Groupware en Beslissingsondersteuning in Organisaties

2. Groupware en Beslissingsondersteuning in Organisaties Docenten: Eleonore ten Thij Robbert-Jan Beun (coördinatie) Studentassistenten: Erik Jan Lam Cathelijne van der Veen

3. Cursusintroductie • Twee centrale thema’s: • Samenwerken in groepen (en organisaties) met groupware • Beslissen en besluitvorming individueel en in organisaties • Cursusstructuur • Toelichting opdrachten • Introductie Groupware en Beslissingsondersteuning • Andriessen, J.H. Erik (2003) Working with Groupware: Understanding and Evaluating Collaboration Technology. London: Springer. (Vandaag: Hoofdstuk 1 en 2) • Sauter, V.L. (1997) Decision Support Systems. New York: John Wiley (Vandaag: Hoofdstuk 1)

4. Cursusstructuur • Werkcollege: dinsdag (9-11 uur) • behandeling van opgaves n.a.v. de collegestof • iedereen moet voorbereiden • discussieleiders (je kunt je nog opgeven) • Practicum: • Opdracht 1: Het Nemen van Inkoopbeslissingen • Opdracht 2: Evaluatie Groupware/De Meeting Browser • Opdracht 3: Ontwerp en Implementatie van Adviessysteem • Hoorcollege: donderdag (13-15/15-17 uur)

5. Colleges • Inleiding - Robbert-Jan Beun (2 september) • Inkoopmanagement - Chris Snijders (9 september) • Technologie Acceptatie en Systeem Match - Robbert-Jan Beun (16 september) • Evaluatie van Groupware - Erik Andriessen (23 september) • Groepsprocessen - Eleonore ten Thij (30 september )

6. Colleges • Hoe beslissen mensen? • Cilia Witteman (14 oktober) • Beslis- en Besluitvorming in Organisaties • Ronald Batenburg (21 oktober) • De Meeting Browser • Spreker(s) TNOSoesterberg (28 oktober) • Tentamen (4 november)

7. Opdracht 1: Inkoopmanagement • Gastcolleges Chris Snijders (verplicht) • Vorm een duo!! • Zoek twee IT/Inkoop-managers voor een interview in week 38 of 39 • Volg de instructies op de website • Drie deadlines: • Eigen gegevens: maandag 13 september (week 38) • Gegevens managers: vrijdag 24 september (week 39) • Rapport: vrijdag 1 oktober (week 40)

8. Opdracht 2: Evaluatie of Meeting Browser • Groupware-experiment bij TNO • Levert 60 Euro op!! • Aanmelding gaat via TNO (je krijgt bericht via email) • Periode van 4-28 oktober • Schrijf rapport over evaluatie of meeting browser • Volg de website • Deadline rapport: ??

9. Opdracht 3: Het Adviessysteem • Ontwerp en implementatie van elektronisch gestuurd adviessysteem voor organisaties die overwegen een groupware systeem te gaan gebruiken • Deliverables: • Rapport max. 10 pagina’s • PC-applicatie draaiend onder Windows (flop of CD inleveren) • Duoteam • Let op: • inhoudelijke logica, presentatie items of vragen, gebruikersvriendelijkheid • Deadline: Vrijdag 12 november!!

10. Opdracht 3 vervolg • Denk na over de inhoud van de opdracht • Uit welke onderdelen bestaat zo’n systeem? • Welke activiteiten moet je ondernemen? • Welke kennis ontbreekt? • Maak een planning voor deze periode (houd rekening met andere opdrachten en vakken) • Ontwikkel een beslismodel. • Neem relevante literatuur door. • Wat zijn de kritieke succesfactoren voor het gebruik van groupwaresystemen? • Hoe kun je de systemen zinvol classificeren? • Welke eigenschappen van de organisatie zijn belangrijk? • Welke vragen moet je de gebruiker stellen?

11. Het Beleidslab (BBL 513) Maximaal 15 personen Twee sessies (verplicht): • Introductie (half uur) • Dinsdag 7 september (11-12.30 uur) • Dinsdag 14 september (11-12.30 uur) • Kritische Succesfactoren Adviessysteem (1 uur) • Dinsdag 19 oktober (11-13 uur) • Dinsdag 26 oktober (11-13 uur) Indeling wordt nog bekend gemaakt via nieuws. Strak schema, dus kom op tijd!

12. Literatuur • Boek: • Andriessen, J.H. Erik (2003) Working with Groupware: Understanding and Evaluating Collaboration Technology. London: Springer. • Infotheek: • Artikelen (witte mappen ‘Groupware’) • Baecker, R.M. (1993) Readings in Groupware and Computer-Supported Cooperative Work. San Fransisco: Morgan Kaufman • BSCW

13. Groupware ‘Enabling technology that addresses the vast areas of collaboration, human-computer interaction, human-human interaction through digital media to bring substantial improvement and transformation to organizations.’ (Khosfian & Buckiewicz) Terminologie kan afhankelijk zijn van community: computer mediated communication, CSCW, workgroup computing, collaboration technology, group support technology, …

14. Socio-Technische Setting • Gericht op werk en organisaties • Grote verandering van het type werk: • Inhoudelijk: van blauwe naar witte boorden • Organisationeel: teamwerk en distributie van kennis • Technologisch: sterke ontwikkeling ICT • Markt: globalisatie en liberalisatie • Sociaal: hoger opleidingsniveau en individualisatie • Demografisch: mensen wonen niet waar ze werken

15. Interactie in Organisaties • Drie types sociale interactiestructuren in organisaties • Collections (o.a. informeel) • Knowledge Sharing Communities (experts) • Teams (gezamenlijke doelen) • Drie types interactieprocessen • Communicatie (algemeen) • Taakoriëntatie (coöperatie, coördinatie, informatie delen en leren) • Groepsgeoriënteerde processen (vertrouwen, conflicten, etc.)

16. Groupware Technologie(verbinden en delen) • Communicatie en informationsharing technologie • netwerken, routing, client/server, applicaties, etc. • Interactie met ICT • HCI: GUI’s, video, sound, touch, etc • Mens-mens: same/different place/time • Beschrijvingsniveau (ontologie) • klasses, attributen, gedrag, etc. • Nieuw: kunstmatige intelligentie • patroonherkenning, vertalen, planning, agents, etc. • komt in vervolgcursus

17. Groupwareclassificatie • Communicatietools • email, fax, telefoon, … • Informatiesharing en consultatietools • BSCW, tele-consult, message board, … • Collaboratietools • whiteboard, GDSS, document authoring, … • Coördinatietools • group calendar, control center, … • Sociale ontmoetingen • webcams, chat systems, … • (Workflow management • wordt niet verder uitgewerkt)

18. dezelfde plaats verschillende plaats elektronisch vergaderen video conferencing dezelfde tijd (synchroon) elektronisch whiteboard elektronisch whiteboard virtuele vergaderruimtes email verschillende tijd (asynchroon) fax form flow databases Tijd en Plaats Interactie

19. Partner A Partner B Groupware Schematisch Domein (databases, de ‘wereld’, documenten) GUI GUI Video

20. Vragen • Wat zijn de effecten op organisaties? • Wat zijn de effecten op de kwaliteit van het werk en de tevredenheid van de medewerkers? • Welke organisaties zijn geschikt? • Wie schaft groupware aan? (beslisprobleem) • In hoeverre wordt nieuwe technologie geaccepteerd? • Wat kunnen we leren van laboratoriumonderzoek?

21. Implicaties Hangen sterk af van: • Individuele acceptatie en keuze van de tools • Match tussen tool en taak • Groeps- en organisatiekenmerken • Ontwerp en implementatie • Aanpassing, leren en innovatie

22. Besluitvorming Wat gaan we morgen eten? • Wat vind ik lekker? • Wat is gezond? (calorieën, vitamines, links/rechtsdraaiend) • Dieet (vegetarisch, veganistisch, macrobiotisch, afslanken, allergieën) • Kosten • Bereidingstijd • Tijd (tijdstip/jaargetijde/leeftijd) • Wie eet er mee? • Wie kookt? • Wat kan de kok klaarmaken? • Geheugen (wat ken ik, wat heb ik afgelopen weken gegeten?) • Verkrijgbaarheid (waar kan ik het halen? ligt er nog iets in de diepvries?) • Versheid (het vlees moet op) • Gewoontes (woensdag gehaktdag, vrijdag visdag) • Waar ben ik morgen?

23. Besluitvorming Basisschema Input (proposities/ informatie) Output (actie/informatie) ? Als (p, q, r, s, … en z) dan (doe actie(m))

24. ? Wat gaan we eten? Peultjes zijn gezond Het is lente Ik ben aan het afslanken Gisteren zuurkool gegeten Ik hou van zuurkool Gr… beta.. je kef dm Marie is kok Joske heeft bruin haar Zuurkool

25. Goede Besluitvorming Afhankelijk van: • Inputzijde • correcte informatie • toegankelijke informatie • relevante informatie • Outputzijde • correcte analyse

26. Definitie DSS ‘Computer based systems that bring together information from a variety of sources, assist in organization and analysis of information, and facilitate the evaluation of assumptions underlying the use of specific models’ • Informatie samenbrengen/organiseren • Evaluatie van assumpties • Modellen

27. Decision Support Systemen • Informatie verzamelen van verschillende bronnen • Organiseren van informatie • Analyseren van informatie • Presenteren van informatie • Evaluatie van uitkomsten en aannames met betrekking tot model

28. Decision Support Systeem (DSS) Ondersteuning bij: • verzamelen van informatie uit verschillende bronnen • organiseren van informatie • presenteren van informatie • analyse van informatie • evaluatie van uitkomsten 4 1,2 2,3 a,c,g p

29. DSS: vier basiscomponenten • Database Management Systeem (Informatie) • Modelbase Management Systeem (Analyse) • User Interface (Presentatie) • Mail Management (Groupware)

30. Analyse (What-if?) • Informatie (w0) • Er zijn terroristen in de school • De terroristen zijn Tsjetsjenen • Er zijn bommen geplaatst • Actie (1,2,3) • Bom op de school • Onderhandelen • Gas spuiten • Doel (wx) • Alle kinderen levend en gezond vrij W1 1 W0 2 W2 3 W3

31. Voordelen DSS • meer betrouwbare data • relevantere data • kijken naar gevolgen van acties (‘what-if’-analyse) • genereren van (betere) alternatieven • snelle respons op veranderende situaties • gebruik van valide modellen • toepassing van verschillende analyses • oplossen van complexe problemen • nieuwe inzichten in problemen

32. Groupware en Beslissingsondersteuning in Organisaties Kijk regelmatig op: http://www.cs.uu.nl/education/vak.php?vak=INFOGWW&jaar=2004 Lever je documenten op tijd in op de ‘submit’-pagina! (Na de inleverdatum/tijd verdwijnt de mogelijkheid tot inleveren.) Correspondentie: rj@cs.uu.nl