“ MODELO INTEGRADO PARA LA MEJORA CONTINUA DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL ”

1. “MODELO INTEGRADO PARA LA MEJORA CONTINUA DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL” DIRECCIÓN DE PLANEACION Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO Bogotá, 2008

2. LINEAMIENTOS GENERALES

3. premisas • Anticipación • Flexibilidad • Aceleración de aprendizaje • Eficiencia y productividad • Perfil del Aprendiz con una misión para el país. • Apropiación de las cuatro fuentes de conocimiento: Instructor, Trabajo Colaborativo, Entorno y TIC • Enfoque por competencias • Formación por Proyectos

4. OBJETIVO Dinamizar la gestión de la Entidad, reproducir mejores prácticas y mejorar continuamente los procesos y procedimientos institucionales con la implementación de la NTC GP 1000, el MECI, la administración de riesgos, los planes de mejoramiento, la gestión ambiental, la política antitrámites, el SISTEDA y la incorporación de elementos de responsabilidad social como herramientas de mejoracontinua de la Gestión institucional

5. QUE ESPERAMOS DE UN MODELO INTEGRADO? • Lograr una planificación, organización y control de las acciones institucionales para una respuesta más efectiva (pertinente, oportuna y de calidad). • Optimizar los recursos • Brindar un mejor servicio a nuestros clientes

6. QUÉ SE BUSCA?? Lograr congruencia entre estos elementos: GESTIÓN DEL DÍA A DÍA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Métodos Procesos Procedimientos Actuaciones Adm. Información y Recursos Políticas Planes Principios Normas Gestión del conocimiento Gestión del cambio Mecanismos de Evaluación y Verificación TRANSFORMACIÓN DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL

7. POLITICA CALIDAD El SENA se compromete a garantizar la calidad en el marco de la formación por competencias y el aprendizaje por proyectos, promoviendo la aceleración y flexibilidad del proceso de aprendizaje, y brindando una respuesta eficaz en la prestación de los servicios institucionales, para contribuir a la competitividad y productividad del país con responsabilidad social y el mejoramiento continuo de sus procesos.

8. OBJETIVOS DE CALIDAD • Mejorar la eficiencia y la productividad • de nuestros procesos formativos por medio • del aprendizaje por proyectos y la • incorporación de diversas fuentes de • conocimiento, estableciendo metodologías • que privilegian la solución de problemas reales, • el trabajo en equipo, la relación intensa y • flexible con el cambiante entorno productivo • y el ingreso de las nuevas tecnologías.

9. OBJETIVOS DE CALIDAD 2. Incrementar el nivel de satisfacción de nuestros clientes, por medio de programas y servicios que se constituyan en la respuesta pertinente y oportuna a sus necesidades (de desempeño laboral y profesional y del sector productivo).

10. OBJETIVOS DE CALIDAD 3. Asegurar la complementariedad de la capacidad tecnológica de todos los centros de formación y la convergencia de recursos institucionales (humanos, físicos, tecnológicos, etc.), para generar innovación y desarrollo sostenible en el país.

11. CADENA DE VALOR INSTITUCIONAL Tipología de procesos: • Procesos de innovación o estratégicos: Son aquellos que buscan establecer la visión y orientación para el desarrollo de los demás procesos. Generan permanentemente innovación y criterios para el alcance de los logros y propósitos. • Procesos de valor, primarios, core o misionales: Son aquellos que apuntan al cumplimiento de la Misión, generando valor a los grupos de interés y a la Institución. • Procesos de apoyo o soporte: Apoyan y facilitan el desarrollo y ejecución de todos los procesos de valor, proveen servicios de utilidad para toda la Entidad en sus diferentes niveles.

12. CADENA DE VALOR PROCESOS DE INNOVACION PROCESOS DE APOYO PROCESOS DE VALOR MEJORA CONTINUA INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL CONVENIOS Y ALIANZAS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES PLANEACION ESTRATEGICA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DISEÑO CURRICULAR GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMETARIOS EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN GESTIÓN JURÍDICA CERTIFICACION COMPETENCIAS LABORALES GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN GESTION PARA EL EMPLEO COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

13. INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA SEGUIMIENTO A EGRESADOS Y EVALUACION DE IMPACTO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CONTRATACION PLANEACION OPERATIVA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA PROGRAMACIÓN ESPECÍFICA PUBLICACION DE LA OFERTA GESTIÓN HUMANA PERFILAMIENTO Y ACTUALIZACION DE INSTRUCTORES INSCRIPCION SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN SELECCION MATRICULA ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA EXPEDICIÓN DE TÍTULOS, CERTIFICADOS, ACTAS Y/O CONST. CADENA DE VALOR PROCESOS DE INNOVACION PROCESOS DE VALOR PROCESOS DE APOYO MEJORA CONTINUA INICIO NORMALIZACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL CONVENIOS Y ALIANZAS DISEÑO CURRICULAR EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL DESARROLLO CURRICULAR INDUCCIÓN GESTIÓN DE PROYECTOS FORMATIVOS CONTRATO DE APRENDIZAJE GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN CERTIFICACION COMPETENCIAS LABORALES COMUNICACIONES INSTITUCIONALES GESTION PARA EL EMPLEO

14. PROCESOS DE INNOVACIÓN INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL PROCESO PROCEDIMIENTOS IDENTIFICACION DE NECESIDADES PROSPECTIVA Y VIGILANCIA TECNOLÓGICA EVALUACIONES DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS

15. PROCESOS DE INNOVACIÓN CONVENIOS Y ALIANZAS PROCESO PROCEDIMIENTOS AMPLIACIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS, TECNOLOGÍAS E INNOVACIONES

16. PROCESOS DE INNOVACIÓN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA PROCESO PROCEDIMIENTOS PLANEACION OPERATIVA PROGRAMACIÓN ESPECÍFICA SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN

17. PROCESOS DE INNOVACIÓN MEJORACONTINUA PROCESO PROCEDIMIENTOS TRANSFERENCIA DE BUENAS PRACTICAS MEDICIÓN DE LA SATISFACCION DEL CLIENTE MEDICION Y CONTROL AUDITORIAS INTERNAS ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ASPECTOS QUE AFECTAN LA CALIDAD DEL SERVICIO

18. PROCESOS DE VALOR NORMALIZACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES PROCESO NORMALIZACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

19. PROCESOS DE VALOR DISEÑO CURRICULAR PROCESO DISEÑO CURRICULAR

20. PROCESOS DE VALOR ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA PROCESO PROCEDIMIENTOS PROMOCIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA OFERTA INSCRIPCIÓN SELECCIÓN MATRÍCULA EXPEDICIÓN DE TÍTULOS, CERTIFICADOS, ACTAS Y/O CONSTANCIAS DE FORMACIÓN

21. PROCESOS DE VALOR EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN PROFESIONAL PROCESO PROCEDIMIENTOS DESARROLLO CURRICULAR INDUCCIÓN GESTIÓN DE PROYECTOS FORMATIVOS CONTRATO DE APRENDIZAJE

22. PROCESOS DE VALOR EJECUCIÓN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS PROCESO PROCEDIMIENTOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS TECNOLOGICOS EMPRENDIMIENTO INNOVACIÓN TECNOLÓGICA PORTAFOLIO DE COMPETITIVIDAD

23. PROCESOS DE VALOR CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES PROCESO PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS

24. PROCESOS DE VALOR GESTIÓN PARA EL EMPLEO PROCESO PROCEDIMIENTOS ORIENTACIÓN OCUPACIONAL INTERMEDIACIÓN LABORAL

25. PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO PROCESO PROCEDIMIENTOS PERFILAMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y DESARROLLO DE INSTRUCTORES ADMINISTRACIÓN LABORAL BIENESTAR

26. PROCESOS DE APOYO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO PROCEDIMIENTOS CONTRATACIÓN DE INSTRUCTORES CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN, CONTROL Y MANEJO DE INVENTARIOS

27. PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS PROCESO PROCEDIMIENTOS GESTIÓN PRESUPUESTAL GESTIÓN DE TESORERÍA GESTIÓN CONTABLE GESTIÓN DEL RECAUDO, APORTE Y CARTERA

28. PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS

29. PROCESOS DE APOYO GESTIÓN JURÍDICA PROCESO PROCEDIMIENTOS GESTIÓN JURÍDICA

30. PROCESOS DE APOYO GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PROCESO PROCEDIMIENTOS PLANEACIÓN Y ENTREGA DE SERVICIOS SOPORTE Y MANTENIEMIENTO DE SERVICIOS

31. PROCESOS DE APOYO COMUNICACIONES INSTITUCIONALES PROCESO PROCEDIMIENTOS DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

32. CUAL ES EL PROCESO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO? ALTA DIRECCION DECISIÓN Estándares de calidad NTCGP 1000:2004 ISO 9001:2000 MECI 2005 SISTEDA ISO 14000 COMPROMISO

33. CUAL ES EL PROCESO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO? PLANIFICACION DEL PROCESO CONFORMACION DE EQUIPOS DE TRABAJO

34. EQUIPOS DE TRABAJO DE MEJORA CONTINUA (33) EQUIPOS DE TRABAJO DE MEJORA CONTINUA (115) EQUIPOS DE TRABAJO Cambio Res. 2516 de 2004 – Res. 954 de 2006 COMITÉ NACIONAL DE CALIDAD- EQUIPO DIRECTIVO MECI (1) • Director General • Directores de área (Líderes de los procesos) • Representante de la Dirección NIVEL ESTRATEGICO • Directores Regionales • Subdirectores de Centros • Líder de Mejora Continua de la Dirección Regional NIVEL TACTICO • Subdirectores de Centros • Líder de mejora del centro de Formación • Líderes de los procesos en el centro NIVEL OPERATIVO

35. DIMENSIONES DE CALIDAD DEL PROCESO DE FORMACIÓN • Desarrollo del perfil del aprendiz • Pertinencia de la respuesta institucional • Diseño curricular: componentes • Reconocimiento de aprendizajes previos y plan de formación a la medida • Formación por proyectos (Aprendizaje útil) • Condiciones de los ambientes de aprendizaje • Ejecución de la formación • Bienestar de aprendices

36. WIKISENA http://172.16.221.93/wikisena

37. CUAL ES EL PROCESO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO? SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACION DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO IMPLEMENTACIÓN DE LOS PROCESOS NORMALIZACION DE LOS PROCESOS

38. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 2. Identificación de riesgos por proceso 3. Análisis de Riesgos 4. Valoración de Riesgos 1. Contexto Estratégico Misión, Visión Sistemática, Política Calidad y Objetivos Calidad 5. Políticas de Administración de Riesgos: Auditorias internas Acciones correctivas y preventivas Acciones de mejora

39. CUAL ES EL PROCESO PARA IMPLEMENTAR EL MODELO? REALIZACIÓN DE AUDITORIAS INTERNAS IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Implementación de: acciones preventivas y de mejora MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DEL MMCGI

40. ARTICULACIÓN MECI - CALIDAD

41. COMPATIBILIDAD ENTRE SISTEMAS DE GESTIÓN Sistema de Desarrollo Administrativo: Orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño administrativo. Sistema de Control Interno: Conducente al control de las Actividades y actuaciones, así como la administración de la Información y los recursos de acuerdo con las normas Constitucionales y legales. Sistema de Gestión de Calidad: Enfocado al direccionamiento y evaluación del desempeño institucional en términos de la satisfacción social en la prestación de los servicios, en procura de la mejora continua.

42. COMPATIBILIDAD ENTRE SISTEMAS DE GESTIÓN

43. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO PRODUCTOS 149 Acuerdos de Gestión firmados por los Gerentes Públicos M E C I • Componente: AMBIENTE DE • CONTROL • ACUERDOS, COMPROMISOS O • PROTOCOLOS ÉTICOS • DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO • ESTILO DE DIRECCIÓN Principios, valores y compromisos Institucionales definidos en el PE Manual de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales Resolución 986 de 2007 Evaluación de desempeño de acuerdo a la Metodología del DAFP N T C G P 1 0 0 0 • NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD • DE LA DIRECCIÓN • 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN Plan Nacional de Capacitación, Gestión del Cambio Plan de Bienestar y Estímulos Resolución 2750 de 2007 • NUMERAL 6. GESTIÓN DE RECURSOS • 6.2 TALENTO HUMANO • 6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE • CONCIENCIA Y FORMACIÓN Salud Ocupacional, Servicio medico Asistencial, Plan de Vivienda Procesos de Meritocracia para Directores y Subdirectores

44. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO PRODUCTOS Plan Estratégico 2007 -. 2010, POA, Planes de trabajo M E C I • Componente: DIRECCIÓN • ESTRATÉGICA • PLANES Y PROGRAMAS • MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS • ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Política de Calidad y Objetivos Acuerdo 20 de 2005 y Acuerdo 009 de 2008 Adopción del MECI Resolución 2241 de 2005 N T C G P 1 0 0 0 • NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN • DE CALIDAD • 4.1 REQUISITOS GENERALES Cadena de Valor institucional Manual de Procesos y Procedimientos Resolución 1156 de 2005, y en revisión para actualización • NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA • DIRECCIÓN • 5.3 POLITICA DE CALIDAD • 5.4 PLANIFICACIÓN • 5.4.1 OBJETIVOS DE CALIDAD Guía de Implementación del Modelo De Mejora Continua

45. SUBSISTEMA CONTROL ESTRATEGICO PRODUCTOS M E C I • Componente: ADMINISTRACION • DE RIESGOS • CONTEXTO ESTRATÉGICO • IDENTIFICACION, ANÁLISIS Y • VALORACIÓN DE RIESGOS • POLITICAS DE ADMON DE RIESGOS Política, roles y responsabilidades en Administración del Riesgo Resolución 1116 de 2007 Mapas de Riesgos en proceso de actualización N T C G P 1 0 0 0 • NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN • DE CALIDAD • 4.1 REQUISITOS GENERALES • Literal g: Diseñar puntos de control Equipo MECI nivel operativo Resoluciónes 954 de 2006, 142 y 837 de 2007 • NUMERAL 7. REALIZACIÓN O PRESTACION • DEL SERVICIO • 7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCION Y • PRESTACION DEL SERVICIO • Literal g: Riesgos de mayor probabilidad

46. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION PRODUCTOS • Componente: ACTIVIDADES DE • CONTROL • POLITICAS DE OPERACION • PROCEDIMIENTOS • CONTROLES • INDICADORES • MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Matrices de corresponsabilidad y plan de trabajo M E C I Quejas y Reclamos via web, Contac Center y On Base • NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN • DE CALIDAD • 4.1 REQUISITOS GENERALES • 4.2 GESTION DOCUMENTAL • 4.2.1 MANUAL DE CALIDAD • 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS • 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS Cuadro de Mando Integral N T C G P 1 0 0 0 Manual de Procesos y Procedimientos Resolución 1156 de 2005 y en revisión para actualización • NUMERAL 7. REALIZACIÓN O PRESTACION • DEL SERVICIO • 7.1 PLANIFICACION • 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL • CLIENTE • 7.3 DISENO Y DESARROLLO • 7.5 PRODUCCION Y PRESTACION DEL • SERVICIO Plan Estratégico 2007 -. 2010, POA, Planes de trabajo • NUMERAL 8. MEDICION, ANALISIS Y • MEJORA • 8.3 CONTROL DEL PRODUCTO O SERVICIO • NO CONFORME • 8.4 ANALISIS DE DATOS Informes de Gestión mensual, semestral y anual

47. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION PRODUCTOS M E C I • Componente: INFORMACION • INFORMACION PRIMARIA • INFORMACION SECUNDARIA • SISTEMAS DE INFORMACION Sistemas de información (Kactus, SGAC, Finanzas 2000, Admon 2000, SGP, ONBASE, Sistema Público de Empleo • NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN • DE CALIDAD • 4.1 REQUISITOS GENERALES • 4.2 GESTION DOCUMENTAL • 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS • 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS Tablas de Retención Documental N T C G P 1 0 0 0 • NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA • DIRECCION • 5.2 ENFOQUE ALCLIENTE • 5.5 RESPONSABILIDAD. AUTORIDAD Y • COMUNICACIÓN • 5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA • NUMERAL 7. REALIZACIÓN O PRESTACION • DEL SERVICIO • 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL • CLIENTE • 7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE Rendición de Cuentas, Audiencia Publica realizada en julio de 2008 • NUMERAL 8. MEDICION, ANALISIS Y • MEJORA • 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION • 8.4 ANALISIS DE DATOS

48. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION PRODUCTOS M E C I • Componente: COMUNICACIÓN • PUBLICA • COMUNICACION ORGANIZACIONAL • COMUNICACIÓN INFORMATIVA • MEDIOS DE COMUNICACION Intranet, Pagina Web, Correo electrónico, BLOGS Programas de TV ( Sena presenta, TV Web, Canal Virtual) • NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA • DIRECCION • 5.2 ENFOQUE ALCLIENTE • 5.5 RESPONSABILIDAD. AUTORIDAD Y • COMUNICACIÓN • 5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA Déjame Decirte, carteleras y piezas gráficas N T C G P 1 0 0 0 • NUMERAL 6. GESTION DE LOS RECURSOS • 6.3 INFRAESTRUCTURA • NUMERAL 7. REALIZACIÓN O PRESTACION • DEL SERVICIO • 7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL • CLIENTE • 7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE Participación Consejos Comunales • NUMERAL 8. MEDICION, ANALISIS Y • MEJORA • 8.4 ANALISIS DE DATOS SIGOB

49. SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION PRODUCTOS • Componente: AUTOEVALUACION • AUTOEVALUACION DE CONTROL • AUTOEVALUACION DE GESTION Evaluaciones y auditorias de Control Interno M E C I Auditorias Internas de Calidad • NUMERAL 4. SISTEMA DE GESTIÓN • DE CALIDAD • 4.1 REQUISITOS GENERALES • 4.2 GESTION DOCUMENTAL • 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS • 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS Auditorías de Certtificación de Calidad • NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA • DIRECCION • 5.6 REVISION POR LA DIRECCION • 5.6.2 INFORMACION PARA LA REVISION • 5.6.3 RESULTADOS DE LA REVISION N T C G P 1 0 0 0 Informes de Satisfacción del Cliente • NUMERAL 8. MEDICION, ANALISIS Y • MEJORA • 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION • 8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE • 8.2.2 AUDITORIA INTERNA • 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICION DE LOS • PROCESOS • 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICION DEL • PRODUCTO O SERVICIO • 8.4 ANALISIS DE DATOS • 8.5 MEJORA • 8.5.1 MEJORA CONTINUA Encuesta para medición de la Calidad de la Formación Evaluación de impacto de la formación

50. SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION PRODUCTOS M E C I • Componente: EVALUACION • INDEPENDIENTE • EVALUACION INDEPENDIENTE AL • SISTEMA DE CONTROL INTERNO • AUDITORIA INTERNA Auditorias independientes Informes de Gestión al Congreso N T C G P 1 0 0 0 • NUMERAL 5. RESPONSABILIDAD DE LA • DIRECCION • 5.6 REVISION DE LA DIRECCION Informes de visita de la Contraloría General • NUMERAL 8. MEDICION , ANALISIS Y • MEJORA • 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICION • 8.2.2 AUDITORIA INTERNA • 8.4 ANALISIS DE DATOS