1 / 10

E-tendering als hefboom voor een verregaande digitalisering in OCMW Gent

E-tendering als hefboom voor een verregaande digitalisering in OCMW Gent. Studiedag e-Tendering lokale besturen Pol Verbeke 25 maart 2013. Situering. OCMW Gent Uitgebreide dienstverlening

tauret
Download Presentation

E-tendering als hefboom voor een verregaande digitalisering in OCMW Gent

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript


  1. E-tendering als hefboom voor een verregaande digitalisering in OCMW Gent Studiedag e-Tendering lokale besturen Pol Verbeke 25 maart 2013

  2. Situering • OCMW Gent • Uitgebreide dienstverlening - 4 woonzorgcentra (625 bedden) - 120 woongelegenheden - serviceflats - 1 complex pensionwonen thuislozen - 9 dienstencentra voor ambulante senioren - 8 welzijnsbureau’s voor hulpverlening - 1 opleidings- en tewerkstellingscentrum laaggeschoolden - 3 administratieve complexen voor de huisvesting van de personeelsleden - 1 780 personeelsleden, wat overeenkomt met 1 520 voltijds equivalenten - jaarbudget van € 200 miljoen

  3. Situering • OCMW Gent • Nieuwe investeringsprojecten in de komende jaren - nieuw woonzorgcentrum met 134 bedden - verdubbeling van het aantal serviceflats - uitbreiding van het pensionwonen voor thuislozen - 3 nieuwe dienstencentra voor senioren • Elke uitbesteding gaat gepaard met een overheidsopdracht- enkele tientallen procedures overheidsopdrachten per jaar - opdrachten van werken voor nieuwbouw en verbouwing - leveringen voor de inrichting en uitbating - tal van diensten, zoals juridische diensten, opleidingen, leningen, verzekeringen

  4. Situering • Digitale besluitvorming • E-besluit- programma E-besluit, ontwikkeld door Green Valley ism. Digipolis - in gebruik sedert mei 2010 - nota’s enkel nog ingeven in sjablonen E-besluitmodule - vergaderingen Vast Bureau, OCMW-raad, Bijzondere comité’s, uitsluitend digitaal • Pilootproject elektronische offertes - sleuren met papieren bestekken en offertes voor inzagerecht OCMW-raadsleden - opportuniteit om volledig traject besluitvorming te digitaliseren - alternatief was inscannen papieren documenten, wat achteruitgang betekent - e-tendering als oplossing voor de ontbrekende schakel in digitale besluitvorming - efficiëntie- en milieuwinst in het kader van duurzame overheidsopdrachten - 2 belangrijke overeenkomsten (catering en linnen) liepen korte tijd nadien af - OCMW Gent als trendzetter voor andere lokale besturen

  5. Situering • Digitale besluitvorming • Verplicht elektronisch indienen offertes- onmiddellijk gekozen voor verplichting- zonder verplichting geen elektronische offertes - OCMW’s kopen aan in specifieke marktsegmenten met relatief weinig inschrijvers - bij de eerste 2 openingen veiligheidskopie op papier in gesloten omslag toegelaten - wordt enkel geopend wanneer elektronische opening technisch niet lukt - nadien geen veiligheidskopieën meer op papier, ondergraaft elektronisch indienen - nieuwe elektronische opening, indien het technisch niet lukt (nog niet voorgehad)

  6. Pilootproject • Algemene offerteaanvraag catering • Voorbereiding- opleidingssessie door projectleider e-tendering Vlaamse Overheid - bekendmaking opdracht e-notification op 13 oktober 2010 - infosessie voor cateringbedrijven op 27 oktober 2010, aangekondigd in bestek - 2 cateringbedrijven aanwezig • Elektronische opening offertes - voorzien op donderdag 18 november 2010 om 11u. - eerste elektronische opening offertes in een individueel lokaal bestuur - persconferentie en receptie om weerklank te geven en spanning op te bouwen - om 11u. (niet vroeger) verschijnt tabblad “openen” op scherm in e-tendering- resultaat : 2 offertes, waarvan slechts 1 geldig elektronisch ondertekend met Eid - geprojecteerd op groot scherm en in beeld gebracht door regionale zender AVS • Ervaring- opening vlot verlopen en geslaagd met dank aan ondersteuning Vlaamse Overheid - 1 inschrijver niet in geslaagd om offerte tijdig elektronisch te ondertekenen - gedaan met op het laatste moment offertes in te dienen - probleem met grote bestanden om als bijlage bij E-besluit te voegen - vermelding in bestek om bestanden op te delen en inventaris/meetstaat in excel

  7. Pilootproject • Algemene offerteaanvraag behandeling en huur linnen • Voorbereiding- bekendmaking opdracht e-notification op 15 december 2010 - infosessie voor wasserijen op 7 januari 2011, aangekondigd in bestek - 1 wasserij aanwezig • Elektronische opening offertes - voorzien op donderdag 20 januari 2011 om 10u. - resultaat : 1 offerte met rood kruis naast - blijkbaar niet geldig elektronisch ondertekend - gelukkig kon inschrijver ontvangstbewijs van geldig ingediende offerte voorleggen - oorzaak was uitvallen tijdsklok bij opladen van een 4-tal documenten - probleem gesignaleerd aan helpdesk e-procurement en ondertussen opgelost • Ervaring- technisch probleem leidt tot paniek bij inschrijver- aanbestedende overheid moet geldigheid offertes hoe dan ook onderzoeken - gering aantal offertes (ook bij catering) te wijten aan elektronisch indienen ? - misschien in beginfase onwennig en slechte gewoonte offertes te laat indienen - andere oorzaken : enkel huurlinnen, groot aantal locaties, weinig marktspelers

  8. Vervolgtraject • OCMW Gent • Voorbereiding- sensibilisering collega’s technische dienst, aankoopdienst, dienst vorming - info en opleiding van collega’s bij concrete overheidsopdrachten • Elektronische offertes - verplicht voor alle aanbestedingen en offerteaanvragen sedert 1 december 2011 - infosessies voor kandidaat-inschrijvers begin 2012, nadien niet meer nodig - zonder veiligheidskopie, bij elektronisch falen nieuwe elektronische opening - reeds 24 elektronische openingen zonder technische problemen - zowel opdrachten van werken, leveringen en diensten • Verdere digitalisering- E-besluit : alle nota’s en officiële OCMW-vergaderingen verlopen digitaal - E-tendering : alle offertes worden elektronisch ingediend en geopend - Digitaal sociaal dossier vanaf eind 2012 : geen papieren cliëntendossiers meer

  9. Vervolgtraject OCMW Gent Ervaring- globaal positief, de drempel is genomen- onmiddellijk voordeel na opening offertes geen parafering blad per blad meer - geen laattijdige offertes meer die op verkeerd adres afgegeven zijn - meer offertes dan bij de eerste 2 elektronische openingen - ook inschrijvers, niet aanwezig op infosessie, dienen geldige offerte in - enthousiaste medewerking leidend ambtenaren bouw- en aankoopdossiers - besluitvorming vanaf opmaak bestek tot gunningsbeslissing volledig digitaal Evaluatie- verplicht elektronisch indienen heeft niet geleid tot grote daling aantal offertes - bijna elke inschrijver dient geldige elektronische offerte in - in sommige gevallen meer elektronische offertes dan vroeger op papier - nieuwe voor ons onbekende inschrijvers dienen elektronische offerte in - minder kans op vergissingen (bv. op verkeerd adres of te laat afgeven) - meer garanties op integriteit (offertes vooraf niet raadpleegbaar)

  10. Vervolgtraject • Andere lokale besturen • Voorbereiding- oprichting stuurgroep e-procurement met vertegenwoordigers alle overheden- sensibilisering collega’s andere lokale besturen - collega’s van andere besturen overtuigen van het nut en de voordelen - voorstel om procedure bij eerstvolgende opdracht elektronisch te laten verlopen - ondersteuning geven aan collega’s om drempel te durven nemen • Elektronische offertes - 2011 OCMW’s Brugge, Lokeren, 2012 Sint-Gillis-Waas, Geraardsbergen en Kortrijk - 2013 OCMW Beveren-Waas,… - hopelijk volgen nog lokale besturen (provincies, steden, gemeenten, politiezones) • Ervaring- wie elektronische procedures heeft gevoerd, is globaal positief- zien er duidelijk de voordelen van in - is zeker voor herhaling vatbaar - toch is er twijfel om elektronische procedures te veralgemenen - drempel voor lokale besturen is blijkbaar hoog - enkel concrete gerichte ondersteuning kan lokale besturen over de drempel halen

More Related