Systemejerskab

1. Systemejerskab Digitaliseringsstyrelsen

2. Systemejerens opgaver • Enhver departement og styrelse udpeger en systemejer for hvert IT-system. • Systemejere skal varetage opgaver, som overordnet relaterer sig såvel til • Et systems funktionalitet fungerer effektivt og understøtter arbejdsprocesser • Styring for udvikling af et system • Holde sig opdateret med kontraktlige forhold for systemet • Systemejeren har ikke beslutningskompetence • Fællessystemer(ESDH Office, Outlook) varetages af Digitaliseringsstyrelsen.

3. Systemejerens ansvar • Systemejerens overordnede ansvar: Drift, vedligeholdelse og kontraktlige forhold. • Det skal sikres at systemet varetages i overensstemmelse med Selvstyret retningslinjer. • Systemejeren kan uddelegere opgaver, der følger af systemejer-ansvaret. • Selve ansvaret kan dog ikke uddelegeres. • Systemejer arbejder tæt sammen med Digitaliseringsstyrelsen bl.a. ved at deltage i systemejerorganisationen.

4. Udpegning af systemejer • Systemejer kan være en slutbruger og ikke have en særlig teknisk indsigt. Dog skal systemejeren få viden om systemet og dens kontraktforhold. • En systemejer vil, alt afhængigt af systemets størrelse og vigtighed, skulle afsætte en passende mængde tid til dette arbejde. Det er indforstået, at systemejeren har de fornødne tidsmæssige ressourcer til rådighed.Fx for et system som Office, er det estimeret, at en systemejer bruger ca. 1-2 dage. pr. måned på dette arbejde. • Arbejdsindsatsen vil blive spredt ud og forløbe som klumper, således at der kan planlægges et kontinuerligt ressourcetræk via løbende opfølgning via systemstyregruppemøder.

5. Ansvarsområder • En systemejer har opgaver indenfor nedenstående ansvarsområder. • Det er vigtigt, at systemejeren får allokeret tid og budget til disse opgaver. Denne ressourceallokering afhænger af systemets omfang og vigtighed. Strategi og budget • Systemejeren skal sikre udarbejdning af strategiplan og mål for systemets videre udvikling, og opfølgning på realisering af de forretningsmæssige mål. • Som forretningens garant for systemet, har systemejeren bl.a. følgende opgaver: • Anskaffelse og implementering af et system • Fastlæggelse af formål og realisering

6. Strategi og budget(fortsat) • En systemejer vil typisk skulle: • Sikre at der er bevillingsmæssig dækning for anskaffelse, udvikling og drift. • At holde sig opdateret om kontraktlige forhold ved f.eks. service, drift etc.(systemejer er ansvarlig for alle kontrakter vedr. systemet, dvs. licens, udvikling og drift) • Digitaliseringsstyrelsen skal løbende holdes orienteret om gældende kontraktlige forhold for systemet.

7. Funktionalitet og anvendelse • Systemejeren skal sikre opfølgning på, om systemet effektivt understøtter: • Løsningen af de opgaver, det forventes at understøtte • Sikre muligheden for kurser og vejledningsmateriale i relevant omfang. • Ydermere bør systemejeren: • Søge at optimere brugen af et system • Sikre at løsningens funktionalitet svarer til behovet for it-understøttelse i de relevante afdelinger, aktuelt og på længere sigt.

8. Organisering og kommunikation • Der skal sikres en passende involvering af brugere og beslutningstagere fra de områder, der anvender systemet. • Systemejeren skal sikre en klar og hensigtsmæssig kommunikationsstruktur bl.a. mht. drifts-, support- og anvendelsesmæssige forhold. • Systemejerens opgaver løses i fælleskab med Digitaliseringsstyrelsen, der vejleder og støtter systemejeren via kommunikation efter behov.

9. Drift og support • Systemejer skal sikre, at der bliver indgået aftaler omkring teknisk drift og support for it-systemet. • Digitaliseringsstyrelsen deltager som rådgiver ved kontraktindgåelse og kontraktopfølgning. • Systemejeren sikrer at der forefindes en opdateret systemdokumentation