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Temario. El Ciclo de Vida de los Proyectos Introducción a la Gestión de Proyectos Marco Lógico y Gestión de Proyectos Gerencia de Proyectos Definición del Alcance del Proyecto Programación de la Ejecución Licitación y Contratación Seguimiento y Control

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  1. Temario • El Ciclo de Vida de los Proyectos • Introducción a la Gestión de Proyectos • Marco Lógico y Gestión de Proyectos • Gerencia de Proyectos • Definición del Alcance del Proyecto • Programación de la Ejecución • Licitación y Contratación • Seguimiento y Control • Informe de Término de Proyecto y Evaluación Ex-Post • El Ciclo de Vida de los Proyectos • Introducción a la Gestión de Proyectos • Marco Lógico y Gestión de Proyectos • Gerencia de Proyectos • Definición del Alcance del Proyecto • Programación de la Ejecución • Licitación y Contratación • Seguimiento y Control • Informe de Término de Proyecto y Evaluación Ex-Post EAR - DPPI - ILPES

  2. Etapas en laProgramación de la Ejecución • Desagregación en actividades • Ordenamiento de las actividades • Computación de la malla EAR - DPPI - ILPES

  3. Desagregación en Actividades Pasos a seguir: • Identificación de las actividades • Elegir el nivel de desagregación • Aplicar un método de desagregación • Descripción de las actividades • Identificación de las dependencias EAR - DPPI - ILPES

  4. Selección del Nivel de Desagregación • Grueso (grandes categorías) • Estudios a nivel de perfil • Seguimiento agregado de la ejecución • Medio (subcategorías / grandes actividades) • Estudios de prefactibilidad o factibilidad • Prediseños de ingeniería • Control y seguimiento por el mandante (dueño) • Detallado (actividades, subactividades, tareas) • Diseños • Planificación y seguimiento en obra EAR - DPPI - ILPES

  5. Ejemplo de Niveles de Desagregación Grueso Medio Detallado Despeje terreno Replanteo en obra Instalación faena Excavaciones Excavaciones Preparación cama Fundaciones Construcción cámaras Pisos y muros Alcantarillado Colocación tuberías Techumbre Agua Ventilaciones Instalaciones Gas Prueba de presión Terminaciones Electricidad Relleno y compactación Multicancha { { EAR - DPPI - ILPES

  6. Métodos de Desagregación • Desagregación por productos • ¿Que debemos entregar para lograr el objetivo? • Desagregación por tareas • ¿Que debemos hacer para lograr el objetivo? Ambos métodos pueden mezclarse libremente según convenga. EAR - DPPI - ILPES

  7. Diagrama Jerárquico A.1 A A.2.1 A.2 A.2.2 Proyecto B.1 B.2.1 B.2 B B.2.2 B.3 EAR - DPPI - ILPES

  8. Tabla A Instalación equipos A.1 Provisión estaciones de trabajo A.2 Instalación de la red A.2.1 Provisión servidores Instalación cableado A.2.2 B Instalación de programas B.1 Instalación sistema operativo B.2 Instalación aplicaciones B.2.1 Desarrollo aplicaciones Prueba e instalación B.2.2 B.3 Configuración de la red Código Actividad EAR - DPPI - ILPES

  9. Recomendaciones para laDesagregación en Actividades • Nombre: Acción + Objeto • Códigos estructurados • Responsable único • Tamaño recomendable: aquel que permita: • Fácil comprensión • Buena comunicación • Precisión en las estimaciones EAR - DPPI - ILPES

  10. Código Nombre Descripción Responsable Materiales requeridos Máquinas y equipos Recursos humanos Duración, jornada y calendario Costo Supuestos Riesgos Descripción de las Actividades EAR - DPPI - ILPES

  11. Mini-Taller Estimaciones(Individual) En un par de minutos estime y anote: 1. El tiempo que le tomaría salir de la sala, conseguir una taza de café, beberla y regresar a clases. 2. El costo por invitado a una boda (en US$). Sin preguntas! EAR - DPPI - ILPES

  12. Ejemplo deDescripción de una Actividad • Código: A.2.2 • Nombre: Instalación cableado red • Descripción: Provision e instalación de 340 mt. de cables con terminales tipo RJ-45 entre todos los nodos de la red. Incluye horadado de paredes y pisos donde se requiera, retapes y pinturas de terminación. Los cables se fijarán con grampas aisladas cada 25 cm. • Responsable: Horacio Palacios • Materiales requeridos: 350 m. de cable, 4 kg. de grampas aisladas, 65 terminales tipo RJ-45, 10 kg. mezcla para retapes, 1 galón de pintura blanca. EAR - DPPI - ILPES

  13. Ejemplo deDescripción de una Actividad • Máquinas y equipos: 1 rotomartillo, 1 taladro, 4 brocas eléctricista 10 mm., 1 engrampadora, 2 martillo, 3 alicates electricista, 2 brochas 1'', • Recursos humanos: 2 instaladores, 2 ayudantes • Duración, jornada y calendario: 7 días hábiles, jornada de 8 hr. de lunes a viernes, feriados legales. • Costo: US$ 1.350 • Supuestos: Libre acceso a todos las oficinas durante el horario laboral. Tiempo promedio por nodo: 15 m., avance cableado: 10m/hr. • Riesgos: Conflicto con instalaciones existentes. Demoras en acceso a oficinas. EAR - DPPI - ILPES

  14. Relaciones entre Actividades • Causas: • Secuencias técnicas • Limitación de recursos • Oportunidad de la inversión • Tipos de relación: • Relación Término - Comienzo • Relación Comienzo - Comienzo • Relación Término - Término • Relación Comienzo - Término EAR - DPPI - ILPES

  15. Tipos de relación Término - Término Término - Comienzo Instalar Tubería Alcanta. Construir Muro Pintar Muro Hormigonar Piso Comienzo - Comienzo Comienzo - Término Colocar Techumbre Excavar Fundaciones Hormigonar Fundaciones Instalar Cableado Electri. 1s 2s 4d Además puede especificarse un desfase. EAR - DPPI - ILPES

  16. Ejemplo deRelaciones entre Actividades Actividades Código Nombre dependientes A Despeje terreno B (t-c) B Instalación faena C.1 (t-c), D (t-c) C.1 Excavaciones C.2 (t-c), C.5 (t-c) C.2 Fundaciones C.3 (t-c) C.3 Pisos y muros C.4 (t-c) C.4 Techumbre C.6 (t-c) C.5 Instalaciones C.6 (t-c) C.6 Terminaciones D Multicancha EAR - DPPI - ILPES

  17. Métodos de ordenamiento de las actividades • Matrices • Grafo Flecha - Actividad • Grafo Nodo - Actividad EAR - DPPI - ILPES

  18. Matriz 1 2 2 1 1 1 1 0 0 0 1 1 1 1 1 1 2 1 EAR - DPPI - ILPES

  19. Grafo flecha - actividad EAR - DPPI - ILPES

  20. Grafo nodo - actividad EAR - DPPI - ILPES

  21. Cálculo de la malla • Fechas más tempranas • Fechas más tardías • Holguras • Ruta crítica EAR - DPPI - ILPES

  22. Fechas más tempranasde inicio y término 21 36 36 56 56 101 101 121 1 6 6 21 15 20 45 20 121 151 151 Ini-cio 5 15 30 Fin 7 108 73 35 21 45 24 Son las fechas más tempranas en que se puede iniciar y concluir una actividad respetando las relaciones con otras actividades y sin afectar las fechas de inicio y término de ellas. EAR - DPPI - ILPES

  23. Fechas más tardíasde inicio y término 21 21 36 36 36 36 56 56 56 56 101 101 101 101 121 121 1 1 6 6 6 6 21 21 20 20 15 45 121 121 151 151 151 151 Ini-cio 5 15 30 Fin 7 121 108 73 86 35 21 127 45 151 24 Son las fechas más tardías en que se puede iniciar y concluir una actividad respetando las relaciones con otras actividades y sin afectar la fecha de término del proyecto. EAR - DPPI - ILPES

  24. Holguras de inicio y término 21 36 36 56 56 101 101 121 1 6 6 21 0 0 0 0 121 151 151 Ini-cio 0 0 21 36 36 56 56 101 101 121 0 Fin 1 6 6 21 7 108 73 121 151 151 13 21 45 121 86 106 127 151 Las holguras de inicio y término de una actividad corresponden a la diferencia entre las fechas más tardías y más tempranas de inicio y término, respectivamente. Usualmente son iguales, por lo que se habla sólo de la Holgura Total de la Actividad. EAR - DPPI - ILPES

  25. Holgura total vs. Holgura libre 101 121 121 151 20 d 30 d 121 141 141 171 81 111 30 d 111 141 La holgura libre de una actividad corresponde a la diferencia entre la fecha más temprana de término de la actividad y la menor de las fechas más tempranas de inicio de las actividades dependientes. Holgura total = 30 d Holgura libre = 10 d EAR - DPPI - ILPES

  26. Ruta Crítica 21 36 36 56 56 101 101 121 1 6 6 21 0 0 0 0 0 0 0 0 121 151 151 0 0 Ini-cio 0 0 0 21 36 36 56 56 101 101 121 0 Fin 1 6 6 21 7 108 73 121 151 151 13 21 45 86 121 106 127 151 Corresponde al conjunto de actividades cuya holgura de inicio y/o de término es nula, y las relaciones que hacen críticos sus inicios o términos. EAR - DPPI - ILPES

  27. Malla en MS Project EAR - DPPI - ILPES

  28. Carta Gantt 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 140 150 • Despeje terreno • Instalación faena • Excavaciones • Fundaciones • Pisos y muros • Techumbre • Instalaciones • Terminaciones • Multicancha EAR - DPPI - ILPES

  29. Carta Gantt en MS Project EAR - DPPI - ILPES

  30. Taller PROGRAMACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO EAR - DPPI - ILPES

  31. Curvas de uso de recursos Código Nombre Duración Trabajadores Costo A Despeje terreno 5 6 250 B Instalación faena 15 20 3000 C.1 Excavaciones 15 12 800 C.2 Fundaciones 20 14 4300 C.3 Pisos y muros 45 25 21750 20 10 C.4 Techumbre 12800 C.5 Instalaciones 35 15 27000 C.6 Terminaciones 30 8 18500 D Multicancha 24 9 6700 Representan gráficamente las necesidades de recursos humanos, de maquinaria, de materiales y de financiamiento durante la ejecución del proyecto. EAR - DPPI - ILPES

  32. Curvas de uso de recursos 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 140 150 6 • Despeje terreno • Instalación faena • Excavaciones • Fundaciones • Pisos y muros • Techumbre • Instalaciones • Terminaciones • Multicancha 20 12 14 25 10 15 8 9 6 20 21 23 14 25 40 25 10 8 Nº trabajadores Estos datos pueden ser llevados a un gráfico. EAR - DPPI - ILPES

  33. Curva de uso de trabajadores EAR - DPPI - ILPES

  34. Factibilidad y Optimización Recursos, costo Plazo De- manda Alcance • Plazos • Financiamiento • Disponibilidad de recursos • Optimización de uso de recursos EAR - DPPI - ILPES

  35. ¿Qué hacer si el plazo es insuficiente? • Reasignar recursos de actividades no críticas a las críticas. • Poner más actividades en paralelo. • Utilizar recursos adicionales. • Personal (hrs. extra, contratar) • Maquinaria • Subcontratar • Dar incentivos. • ''Fast-tracking'' • ''Esquivar el bulto'' • Redefinir el alcance del proyecto • Extender el plazo EAR - DPPI - ILPES

  36. ¿Qué hacer si hay recursos sobrecargados?(Sobreasignados) • Sobretiempos • Conseguir ayuda (reasignar gente) • Desplazar actividades no críticas • Extender duración (si hay holgura) • Asignación no lineal del recurso • Reducir alcance de la actividad • Mejorar la eficiencia EAR - DPPI - ILPES

  37. Ejemplo:Sobreasignación de Trabajadores EAR - DPPI - ILPES

  38. Ejemplo:Nivelación de Trabajadores EAR - DPPI - ILPES

  39. Ejemplo:Nivelación de Trabajadores EAR - DPPI - ILPES

  40. Optimización del uso de recursos • Evitar movilizar y desmovilizar reiteradamente. • Evitar concentración excesiva en un período. • Coordinar con otros proyectos. EAR - DPPI - ILPES

  41. Ejemplo:Optimización del uso de recursos EAR - DPPI - ILPES

  42. Ejemplo:Optimización del uso de recursos EAR - DPPI - ILPES

  43. Ejemplo:Optimización del uso de recursos EAR - DPPI - ILPES

  44. Taller CURVAS DE USO DE RECURSOS NIVELACIÓN Y OPTIMIZACIÓN EAR - DPPI - ILPES

  45. Programación de la ejecución • Desagregación en actividades • Estudio de las actividades y sus relaciones • Cálculo de la malla • Curvas de uso de recursos • Factibilidad y optimización • Análisis e incorporación de riesgos • Métodos PERT y CPM • Documentación y presentación • Desagregación en actividades • Estudio de las actividades y sus relaciones • Cálculo de la malla • Curvas de uso de recursos • Factibilidad y optimización • Análisis e incorporación de riesgos • Métodos PERT y CPM • Documentación y presentación EAR - DPPI - ILPES

  46. Riesgos estratégicos • Gran tamaño del proyecto • Extenso plazo de ejecución • Gran número de instituciones involucradas • Numerosos participantes • Alto costo EAR - DPPI - ILPES

  47. Riesgos estratégicos • Deficiente estructura administrativa • Estructura poco o mal definida • No hay metodología de administración de proyectos • Planificación y control deficientes • Pobre definición de objetivos y metas • Inestabilidad institucional o del personal • Inexperiencia en administración de proyectos • No existe promotor (dueño) del proyecto EAR - DPPI - ILPES

  48. Riesgos estratégicos • Falta de experiencia • Nuevos equipos o máquinas • Nuevos procesos o programas • Proveedores desconocidos • Falta de capacitación del personal EAR - DPPI - ILPES

  49. Riesgos estratégicos • Otros factores • Oposición de la comunidad • Oposición de grupos de interés • Inestabilidad social o económica • Alto impacto ambiental EAR - DPPI - ILPES

  50. Pérdida de personal clave Inexperiencia con la tecnología Lentidud en la toma de decisiones Falta de proveedores confiables Baja calificación del personal Reestructuración institucional Cambios en las prioridades Trabajos no programados Recortes presupuestales Cambios en el proyecto Supuestos no validados Crisis económica Baja moral Accidentes Enfermedades Desastres naturales Problemas climáticos Resistencia al cambio Oposición comunitaria Fallas en los servicios básicos Falta de servicios complementarios Factores de riesgo EAR - DPPI - ILPES

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