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Der Produktkatalog

Der Produktkatalog. Evaluations- und Planungswerkzeug. Anregung des Rektorats leistungsbezogene Mittelverteilung wie ist die Leistung zentraler Einrichtungen zu erfassen? Bedarf und Verwendung von Investitionsmitteln Effizienz der eingesetzten Ressourcen Was kosten die zentralen Leistungen?.

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Der Produktkatalog

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Presentation Transcript

  1. Der Produktkatalog Evaluations- und Planungswerkzeug R. Wojcieszynski

  2. Anregung des Rektorats leistungsbezogene Mittelverteilung wie ist die Leistung zentraler Einrichtungen zu erfassen? Bedarf und Verwendung von Investitionsmitteln Effizienz der eingesetzten Ressourcen Was kosten die zentralen Leistungen? Motivation R. Wojcieszynski

  3. Ziel: Transparenz Angebotsübersicht Leistung Qualität Kosten Werkzeug: Produktkatalog Motivation R. Wojcieszynski

  4. Sachgebiete in der Verwaltung der RUB: strategisches Controlling operatives Controlling (KLR im Haushaltsdezernat) Leitfaden zur Erstellung eines Produktkatalogs:http://www.rub.de/www-rz/wojcirb9/infos/eval/ RZ wurde erster “Kunde” des strategischen Controllings Produktkatalog R. Wojcieszynski

  5. Ziel: Zusammenstellung aller Arbeitsergebnisse einer Organisationseinheit Arbeitsergebnisse sind die erbrachten Leistungen zusammengehörige Einzelleistungen werden zu Produkten zusammengefasst die Gesamtheit aller Produkte bildet den Produktkatalog Produktkatalog R. Wojcieszynski

  6. Produkt: Internetanbindung nach außen Leistungen: Vertragsverhandlung, -gestaltung mit Anbietern Vertragsabwicklung Bereitstellung Endpunkt (Hardware-Beschaffung, Wartung, Betrieb) Konfiguration Leitungsüberwachung Traffic-Bewirtschaftung Fehlermanagement Dokumentation Produktbeispiel R. Wojcieszynski

  7. Aufnahme des IST-Standes Top-Down Produkte werden definiert, die den Steuerungsinteressen der Leitung entsprechen interessierende Bereiche werden nachträglich verfeinert Bottom-Up unter Beteiligung der Mitarbeiter werden Aufgaben zu Leistungen zusammengeführt die Leistungen werden Produkten zugeordnet Produktbildungsverfahren R. Wojcieszynski

  8. Jedes Produkt ist exakt zu definieren: Produktname Kurzbeschreibung Auftragsgrundlage Zielgruppe Ziele Qualitätsindikator Bezugsgröße Leistungen Budget Produktblatt Aufgaben Dienstequalität Ressourcen R. Wojcieszynski

  9. welches Ziel wird verfolgt? Aufwandsermittlung (was kostet mich das Produkt?) Einnahmenkalkulation(was erwirtschafte ich mit dem Produkt?) Korrelation zur Bezugsgröße Skalierung des Produkts Ziel RZ RUB: Kostenermittlung Budget R. Wojcieszynski

  10. Kostenermittlung muss vollständig sein: Personalkostenanteilig auf das Produkt anzurechnende Arbeitskraft inkl. Arbeitsplatz, Schulung, Arbeitsmaterialien SystemkostenAfA für DV-Komponenten (4 Jahre), Netzinfrastruktur (7 Jahre), Mobiliar (10 Jahre)Wartungskosten, Betriebskosten Anteilige Zuordnung bei Mehrfachnutzung Budget R. Wojcieszynski

  11. Fortsetzung Kostenermittlung Mieten Energie ArbeitsmittelVerbrauchsmaterial, Hilfsmittel, Medien Budget R. Wojcieszynski

  12. Die Auflistung aller Produkte ergibt einen Produktkatalog, in dem alle Arbeitsergebnisse der Organisationseinheit zusammengefasst sind Verwandte Produkte können zu Produktgruppen zusammengefasst werden Produktkatalog R. Wojcieszynski

  13. Produktkatalog Hierarchie-stufe 1 Produktkatalog für einen Organisationsbereich Hierarchie-stufe 2 Produktgruppe Produktgruppe Leistung Leistung Leistung Leistung Hierarchie-stufe 3 Produkt Produkt Produkt Produkt Produkt Leistung Leistung Leistung Leistung Hierarchie-stufe 4 Leistung Leistung Leistung R. Wojcieszynski

  14. „Querschnittsleistungen“, die Basis mehrerer Produkte sind Sekretariat, IT-Sicherheit, Servicecenter Definition der Qualitätsindikatoren Maß für Dienstleistungsqualität, Definition von Sollgrößen Bezugsgröße liefert Faktor für Budget Probleme bei der Realisierung R. Wojcieszynski

  15. „Querschnittfunktionen“ im Produktkatalog des RZ RUB:Substrukturen ohne eigene Produktverantwortung Netzwerk-Management Security-Management Kundendatenbank Operateurleitstand Servicecenter Sekretariat Haushalts-/Beschaffungsstelle Werkstatt Helpdesk Lizenz-Management Beteiligung am jeweiligen Produkt in Promille-Anteilen Funktionseinheiten R. Wojcieszynski

  16. Beispiel: Netzwerkmanagement Personal: 1 Entwickler, 1 Techniker Systemkosten: NNM, Testgeräte, Server für NNM, Wartung Raummiete, Energiekosten Arbeitsmaterialien: 1 Training pro Jahr monatliche Kosten: 12.363,12 EUR Funktionseinheiten R. Wojcieszynski

  17. Organisatorische Substrukturen mit erheblicher Ressourcenbindung, aber ohne eigene Produktverantwortung Maß der Inanspruchnahme Verdeutlichung der Produktabhängigkeit Funktionseinheiten Werkzeug zur Revision der Organisationsstruktur R. Wojcieszynski

  18. Anforderungen: charakteristisch für das Produkt messbar ohne großen Aufwand ermittelbar beeinflussbar Qualitätsindikatoren „weniger ist mehr“ R. Wojcieszynski

  19. steht in direkter Korrelation zum Budget Faktor für Kosten Beispiel: CIP-Pool was wird erfasst: Zahl der einzelnen Arbeitsplätze? Zahl der Pools? Bezugsgröße R. Wojcieszynski

  20. 84 Produkte in 9 Produktgruppen http://rub.de/www-rz/wojcirb9/infos/eval/ detaillierter Katalog, der die Vielfalt der RZ-Dienstleistungen widerspiegelt zusätzliches Kriterium eingefügt: Akzeptanz Produktkatalog RZ RUB R. Wojcieszynski

  21. Juni 2002 – September 2003 Aufwand: 6 Sitzungen mit RUB-Controlling 23 Arbeitsgruppensitzungen mit Nacharbeiten 3 Diskussionsrunden mit allen RZ-Mitarbeitern 3 Sitzungen des RZ-Direktoriums 704 Stunden, entsprechend 88 Personentage oder 4 Personenmonate Kostenrechnung: 21.600 EUR Aufwand für Erstellung R. Wojcieszynski

  22. Anpassung an Produktrealität unerlässlich zur Werterhaltung erste Aktualisierung März 2005: Aufwand 5 Personentage Fortschreibung R. Wojcieszynski

  23. Ziel eines Produktkatalogs Erfassung aller Arbeitsleistungen einer Organisationseinheit Zuordnung von Kosten und Arbeitsleistungen Verwendung eines Produktkatalogs “Kostenrechnung” für eine Organisationseinheit Vergleich von Produkten verschiedener Anbieter Vergleich von Organisationseinheiten Sinn oder Unsinn? R. Wojcieszynski

  24. Vergleiche bedingen gleiche Kriterien: Leistungen Personaleinsatz Qualitätskriterien Budgetermittlung Solange dies nicht gewährleistet ist: Sinn oder Unsinn? Budgetrechnungen nur zur internen Kostenplanung tauglich R. Wojcieszynski

  25. Verantwortungsträger verfolgen unterschiedliche Ziele: Hochschulleitung Information über Ressourceneinsatz Steuerung der Mittelvergabe RZ-Leitung Dienstleistungskatalog Produktplanung Personalplanung Sinn oder Unsinn? R. Wojcieszynski

  26. nicht zu vergessen: Kunden welche Dienste dürfen sie erwarten? welche Leistungen stehen hinter den Diensten? ein ehrliches Wort: als Dienstleistungskatalog für Kunden nur bedingt sinnvoll aber: Vorlage für „Servicefibel“ Sinn oder Unsinn? R. Wojcieszynski

  27. Kunden: Basis für Dienstleistungskatalog Universitätsleitung: Transparenz des Ressourceneinsatzes Kostenkalkulation Rechenzentrum: mittelfristige Produktplanung Finanz- und Personalplanung Vorteile R. Wojcieszynski

  28. Evaluation Vergleichswerkzeug Effizienzprüfung Planung: Produktplanung in Kenntnis der Kosten Investitionsplanung Ressourceneinsatz Organisation: „kostenrechnende Einheiten“ Evaluation und Steuerung R. Wojcieszynski

  29. Produktdefinition Produktvielfalt Querschnittfunktionen Ressourcenzuordnung KLR ? R. Wojcieszynski

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