Središnja agencija za financiranje i ugovaranje Nabava robe – postupak odabira i ugovora

1. Središnja agencija za financiranje i ugovaranje Nabava robe – postupak odabira i ugovora

2. Sadržaj • POSTUPAK ODABIRA • SIMULACIJA POSTUPKA OTVARANJA • TIPIČNE GREŠKE U PRIMJENI KRITERIJA I KONTROLI TEHNIČKE I FINANCIJSKE PRIHVATLJIVOSTI PONUDA • PRIPREMA I SKLAPANJE UGOVORA • PITANJA

3. Cilj prezentacije • STVARANJE JASNE SLIKE O ULOZI SUBJEKATA POSTUPKA OCJENJIVANJA PONUDA • IDENTIFIKACIJA SPECIFIČNIH KORAKA U POSTUPKU • IZBJEGAVANJE GREŠAKA KOJE MOGU DOVESTI DO GUBITKA FINANCIJSKIH SREDSTAVA I NEPRAVILNOSTI

4. OPIS I PRAVNI OKVIR POSTUPKA NABAVE OPREME • PRAG: • Podjela postupka prema vrijednosti • Opis postupaka (faze postupka, uloge subjekata u postupku) • Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste u različitim fazama postupka • Naglasak na praksi (PRAG nije vademekum već zbir smjernica)

5. Postupak odabira – zaprimanje ponuda • U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice – poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene) • Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude)

6. Postupak odabira – zaprimanje ponuda • Dobra praksa – podaci (privremeni) se istovremeno unose u “Summary of tenders received” (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja) • Za ponude pristigle na zadnji dan se uz datum, obavezno navodi i točan sat prispijeća • Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. “publication reference”) te naziv predmetnog nadmetanja

7. Postupak odabira – zaprimanje ponuda • Napomena na hrvatskom i službenom jeziku nadmetanja u vezi otvaranja ponuda (“Do not open….”) • Postupak otvaranja ponuda koje nisu označene u skladu sa uvjetima nadmetanja (zapisnik o otvaranju); • Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao a) povlačenje ponude (“withdrawl”) ili b) promjena (“alteration”)

8. Postupak odabira – javno otvaranje • Tajnica/tajnik odbora za ocjenjivanje priprema: • Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao što je projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora • Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 danaprije isteka roka za dostavu ponuda • Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju (uzeti u obzir praznike i druge okolnosti koje mogu utjecati na dostupnost članova/zamjena)

9. Postupak odabira – javno otvaranje • Priprema standardne obrasce (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije početka otvaranja ponuda • 1 kopija natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju • Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje) • Istraživanje tržišta (važna za financijski dio) • za svakog člana povjerenstva: • Instructions to tenderers • Technical Specification (prilagođeni aneks II+III)

10. Postupak odabira – javno otvaranje • Procurement notice (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja) • Administrative compliance grid (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao referenca) • Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids, technical compliance sub-grids) • Obrasci za ocjenjivanje (Evaluation grids) • Questions & answers + corrigendum (ukoliko postoji)

11. Postupak odabira – javno otvaranje • Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja (stvara sliku o tijelu koje vodi postupak) • Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja • Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3 • Tek kada predsjedatelj da znak tajniku da je sve spremno, tajnik pušta predstavnike ponuditelja u prostor predviđen za javno otvaranje

12. Postupak odabira – javno otvaranje • Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o: • tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist) • Dostupnost izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog • Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi: • Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je označen kao krajnji rok za dostavu ponuda • krajnji rok za dostavu ponuda • Samo ponude koje su stigle u navedenom roku će biti otvorene tijekom javnog otvaranja (?)

13. Postupak odabira – javno otvaranje • Predsjedate zatim provodi slijedeće: • Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u “Summary of tender received” • Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju) • Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente: • Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici,

14. Postupak odabira – javno otvaranje • Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene) • Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan) • Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja), • Da li ponuda sadrži “Tender submission form”, • Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaration” i to za svakog člana u slučaju konzorcija • Javno čitanje cijene iz dokumenta “Tenderer’s Declaration”,

15. Postupak odabira – javno otvaranje • Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno. • Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude • Predsjedatelj prilikom kontrole ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda temeljem prispjelih omotnica • Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude)

16. Postupak odabira – javno otvaranje - Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva • predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja • izvještaj sa javnog otvaranja, zajedno sa kopijama “Tender submission form” i jamstva se dostavlja Delegaciji na odobrenje

17. Postupak odabira – administrativna usklađenost - Zaključci se unose u tkz. “Administrative compliance grid” - ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijeloviponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja

18. Postupak odabira – administrativna usklađenost • ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, ponuda se smatra administrativno neprihvatljivom • Odluke moraju biti jasno argumentirane • koncept potpunosti ponudbene dokumentacije • proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje • odbora za ocjenjivanje

19. Postupak odabira – administrativna usklađenost Adminstrative compliance grid: - nacionalnost ponuditelja - potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS) - upotreba službenog jezika postupka - potpunost – “Tender submission form” - potpisi (autorizirani) – Tenderer’s declaration(s) • ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: FIF i LEF, podugovaratelji i sl.)

20. Postupak odabira – tehnička usklađenost - pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje: • Kvalifikacijski kriteriji • Tehnički kriteriji (ponuđeni parametri i povezane usluge) • Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani • Glavni obrazac (Evaluation grid) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa) • Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje

21. Postupak odabira – financijska prihvatljivost • Financijska ponuda usklađena sa formalnim pretpostavkama nadmetanja (incoterms, valuta, svi predmeti nabave uključeni) • Aritmetička točnost financijske ponude (jedinična cijena prevladava) Napomena: korigirana cijena je obvezujuća za ponuditelja – u slučaju da ponuditelj odbije prihvatiti ovako korigiranu cijenu, ponuda se smatra neprihvatljivom (implikacija – klarifikacija) • Usporedba financijskih ponuda (formalno i aritmetički točnih) po grupama nabave u cilju utvrđivanja najniže ponude (“least expensive tender”) Napomena: u skladu sa postojećom praksom, maksimalan budžet se definira za svaku pojedinu grupu nabave (temelj: cijene utvrđene tijekom istraživanja tržišta)

22. Postupak odabira – Zaključak • ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (derogacija: Most Economically Advantageous Tender) • odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku • Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom)

23. Priprema i sklapanje ugovora • odmah po odobrenju izvještaja sa odbora za ocjenjivanje od strane tijela nadležnog za nabavu, pristupa se izradi ugovora • Ugovor za više grupa nabave ili individualni ugavor • Struktura ugovora je opisana u “Letter of Invitation to tender” • Priprema ugovora nije puko kopiranje, ugovor je potrebno prilagoditi specifičnosti pojedine nabave

24. Postupak odabira – Zaključak • ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (derogacija: Most Economically Advantageous Tender) • odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora u ex-ante sustavu već samo daje preporuku • Tijelo nadležno za nabavu (Contracting Authority) provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će: • odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom) • Zatražiti dodatna obrazloženja od odbora prije donošenja odluke • Poništiti nadmetanje

25. Postupak odabira – Zaključak • Odgovornost za provedeni postupak je uvijek na tijelu nadležnom za ugovaranje (PRAG, točka 2.2) • Ex-ante tijelo (npr. Delegacija EK) provjerava ispunjenost svih preduvjeta za sufinanciranje predmetnih ugovora te: • Odobrava izvještaj i potpisuje ugovore • Suspendira odobrenje uz zahtjev za dodatnom informacijom • Odbija izvještaj • A sada, praksa! (simulacija postupka otvaranja ponuda i ocjenjivanja ponuda; tijekom simulacije polaznici će se neposredno uključiti u rad odbora preuzimajući uloge pojedinih subjekata postupka).

26. Priprema i sklapanje ugovora • Dijelovi ugovora: • DRAFT CONTRACT • SPECIAL CONDITIONS • ANNEX I GENERAL CONDITIONS • ANNEX II +III TECHNICAL SPECIFICATIONS + TECHNICAL OFFER (TO BE TAILORED TO THE SPECIFIC PROJECT) • ANNEX IVBUDGET BREAKDOWN (MODEL FINANCIAL OFFER) • ANNEX VFORMS

27. Simulacija • Po završetku simulacije javnog otvaranja, polaznici koji sudjeluju u radu odbora za ocjenjivanje kao članovi odbora sa pravom glasa će odgovoriti na niz praktičnih pitanja. • Predsjedatelj odbora će dati prosudbu o točnosti odgovora • Trener će zajedno sa svima analizirati mišljenja sudionika i prezentirati rješenja

28. Priprema i sklapanje ugovora • Posebno je važno adekvatno prilagoditi posebne uvijete (Special Conditions) s obzirom na njihovu supremaciju u odnosu na ostale dijelove ugovora • Uključivanje korespondencije u aneks II i III ugovora • Aneks V treba sadržati specifične dijelove ponudbene dokumentacije koji su važni za provedbu (npr. izjave o jamstvu) • Ovlašteni potpisnik u SAFU potpisuje ugovor i parafira sve strane posebnih uvjeta (financijska ponuda kopirana u ugovor već mora sadržati potpise tajnika i predsjedatelja) te ga dostavlja na ex-ante odobrenje

29. Priprema i sklapanje ugovora • Slanje obavijesti o dodjeli ugovora (Contract notification letter, annex A8) po ex-ante odobrenju ugovora • Obavijest potrebno prilagoditi činjeničnom stanju (npr. da li je ponuditelj već dostavio pojedine dokaze u vezi paragrafa 2.3.3 PRAG-a) • Rok za dostavu dokumentarnih dokaza: 15 dana od dana dopisa – pažljivo pratiti • Kontrola dostavljenih dokaza: • Primjena nacionalnog zakonodavstva ponuditelja • Informativna lista dokaza: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/2004_18/index_en.htm

30. Priprema i sklapanje ugovora • po primitku svih potrebnih dokaza, tijelo nadležno za nabavu dostavlja 3 primjerka ugovora i popratni dopis (Contract submission letter, annex A9) pobjedniku • Rok za povrat 2 potpisana primjerka ugovora je 30 dana od datuma dopisa • Po primitku 2 potpisana primjerka ugovora, 1 primjerak se prosljeđuje ex-ante tijelu (Delegacija) a drugi u odjel nadležan za izvršenje plaćanja

31. Pitanja ?

32. Hvala na pažnji…