Prezentacja na temat sortowania danych

1. Prezentacja na temat sortowania danych

2. Czym jest sortowanie danych? Sortowanie danych jest integralną częścią analizy danych. Może zaistnieć potrzeba uporządkowania listy nazwisk w kolejności alfabetycznej, sporządzenia listy poziomów zapasów produktu od najwyższego do najniższego albo uporządkowania wierszy według kolorów lub ikon. Sortowanie pozwala szybko wyświetlić dane w sposób, który ułatwia lepsze ich zrozumienie, organizowanie i odnajdywanie potrzebnych danych oraz podejmowanie bardziej efektywnych decyzji.

3. Rodzaje sortowań zakresu • Sortowanie wierszy w kolejności rosnącej (od A do Z lub od 0 do 9) albo w kolejności malejącej (od Z do A lub od 9 do 0) • Sortowanie wierszy według 2 lub 3 kryteriów (kolumn) • Sortowanie wierszy według 4 kryteriów (kolumn) • Sortowanie wierszy według miesięcy lub dni tygodnia • Korzystanie z własnych danych jako kolejności sortowania • Sortowanie kolumn zamiast wierszy • Sortowanie pojedynczej kolumny bez wpływu na inne

4. Wykonywanie sortowań w pliku a) Kliknij komórkę w kolumnie, według której chcesz sortować. Kliknij przycisk albo przycisk b) Najlepsze wyniki można uzyskać, umieszczając w sortowanym zakresie etykiety kolumn (nagłówki). Kliknij komórkę w zakresie, który chcesz sortować. W menu Dane kliknij polecenie Sortuj. W polach Sortuj według oraz Następnie według kliknij kolumny, które mają być sortowane, zaczynając od kolumny o największym znaczeniu. Wybierz pozostałe opcje sortowania, a następnie kliknij przycisk OK. Powrót

5. c) Kliknij komórkę w zakresie, który chcesz sortować. W menu Dane kliknij polecenie Sortuj. W pierwszym polu Sortuj według kliknij najmniej istotną kolumnę. Kliknij przycisk OK. W menu Dane kliknij polecenie Sortuj. W polach Sortuj według i Następnie według kliknij pozostałe trzy kolumny, które mają być sortowane, zaczynając od kolumny o największym znaczeniu. Wybierz inne żądane opcje sortowania, a następnie kliknij przycisk OK. Powrót

6. d) Kliknij komórkę lub zakres, który chcesz sortować. W menu Dane kliknij polecenie Sortuj. W polu Sortuj według kliknij kolumnę, którą chcesz sortować. Kliknij przycisk Opcje. W obszarze Kolejność sortowania pierwszego klucza kliknij żądaną niestandardową kolejność sortowania, a następnie kliknij przycisk OK.Wybierz inne żądane opcje sortowania, a następnie kliknij przycisk OK. Powrót

7. e) W zakresie komórek wprowadź wartości, według których ma być wykonane sortowanie, w żądanej kolejności, od góry do dołu. Na przykład: Dane Wysoki Średni Niski Zaznacz zakres. W menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje, a następnie kliknij kartę Listy niestandardowe. Kliknij przycisk Importuj, a następnie kliknij przycisk OK. Kliknij komórkę w zakresie, który chcesz sortować. W menu Dane kliknij polecenie Sortuj. W polu Sortuj według kliknij kolumnę, którą chcesz sortować Kliknij przycisk Opcje. W obszarze Kolejność sortowania pierwszego klucza kliknij utworzoną listę niestandardową. Na przykład kliknij listę Wysoki, Średni, Niski. Kliknij przycisk OK. Wybierz inne żądane opcje sortowania, a następnie kliknij przycisk OK. Powrót

8. f) Na ogół sortuje się wiersze. To jest procedura sortowania kolejności kolumn. Kliknij komórkę w zakresie, który chcesz sortować. W menu Dane kliknij polecenie Sortuj. Kliknij przycisk Opcje. W obszarze Orientacja kliknij przycisk Sortuj od lewej do prawej, a następnie kliknij przycisk OK. W polach Sortuj według oraz Następnie według kliknij wiersze, które chcesz sortować. Powrót

9. g)Ostrzeżenie: Tej funkcji należy używać ostrożnie. Sortowanie według pojedynczej kolumny może powodować niepożądane efekty, na przykład przeniesienie komórek w kolumnie w miejsca oddalone od pozostałych komórek w danym wierszu. Kliknij nagłówek kolumny, aby zaznaczyć kolumnę, która ma być sortowana. Kliknij przycisk Sortuj rosnąco lub Sortuj malejąco . Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ostrzeżenie sortowania. Zaznacz opcję Pozostawić aktualnie zaznaczony obszar. Kliknij przycisk Sortuj. Jeśli wynik sortowania jest nieprawidłowy, kliknij przycisk CofnijPowrót

10. Sortowanie rosnące W sortowaniu rosnącym program Microsoft Excel stosuje następującą kolejność (w sortowaniu malejącym kolejność jest odwrotna, z wyjątkiem pustych komórek, które są zawsze umieszczane na końcu). Liczby - Liczby są sortowane od najmniejszej wartości ujemnej do największej wartości dodatniej. Sortowanie alfanumeryczne  - W przypadku sortowania alfanumerycznego program Microsoft Excel sortuje od lewej do prawej, znak po znaku. Jeśli na przykład komórka zawiera tekst „A100”, znajdzie się ona za komórką zawierająca wpis „A1”, ale przed komórką zawierającą wpis „A11”. Teksty i teksty zawierające liczby są sortowane w następującej kolejności: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (spacja) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Apostrofy (') i łączniki (-) są ignorowane, z jednym wyjątkiem: Jeśli jedyna różnica między dwoma tekstami dotyczy łącznika, tekst zawierający łącznik jest sortowany jako ostatni. Wartości logiczne      W sortowaniu wartości logicznych wartość FAŁSZ jest umieszczana przed wartością PRAWDA. Wartości błędów - Wszystkie wartości błędów są równe. Wartości puste - Puste wartości są zawsze umieszczane na końcu. Dane można sortować według tekstu (od A do Z lub od Z do A), liczb (od najmniejszych do największych lub od największych do najmniejszych) oraz dat i godzin (od najstarszych do najnowszych i od najnowszych do najstarszych) w jednej lub większej liczbie kolumn. Można również sortować dane według listy niestandardowej (na przykład według listy zawierającej wartości Duży, Średni i Mały) lub według formatów, w tym według kolorów komórek, kolorów czcionek lub zestawów ikon. Zazwyczaj sortuje się kolumny, ale można też sortować według wierszy.

11. Sortowanie rekordów Sortowanie pozwala uporządkować rekordy wpisane do bazy danych np. w porządku alfabetycznym: • rosnącym (od A do Z) • malejącym (od Z do A) Aby posortować bazę danych według określonego warunku należy: wybrać z menu REKORD polecenie Sortuj rekordy na ekranie pojawi się okno z trzema listami wyboru teraz ustalimy kryteria sortowania rekordów z naszej bazy danych Zawiera ona następujące pola: nazwisko imię miejscowość ulica W pierwszej liście wyboru Sortuj według program za każdym razem proponuje kryterium sortowania. W naszej bazie danych podpowiada, aby sortować rekordy najpierw według Nazwiska. Takie jest właśnie pierwsze pole w naszej bazie danych. Zostawiamy pierwszą listę wyboru bez zmian.

12. Sortowanie rekordów Teraz ustalamy kryteria sortowania w pozostałych dwóch listach wyboru. Jeżeli będziemy mieli wpisanych do bazy danych np. trzech Nowaków to ustalając kryteria sortowania w dwóch kolejnych listach na: • imię • miejscowość Sprawimy, że program będzie ustalał kolejność wpisów do bazy danych najpierw według nazwiska, później według imienia jeżeli nazwiska będą takie same. Na samym końcu według miejscowości jeżeli nazwisko i imię danej osoby będzie identyczne. Jak ustawić pozostałe kryteria sortowania bazy danych? kliknąć przycisk obok napisu Następnie według (i z rozwiniętej listy wybrać pole Imię) wybrać odpowiedni porządek sortowania (tu:Rosnąco) tak samo ustalić trzecie kryterium wybierając z listy pole Miejscowośćklikamy OK Nasze wpisy w bazie danych (rekordy) przed zastosowaniem sortowania wyglądały tak: PRZED: PO:

13. Przykłady sortów danych

14. Dziękuję za uwagę Prezentację wykonał Bartłomiej Orzechowski z kl I a