Bevaringsvurderinger
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 18

Bevaringsvurderinger PowerPoint PPT Presentation


  • 37 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Bevaringsvurderinger. Bevaringsvurdering = Å definere materiale som faller innenfor arkivlovens formålsparagraf. Dvs har …betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi …rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjonsverdi

Download Presentation

Bevaringsvurderinger

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Bevaringsvurderinger

Bevaringsvurderinger

  • Bevaringsvurdering =

    • Å definere materiale som faller innenfor arkivlovens formålsparagraf. Dvs har

      • …betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

      • …rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjonsverdi

    • Å velge ut og kassere materialet som faller utenfor bevaringsformålet med tanke på å spare ressurser

    • Vurdering av materialet bør skje på makronivå

  • Prinsipielt ingen forskjell mellom tradisjonelle og digitale arkiver her

  • Praktisering av bevaringsarbeidet mot elektronisk arkivmateriale innebærer imidlertid problemstillinger


Problemstillinger

Problemstillinger

  • Bevaringsvurdering på makronivå er nødvendig, men ikke fullstendig

  • Bevaring/kassasjon av elektronisk materiale er i stor grad betinget av tekniske kriterier og begrensninger knyttet til systemene

    • Metode (migrering) innebærer at informasjon går tapt

    • Teknisk gjenbruk er et kriterium for hva som bevares

    • Tilgang til dokumentasjon og ressursbruk i dokumentasjonsarbeidet kan avgjøre hvor mye som bevares

    • Migreringfunksjonalitet kan avgjøre hvor mye som bevares

  • Kravene til arkivdanning (systemer og lagringsformater) setter premisser for hva som vurderes som bevaringsverdig

  • Det må utarbeides en

    • … overordna bevaringsplan for arkivskaper - makrovurdering

    • … informasjonsspesifikk uttrekksmetode - mikrovurdering


Arbeidsmetode makroniv

Arbeidsmetode - makronivå

  • Bevaringsvurderinger må utføres med utgangspunkt i

    • Gjeldende regelverk

      • AL § 9, Forbud mot kassasjon uten hjemmel

      • ALF §3-20 a-h, Bevaringspåbud for møtebøker, journalregister, arkivplanar m.m.

      • ALF §3-21, om kassasjon etter generelle kassasjonsregler

    • Nye bevaringsplaner med bakgrunn i Bevaringsutvalget rapport 2002

      • Det utarbeides sektorvise generelle planer som må implementeres lokalt


Kriterier for bevaring makroniv

Kriterier for bevaring-makronivå

  • Dokumentere organet sin funksjon og samfunnsmessige rolle (Dokumentasjons verdi)

  • Dokumentere samfunnsutviklingen og spesielle hendelser (Informasjonsverdi)

  • Dokumentere personer/virksomheter sine rettigheter og plikter (Juridisk)

  • Dokumentere kommunen/avdelingen sine rettigheter og plikter (Juridisk)

  • Tilleggskriterier (redundans, estetisk verdi, fysisk tilstand m.m.)


Arbeidsmetode makroniv1

Arbeidsmetode - makronivå

  • Bevaringsutvalget sitt forslag til arbeidsmetodikk for generelle bevaringsplaner

    • Kartlegge sektorer med arkivskapere og funksjoner

    • Analysere sektorene/arkivskaperne sine funksjoner og relatere dette til arkivmateriale som blir skapt

    • Definere funksjoner og materiale som skal vurderes for bevaring/kassasjon

    • Vurdere funksjon/materiale sin dokumentasjonsverdi


Lokale bevarings kassasjonsplaner p makroniv

Lokale bevarings- / kassasjonsplaner på makronivå

  • Basert på sektorvise generelle bevaringsplaner

  • Bevaringsvurderinger for arkivserier og systemer i arkivplanen

    meland.arkivplan.no


Systembasert bevaringsvurdering mikrovurdering

Systembasert bevaringsvurdering - mikrovurdering

  • Definisjon

    • Hvilken informasjon skal bevares fra systemet og hvor finnes denne

      • Funksjoner og informasjonsenheter i systemet

      • Hvor lagres data

      • Hvordan lagres data (format)

  • Grunnlag i arkivskapers bevaringsplan - makrovurdering

  • Arbeidet startes i forkant av avlevering, men kan foregå kontinuerlig

  • Dokumentasjon

    • Metadatabeskrivelse (addml, xml-skjema)

    • Beskrivelse av hvilke informasjonselementer som skal avleveres i arkivplanen

    • Legges til grunn for selve datauttrekket


Framgangsm te

Framgangsmåte

  • Kravene i arkivloven til arkivsystemer stiller opp to hovedtyper bevaringsvurderinger

    • Noark-baserte systemer

      • Egen funksjonalitet for uttrekk i systemet

      • Bevaringsvurdering i finnes i standarden og skal være implementert i funksjonaliteten

    • Generelle register og databaser

      • Individuelle bevaringsvurderinger basert på informasjonsinnhold og funksjonstyper


Familia v5 fagsystem i barnevernstjenesten

Familia v5 – fagsystem i barnevernstjenesten

  • Leverandør i dag; Visma Software Norge AS

  • Formål: Behandling av barnevernssaker etter Lov om barnevernstjenester

  • Visma sine løsninger på barnevern er benyttet av ca 170 kommuner på landsbasis

  • Utfasing av Familia v5 (og samtlige andre løsninger) i løpet av 2007, v6 innebærer ny lisens


Informasjonsinnhold

Informasjonsinnhold

  • Registrering av barn og familieforhold

  • Mottak og behandling av bekymringsmeldinger

    • Vurdering og hypoteser

    • Undersøkelse

    • Tiltak

  • Saksbehandling og produksjon av dokument

    • Journalnotat

    • Vedtak

    • Brev

  • Postjournal

  • Vedtak med begrunnelse

  • Utbetalingsplaner

  • Overføring av data til reknskaps- og lønssystem

  • Overføring av data til SSB


Familia vs alf om elektronisk arkivering

Familia vs ALF om elektronisk arkivering

  • Vert nytta til føring av inn/ut korrespondanse

    • Oppfyller ikkje Alf §§ 2-6, 2-7 og 2-9 om Noark

  • Produksjon av saksdokument i modulane vedtak, postjournal, journalnotat m.fl.

    • Oppfyller ikkje Alf §§ 2-13 og 2-14 om elektronisk lagring av saksdokument

  • Konklusjon

    • Blanda avlevering

      • Elektronisk

        • Register over dokument

      • Papir

        • Saksdokument til vedtaksbok og klientmapper


Bevaringsvurdering familia v5

Bevaringsvurdering Familia v5

  • Kartlegge alle moduler med informasjonsinnhold

    • Dokumentasjon: brukerveiledning eller skjermbilder

  • Lokalisere tabeller med feltinformasjon

    • Dokumentasjon: ER-skjema, tabellister eller lignende

  • Definere hvilken informasjon/moduler som lagres i hvilke tabeller


Barn klient

Barn/Klient

  • Tabeller

    • B_Klient_tab

  • Bevares fordi hovedposter

  • Fungerer som registerkort


Bekymringsmelding under s kelse

Bekymringsmelding/Under-søkelse

  • Tabellar

    • B-melding_tab

    • B_handlingsplan_tab

    • B_tiltak_tab

  • Bevares som dokumentregister

  • Selve meldingen bevares på papir


Vedtak

Vedtak

  • Tabellar

    • B_vedtak.tab

  • Bevares som vedtaksliste/ oversikt

  • Selve vedtak bevares på papir


Journalnotat

Journalnotat

  • Tabellar

    • B_Journal_tab

  • Bevares som dokumentliste

  • Selve notatet må bevares på papir


Postjournal

Postjournal

  • Tabellar

    • B_postjournal_tab

  • Bevares kfr Alf § 3-20

  • Korrespondansen må bevares på papir


Bevaringsplan

Bevaringsplan

  • Møte- og vedtaksbøker (papir)

  • Kopibøker (papir)

  • Postjournal (elektronisk)

    • Tabelluttrekk frå Familia; Klientmapper (papir)

    • Meldinger

    • Korrespondanse

    • Journalnotat

    • Kfr. eigen kassasjonsplan

  • Tabelluttrekk fra Familia; Klientoversikt, Postjournal, vedtak, journalnotat og melding


  • Login