Meer halen uit de Datarapporten

1. Meer halen uit de Datarapporten De CultuurDatabank in print

2. Programma • Datarapporten: Wat? • Algemeen • Gemeentelijke fiche • Verenigingenrapport • Brochurerapport • Voor je aan de slag gaat • Aan de slag Nieuwe methode voor omzetting naar Word! • Oefeningen

3. Datarapporten: WAT? CultuurDatabank: wie INvoert, haalt er veel UiT!

4. Datarapporten: WAT? CultuurDatabank: wie INvoert, haalt er veel UiT! • Online: Modulaire agenda, … • In print: Datarapporten • Overzichten in Excel van alles wat er ingevoerd is • Beschikbaar via online module www.cultuurdatabankdatarapporten.be (best toegang via Internet Explorer)

5. Datarapporten: WAT? Verzamelnaam voor verschillende rapporten: • Tijdelijk aanbod in de gemeente (= brochurerapport) • Permanent aanbod in de gemeente • Gemeentelijke fiche (geofiche) • Aanbod in de gemeente georganiseerd door verenigingen (= verenigingenrapport)

6. Datarapporten: Gemeentelijke fiche Gemeentelijke fiche: • Statistiek ingevoerde activiteiten:

7. Datarapporten: Gemeentelijke fiche Gemeentelijke fiche: • Organisaties opgevolgd door contentteam CultuurNet:

8. Datarapporten: Gemeentelijke fiche Gemeentelijke fiche: • Overzicht toekomstige activiteiten per locatie:

9. Datarapporten: Gemeentelijke fiche Gemeentelijke fiche: • Contactgegevens invoerders

10. Datarapporten: Verenigingenrapport Activiteiten met als organisator type vereniging:

11. Datarapporten: Verenigingenrapport • Activiteiten georganiseerd door verenigingen • Zelfde indeling als rapport tijdelijk aanbod • Handig om tips uit te selecteren • Zelf periode kiezen Opgepast: Organisator moet type ‘Vereniging’ hebben in de CultuurDatabank!

12. Datarapporten: Brochurerapport Voorwaarden voor gebruik: • Planning doorgeven: service • Exemplaar van elke uitgave doorgeven • Beeldmerken en verwijzingen: • beeldmerk van ‘cultuurweb.be’ • CultuurDatabank • Vlieg • UiTlabel • Invoeren in CultuurDatabank: verenigingen stimuleren!

13. Brochurerapport: voor je aan de slag gaat Tips goede UiTagenda: • Welke aanbod publiceren: • Alles: gemeentelijk, gesubsidieerd, commercieel, amateur, … • Cultuur én Vrije Tijd • Structuur: Dag aan dag versus thematisch cursussen & voordrachten, Evenementen, Expo en bezienswaardigheden, Film, Kinderen & Jeugd, Muziek, Klassieke muziek, Moderne muziek, Podium, Senioren, Sport, Uitgaan, Uitstappen & wandelingen, Varia & gemeentelijke info • Verwijzingen: • Andere infokanalen • Oproep om in te voeren • Deadlines

14. Voorbeelden

23. Brochurerapport: Aan de slag • Toegang aanvragen: login + paswoord • Startpagina

24. Brochurerapport: Aan de slag Tijdelijk aanbod in gemeente = Brochurerapport • Standaard eigen gemeente • Start- en einddatum kiezen -> volgens periode kalender • “View Report” -> rapport genereren

25. Brochurerapport: Aan de slag • Rapport verschijnt -> exporteren naar bewerkbaar formaat: Excel • Opslaan op computer = basisdocument

26. Brochurerapport: Aan de slag Inhoud: • Haast alle ingevoerde info uit CultuurDatabank • Invoerder NIET zichtbaar • Ook afbeeldingen en lange beschrijvingen: link om deze op te halen http://www.cultuurweb.be/cnetportal/media/

27. Brochurerapport: Aan de slag Basis: stap-voor-stap handleiding Stap 1: Opslaan op lokale schijf en kopie maken Stap 2: Dubbels detecteren en verwijderen: via macro Stap 3: Selectie maken van de info per evenement = overbodige kolommen verwijderenbijvoorbeeld: enkel categorie, titel, datum van (!), samenvatting tijdsinfo, naam locatie, straat locatie + nr, contactsamenvatting Opgelet: kan ook eenvoudig later in Word! Stap 4: Sorteren thematisch versus chronologisch

28. Brochurerapport: Aan de slag Omzetten naar Word-document in 7 stappen Via functie Afdruk samenvoegen in Word: • Sneller • Overzichtelijker • Visueel resultaat om redactioneel mee te werken • Sjabloon aanmaken voor hergebruik Open nieuw Word-document Extra – Brieven en verzendlijsten – Afdruk samenvoegen

29. Brochurerapport: Aan de slag • Documenttype selecteren

30. Brochurerapport: Aan de slag • Begindocument selecteren • Gegevensbestand koppelen

31. Brochurerapport: Aan de slag

32. Brochurerapport: Aan de slag • Samenvoegvelden invoegen en schikken

33. Brochurerapport: Aan de slag • Samenvoegvelden invoegen en schikken

34. Brochurerapport: Aan de slag • Voorbeeld bekijken

35. Brochurerapport: Aan de slag • Samenvoeging voltooien

36. Brochurerapport: Aan de slag

37. Brochurerapport: Aan de slag • Zoeken en vervangen = afwerkingBijvoorbeeld: “:00” -> “u” / “:30” -> “u30” TIP: Model opslaan voor hergebruik • In één van de stappen van model • Opslaan als: bijvoorbeeld Sjabloon agenda.doc • Nieuw rapport klaarmaken in Excel • Sjabloon agenda.doc openen in Word

38. Brochurerapport: Aan de slag • Wizard opnieuw openen: Extra – Brieven en Verzendlijsten – Afdruk samenvoegen • Automatisch in stap 3 -> Een andere lijst selecteren • Verdere stappen doorlopen

39. Oefening 1 Opdracht: voorbeeldrapport 1 (Vilvoorde) in Excel omzetten naar gestructureerd Word-bestand voor drukker • Per Mapping Categorie (zonder onderverdeling muziek) • Chronologisch gesorteerd • Titel • Datum + uur (notatie: 19u30) = Tijdsinfo samenvatting • Locatienaam • Locatie straat + nr • Locatie gemeente (ZONDER postcode) • Contact URL • Contact e-mail • Contact telefoon (notatie: +32 12 345678) • Vlieg bij kinderaanbod (kleuter-, lagere schoolleeftijd)

40. Oefening 2 Opdracht: • Sjabloon opslaan • Voorbeeldrapport 2 (Maldegem) inladen • Afwerken volgens zelfde principe voorbeeldrapport 1

41. Oefening 1

42. Oefening 1

43. Oefening 2

44. Vragen? Partnermedewerkers CultuurNet: Barbara Struys: barbara.struys@cultuurnet.be Katrien Braeckman: katrien@cultuurnet.be Robbe Herreman: robbe@cultuurnet.be