La dematerializzazione dei documenti amministrativi

1. La dematerializzazione dei documenti amministrativi Prof. Pierluigi Ridolfi Componente CNIPA Presidente del GdL interministeriale per la dematerializzazione Convegno Infocamere Roma – 4 aprile 2006

2. Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale Amministrazioni coinvolte • Innovazione e Tecnologie • Presidenza del Consiglio dei Ministri • Beni e Attività Culturali • Funzione Pubblica • Interno • Giustizia • Economia e Finanze • Salute • Lavoro e Politiche Sociali • CNIPA

3. Obiettivi • individuare criteri e modalità tecnicheper la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi • definire regoleper la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza • proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare lanormativa vigente

4. Grandi temi • evitare la produzione dinuova carta • eliminare ilcartaceo esistente non di interesse “storico o culturale” • ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...) • attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...) • ottenere benefici immediati e tangibili per il cittadino

5. Modus operandi del GdL • esame della normativa e delle prassi vigenti • audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore • individuazionedi obiettivi da porsi nel breve/medio periodo

6. Prime considerazioni • complessitàdella problematica superiore al previsto • prevalenza dellequestioni normative su quelle tecniche • vastità dellacasistica • “facilismo” nell’individuare soluzioni

7. Punti di forza • il corpus normativo è pressoché completo • le soluzioni tecniche sono adeguate • firma digitale • e-mail e PEC • archiviazione elettronica • protocollo e standard di interoperabilità • fatturazione elettronica • ci sono già esperienze concrete • la macchina è partita ma ….

8. Criticità • alcune difficoltà interpretative delle norme • carenza di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici • scarsa usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei documenti e per la gestione dei documenti firmati • scarsa fiducia nella e-mail per la trasmissione formale di documenti • difficoltà di “esibizione” e ritrosia all’accettazione del documento informatico • scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo

9. Opportunitàper eliminare il cartaceo esistente • processi qualificatiper la trasposizione in formato digitale o per il riversamento • attuazione dellepratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari) • approfondimento degli aspetti tecnologici connessi allaconservazione permanente • riduzione deitempi di deposito obbligatorio

10. Opportunitàper limitare la produzione cartacea • linee guidasemplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta • cartelle • archiviazione personalizzata uniforme • attivazione deiprocedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie • promozione dei documenti informatici nativi • gestione integrata del ciclo di vita del documento • comunicazione e trasmissionedei dati tra le amministrazioni • diffusione della firma digitale • convincere gli incerti

11. Libro Bianco • primapietra miliare della dematerializzazione • stato dell’arte nei diversi ambiti pubblici e privati • evidenza delle criticità che sussistono • disamina delle opportunità: • per eliminare la carta esistente • per limitare la produzione di documenti cartacei

12. Azioni del Gruppo di Lavoro • istituiti dieci tavoli tecnici – 100 soggetti coinvolti • per l’approfondimento di tematiche specifiche • per la partecipazione e la disseminazione di un atteggiamento propositivo • Tavoli trasversali • norme, tecnologie, azioni di promozione, ruolo del responsabile della conservazione • Tavoli verticali • documentazione bancaria, della salute, tributaria, del lavoro

13. Tavoli tecnici

14. Tavoli tecnici

15. Tavoli tecnici

16. Grandi progetti - 1 • Progetto “lotta agli sprechi” • cedolino elettronico dei dipendenti pubblici • Progetto “@P@” • 30 progetti finanziati per la diffusione della Posta Elettronica • Progetto “protocollo in ASP” • Progetti di razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi

17. Grandi progetti - 2 • Dematerializzazione alla fonte (Poste) • studi di fattibilità completati • sperimentazioni pianificate • convenzioni (comma 51 Fin. 2005) • Dematerializzazione bollettini postali (Poste) • 600 milioni di pezzi/anno • sistema pronto a partire • legittimazione normativa (comma 51 Fin. 2005)

18. Comma 51 finanziaria • Al fine di semplificare le procedure amministrative delle pubbliche amministrazioni, le stesse possono, nell’ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le pubbliche amministrazioni si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l’integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l’integrità legale del contenuto, la marca temporale e l’identità dell’ente certificatore che presidia il processo.

19. Comma 51 finanziaria modificato • Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche, anche i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla certificazione di conformità del documento informatico riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su supporto cartaceo dei documenti di cui al presente comma, generate mediante l’impiego di mezzi informatici, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la conformità all’originale è assicurata da pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio.

20. Prossime azioni • Attività di stimolo e informazione • Libro Bianco 2 • risultati dei Tavoli Tecnici • indicazioni, suggerimenti e prospettive • pubblicazione a luglio • Proposte al nuovo governo

21. Alcuni numeri • Documenti protocollati nelle PAC(anno 2004 - dati su 61 amministrazioni – 700.000 dipendenti) • 110 milioni di documenti • 160 milioni di protocolli, 147 milioni di archiviazioni • 50.000 addetti alla gestione in 19.000 uffici • costo stimato: 3 mld (27 euro/doc) • Gestione del documento “fattura” • 2,8 miliardi di fatture/anno • di cui 1,4 miliardi B2B • costo di gestione documentale 7 euro/fattura • costo stimato: 10 miliardi / anno

22. Costi del documento cartaceo • costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL • costi diretti e indiretti • preparazione, trasmissione, classificazione, conservazione • 80% costi di personale • archivisti e protocollisti, camminatori e autisti, personale di segreteria, operatori di sportello • 20% costi diretti • gestione dei locali, costi di spedizione, materiali