1 / 36

Sistema de Informação

Sistema de Informação. Projeto Final. GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Equipe. Professor: Hermano Perrelli Alunos: Bruna van der Linden Leandro Luiz Mendes de Amorim Suzana Sampaio. Imagine um mundo.

tao
Download Presentation

Sistema de Informação

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Sistema de Informação Projeto Final

  2. GED GerenciamentoEletrônicodeDocumentos

  3. Equipe Professor: Hermano Perrelli Alunos: Bruna van der Linden Leandro Luiz Mendes de Amorim Suzana Sampaio

  4. Imagine um mundo... Em que os documentos importantes estejam sempre a alcance de suas mãos. Sem falhas. Sempre. Imagine a informação sendo entregue onde e quando você necessitar. Simples. Neste mundo não existem fronteiras de tempo e espaço. É o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

  5. Histórico Há vinte anos se iniciou o resgate aos documentos dos arquivos empilhados nos porões das organizações e a colocação dos mesmos na linha de frente da batalha pela competitividade. Nos dias atuais as descobertas de tecnologias imprescindíveis como ERP, CRM, e-Business e WorkFlow, conseguiram incrementar ainda mais a quantidade de documentos e o gerenciamento torna-se vital.

  6. Histórico do processamento Eletrônico de Informações GED de A a Z – Don Avedon

  7. Utilização do GED As primeiras aplicações dos sistemas de imagem ocorreram na área governamental e nos ramos bancários e de seguros. Contudo, hoje as aplicações na indústria, engenharia, serviços de informação, transportes e medicina são muitas e vários outros setores estão sendo atingidos.

  8. Estatística • Nos últimos cinco anos, a quantidade de informações geradas foi equivalente aos 50 anos anteriores. • Segundo diferentes resultados, este número duplicará novamente nos próximos 24 meses.

  9. Estatística • 95% das informações, nos EUA, estavam em papel em 1990 • 92%, de um volume muito maior de informações estarão em papel em 2001. • Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos • Em média faz-se 19 cópias de cada documento • Gasta-se R$500,00 para recriar cada documento perdido. Fonte: CENADEM

  10. Principais finalidade do GED • - Resolver problemas comuns associados à acumulação de papéis, ocupação desnecessária de espaços bem como os custos decorrentes da localização de documentos; • O GED visa gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento; • Gerenciar todo o capital intelectual de uma empresa.

  11. E que problemas são estes ? • Dificuldade de gerenciar grande volume de documentos • Desorganização • Perda de prazo • Falta de segurança • Descentralização • Dificuldade na localização dos documentos • Dificuldade no acesso simultâneo aos documentos • Saúde • Peso desnecessário nas estruturas prediais.

  12. Tecnologias • OCR – Reconhecimento óptico de caracteres • Reconhece fontes padronizadas, utiliza-se de • nível de certeza (confidence level)

  13. OCR Scanner OCR Papel Index

  14. Tecnologias • WORKFLOW (Fluxo de Trabalho) • - Gerencia de fluxo de trabalho de forma pró-ativa • - Cópia digital trafegando pela rede • - É possível acompanhar aonde se encontra o • processo dentro de seu fluxo de trabalho • - Ganho de tempo • - Confiança no processo • - O fluxo pode ser paralelo, seqüencial ou adjunto • - É integrador de sistemas e tecnologias.

  15. Boy Fluxo de Trabalho Malote Boy Arquivista Boy

  16. Fluxo de trabalho com Workflow > n

  17. Tecnologias • KNOWLEDGE MANAGEMENT (Gestão do conhecimento) • É obter, gerenciar e compartilhar conhecimento utilizando-se de tecnologias de forma corporativa. • ECM (Enterprise content management) • Gerenciamento dos conteúdos como um todo da empresa. • CRM – Custumer Relationship Provider  • É um conceito que implica em mudança nos processos e • na cultura da empresa. Para sua efetivação, utiliza-se • de várias tecnologias que objetivam conhecer o cliente • e atendê-lo melhor.

  18. Tecnologias • ASP – Application Service Provider • É nome que se dá a terceirização pela internet, • um provedor de aplicações. • ERP – Enterprise resource Planning • Planejamento de recursos empresariais é um conjunto • de técnicas e ferramentas utilizadas para Gestão de • uma empresa. • e-business

  19. @ Internet Web browser Servidor de Documentos Firewall Servidor Documentos na Internet

  20. Arquivamento e recuperação

  21. Arquivamento e recuperação (Document Imaging)

  22. Arquivamento e recuperação (Document Imaging e Document Management) Imagem Word / Excel Pasta do Cliente Fax E-mail

  23. Aplicações • Documentos ou pastas que tramitam através de vários departamentos para processamento. Por exemplo: processos judiciais, sinistros de seguros, dentre outros; • Pastas contendo vários tipos de informações que precisem ser examinadas simultaneamente por vários usuários; • Quando informações precisas, atualizadas e completas têm que ser localizadas rapidamente. Por exemplo: serviços e clientes; • Existe a necessidade de acesso simultâneo por diversos usuários a uma mesma informação para tomada de decisões. Por exemplo: mudanças em projetos de engenharia.

  24. Metodologia de Projeto Construção Descoberta Projeto Levantamento Análise

  25. Metodologia de Projeto • Fazer um trabalho cultural de implantação do GED • - Familiaridade com o ambiente • - Aderência à forma de trabalho • - Definição de metas e objetivos com mini-cursos e treinamento. • Definir qual o scanner e monitor ideal para maior produtividade; • Qual a banda de rede necessária? • Quais as tecnologias que vamos utilizar? • Montar matematicamente quanto vamos gastar.

  26. Metodologia de Projeto • O que vamos utilizar para o armazenamento? Qual a mídia? Analisando velocidade de acesso, capacidade e custo.

  27. Metodologia de Projeto • Preparação dos documentos • - Inclui a higienização dos documentos, reconstrução • dos documentos danificados, exclusão de grampos e • clips. Identificação da necessidade de xerox, ou digitalização com scanner de mesa. • Indexação • -É o relacionamento de cada documento digitalizado com suas chaves de recuperação.

  28. Benefícios

  29. Conclusões • O processamento da imagem gera grande impacto nas atividades dependentes de papel, onde o fator tempo é crítico e onde a satisfação do cliente é importante; • Com o processamento da imagem estas empresas e organizações passam a contar com importante aliado na tomada de decisões rápidas, além de melhor atendimento e redução de custos operacionais. • Melhoramos a maneira que fazemos coisas utilizando tecnologia para isto; • Ligações mais fortes com os clientes; • Integrar múltiplos talentos • Aplicações e processos padronizados

  30. Sistema de Informação – INDOC

  31. INDOC – Tela Principal

  32. INDOC – Tela Principal (Detalhe da pasta)

  33. INDOC – Tela Principal (detalhe doc)

  34. INDOC – Tela Pesquisa de Documento

  35. INDOC – Resultado da Pesquisa

  36. GED GerenciamentoEletrônicodeDocumentos

More Related