peur d’un basculement d’une gestion médicale à une gestion purement financière

    Il faut communiquer et rassurer en permanence les différents interlocuteurs


L envers du d cor1

Expérience

L’envers du décor

  • Chantier fortement chronophage

    • Nécessite une équipe projet suffisamment étoffée pour que les plannings soient respectés

    • Identification claire d’un responsable de projet qui coordonne ce dossier. Selon le degré d’occupation normale de cette personne, il peut être souhaitable d’affecter un adjoint en appui

  • Formalisation indispensable au fur et à mesure (produire et écrire et non pas produire, on écrira quand on aura le temps)

  • Système d’information non facilitant


Syst me d information

Expérience

Système d’information

  • Constat au moins pour la Tour de Gassies de la non communicabilité des différents applicatifs

  • Volonté de ne pas attendre l’éventuel développement ad' hoc pour lancer le chantier

  • Pas les moyens financiers de constituer de toute façon un véritable info centre

DONC…


Comptabilite analytique

Expérience

Recours indispensable à

  • ACCESS et EXCEL

  • LE STAGIAIRE


Et demain

Et demain

  • Les CREA ont été produits en 6 mois

  • Nous sommes en train de décliner les tableaux de bords et d’initier le dialogue de gestion avec les pôles

  • La prochaine étape est le TCCM (sous réserve de la publication de l’ENC SSR) mais de toute façon calcul des coûts par séjours


En conclusion

En conclusion

  • L’accompagnement MEAH est très important pour un établissement de petite ou moyenne taille

    • Fixe un cadre précis du projet

    • Fixe un calendrier à respecter

    • Apporte le savoir faire de consultants

  • La mise en place d’une CAH est primordiale en SSR aujourd’hui car nous avons la chance d’avoir trois ans pour anticiper l’arrivée de la T2A


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