Download
1 / 32
320 likes | 472 Views
ผู้เข้าร่วมโครงการ Site Visit ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ. ระบบสารสนเทศที่พัฒนา เพื่อสนับสนุนการบริหารจัดการคณะวิทยาศาสตร์. คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์. ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (E-Meeting System).
E N D
ผู้เข้าร่วมโครงการ Site Visitระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ
ระบบสารสนเทศที่พัฒนา เพื่อสนับสนุนการบริหารจัดการคณะวิทยาศาสตร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (E-Meeting System) เป็นโปรแกรมอำนวยความสะดวกในการจัดการประชุม เกี่ยวกับการจัดระเบียบวาระการประชุม รายงานการประชุม ช่วยให้สามารถค้นหาเอกสารการประชุมย้อนหลังได้อย่างรวดเร็ว และเป็นการประหยัดวัสดุในการจัดทำเอกสารประกอบวาระการประชุม นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการแก้ไข เพิ่ม วาระการประชุมได้ทันที
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (E-Meeting System) • เป็นระบบที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้สำหรับงานประชุมคณะวิทยาศาสตร์ • ประชุมทีมผู้บริหาร • ประชุมคณะกรรมการประจำคณะฯ • ประชุมคณะกรรมการประกันคุณภาพการศึกษา
ความสำคัญและที่มา หน่วยสารบรรณมีหน้าที่รับผิดชอบงานด้านการประชุมของคณะฯ ซึ่งในการจัดทำวาระประชุมในแต่ละครั้ง จะต้องใช้เจ้าหน้าที่สำหรับการจัดทำวาระการประชุมครั้งละ 3 คน ในการนำเอกสารมาจัดเข้าแฟ้มประชุม จัดทำดัชนีวาระการประชุมเพื่อความสะดวกแก่ผู้เข้าประชุมในการค้นหาวาระประชุม นอกจากนี้จะต้องเตรียมเอกสารวาระการประชุมแจกเพิ่มเติมในที่ประชุมทุกครั้ง ซึ่งเป็นการเพิ่มภาระในการนำเอกสารเพิ่มเติมบรรจุเข้าแฟ้มประชุม ดังนั้นจึงได้จัดทำ ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (E-Meeting System) มาใช้ในการประชุมของคณะวิทยาศาสตร์ ตั้งแต่ เดือน กุมภาพันธ์ 2547 เป็นต้นมา
วัตถุประสงค์ • เพื่อลดจำนวนเจ้าหน้าที่ในการจัดทำเอกสารประชุม • เพื่อลดค่าใช้จ่ายในด้านการจัดทำวาระการประชุม • เพื่อให้สามารถสืบค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ระบบที่จัดทำเป็นแฟ้มประชุมระบบที่จัดทำเป็นแฟ้มประชุม การเพิ่มเติม/เปลี่ยนแปลง/แก้ไขวาระการประชุมต้องใช้ระยะเวลาในการจัดทำเอกสารฯและมีขั้นตอนที่ยุ่งยาก ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ สามารถเพิ่มเติม/เปลี่ยนแปลง/แก้ไขวาระการประชุมได้ตลอดเวลา สะดวกและรวดเร็ว ประโยชน์ที่ได้รับสำหรับผู้จัดทำวาระการประชุม เปรียบเทียบระหว่างระบบแฟ้มประชุมกับระบบ E-Meeting • การจัดส่งแฟ้มวาระการประชุมจะต้องรอให้จัดทำแฟ้มวาระการประชุมให้ครบทุกวาระการประชุม จึงจะนำส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ • สามารถจัดส่งวาระการประชุมให้ผู้เข้าประชุมได้ตลอดเวลาที่จัดทำวาระการประชุมแต่ละวาระเสร็จสิ้น • การค้นหาวาระการประชุมหรือการประชุมย้อนหลัง และรายงานการประชุม ต้องใช้เวลาในการค้นหา • สามารถดำเนินการค้นหาวาระการประชุมหรือการประชุมย้อนหลัง และรายงานการประชุม ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วทันใจผู้ใช้
ต้องใช้เจ้าหน้าที่ 3 คน ในการจัดทำวาระการประชุม สามารถจัดทำวาระการประชุมโดยใช้เจ้าหน้าที่เพียงคนเดียว ประโยชน์ที่ได้รับสำหรับผู้จัดทำวาระการประชุม เปรียบเทียบระหว่างระบบแฟ้มประชุมกับระบบ E-Meeting ระบบที่จัดทำเป็นแฟ้มประชุม ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ • ต้องเตรียมเอกสารวาระการประชุมแจกเพิ่มเติมในที่ประชุมทุกครั้ง • ไม่ต้องเตรียมเอกสารวาระการประชุมแจกในที่ประชุมเพิ่มเติม • ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุม • ลดพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุม เพราะวาระการประชุมจะเก็บไว้ใน Server
การจัดทำรายงานประชุมต้องใช้เวลาในการจัดทำ เนื่องจากเจ้าของวาระการประชุมจะส่งวาระการประชุมเป็นเอกสาร ดังนั้นผู้จัดทำรายงานการประชุม ต้องพิมพ์ทุกข้อความที่อยู่ในเอกสารวาระการประชุมที่จะนำมาไว้ในรายงานการประชุมใหม่ การจัดทำรายงานประชุมสามารถจัดทำได้รวดเร็วขึ้นและประหยัดเวลา เนื่องจากเจ้าของวาระการประชุมจะส่งวาระการประชุมเป็นFileWord ดังผู้จัดทำรายงานการประชุมสามารถ Copy ข้อความบางข้อความในเอกสารวาระการประชุมมาไว้ในรายงานประชุมได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาในการพิมพ์ใหม่ ประโยชน์ที่ได้รับสำหรับผู้จัดทำวาระการประชุม เปรียบเทียบระหว่างระบบแฟ้มประชุมกับระบบ E-Meeting ระบบที่จัดทำเป็นแฟ้มประชุม ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
ต้องมีระบบการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุมต้องมีระบบการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุม ลดภาระการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุม ประโยชน์ที่ได้รับสำหรับผู้เข้าประชุม เปรียบเทียบระหว่างระบบแฟ้มประชุมกับระบบ E-Meeting ระบบที่จัดทำเป็นแฟ้มประชุม ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ • ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุม • ลดพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุม • จะดูรายละเอียดวาระการประชุมได้ ก็ต่อเมื่อได้รับแฟ้มวาระการประชุมแล้วเท่านั้น • สามารถ download วาระประชุมเพื่อดูรายละเอียดวาระการประชุมได้ตลอดเวลาที่มีการจัดวาระการประชุมแต่ละวาระเสร็จ
การค้นหาวาระการประชุมหรือการประชุมย้อนหลังและค้นหารายงานการประชุม ต้องใช้เวลาในการค้นหา สามารถค้นหาวาระการประชุมหรือการประชุมย้อนหลังและค้นหารายงานการประชุมได้ตลอดเวลา สะดวกรวดเร็ว ประโยชน์ที่ได้รับสำหรับผู้เข้าประชุม เปรียบเทียบระหว่างระบบแฟ้มประชุมกับระบบ E-Meeting ระบบที่จัดทำเป็นแฟ้มประชุม ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ • การบันทึกความเห็นในที่ประชุมต้องบันทึกในกระดาษ ซึ่งอาจจะสูญหายได้ • สามารถบันทึกข้อคิดเห็นในที่ประชุมไว้ในระบบ ฯได้
สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการจัดทำวาระการประชุม (กระดาษ ค่าถ่ายเอกสาร แฟ้ม) ลดค่าใช้จ่ายในการจัดทำวาระการประชุม ประโยชน์ที่ได้รับ สำหรับองค์กร เปรียบเทียบระหว่างระบบแฟ้มประชุมกับระบบ E-Meeting ระบบที่จัดทำเป็นแฟ้มประชุม ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ • ใช้เจ้าหน้าที่ 3 คน ในการจัดทำวาระการประชุม • สามารถบริหารคนได้อย่างมีประสิทธิภาพจาก 3คน เหลือเพียงคนเดียว • ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุม • ไม่ต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มวาระการประชุม
กลุ่มผู้ใช้งาน หรือ ผู้ที่เกี่ยวข้อง • ผู้เข้าประชุม • ทีมงานเลขานุการที่ประชุม • ผู้ดูแลระบบ
การใช้งานของผู้เข้าประชุมการใช้งานของผู้เข้าประชุม • เมนูหลักที่ใช้ในการดำเนินการ มี 5เมนูหลัก คือ • การประชุม • การประชุมย้อนหลัง • ค้นหาวาระการประชุม • รายงานประชุม • การเปลี่ยนรหัส
ขั้นตอนการใช้โปรแกรมประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-meeting) สำหรับผู้เข้าประชุม เข้าสู่โปรแกรม ติดต่อ Sever ใส่ Username และ Password การประชุม การประชุมย้อนหลัง การค้นหาวาระประชุม การค้นหารายงานประชุม เลือกประเภทประชุมที่ต้องการ เลือกประเภทประชุมที่ต้องการ เลือกประเภทประชุมที่ต้องการ เลือกประเภทประชุมที่ต้องการ Download ข้อมูล เลือกปีที่ต้องการย้อนหลัง เลือกปีประชุมที่ต้องการค้นหารายงานการประชุม พิมพ์วาระประชุมที่ต้องการค้นฯ กลับสู่ Client เลือกครั้งที่ประชุมที่ต้องการย้อนหลัง นำเมาส์คลิกตรงข้อมูลที่ค้นหาได้ เลือกรายงานประชุมที่ต้องการ Download ข้อมูล จบ จบ จบ กลับสู่ Client จบ
การใช้งานระบบ สำหรับผู้เข้าประชุม ง
การใช้งานระบบ สำหรับผู้เข้าประชุม ง
การใช้งานระบบ สำหรับผู้เข้าประชุม ง
การค้นหาวาระการประชุมการค้นหาวาระการประชุม ง
การค้นหารายงานการประชุมการค้นหารายงานการประชุม ง
การใช้งานของผู้ทำหน้าที่เลขานุการที่ประชุมการใช้งานของผู้ทำหน้าที่เลขานุการที่ประชุม • เมนูหลักทีใช้ในการดำเนินการ มี 7 เมนูหลัก คือ • การประชุม • การประชุมย้อนหลัง • ค้นหาวาระการประชุม • รายงานประชุม • จัดเก็บวาระการประชุม • จัดเก็บรายงานการประชุม • การเปลี่ยนรหัส ง
ขั้นตอนการจัดทำวาระการประชุมด้วยโปรแกรมประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (E-Meeting) เข้าสู่โปรแกรมประชุมฯ ติดต่อ Sever ใส่Username และPassword เลือกเมนู จัดเก็บวาระการประชุม เลือกครั้งที่ประชุมที่ต้องการหรือ เลือกทำประชุมครั้งใหม่ เพิ่มวาระการประชุม ง เพิ่มวาระย่อย เลือกวาระที่ต้องการ เพิ่มเอกสารแทรก เพิ่มวาระย่อย เลือกวาระย่อยที่ต้องการเพิ่มฯ นำรายละเอียดวาระฯไว้ในโปรแกรม เพิ่มเอกสารแทรก สร้างแฟ้ม นำรายละเอียดวาระฯไว้ในโปรแกรม จบ
การเข้าสู่โปรแกรมฯของเลขานุการที่ประชุมการเข้าสู่โปรแกรมฯของเลขานุการที่ประชุม
วิธีการจัดทำวาระการประชุมต่อจากที่ทำไว้วิธีการจัดทำวาระการประชุมต่อจากที่ทำไว้
วิธีการจัดทำวาระการประชุมครั้งใหม่วิธีการจัดทำวาระการประชุมครั้งใหม่
วิธีเพิ่มวาระการประชุมวิธีเพิ่มวาระการประชุม
สนใจติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมสนใจติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม • หน่วยเทคโนโลยีสารสนเทศ คณะวิทยาศาสตร์ โทร 8101 • หน่วยสารบรรณ คณะวิทยาศาสตร์ โทร 8024-8025
