Infosessie declaraties
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 53

Infosessie declaraties PowerPoint PPT Presentation


  • 70 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Infosessie declaraties. Overzicht. Declaratiedossier Voortgangs- / eindverslag Aanvraag cofinanciering Kosten- en betalingsbewijzen Subsidiabiliteit Controle en uitbetaling Communicatieverplichtingen. 1. Declaratiedossier. Wat: Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken

Download Presentation

Infosessie declaraties

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Infosessie declaraties


Overzicht

  • Declaratiedossier

  • Voortgangs- / eindverslag

  • Aanvraag cofinanciering

  • Kosten- en betalingsbewijzen

  • Subsidiabiliteit

  • Controle en uitbetaling

  • Communicatieverplichtingen


1. Declaratiedossier

  • Wat:

    • Aanvraag tot uitbetaling, inclusief bewijsstukken

    • stand van zaken project

  • Documenten:

    • voortgangs- of eindverslag

    • Aanvraag cofinanciering

    • Kosten- en betalingsbewijzen


  • Digitaal en hard copy

  • Handtekeningen!

  • Deadline: 15 januari – 15 juli

  • www.hagelandplus.be > Documenten


2. Voortgangs- of eindverslag

  • Vul sjabloon in  op website onder declaratie

    • Keuze voortgangs- of eindverslag

  • Inhoud:

    • Gegevens project en promotor

    • Projectvoortgang

    • Financiering

    • Afwijkings- of wijzigingsverzoeken

      • Verschuiving: indien >10% van de kostenrubriek OF nieuwe rubriek wordt aangesneden

      • Verlenging: N+2

      • Inhoudelijke wijzigingen: aanvraag bij PG

      • Verhoging budget of nieuwe projectaanvraag: aanvraag bij PG


  • Extra documentatie:

    • Opleidingen, studiemomenten,…: namen van de deelnemers, geboortejaar, de organisatie en het geslacht

    • Nota: bij publieks- en/of persevents: 1 uitnodiging naar de PG en 1 naar de VLM sturen

    • Persartikels, foto's,...

  • Eindverslag: doelstellingen bereikt, verderzetting na afloop


    • Aandachtspunten:

      • Volledigheid

      • Projectcode: goedkeuringsbrief

      • Afwijkings- of wijzigingsverzoek: duidelijkheid: data, bedragen, kostenrubrieken, motivatie

      • ALTIJD in te dienen, ook indien geen kosten gemaakt in de betrokken periode


    3. Aanvraag cofinanciering

    • Excelbestand (sjabloon op website) met 3 tabbladen:

      • in te vullen voorblad

      • facturen en kosten

      • gedetailleerde personeelskosten


    Voorblad


    Facturen en kosten

    • Aandachtspunten:

      • Kosten gemaakt in goedgekeurde projectperiode

      • enkel projectgerelateerde kosten

        DUS geen reguliere kosten

      • Enkel kosten van (co)promotoren


    • BTW

      • Enkel privaatrechtelijke personen die niet BTW-plichtig zijn mogen BTW inbrengen

      • Publiekrechtelijke instanties kunnen geen BTW indienen: gemeente- en stadsbesturen, OCMW's, kerkraden, publiekrechterlijke vzw’s (ook al zijn ze niet BTW-plichtig)


    • Hoe invullen?

      • Per kostenrubriek, oplopend (selectievakjes)

      • Facturen per kostenrubriek: chronologisch

      • 1 lijn per factuur

        Dus ook bv. personeelskosten: per loonfiche (dus per maand)

      • Volgnummers: doorlopend vanaf 1 (herbeginnen bij elke declaratie)


    • Overige gegevens aanvullen: leverancier, onderwerp factuur, factuurbedrag (al dan niet incl BTW), % dat bedrag meetelt voor project, budgetjaar, cofinancierings%

      • Opmerking: cofinancieringspercentage Hageland+ max. 60%

    • Projectbedrag en totale cofinanciering worden automatisch ingevuld

    • Paraferen


    Detail personeelskosten


    • Apart tabblad voor gedetailleerde opgave personeelskosten

    • per maand en per persoon

    • zelfde bedragen loonfiche

    • Tijdsregistratie in bijlage!


    • ingeven en aanduiden op loonfiche:

      • brutosalarissen van de projectwerkers

      • wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen

      • vakantiegeld (gewogen!)

      • eindejaarspremie (gewogen!)

      • andere kosten zoals het woon- en wegverkeer, de arbeidsongevallenverzekering en de vakbondspremie

      • extra – legale voordelen zoals maaltijdcheques


    Kopie van officiële loonfiche

    OF

    Loonstaat sociaal secretariaat

    = kostenbewijs + betaalbewijs

    Eindejaars-premie of vakantiegeld

    mag maandelijks

    a rato ingebracht worden


    4. Kosten- en betaalbewijzen

    • Elke ingegeven kost: factuur en rekeninguittreksel, of gelijkwaardig

    • volgorde "Aanvraag cofinanciering"

    • Factuur en rekeninguittreksel samennieten en nummeren (zelfde volgnummer Aanvraag cofinanciering)

    • Kopieën


    • Volgende zaken worden in fluo aangeduid:

      • datum op zowel kosten- als betaalbewijs

      • totaalbedrag dat in rekening gebracht wordt voor het project, al dan niet incl. BTW

        (eventueel de gebruikte verdeelsleutel erbij voegen en de berekening op het kostenbewijs maken)

      • bedrag op het betaalbewijs aanduiden

      • loonfiches: alle kosten die worden ingebracht in de detailtabel van de personeelkost (vb. RSZ werkgever, brutoloon, enz ..)


    Volgnummer

    Fluo:

    Datum

    Totaalbedrag

    Gemeente: bedrag excl. BTW!!


    Volgnummer

    Fluo:

    Totaal bedrag


    Uitleg + berekening


    5. Subsidiabiliteit

    • Welke kosten zijn subsidiabel

      • centrale vraag: wat is goedgekeurd in projectfiche

      • project gerelateerd: geen kosten die behoren tot de reguliere werking van de promotor


    Investeringskosten

    • Aankoop van grond: komt niet in aanmerking voor cofinanciering

    • Gebouwen:

      • afbraak: niet

      • verwerving: niet

      • oprichting, renovatie en inrichting: wel


    • Installaties, machines en uitrusting:

      • ondergrondse leidingen bij infrastructuurwerken: niet, tenzij ze kaderen binnen de algemene inrichting van een gebouw

      • dorpskernvernieuwing: onderfundering en fundering, lijnvormige elementen, verhardingen, signalisatie, groenaanleg, regiewerken, materieel en straatmeubilair: wel


    • Rollend materieel: niet, behalve gespecialiseerd rollend materieel, onontbeerlijk voor de uitvoering van het project

    • Levend materiaal:

      • aankoop van dieren: niet

      • aankoop en planten van zaai- en pootgoed van jaarlijkse landbouwgewassen: niet

      • huur van dieren en planten: wel


    • Leasing:

      • een door de leasingnemer aan de leasinggever betaalde leasingprijs (netto-aankoop): wel

        • uitzondering:

          • leasingwagens/bedrijfswagens, en afschrijving: niet

          • rollend materiaal algemeen: niet

      • andere met de lease-overeenkomst-gemoeide kosten, zoals belasting: niet


    Personeelskosten

    • Loonkosten van de rechtstreeks bij het project betrokken personeelsleden, niet van supervisie

      → bewijs 1: kopie van loonfiche

    • Enkel voor de tijd aan het project besteed

      → bewijs 2: tijdsregistratie per halve dag

    • Vrijwilligerswerk hoort niet in deze rubriek:

      • betaald: werkingskosten

      • onbetaald: bijdragen in natura


    Werkingskosten

    Project gerelateerde kosten die er niet zouden zijn zonder het project (projectfiche!)


    • Aanvaard als werkingskosten:

      de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur niet langer is dan de duur van het project (b.v. inkt, papier, batterijen, ...)


    • aankoop van een computer en een printer specifiek voor project:

      • afschrijving op 3 jaar :per jaar maximaal 1/3 van de aankoopprijs

    • huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur

    • tankbeurten en kilometervergoedingen als het vervoer essentieel is voor het project


    • betaald vrijwilligerswerk, verantwoord met een onkostennota (naam, dag(en), plaats en geleverde werk) en een betalingsbewijs

      • geen combinatie van forfaitaire en reële kostenvergoedingen (kilometervergoeding)

      • kosten die gemaakt worden ten aanzien van deze vrijwilligers (bv. een attentie voor het geleverde werk) kunnen ondergebracht worden als werkingskost


    • Kosten die gemaakt worden door een particulier: onkostennota en betalingsbewijs

      • kan ook onder externe prestaties

    • verzekering specifiek voor het project


    • Niet aanvaard als werkingskosten

      • afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur

      • computerkosten voor occasioneel gebruik: = overheadkosten

      • uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame (promotie en publiciteit)

      • verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening)


    Overhead

    • Kosten die ook bestaan zonder project want verbonden aan dagdagelijkse activiteiten

    • Overheadkosten die niet specifiek aan het project verbonden zijn: verdeelsleutel

    • Max. 15% van de werkelijke personeels- en werkingskosten


    • Enkel deze kosten vallen onder overhead:

      • Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water

      • Kantoor: telefoonrekening, internetabonnement, postzegels, verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer

      • Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding

      • Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies

      • Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen


    Externe prestaties

    • Kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd

    • Bv. vergoedingen voor architecten, veiligheidcoördinatie, studie-, engineering- en consulentenbureaus

    • Onderzoeksopdrachten en studies: enkel indien deel van een concreet project

    • Km-vergoeding: als de kilometers worden verreden door iemand die de externe prestatie uitvoert


    Promotie en publiciteit

    • enkel indien opgenomen in aparte rubriek projectfiche

    • worden enkel in aanmerking genomen indien alle logo's en slagzin aanwezig

      Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling:

      Europa investeert in zijn platteland


    Bijdragen in natura

    • enkel als onbetaald vrijwilligerswerk

      • tastbare output project

      • relatie met goederen waarvan kosten gedeclareerd

        bv. schilderwerken kan als verf ingebracht als kost

      • moet in rubriek in projectfiche voorzien zijn

      • max. tarief: € 20 per uur

      • opmerking: inzet vrijwilligers moet op voorhand gemeld worden aan de PG-coördinator


    Inkomsten

    • Inkomsten die rechtstreeks voortkomen uit het project en tijdens de projectperiode

    • Negatief getal: min-teken

    • Ook 60% in rekening brengen


    Voorbeeld 1:

    Project = organiseren evenement => inkomgeld moet in vermindering gebracht worden

    Voorbeeld 2:

    dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is


    6. Controle en uitbetaling

    • Leader :

      • Controle door de coördinator iov PG

      • Controle door de VLM

    • Uitbetaling Leader cofinanciering door Vlaams betaalorgaan:

      Agentschap voor Landbouw en Visserij

      Procesondersteuning

      Dienst Betalingen en Inningen, Ellipsgebouw, 3e verdieping

      Koning Albert II laan 35, bus 41,

      1030 Brussel

      Tel. 02 552 75 83, fax 02 552 75 71


    Bekendmaking financiering

    • Waarom :

      openbaarheid gebruik financiering Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling

    • Hoe :

      publicatie op website

      • Naam promotor

      • Postcode en gemeente

      • Bedragen uitbetaalde financiering per begrotingsjaar


    Na afloop project

    Alle documenten en bewijsstukken moeten tot 5 jaar na beëindiging van het project bijgehouden worden:

    Projectdocumenten

    Resultaten

    Constructies


    7. Communicatie

    • Regels voor:

      • Gebruik van Europese, Vlaamse en provinciale logo’s

      • Vermelden van de slagzin van ELFPO: Europees Landbouwfonds voor PlattelandsOntwikkeling: Europa investeert in zijn platteland

      • Plaatsen van infoborden bij fysieke investeringen


    Gebruik logo’s en sloganAlgemene richtlijnen


    Specifieke richtlijnen:Fysieke investering

    • Totale kost (cofinanciering + eigen bijdrage)=

      < € 50.000 => algemene richtlijnen volgen

      > € 50.000 => gedenkplaat (klein infobord)

      > € 500.000=> werfplaat (groot infobord)

      Bord verplicht tijdens realisatie en daarna 5 jaar laten staan en onderhouden of het groot bord vervangen door een klein.

    • Informatieborden:

      • beschrijving van het project en/of de concrete actie

      • slagzin en logo’s (min. 25% van de oppervlakte van het informatiebord)


    Voorbeelden

    slagzin

    Logo’s en slagzin: Min. 25% van het oppervlak van het bord

    Logo’s


    - Verplichte logo's en slagzin

    - 25% van het totale oppervlak bord


    Naast de logo’s ook de slagzin

    Voorbeeld van LEADER-project: 4 logo’s + slagzin


  • Login