KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

1. KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Eunike Prapti Lestari Krissetyanti, M.Si DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN III BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA 13 NOVEMBER 2009

2. Curriculum Vitae Eunike Prapti Lestari Krissetyanti, S.IP, M.Si Lahir di Yogyakarta, 6 Juni 1972 Alamat : Kalibata Selatan II no. 9 Jakarta Selatan Email : eunike_krissetyanti@yahoo.com Pendidikan : • SD-SMA di Yogyakarta • S1 Administrasi Negara, Fak. Isipol, UGM • S2 Ilmu Manajemen, Fak. Ekonomi, UGM Pengalaman Kerja : • 1996 s.d. 2006 : Dosen di Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi-AAN Yogyakarta • 2006 s.d. skrg : PNS BKN Pengalaman Mengajar : • STIA – AAN : 1996 - 2006 • LPK Arka Paramita Yogyakarta : 1998 – 2006 • Univ. Terbuka, Yogyakarta : 1998 - 2006 • STADS ASMI Jakarta : 2006 – 2008 • STIAMI Jakarta : 2008 – skrg Pengalaman Fasilitator Diklat : • Diklat Manajemen Perkantoran Modern, BKD-Pemda NAD (2007) • Diklat Prajabatan, Pemda Kab. Bandung (2007) • Diklat Analis Kepegawaian, Depperindag (2008) • Diklat Kesekretarisan, BKN (2008) • Diklat Pelayanan Prima, BKN (2008)

3. Mengapa kita berkomunikasi? Komunikasi mempunyai fungsi : • Fungsi Pertama : Komunikasi Sosial • Fungsi Kedua : Komunikasi Ekspresif • Fungsi Ketiga : Komunikasi Ritual • Fungsi Keempat : Komunikasi Instrumental

4. Fungsi Pertama : Komunikasi Sosial mengisyaratkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep diri dan aktualisasi diri • Pembentukan konsep diri. Konsep diri adalah pandangan kita mengenai diri kita, dan itu hanya bisa kita peroleh lewat informasi yang diberikan orang lain kepada kita • Pernyataan eksistensi diri. Orang berkomunikasi untuk menunjukkan dirinya eksis. • Untuk memenuhi kebutuhan dalam rangka kelangsungan hidup; untuk memupuk hubungan dan memperoleh kebahagiaan.

5. Fungsi Kedua : Komunikasi Ekspresif • Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan mempengaruhi orang lain, tetapi dapat dilakukan sejauh komunikasi merupakan instrumen untuk menyampaikan perasaan-perasaan (emosi) kita. Perasaan-perasaan tersebut dapat disampaikan melalui kata-kata (verbal) tetapi terutama melalui perilaku non verbal. • Dapat dilakukan sendirian ataupun dalam kelompok

6. Fungsi Ketiga : Komunikasi Ritual • kebiasaan-kebiasaan/ritual-ritual/upacara-upacara yang sering dilakukan oleh suatu komunitas. Contoh : rites of passage (upacara kelahiran, ulangtahun, pertunangan, pernikahan, s.d. kematian) Contoh lain : kegiatan olahraga (olimpiade, piala dunia, dll) • Dalam acara-acara tersebut orang mengucapkan kata-kata atau perilaku-perilaku tertentu yang bersifat simbolik.

7. Fungsi Keempat : Komunikasi Instrumental • Komunikasi Instrumental mempunyai beberapa tujuan umum yaitu menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan, dan mengubah perilaku atau menggerakkan tindakan, dan untuk menghibur (entertain). Jika diringkas, tujuan-tujuan tersebut dapat disebut membujuk (bersifat persuasif) • Komunikasi yang berfungsi memberitahukan atau menerangkan (to inform) mengandung muatan persuasif dalam arti pembicara menginginkan pendengarnya mempercayai bahwa fakta atau informasi yang disampaikan akurat dan layak untuk diketahui

8. KOMUNIKASI Aktivitas pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu pihak ke pihak yang lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

9. Menurut Longman Dictionary of Contemporary English • Communicate = upaya untuk membuat pendapat, mengatakan perasaan, menyampaikan informasi dan sebagainya agar diketahui atau dipahami oleh orang lain (to make opinions, feelings, information, etc, known or understood by others) • Communication diartikan sebagai tindakan atau proses berkomunikasi (the act or process of communicating)

10. Beberapa Pengertian Komunikasi • Communio (Bhs.Latin) = Communion (Bhs.Inggris) yang artinya kebersamaan, persatuan, persekutuan gabungan, pergaulan, atau hubungan • Communicate yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman • Jadi komunikasi berarti pemberitahuan pembicaraan, percakapan, pertukaran pikiran atau hubungan

11. Beberapa definisi lainnya: • Komunikasi adalah seluruh proses yang dipergunakan untuk mencapai pikiran-pikiran orang lain (communication is the whole process used to reach other minds) (Wursanto, 1994) • Komunikasi secara teknis didefinisikan sebagai suatu proses untuk membangkitkan kembali ingatan-ingatan (communication is more technically defined as a process for conduction the memories)

12. Pengertian Komunikasi dalam konteks pembahasan ini: • Komunikasi adalah suatu kata yang mencakup segala bentuk interaksi degan orang lain yang berupa percakapan biasa, membujuk, mengajar dan negosiasi

13. Tiga Konseptualisasi Komunikasi • Menurut John R. Wenburg & William E. Wilmot, ada 3 kerangka pemahaman mengenai komunikasi, yaitu: • Komunikasi sebagai tindakan satu arah (one way) • Komunikasi sebagai interaksi • Komunikasi sebagai transaksi

14. Unsur Proses Komunikasi Linier SIAPA MENGATAKAN APA DENGAN SALURAN YANG MANA KEPADA SIAPA DENGAN EFEK SEPERTI APA KOMUNIKATOR ISI PERNYATAAN MEDIA KOMUNIKAN E F E K • Rumusan cara untuk menggambarkan sebuah tindak komunikasi, yaitu • dengan menjawab pertanyaan sebagai berikut: • Who (siapa) • Says what (mengatakan apa) • In which channel (dengan saluran yang mana) • To whom (kepada siapa) • With what effect (dengan efek seperti apa)

15. Unsur Proses Komunikasi Sirkuler CHANNEL MEDIA RECEIVER SENDER MEANING ENCODE MESSAGE DECODE MEANING NOISE FEEDBACK

16. Elemen Komunikasi • Komunikator = orang yang menyampaikan pesan • Pesan = ide atau informasi yang disampaikan • Media = sarana komunikasi • Komunikan = audience/ pihak yang menerima pesan • Umpan balik = respon dari komunikan terhadap pesan yang diterima

17. BENTUK KOMUNIKASI • Dari segi penyampaian pesan: komunikasi secara lisan, tertulis, atau secara elektronik • Dari segi kemasan pesan: komunikasi yang dilakukan secara verbal (dengan berbicara) dan non- verbal (dengan bahasa isyarat) • Dari segi keresmian pelaku komunikasi, saluran yang digunakan, dan bentuk kemasan: komunikasi formal da informal • Dari segi pasangan komunikasi: komunikasi intrapersonal dan komunikasi internpersonal

18. Konteks-konteks Komunikasi • Komunikasi berlangsung dalam suatu konteks atau situasi tertentu. Konteks = semua faktor di luar orang-orang yang berkomunikasi, yaitu : (1) aspek fisik : iklim, suhu udara, bentuk ruangan, alat penyampai pesan, dll (2) aspek psikologis : sikap, kecenderungan, prasangka, emosi peserta komunikasi, dll (3) aspek sosial : norma kelompok, nilai sosial, karakteristik budaya, dll (4) aspek waktu : kapan berkomunikasi, hari, siang/malam, berapa jam, dll

19. Bentuk-bentuk Komunikasi berdasarkan konteks-nya : • Komunikasi Intrapersonal • Komunikasi Interpersonal • Komunikasi Kelompok • Komunikasi Publik • Komunikasi Organisasi • Komunikasi Massa Catatan : for discussion

20. BAGAIMANA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF ITU?

21. Komunikasi yang Efektif Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berhasil mencapai sasaran dengan feedback (respon) yang sesuai dengan tujuan individu berkomunikasi Komunikasi yang sukses/berhasil : • Perencanaan dan penyusunan pesan yang dapat menarik perhatian penerima pesan • Menggunakan bahasa dan alat komunikasi yang mudah dipahami kedua pihak • Timing yang tepat untuk berkomunikasi • Merencanakan tujuan dan sasaran yang sesuai dengan kebutuhan penerima pesan

22. Persepsi : Inti Komunikasi • Kesan adalah nuansa rasa manusia thd obyek tertentu. Kesan bisa terjadi jika ada sesuatu yg menarik dari obyek tersebut. • Persepsi adalah interpretasi bermakna atas sensasi sebagai representatif obyek eksternal (Proses menafsirkan informasi indrawi). Jika persepsi tidak akurat, tidak mungkin bisa terjadi komunikasi yang efektif.

23. 5 Sasaran Pokok dalam Proses Komunikasi • Membuat pendengar mendengarkan apa yang kita katakan (atau melihat apa yang kita tunjukkan kepada mereka) • Membuat pendengar memahami apa yang mereka dengar atau lihat • Membuat pendengar menyetujui apa yang mereka dengar/ lihat (atau tidak menyetujui apa yang kita katakan, tetapi dengan pemahaman yang benar • Membuat pendengar mengambil tindakan yang sesuai dengan maksud kita dan maksud kita bisa mereka terima • Memperoleh umpan balik dari pendengar. Ini merupakan proses mencapai kesepakatan (sharing of meaning)

24. 5 Hukum Komunikasi yang Efektif • RESPECT Respect adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan kinerja.

25. 2. Empathy • Empati (empathy) adalah kemampuan untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama untuk memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. • Dengan memahami dan mendengar orang terlebih dulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang diperlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. • Rasa empati akan memampukan kita untuk menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan penerima pesan menerimanya. • Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar atau bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap positif.

26. 3. Audible • Audible dimaknai : dapat didengarkan atau dimengerti. Pesan harus disampaikan melalui media atau delivery channel hingga dapat diterima oleh penerima pesan. Hukum ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai media maupun perlengkapan atau alat bantu audio visual yang akan membantu agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. • Dalam komunikasi personal, hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

27. 4. Clarity • Clarity adalah kejelasan dari pesan itu sendiri, sehingga tidak menimbulkan multi-interpretasi atau berbagai penafsiran yang berbeda. • Clarity dapat juga berarti keterbukaan dan transparansi. Keterbukaan akan menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan.

28. 5. Humble • Humble adalah sikap rendah hati. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan untuk membangun rasa menghargai orang lain, yaitu diawali dengan sikap rendah hati. • Termasuk dalam sikap yang humble dalam komunikasi yaitu sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, pengendalian diri, dan mengutamakan kepentingan yang lebih besar.

29. Komunikasi dianggap efektif jika paling tidak menghasilkan 5 hal : • Menyampaikan informasi dan menghasilkan pengertian • Menghasilkan kesenangan • Mempengaruhi sikap  komunikasi persuasif • Menghasilkan hubungan sosial yang lebih baik. • Menghasilkan tindakan nyata

30. Menurut Joseph de Vito: 5 Kualitas Umum yang dipertimbangkan untuk Efektivitas Komunikasi • Openess = adanya keterbukaan • Supportiveness = saling mendukung • Positiveness = bersikap positif • Emphaty = memahami perasaan orang lain • Equality = kesetaraan

31. Kualitas Komunikator adalah kemampuan komunikator untuk :

32. Meningkatkan kemampuan menyimak secara efektif • Memberikan perhatian • Memahami komunikasi verbal dan non verbal • Meningkatkan kemampuan dalam memahami simbol verbal dan non verbal dengan menambah referensi pemahaman. • Menyimak untuk menganalisa dan mengevaluasi • Meningkatkan keahlian penyimak antar personal

33. Hambatan komunikasi yang sering terjadi : • FISIK  hal yang menyangkut ruang fisik & lingkungan • BIOLOGIS  hambatan karena ketidak sempurnaan tubuh • INTELEKTUAL  hambatan yang berhubungan dengan kemampuan pengetahuan • PSIKIS  hambatan yang menyangkut faktor kejiwaan, emosional, tidak saling percaya, penilaian menghakimi • KULTURAL  hambatan yang berkaitan dengan nilai budaya, bahasa.

34. Komunikasi Interpersonal yang efektif Faktor-faktor yang menumbuhkan hubungan interpersonal dalam komunikasi interpersobal : • Percaya (trust)  krn pengalaman, menerima, empati, dan kejujuran • Sikap Suportif = sikap yang mengurangi sikap defensif dalam komunikasi • Sikap Terbuka (open-mindedness) >< dogmatis

36. Thank U 4 U'r Attention