Изменения в проекте Changes in the project

1. Семинар для Бенефициаров Программы 23-24 апреля2013 г. Псков, Россия Изменения в проектеChanges in the project Joint Technical Secretariat Seminar for Beneficiaries 23-24April 2013 Pskov, Russia

2. Основные принципы Main principles (Section 10 of Practical Guidelines) • Изменения могут производиться только после старта проекта; • Изменения не должны ставить под вопрос цели и результаты проекта; • Изменения не могут производиться «задним числом»; • Нельзя превышать максимальную сумму гранта проекта; • Продление периода реализации проекта ограничено истечением срока финансового соглашения по программе (31 декабря 2014 г.); • Любое изменение в проекте обсуждается внутри партнерства, а Бенефициар доводит информацию об изменениях до каждого партнера. Изменения в проекте – это исключение из правил! • Changes can take place only when project implementation has already started; • Changes should not question project objectives and results; • Changes may not be implemented retroactively; • Maximum amount of grant may not be increased; • Extension of project implementation period is limited to expiry of financial decision and end of the Programme on 31 December 2014; • Any change should be discussed in the partnership and communicated to all partners by the Beneficiary. Exceptional nature of changes!

3. Участники процесса – 1 Involved parties

4. Участники процесса – 2 Involved parties

5. Виды изменений Types of changes (Section 10 of Practical Guidelines, p.40) Малые изменения/ Коррективы(14 дней) «…могут быть внесены без предварительного одобрения «Нанимающего Органа», однако, последний должен быть проинформирован о вносимых коррективах» Значительные/ Крупные изменения (30 дней) «…перед внесением изменений требуется Дополнение к контракту, подписанное «Нанимающим Органом» и Бенефициаром» Minor changes (14 days) “…may be implemented without receiving a prior agreement of the Contracting Authority, but the Contracting Authority should be notified about them” Major modifications(30days) “…require a formal Addendum to the contract to be signed by the Contracting Authority and the Beneficiary before their implementation”

6. Не включаются в изменения Additionally to changes • Незначительные отклонения Могут быть представлены в СТС в Промежуточном отчете вне рассматриваемой процедуры. Список допустимых отклонения будет представлен на следующих слайдах. ВНИМАНИЕ!!! Необходимо консультироваться с СТС!!! Insignificant deviations can be reported to the JTS through the Interim Report and not included in the described procedures of the project changes. List of appropriate deviationswill be given in next slides. NB!!! To be consulted with your Project manager in JTS !!!

7. Что считать коррективами? – 1What are minor changes? • Незначительные изменения в мероприятиях проекта без изменений в бюджете: • Увеличение/усиление результатов проекта в сравнении с Рабочими пакетами; • Расширение мероприятий проекта; • Добавление мероприятий/ результатов,которые четко связаны с запланирован-ными мероприятиями проекта. Minor changes in project activities without budgetary implications: • Increase/strengthening of project outputs as set in Activity packages; • Extension of project activities as set in Activity packages; • Addition of new project activities and/or outputs, which are clearly linked and coherent with initial project activities.

8. Что считать коррективами? – 2What are minor changes? • Изменение бюджета, которые не затрагивают основной цели проекта и перечислены ниже: • Перемещение средств внутри Раздела Бюджета; • Перемещение средств между Партнерами проекта, не превышающее 10% от Раздела Бюджета; • Удаление/ создание новой бюджетной линии; Changes in the budget that do not affect basic purpose of the project and limited to : • Transfer within the Budget Heading; • Transfers between project partners under 10% of the Budget Heading; • Cancellation/introduction of the budget line;

9. Что считать коррективами? – 3What are minor changes? • Изменение бюджета, которые не затрагивают основной цели проекта : • Перемещение средств между Разделами Бюджета, не превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета. Changes in the budget that do not affect basic purpose of the project : • Transfer between the Budget Headings within the variation not exceeding 15% in relation to each Budget Heading considered.

10. Что считать коррективами? – 4What are minor changes? • Незначительные изменения в мероприятиях проекта без изменений в бюджете: • Изменение банковского счета Бенефициара; • Замена персонала проекта и ключевых экспертов, указанных в Разделах Бюджета 1 или 5. Minor changes in project activities without budgetary implications: • Change of the Beneficiary’s bank account; • Change of project staff and key experts linked to Budget Heading 1 and Budget Heading 5.

11. Как вносить коррективы? Minor changes. How to? КОНСУЛЬТАЦИЯ Бенефициар Менеджер Проекта по внесению желаемых коррективов перед подачей официального уведомления ДА/НЕТ • Сов. Тех. Секретариат • проверяет документы • одобряет/не одобряет коррективы Официальное уведомление + Сопроводительные документы (Annex 3, Practical Guidelines) Информирует Бенефициара об одобрении коррективов в письменной форме • Сов. Тех. Секретариат • дает ответ Бенефициару • информирует «Нанимающий Орган» Информирует Бенефициара о неодобрении коррективов в письменной форме

12. Что считать крупными изменениями? What are major modifications?– 1 • Продление/досрочное завершение грант-контракта; • Существенные изменения мероприятий, влияющих на основную цель проекта, но не ставящие под сомнение решение о присуждении гранта и не противоречащие принципу обеспечения равных возможностей для заявителей; • Перемещение средств между Разделами бюджета, превышающее 15% от каждого затронутого Раздела Бюджета; • Extension/early closing of the Grant Contract; • Significant changes in activities affecting the basic purpose of the project, but not questioning the grant award decision and not conflicting the equal treatment of the applicants; • Transfer between the Budget Headings, which exceeds 15% in relation to each Budget Heading considered;

13. Что считать крупными изменениями? What are major modifications?– 2 • Перенос средств между партнерами свыше 10% от Разделов Бюджета; • Добавление/удаление Раздела Бюджета; • Использование резерва на непредвиденные расходы; • Замена аудитора Бенефициара; • Изменение в партнерстве (выход, добавление, замена Партнера Проекта); • Масштабные малые изменения в компетенции СОУ. • Transfer between project partners exceeding 10% of the Budget Headings; • Adding/deleting of the Budget Heading to/from the project budget; • Use of contingency reserve; • Change of the Auditor by the Beneficiary; • Change in the partnership (drop out, addition, replacement); • Extensive minor changes is under competence of JMA.

14. Согласование крупных изменений Major modifications. How to? • СТСпроверяет: • описание/детали; • обоснование; • сопроводит. док.; • расчеты. • Может запросить доп. разъяснения • Представляет отчет «Нанимающему Органу» КОНСУЛЬТАЦИЯ Менеджер проекта Бенефициар по возможности желаемых изменений перед подачей запроса на Дополнение к контракту ДА/НЕТ Запрос на Дополнение к контракту (2+1 копии по почте, эл.почте) На английском языке • «Нанимающий Орган»: • проверяет запрос на Дополнение к контракту, сопроводительные документы и отчет СТС; • принимает решение; • готовит и подписывает Дополнение к контракту; • проверяет расчеты. • Может запросить доп. разъяснения • В определенных случаях может привлечь СМК к принятию решения Дополнение к контракту(3 копии) Письменное уведомление

15. Незначительные отклонения 1Insignificant deviations • Могут быть представлены в СТС в Промежуточном отчете вне рассматриваемой процедуры: • Контактная информация Бенефициара и Партнеров Проекта; • Незначительный сдвиг графика мероприятий; • Отклонение в спецификации расходов; • Небольшая корректировка тех. документации; Can be reported to the JTS through the Interim Report and not included in this procedure: • Contact information of Beneficiary or Project Partners; • Minor rescheduling of activities; • Deviations from spending targets (need consultation) • Minor adjustments of technical documentation;

16. Незначительные отклонения 2Insignificant deviations • Могут быть представлены в СТС в Промежуточном отчете вне рассматриваемой процедуры: • Небольшие отклонения в спецификации результатов; • Количественное изменение результатов до 30% (например, количество материалов, событий,...); Can be reported to the JTS through the Interim Report and not included in this procedure: • Small deviations in specifications of outputs; • Changes in number of outputs up to 30% (like amount of visibility materials, events, etc.);

17. Незначительные отклонения 3Insignificant deviations • Могут быть представлены в СТС в Промежуточном отчете вне рассматриваемой процедуры: • ЗА ИСКЛЮЧЕНИЕМ подготовки стратегических и плановых документов, технико-экономических обоснований, исследований, технической документации и других действий, затрагивающих планируемые результаты проекта. Can be reported to the JTS through the Interim Report and not included in this procedure: • BUT EXCEPT elaboration of strategic and planning documents, feasibility studies, researchers, technical documentation, and other actions influencing the project results as planned.

18. Изменения в бюджете – 1 Changing budget • Applicable both for minor changes and major modifications; • Consolidated table to keep records and to submit together with request for changes throughout the project implementation; • For showing calculations use templates in Annex 3 or Annex 4 to Practical Guidelines • Применимы и к коррективам, и к крупным изменениям; • Сводная таблица позволяет отслеживать изменения на протяжение реализации проекта; подается вместе с запросом; • Используйте Приложение 3 и Приложение 4 из Практического Руководства для расчета финансовых изменений

19. Изменения в бюджете – 2 Changing budget

20. Необходимо помнить… Remember… • о соблюдении сроков информирования программы о коррективах и крупных изменениях. Раздел 10 Практического руководства, сс.41, 45; • что «Нанимающий Орган» может не одобрить коррективы, внесенные в проект; • о предоставлении сопроводительных документов на коррективы и/или крупные изменения, там же сс.42, 44-45; • о консультации с СТС перед внедрением каких-либо изменений; • об использовании шаблонов документов для информирования СТС и «Нанимающего Органа» о любых изменениях в проекте. • to respect deadlines informing the Programme about the minor changes and major modifications. Section 10 of Practical Guidelines p.41 and p.45; • that the Contracting Authority may disapprove minor changes in the project; • to submit additional documents required for minor changes and/or major modifications, ibid., p.42 and 44-45; • consult with the JTS prior to implementation of any changes; • inform the JTS and the Contracting Authority about any changes in the projectusing templates.

21. Совместный Технический Секретариат Joint Technical Secretariat Спасибо! Thank you! 21