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第八章 机关行政

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第八章 机关行政. 第一节 机关行政概述 第二节 机关行政的主要内容 第三节 信息时代的机关管理. 第一节 机关行政概述. 一、机关行政的含义 指综合办事机构对机关的日常事务、规章制度和工作秩序等所进行的自身事务管理。 办公厅(室)是协助行政领导者指挥、组织、协调、沟通和控制各职能部门的核心机构。. 二、机关行政的特征 (一)机关行政的事务性

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第一节 机关行政概述

第二节 机关行政的主要内容

第三节 信息时代的机关管理

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一、机关行政的含义

指综合办事机构对机关的日常事务、规章制度和工作秩序等所进行的自身事务管理。

办公厅(室)是协助行政领导者指挥、组织、协调、沟通和控制各职能部门的核心机构。

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二、机关行政的特征

(一)机关行政的事务性

机关事务包括:文件工作、会务工作、档案工作、政务信息工作、制度规范与程序规范建设工作、值班接待工作、信访工作、综合协调工作、办公自动化系统建设工作、新闻发布工作、保密与安全工作、环境管理工作及后勤服务保障活动等

(二)机关行政的综合性

事务方面:办公设备的采购、办公设施、环境卫生、道路维修、车辆使用、安全保卫及作息时间安排等。

政务方面:协调、沟通、控制行政机关各部门、各层级之间的关系并安排日常工作。

(三)机关行政的时效性

树立正确的时间观念,雷厉风行

科学安排时间,合理配置时间

提高事务处理速度,缩短运转周期

对紧急事件和突发事件必须及时处理

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三、机关行政基本任务

第一,人尽其才。(科学分工、优化组合)

第二,物尽其用。(合理分配、正确使用各种设备、工具、材料和能源)

第三,财尽其用。(使有限的资金得到合理利用)

第四,时尽其能。(合理配置时间、充分利用时间)

第五,文畅其流。(信息流通过程有序、顺畅、有效)

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四、机关行政的职责

机关行政的职责可以概括为“参与政务 、处理事务 、搞好服务”三个方面。

·参与政务:当好行政领导者的参谋与助手

·处理事务:需要处理大量的、例行的、程序性、辅助性的日常事务以及各种临时性、突击性的工作,如各种文件和电文的起草和印发、上下级之间公文的处理、公务接待、会议组织、来信来访、督促检查财务与物资管理、外事活动等

·搞好服务:为领导、为基层、为其他各级各类工作人员、为实现行政机关的各项职能提供服务。

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五、机关行政的作用

第一、发动。(有关政策、法规和行政领导者所发出的命令、指示都是通过行政机关中的综合办事机构向各职能部门和具体执行人员进行传达)

第二、枢纽。(既是行政领导者的指挥中心,也是行政机关中的一个承上启下的信息交换中心。)

第三、保障。(为各部门、各层级的行政领导者和工作人员提供必要的工作条件及各种服务。)

第四,效率。(迅速、及时)

第五,联系。(联系群众)

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机关工作体会:

机关工作要做到“严、准、快、细、实 ”

严,就是严格、严谨、严密 ,特别是嘴巴要严 。

机关有很多消息灵通人士,经常谈论些这个要升,那个要下的话题,再不就经常给你曝些猛料,张三贪污,李四受贿,王五养情人,对于这些没边没影的事,可千万别乱听乱信乱传;就是咱知道了一些事情,在官方没有公布前,哪怕是关系再铁,感情再近的哥们,甚至新娘老子,也绝对不能从咱的嘴里先说出去;这也是机关人员必备的“铁嘴钢牙”的硬功,否则祸从口出,自己“死都不知道怎么死的”。

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准。指掌握政策要准,理解上级精神要准,向下了解情况要准,上报情况要准

要想吃透上面的,摸清下面的,形成自己的准确情况,说得严重点,你头发没掉光,眼睛没散光,没有跑断腿、磨破嘴就是能力超群了

快。基层、领导还是上级机关,有时会突然冒出个让你意想不到的事情,而给你处理解决的时限却比百米大赛还紧张,这考验的不仅是你的反映能力,还有你的临机处置、全面协调等综合能力。在机关要时刻有这个意识和准备,因为出现问题后没人会考虑你时间短,任务重等客观因素;他们只管他要得急,你要给得快;至于你怎么想办法快,就是你自己的事了。你要是在需要你快的时候快不起来,对不起,哪只好请你离开,因为他觉得你不适应这个岗位;即使没有让你走,你自己也抬不起头来。

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,机关人员考虑问题、做事要周全细致,细心谨慎 。

在机关,有一项重要的事情必须要细心细致,那就是文字材料。写材料是件苦差事,但能写材料却是在机关立足的一个金字招牌。无论大材料还是小情况,作为机关负责主笔的人,任何时候都要认真对待。在正式呈阅上报前,大到材料的观点结构,小到段落的标点符号,一定要字斟句酌,一定要反复推敲,力争做到一遍通过(当然,对大材料而言这个很难);即使不能一次通过,也不要发生因为材料上有明显的(如错别字之类)低级错误而被打回重写的情况;否则,累是小事,你的能力和工作态度将会在领导和同事心中迅速下降,得不偿失。

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实,说老实话,办老实事,做老实人 。

现在机关的工作透明度越来越高,作为机关人员不能为党委出实谋,不能为群众办实事,工作不能出实绩,还整天工作漂浮,不思进取的话,打背包走人肯定是他;即使后台硬、背景深(没有的就更别作这个想法),多半也就落得个喝茶的闲差;当后台不在位时,第一个下去的就是他。

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一、机关日常工作程序的管理

科学合理的工作程序应注意以下几个环节:

(一)计划安排工作

(二) 组织实施工作

(三) 协调控制工作

(四) 检查总结工作

(五) 奖惩教育工作

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二、会议管理

(一)会议的含义和功能(略)

(二)会议的种类

根据不同的标准,主要有:

按照出席对象,可分为联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等;

按照功能性质,可分为决策性(必有决议、决定)讨论性、执行性(分配工作、布置任务、执行政策)、告知性(发布会、说明会)、学术性、协调性、动员性、纪念性等;

按照议题性质,可分为专业性(解决专门领域的问题)、专题性、综合性等;

按照会议采用的方式手段,可分为常规会、广播会、电话会、电视会等;

按照与会者的国籍及议题的范围,可分为国内会议与国际会议等。

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附1:世界合作教育协会2006亚太地区合作教育大会开幕式议程附1:世界合作教育协会2006亚太地区合作教育大会开幕式议程

9:00时 开幕式正式开始。主持人:1中国产学研合作教育协会(CACE)及上海产学合作教育协会(SACE)副会长、上海师范大学校长李进教授;2Mr. Paul Stonely,世界合作教育协会首席执行官

9:00时-9:10时 中国产学研合作教育协会(SACE)副会长、上海第二工业大学(SSPU)校长胡寿根教授致欢迎辞

9:10时-9:20时 世界产学合作教育协会(WACE)会长、美国东北大学校长Richard M. Freeland博士致贺辞

9:20时-9:40时 上海产学合作教育协会(SACE)副会长、上海市人大侨民宗委主任委员、上海市教育委员会原主任张伟江教授致贺辞

9:40时-9:55时 上海市政府副秘书长姜平致辞

9:55时-10:15时 中华人民共和国教育部副部长吴启迪教授致贺辞

10:15时 开幕式结束

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附2:欢迎上级检查团接待方案

一、接待安排

1、确定具体行程

时间:待定

事宜:与xx负责人联系确认此次的具体安排、行程安排、来访人数、性别比例、到达地点、具体时间等

2、迎接安排

时间:待定

事宜:根据来访人数、迎接地点、时间、安排迎接人员、车辆、司机等

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3、住宿安排

时间:待定

地点:待定

事宜:根据来访人数、来访人员性别比例订好酒店

4、就餐安排

时间:待定

地点:待定

事宜:根据来访人数、客人禁忌、到达时间订好饭店并点菜,同时视情况安排陪同人员

陪同人员:待定

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5、车辆安排

时间:根据来访人员的行程安排

事宜:全程专职为来访人员服务

车辆台数(司机人数):根据来访人员及陪同人员数量

司机:待定

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6、行程安排

(1)座谈会

会议主题:待定

时间:待定

会议地点:大会议室

参加人员:待定

(2)企业参观

时间:待定

地点:待定

陪同人员:待定

司机(车辆):待定

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7、送客时间

时间:待定

送到地点:待定

司机(车辆):待定

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二、任务分工

1、由xx负责组织此次接待任务,接待通知由xx传达,联系来访单位负责人,确认来访人数、行程安排。

2、由xx负责联系安排来访人员的酒店预订、饭店预订。车辆安排及司机确定。

3、由xx负责会议室的安排、会议室的检查(空调、投影仪、线路)、参会人员的签到并负责布置会议室(会议前后的打扫、横幅、桌牌的摆放、水果)

4、由xx负责会议材料的准备、会议记录、会议后的材料收集及整理工作。

5、由xx负责安排全程的摄像、录像、录音及整理工作。

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(三)会议的控制

中国式文山会海

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中国式文山会海:

《半月谈》曾报道,一个县委主要领导,一年中参加的大小会议、活动不少于1000个。

一项调查表明,一个县级市的市委办公室,2006年一年承办的会议有150多个,以各种名义下发的会议通知1100多个。就这样,其中还有很多会议是合并召开的。会议的数目持续增加,标准要求越来越高,也直接导致会议成本的增加。有人作了这样一个对比,2002年的时候,会议室使用价格800元/次,而目前的价格是3000元/次。

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去年10月中旬,陕西省某县举办的苹果节,会期两天,直接花费近500万元。去年10月中旬,陕西省某县举办的苹果节,会期两天,直接花费近500万元。

河南省一位副市长透露,他前不久在山东参加一个会议,每人纪念品1000多元,准备100人的会议纪念品就要10万元,还不包括住宿、吃饭、交通、参观,会议带来的资金浪费惊人。 江苏省某市委办公室曾作过统计,开一个100人左右的会议,直接成本应该在2万元左右。其中住宿为260元/房间,用餐为120元/天,鲜花会标等为2000~5000元/场,会议材料为2000~8000元/场,会场租金为2000~10000元/半天,讨论点租金为1000元/半天。

控制召开的次数

控制开会的时间

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由于“文山会海”,导致起草材料累、会务接待累、干部赴会累,既消耗了大量人力、物力和财力,增大了行政成本,又降低了工作效率。由于“文山会海”,使得一些工作在“文山”之上缓缓推进,在“会海”之中慢慢漂移,使得一些干部整天攀爬在“文山”之上、畅游于“会海”之中,一点点斗志和激情被消磨殆尽。由于“文山会海”,导致起草材料累、会务接待累、干部赴会累,既消耗了大量人力、物力和财力,增大了行政成本,又降低了工作效率。由于“文山会海”,使得一些工作在“文山”之上缓缓推进,在“会海”之中慢慢漂移,使得一些干部整天攀爬在“文山”之上、畅游于“会海”之中,一点点斗志和激情被消磨殆尽。
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三、公文与档案管理

(一)公文管理

公文是指行政机关在行政管理活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

公文的种类很多,包括命令、指令;决定、决议;指示;布告、公告、通告;通知;通报;报告、请示;批复;函;会议纪要等10类。

公文有两个方面的效用,第一是现实执行效用;第二是历史效用,是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。

公文管理,就是对公文的创新、处置和管理,即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中,以特定的方法和原则对公文进行创新加工、保管料理,使其完善并获得功效的行为或过程。

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(二)档案管理

行政机关档案是行政机关在公共行政管理活动中直接形成的,保存备查的文字、图表、音像等各种形式的历史记录。

行政机关档案的形式多种多样,文字档案是其主要形式。它包括文件资料、电文、手稿、传真、照片、画片、音像制品、技术图纸等。

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四、行政经费管理

行政经费管理是指在行政机关工作中对本机关资金的领拨、运用、管理、监督活动。

一是制定财务计划,编制本机关的预算、财务收支计划,对财务计划进行调整;

二是组织收入,管理支出,制定和执行费用支出标准,管理资金(包括预算外),部分财产管理等;

三是进行财务活动分析,明了收支盈亏的情况;进行财务监督,即借助本机关财务预算、会计核算、分析检查以及审计等方式对财务工作本身和机关其他工作进行监督。

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五、机关总务后勤管理

机关总务后勤管理,是指综合办事机构对本机关的物资和日常生活与生活事务和管理。

机关总务后勤管理要遵循以下要求:

一是始终把方便服务对象,便利机关工作放在首位,即坚持服务性;

二是厉行节约,减少浪费,讲究成本效益,即强调经济性;

三是加强法制建设,充分发挥法律手段的作用,即注重规范性。

机关总务后勤服务的社会化就是机关总务后勤服务的商品化和市场化。

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机关小秘书:

他们是机关不带“长”的小秘书,整天忙得像陀螺。

以文辅政、以笔树形,熬眼、伤神、掉头发、损颈椎的是他们;跟随领导、鞍前马后,拎包、端茶、守机子、开门子的也是他们。

在一些人眼里,他们是面目不清的机关“蚁族”,干着最苦、最累、最不招人待见的差事;在另一些人眼中,他们是前程似锦的未来领导,离权力中心最近,占据着能够一览政坛风景的有利“地形”。

“伤脑筋,少睡觉;省床铺,费灯泡;一宿写个大报告,还怕领导皱眉毛。”

“他们总是衣着得体,肥瘦适度,一副洞察世事的样子;他们做事有条不紊,不急不躁,随时保持听从领导召唤的姿态;他们一般拎着公文包,悄悄在人群最后落座;他们话不多,笑不多,很多时候总是波澜不惊地点头或摇头;他们走路的时候腰板挺直,慢慢踱成比领导小一点点的方步……”

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案例:

单位背景:某省政府涉外部门。这个部门负责管理全省对外宣传、省政府新闻宣传工作。制定计划、协调工作、组织宣传报道。目标就是向外国介绍全省的情况,树立良好形象,促进招商引资。   职务:办公室秘书。   主要任务:起草领导讲话,撰写活动方案、总结、请示、报告、通知等各类公文。另外还需要协助领导处理日常事务。

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办公室秘书的一天:

早晨6:30起床,7点从家里出发,站在拥挤的公交车上奔赴单位。(当然单位也有班车,但需要按时按点乘坐,为了早到晚走,我从来不坐。) 7:40到单位(上班时间为8:30分),边放下包,边启动电脑。等待电脑开机的这段时间,拿起抹布和拖把,简单地擦一下办公桌和地面。回到电脑前,查看电子邮箱,然后依次打开新华网、人民网和本省的重点新闻网站浏览新闻。8:20到一楼收发室,取回3位领导和自己的报纸。上楼分好,同时浏览报纸主要新闻,送到领导办公室。8:40接到第一个电话,是电脑录音:“您好,这里是交通处,请速来取急件。”挂断电话的同时,拨通另一个号码,让新来的同志去取。 接着,拿起领导前一天从中央会议上带回来的文件,边研读,边思考如何为领导起草贯彻落实这次中央会议精神的讲话稿。看到第3页的时候,电话再次响起,这次是省政府办公厅综合三处的会议通知。电话挂断后,马上把记好的“电话记录单”写好,呈送领导阅知。

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刚刚坐下,交通处的那份急件取回,于是拆开信封,从头到尾大略地看一下,挂上一张文件处理单,呈送给分管领导阅示,领导批示后交送相关处室办理。然后回来继续考虑起草领导讲话。刚刚坐下,交通处的那份急件取回,于是拆开信封,从头到尾大略地看一下,挂上一张文件处理单,呈送给分管领导阅示,领导批示后交送相关处室办理。然后回来继续考虑起草领导讲话。

11:15去机关食堂吃自助午餐。12:00回到办公室,打开电脑,进入美国MSNBC网站,收听给网站英语视频新闻。同时,进入其他网站查找或者浏览一下自己感兴趣的资料。13:30开始下午的工作,边起草文件,边接听时不时响起的电话,把文件和电话记录传送给相关领导和处室。 5:30下班回家。多数同志都是4:50左右走的。

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上升空间:秘书和领导接触多,学的东西自然多,提高也快,所以通常提拔的也快。一般参加工作10年左右会晋升为正处级。到处长级别以后,就有被下派到县级市做副市长或者市委副书记的可能,如果发展好,再过两三年会被提拔为副厅级干部。  下层职位:机关的秘书是从文笔优秀的干部中选拔出来的,需要有很强的文字综合能力和综合协调能力,要善于与上下级沟通。上升空间:秘书和领导接触多,学的东西自然多,提高也快,所以通常提拔的也快。一般参加工作10年左右会晋升为正处级。到处长级别以后,就有被下派到县级市做副市长或者市委副书记的可能,如果发展好,再过两三年会被提拔为副厅级干部。  下层职位:机关的秘书是从文笔优秀的干部中选拔出来的,需要有很强的文字综合能力和综合协调能力,要善于与上下级沟通。
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一、信息技术对机关管理的作用

行政机关内部公务处理的电子化既是政府管理信息化的核心,也是政府管理信息化的基础。

(一)办公自动化的概念

是指在行政工作中,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。

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办公自动化系统具备下列六项功能:

  ①、文字处理。包括文件的输入、编辑、修改、合并、生成、存储、打印、复制和印刷等。通常由文字处理机、智能复印机和电子照排轻印刷设备等来完成这项任务。

  ②、文件管理。包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等,一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现。

  ③、行政管理。包括图表生成、日程安排、工作计划、人事管理、财务管理和物资管理等,主要依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。

  ④、信息交流。OA系统主要是通过电子邮件和电子会议等方式交流信息,已从采用电话网、用户电报网、计算机网发展到采用综合业务数字网。

  ⑤、决策支持。OA系统可配置决策支持系统(DSS)和群体决策支持系统(GDSS)。

  ⑥、图像处理。包括用光学字符阅读器直接将印刷体字母和数字输入计算机,用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机。有的OA系统配置图像处理系统,它具有图像识别、增强、压缩和复原等功能。

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(二)办公自动化系统的开发

第一阶段,系统需求分析。

第二阶段,系统设计。

第三阶段,系统实施。

第四阶段,系统维护。

第五阶段,系统评价。

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(三)办公自动化系统的意义

第一,办公自动化系统是机关行政不可或缺的工具。

第二,办公自动化系统有效降低了机关行政的工作成本。

第三,办公自动化系统提高了机关行政的工作效率。

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二、信息技术在机关管理中的应用

第一,公文处理。(收文、编号、流转、回收)

第二,电子邮件。

第三,会议管理。(会议的设计、准备、记录、查询等功能,实现会议通知、会议日程、出席情况、接站方案、订票安排、会议决议、会议纪要、在线查询等)

第四,信息管理。(信息编辑、摘要、查询、统计、汇编等)

第五,档案管理。(档案查询、借阅、催还、归档、保管)

第六,公共信息服务。(信息公开:行政信息机关的机构设置、人员编制、主要职能、业务范围、通讯方式、政策咨询及办公自动化系统使用方法)

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