Klientų poreikių apibrėžimas

1. Klientų poreikių apibrėžimas • Produktas turi atlikti tam tikrą funkciją atitinkančią kokį nors rodiklį; • Produktas privalo veikti specifinėje aplinkoje; • Produktas turi gyvuoti x metų; • Projekto biudžetas negali viršyti x eurų; • Projektas turi atitikti tam tikrus reikalavimus ir standartus; • Projektas turi atitikti patikimumo reikalavimus; • Produktas turi būti efektyvus; tai reikia išmatuoti kiekybiniais metodais; • Produktas negali prieštarauti įstatymams bei saugumo/sveikatos reikalavimams; • Darbo procesų ir sąlygų kūrimas turi sutapti su jau naudojama praktika; • Turi būti nubrėžtas tam tikras lygis – kiek galima pralaimėti, kuriant naują sistemą; • Produktas turi būti gaminamas su iš anksto apibrėžta pridėtine verte; • Produktas turi turėti perspektyvų ateities plėtimuisi; • Produktas turi išeiti į rinką ir operuoti joje nustatytu laiku; • Produktas turi būti gaminamas patikimų, jei reikia, įvertintų auditorių, tikėjų; • Tiekėjai turi turėti patvirtintą kokybės valdymo sistemą; • Tiekėjai turi būti lankstūs; • Tiekėjai turi būti finansiškai stabilūs; • Galiausiai, produktas turi būti paklausus ir pelningas.

2. Projekto įgyvendinamumo patikrinimas • Įvertinti buvimo vietos įtaką projektui – su kokiomis logistikos problemomis bus susidurta projekto vykdymo metu? Dažnai tokios problemos būna didele našta įgyvendinat projektą. • Įvertinti aplinkos poveikį produktui. • Įvertinti produkto poveikį aplinkai – ar produktas kenks ozono sluoksniui? ir pan. • Įvertinti produkto atitikimą esamai madai; įvertinti jo estetinę išvaizda ir patrauklumą. • Nustatyti tikslinę rinką. Kas pirks produktą? Į šį klausimą galima atsakyti atlikus rinkos tyrimą. • Apskaičiuoti paklausos ir pasiūlos kreivę. Kokia prekės paklausa dabar? Nuspėti, kokia paklausa bus ateityje. • Įvertinti konkurenciją su kitais rinkos dalyviais. Kaip jūsų produkto rodiklių augimas gali pakeisti rinkos dalį? • Projekto pradžioje neįmanoma atsakyti į visus šiuos klausimus. Neatsakyti klausimai parodo tas sritis, kurioms reikia daugiau tyrimų siekiant sumažinti riziką.

3. Socialinės ekonominės aplinkos analizė • Socialinės-ekonominės analizės metu apibrėžiami socialiniai ir ekonominiai aspektai, į kuriuos reikia atsižvelgti rengiant ir įvertinant projekto strategiją ir marketingo koncepciją. Šie aspektai paprastai atspindi visuomenę ir jos kultūrą, socialinę ir ekonominę politiką, o taip pat egzistuojančias taisykles, tradicijas, papročius. • Analizuojama, kokios galimybės ir rizika charakteringos duotam sektoriui, kuriame yra nagrinėjamas projektas. Pirmiausia analizuojamas sektoriaus gyvavimo ciklas. Gyvavimo ciklo fazių identifikavimas gali palengvinti išvadų dėl dabartinės ir būsimos rinkos potencialo, apimties ir rinkos dalies suformulavimą. • Konkurencijos intensyvumas taip pat priklauso nuo įėjimo išėjimo barjerų, nuo spaudimo iš produktų-pakaitalų ir nuo galimybės vartotojams ir tiekėjams tarpusavyje susitarti. • Įėjimo barjerams priskiriami veikiančių rinkoje firmų dydis, jų patirtis, esantys ryšiai su vartotojais, teikiamos nuolaidos bei privilegijos bei kt. Kuo aukštesnis šis barjeras, tuo didesnė rizika naujai įeinantiems į šį sektorių.

4. Apribojimų įvertinimas Projekto ribojimais gali būti laikomi vidiniai ir išoriniai suvaržymai, galintys paveikti pasiekiamą projekto užmojį. Šie numatyti ribojimai gali būti skirstomi į tokias rūšis: • Vidiniai projekto apribojimai • Vidiniai kolektyviniai apribojimai • Išoriniai projekto apribojimai

5. Vidiniai projektų apribojimai • Kelia pagrindinius klausimus apie produktą: • Ar produktas gali būti pagamintas? Ar organizacija gali atitikti sąlygas? • Ar organizacija turi technologiją? Jei ne, ar įmanoma ją gauti; jei taip, tai iš ko? • Ar pradėti projektą su esama technologija, ar palaukti, kol bus prieinama nauja? • Ar projekto vystymo stadijoje turėtume sustabdyti technologijų kūrimą? Ar tai turės įtakos technologijos spragoms projekto pabaigoje? • Ar naujasis technologijos komponentas yra 10% geresnis? Norint sumažinti riziką ir neapibrėžtumą praktikai rekomenduoja naujovių procentą palaikyti mažesnį nei 10%. • Ar yra kokių ypatingų konstrukcijos reikalavimų? • Ar reikia specialios įrangos produktui gaminti? Jei taip, ar ji prieinama? • Ar yra ypatingų transportavimo reikalavimų? Ar produktą galimą transportuoti surinktą? Ar produktą reikia transportuoti dalimis ir surinkti vietoje? • Jei naudojamos naujos valdymo sistemos, ar jos bus konkurentabilios su esamomis? • Ar projektas “įtelpa” į biudžetą? • Kokios yra reikalingos kokybės garantijos? • Ar paskirtas projekto vadovas? Ar surinkta komanda? Ar prieinami jiems visi reikalingi resursai? • Ar organizacijai priimtinos yra rizikos ir neaiškumų galimos pasekmės?

6. Vidiniai kolektyviniai apribojimai Visi šie klausimai tiesiogiai siejasi su projektu: • Finansiniai siekiai:projekto pasirinkimas gali būti pagrįstas finansinio įgyvendinimo tyrimu, matuojamu investicijų susigrąžinimu, grynąja verte, kainos ir vertės analize ir pan. • Rinkodara; • Apskaičiavimasar projekto biudžetas bus pagrįstas apskaičiuota projekto kaina ar pardavimo kaina? • Partnerystė: organizacija gali norėti projektą daryti su patyrusiu partneriu. • Pramoniniai santykiai:dažniausiai pramoniniai neramumai kyla dėl užmokesčio ir darbo sąlygų neatitikimų. Projekto vadovas gali daryti įtaką šiom dviem sąlygom. • Apmokymas: vykdomas projektas gali tapti mokymų pagrindu. Tokiu atveju apmokymas bus įtrauktas į projekto kaina. • Eksportas: organizacija gali garyti įtaką kainai tam, kad naujos prekės / paslaugos pasiektų naują rinką arba tam, kad gautų naudos iš eksporto skatinimo. • Jei organizacijos tikslai nesutampa su projekto tikslais, pirmenybę turi organizacijos tikslai. Tai gali padidinti projekto kaštus ir sukelti projekto vykdymo atidėliojimus, kurie turi būti numatyti pamatiniame plane.

7. Išoriniai apribojimai Išoriniai ribojimai atsiranda už organizacijos ribų ir liečia tas sritis, kurioms projektas daro įtaką. Daugelis tokių ribojimų tik žinotini, bet nesvarstytini: • Valstybiniai ir tarptautiniai teisės aktai. • Neprieinami ištekliai. • Transporto prieinamumas. • Užsienio valiutos prieinamumas ir kurso svyravimai. • Paklausos ir pasiūlos kreivė. • Aplinkosauga. • Oro sąlygos. • Politiniai neramumai. • Draudimai, leidimai, patentai ir pan. • Tai nėra išsamus ribojimų sąrašas, tačiau tai kontrolinis klausimų, kuriuos organizacija turi patikrinti, paketas. Jis būtinas norint sumažinti riziką ir neužtikrintumą.

8. Alternatyvų įvertinimas Alternatyvų analizė – tai kompleksinio produkto skaidymas į jo sudedamąsias dalis tam, kad nustatytume naujus, tikėtina efektyvesnius, būdus norimiems rezultatams pasiekti. Procesas turėtų prasidėti nuo kontrolinio sąrašo, kuris padės struktūrizuoti mintis. Tai gali būti pasiekta projektų vadyboje naudojamų priemonių pagalba: • Darbų padalinimo struktūra; • Projekto veiklos; • Projekto alternatyvos. • Techninės charakteristikos turėtų palengvinti tiesioginį alternatyvų palyginimą, pvz.: įrengimo pirkimo kaštai ir jo eksploatavimo kaštai. Šis procesas turėtų tęstis viso projekto metu. Jau minėtas kontrolinis sąrašas gali bendrais bruožais apibrėžti pagrindinius klausimus: • Laikas: Ar projektas gali būti pabaigtas anksčiau? • Kaina: Ar gali būti sumažintas biudžetas? • Kokybė: Ar projektas gali būti atliktas taip, kad atitiktų klientui priimtiną kokybės lygį ir būtų greičiau atliktas? • Ištekliai: Ar darbas gali būti taip efektyviai automatizuotas, kad kuo labiau sumažintų žmogiškojo darbo poreikį? • Techniniai klausimai: • Ar yra paprastesnė modelio konfigūracija ir paprastesnis metodas? • Ar gali būti naudojami pigesnės medžiagos? • Ar buvo apsvarstytos naujausios technologijos? • Ar buvo apsvarstytas kitokios įrangos naudojimas? • Ar buvo pasiektas kompromisas tarp kainos, pristatymo tvarkaraščio ir techninio efektyvumo?

9. Įvertinimas Įkainojimas (ankstesni duomenys) (aktuali informacija) Apskaičiavimo tikslumas 25% 10% 5% 0% Konceptualinė Vystymo Įgyvendinimo Užbaigimo Fazė fazė fazė fazė Koncepcijos įvertinimas Įgyvendinamumo studija Detalus įvertinimas Baigiamoji ataskaita

10. Įkainojimas Įkainojimas gali būti apibūdinamas, kaip detali projekto kaina, pagrįsta išsamiais apskaičiavimais. Įkainojimas reikalauja užbaigti šiuos veiksmus: • Projektavimą ir kalkuliacijas; • Darbų apimtį, medžiagų sąrašą bei darbų sąrašus; • Detalųjį planavimą; • Patvirtinti subrangovų ir tiekėjų kainas, darbo valandas bei darbo įkainius. • Beveik kiekvienas projekto aspektas turi būti apskaičiuotas, ir su šiuo aukštu informacijos bei pastangų lygiu gali būti pasiekti tikslūs skaičiavimai +/-1 procentas. • Projekto kainos įvertinimo tikslumas didėja projekto vykdymo eigoje. Kaip matome iš 1 pav., projekto įkainavimo tikslumas didėja nuo 25% paklaidos konceptualinėje fazėje iki 0% paklaidos užbaigimo fazėje.

11. Projekto kaina Projekto įvertinimas gali būti padalintas į skirtingas išlaidų grupes: • Tiesioginės išlaidos; • Netiesioginės išlaidos; • Su laiku susijusios išlaidos; • Darbo išlaidos; • Medžiagų ir įrangos kaina; • Transporto išlaidos; • Preliminarios ir bendrosios išlaidos; • Projekto valdymo išlaidos; • Projekto komandos samdymo kaina.

12. Tiesioginės išlaidos • Tai tokios išlaidos, kurios gali būti identifikuojamos veikloje ar projekte. Šios išlaidos gali būti skiriamos, stebimos ar kontroliuojamos daug efektyviau nei netiesioginės. Tai atlyginimai projekto vadovams, specialistams, projekto veiklas įgyvendinantiems, išlaidos medžiagoms, tiesioginės išlaidos įrengimams, išlaidos perkamoms paslaugoms. Išskirtinis tiesioginių išlaidų bruožas, kad jos tiesiogiai gali būti priskiriamos atitinkamai veiklai ar projektui.

13. Netiesioginės išlaidos Netiesioginės išlaidos, taip pat dar vadinamos pridėtinėmis išlaidomis, kurios negali būti tiesiogiai priskiriamos konkrečiai veiklai ar projektui, bet yra reikalingos palaikyti vykdančiai organizacijai: • Valdymo išlaidos: vyresnieji vadybininkai, vertinimo skyrius, pardavimai ir marketingas, buhalterija, IT, administracija, personalo skyrius ir t.t.; • Netiesioginės darbo išlaidos: apsauga, valytojai ir t.t. Tai vykdančios projektą organizacijos pagalbinis personalas; • Medžiagos, nesusietos tiesiogiai su projektu: valymo medžiagos, atsarginės dalys; • Įranga: kompiuteriai, kopijavimo aparatai, faksai; • Išlaidos mokymams, draudimui, nuomai ir t.t. Šios išlaidos padengiamos iš pridėtinių išlaidų mokesčio, ir jei netinkamai valdomos, gali atimti dalį organizacijos pelno.

14. Darbo išlaidos Darbo išlaidos sudaro tiesiogines darbo jėgos išlaidas. Nors darbo jėgos atlyginimai gali būti tiksliai nustatomi, taip pat yra gausybė kitų su darbu susijusių išlaidų. Paprastai darbo išlaidos dalinamos į 4 pagrindines grupes: • atlyginimas; • susijusios su darbais išlaidos (draudimai, mokymai, atostogos, sirgimai ir t.t.); • atskaitymai į pridėtines išlaidas (procentai nuo algos); • atskaitymai į organizacijos pelną (procentai nuo algos). • Pavyzdžiui, darbuotojo alga 2000E. Atskaitymai į pridėtines išlaidas: 25% nuo algos = 500E • Atskaitymai į organizacijos pelną: 30% nuo algos = 600E • Darbo kaina = suminės darbuotojo išlaikymo išlaidos / darbo valandų skaičius per mėnesį. • Suminės darbuotojo išlaikymo išlaidos per mėnesį = (alga + susijusios su darbų išlaidos + atskaitymai į pridėtines išlaidas + atskaitymai į organizacijos pelną). • Darbo kaina = 2000 + 700 + 500 + 600 = 26,62 E / Val. • 21 * 8

15. Pirkimo išlaidos Į pirkimo išlaidas pirmiausia įskaičiuojamos visų perkamų prekių ir paslaugų kainos. Be to į pirkimo išlaidas įskaičiuojamos visų su pirkimų susijusių veiklų sąnaudos: • Perkamų medžiagų ar paslaugų specifikacijų ir sąskaitų paruošimas; • Perkamų medžiagų ar paslaugų paieška; • Prekių ar paslaugų teikėjų vertinimas; • Pirkimo grafikų sudarymas; • Nupirktų prekių patikrinimas; • Medžiagų sandėliavimo išlaidos. • Pirkimo išlaidos paprastai apskaičiuojamos organizacijos lygmenyje ir taikomos visiems organizacijoje vykdomiems projektams. Pirkimo išlaidos būna nuo 10% iki 20% didesnės negu perkamų prekių ir paslaugų kainų suma.

16. Transportavimo išlaidos Apskaičiuojant transportavimo išlaidas svarbu įvertinti papildomas išlaidas, kurios gali atsirasti pergabenant prekes iš tiekėjo gamyklos į projekto vykdymo vietą. Priklausomai nuo sutarties sąlygų jos gali būti tokios: • Organizavimo, pakrovimo, pristatymo, transportavimo ir draudimo išlaidos dengia vien tik pirkėjas. • Kitas prekių gabenimo būdas yra priklausantis nuo nuosavybės teisių pasikeitimo momento. Dažniausiai nuo prekių pakrovimo: gamintojas atsakingas už uosto mokesčius bei eksporto leidimus, kai tuo tarpu, klientas yra atsakingas transporto, draudimo ir kitas svarbias išlaidas. • Kartais tiekėjas moka už pristatomas prekes iki galutinio pristatymo taško, taip pat draudimą. Klientas moka svarbius mokesčius. • Tiesiog prekės pristatomos iki kliento durų, ir visą riziką, išlaidas, mokesčius prisiima tiekėjas.

17. Projekto valdymo išlaidos Dažnai projekto valdymo išlaidos nėra tik valdymo personalo darbo užmokestis, bet jungia ir kitas susijusias išlaidas. Kai projekto gyvavimo ciklo fazės keičiasi, įtraukiamas skirtingas personalas iš įvairių organizacijos skyrių. Projekto valdymo mokestis gali būti išreikštas procentaliai nuo bendros projekto vertės. Tai dažniausiai būna 6-10% projekto vertės. Valdymo išlaidų struktūra: • Projekto komandos atlyginimas ( vadovas, planuotojas, buhalteris, vadybininkai ir kt.), • Projekto ofiso kaina (nuoma, vanduo, elektra, internetas, telefonas), • Kelionės( automobiliai, skrydžiai, maistas), • Apsauga, • Mokymai (įvairių sričių).

18. Vertinimo metodai Yra tam tikri apskaičiavimo metodai, kurie gali būti naudojami greitai ir gana tiksliai apskaičiuoti projekto parametrus. Vertinimo metodai, naudojami versle ir viešajame sektoriuje, labai skiriasi atskirose organizacijose, atsižvelgiant į tokius aspektus: • Darbų įkainiai; • Parametrinis metodas; • Infliacija; • Apimties faktorius; • Bendri tarifai; • Dienos darbas.

19. Darbų įkainiai Skaičiuojant darbų įkainius įtraukiamos visos operacijos vykdant užduotį. 3 lentelė Darbų įkainių paskaičiavimo šablonas Tokio tipo paskaičiavimai būtini prieš sudarant su subrangovais sutartis. Be to šie skaičiavimai yra prielaida kritinio kelio metodui planuoti ir kontroliuoti.

20. Parametrinis metodas Šis metodas gali būti naudojamas ,kai projekto kai kurie parametrai gali būti procentaliai išreikšti 4 lentelė Tai labai palengvina ir paspartina kai kurių planuojamo projekto parametrų kainos nustatymą.

21. 5 lentelė Projekto finansinių rodiklių skaičiavimas įvertinant infliacijos lygį

22. Bendritarifai

23. Apskaičiavimų suvestinio dokumento pavyzdys

24. Netikėtumai Vykdant projektą reikia atsižvelgti į netikėtumus dėl rizikos ir neužtikrintumo faktorių. Turi būti atsižvelgta į tokius veiksnius, kaip: • Papildomas darbas, trūkstant apibrėžties; • Paskutinių projektavimų atidėliojimas dėl kliento, projektuotojo kaltės; • Papildomas darbas dėl projektavimo klaidų; • Perdarymas, perstatymas dėl žaliavų netinkamumo; • Darbuotojų bei įrangos prastovos dėl svarbių atidėliojimų ir netinkamo oro; • Prarasta produkcija dėl rinkos veiksmų, streikų; • Riboti tam tikros vietovės darbo ištekliai. • Netikėtumų dydis priklauso nuo daugelio faktorių: • Projekto tipo; • Bendro efektyvumo ir kompanijos kompetencijos; • Rizikos ir neužtikrintumo laipsnio. Netikėtumo rizika dažniausiai yra priskaičiuojama procentais nuo darbinės veiklos.

25. Kainos – pelno analizė Kainos – pelno analizė gali būti panaudojama įgyvendinimo tyrimo stadijoje tam, kad nustatytume finansinį projekto įgyvendinamumą. Ši analizė pagrįsta 3 ekonominiais principais: • Pareto kriterijumi; • Hiks – Kaldor testu; • Pasiryžimo sumokėti testu. Esminė koncepcija išreiškia kainą ir pelną pinigų terminais. Jei finansinė nauda viršija kaštus, tai projekto testas teigiamas. Pareto kriterijus teigia: “projektas turi padaryti kai kuriuos žmones turtingesniais nepadarydamas nė vieno neturtingesniu”. Realybėje ši situacija sunkiai pasiekiama. • Hiks – Kaldor testas yra realistiškesnis. Juo teigiama: “visumos laimėjimas turi viršyti visumos pralaimėjimus”.