1 / 46

Nowoczesna korespondencja

Nowoczesna korespondencja. Skuteczna korespondencja. Co piszemy W jaki sposób Do kogo Co chcemy osiągnąć. Proces komunikacji. Informacja zwrotna. Przekaz. Filtr. Opisanie. Działanie. Dekodowanie. Zakodowanie. Transmisja. Odbiór. Odbiorca. Nadawca. Bariery w przekazie.

tamber
Download Presentation

Nowoczesna korespondencja

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Nowoczesna korespondencja

  2. Skuteczna korespondencja • Co piszemy • W jaki sposób • Do kogo • Co chcemy osiągnąć

  3. Proces komunikacji Informacjazwrotna Przekaz Filtr Opisanie Działanie Dekodowanie Zakodowanie Transmisja Odbiór Odbiorca Nadawca

  4. Bariery w przekazie • Pismo staranne myśl utrwalona na papierze jest względnie trwała • Zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami korespondencji świadectwo profesjonalizmu • Z dochowaniem wszelkich wymagań formalnych (sprawy ważne-polecone) i reguł obyczajowych (zaproszenia)

  5. Kryteria podziału • Treść • Forma • Obieg pisma • Termin załatwienia • Rodzaj sprawy • Stopień zabezpieczenia tajemnicy • Elementy pisma

  6. Polska Norma

  7. PKN

  8. Fax

  9. Zasady redagowania pism • Wprowadzenie • Przedstawienie zagadnienia • Uzasadnienia pisma • Wnioski

  10. Styl urzędowy • Przewaga zdań pojedynczych • Posługiwanie się stroną bierną i formami bezosobowymi • Posługiwanie się gotowymi formułami • Nie używanie zwrotów emocjonalnych • Ograniczenie pisma do jednej strony • Jasna, zrozumiała redakcja • Uprzejmość pisma • Kompletność pisma • Przejrzystość i staranność

  11. Ogólne pisma biurowe

  12. Pełnomocnictwo • Prokura • Pełnomocnictwo ogólne obejmujące umocowanie do czynności zwykłego zarządu • Pełnomocnictwo rodzajowemusi określać kategorię czynności objętej umocowaniem, a także jej przedmiot • Pełnomocnictwo szczegółowe / upoważnienie uprawnia do jednej lub kliku szczegółowo określonych czynności np. pełnomocnictwo procesowe

  13. Prokura

  14. Pełnomocnictwo ogólne

  15. Pełnomocnictwo rodzajowe

  16. Pełnomocnictwo szczególne

  17. Zaświadczenia / zawiadomienia • Zaświadczenia – krótkie pismo zatytułowane potwierdzające zdarzenie, stan faktyczny, uprawnienie, wysokość zarobków • Zawiadomienia – podstawowa forma przekazywania informacji w obiegu wewnętrznym i zewnętrznym

  18. Protokoły • Protokół zebrania • Protokół zdawczo-odbiorczy • Protokół uzgodnień i rozbieżności • Protokół porozumienia • Protokół kontroli • Protokół kasacji • Protokół przyjęcia towaru

  19. Schemat budowy protokołu

  20. Sprawozdania • Stanowią relację np. • ze spotkania z kontrahentami, • z podróży służbowej, • z przedsięwziętych kroków w pewnej działalności, • najczęściej z działalności całej organizacji lub jej organów.

  21. Notatki Forma potwierdzenia zaistniałych faktów • przekazanie przełożonemu ważnej informacji, • różne sprawy wewnętrzne danej jednostki, raporty, minutki, • z zebrań o charakterze roboczym ( odprawy, narady)

  22. Raport • Dokument mający na celu przedstawienie stanu faktycznego, sytuacji przedsiębiorstwa, podsumowanie rocznej działalności. • Formy raportów: • Krótkie notatki z zebrania • Roczne sprawozdania finansowe • Roczne sprawozdanie tzw. annual report – opracowanie prezentujące sukcesy firmy w danym roku • Spis treści rocznego raportu

  23. List intencyjny • List intencyjny określa zakres przyszłych działań czy umów oraz zarys planów dotyczących danego projektu • List intencyjny może zawierać: • zobowiązanie do prowadzenia negocjacji w dobrej wierze; • zobowiązanie do nierenegocjowania już uzgodnionych postanowień; • upoważnienie do rozpoczęcia oznaczonych prac; • deklarację dokonania wpłaty odpowiedniej wysokości.

  24. Pisma przewodnie • Uzupełniające treść dokumentu • Wyjaśniające powody przekazywania załączników • Wskazujące czynności, jakim należy poddać załączniki itp

  25. Zaproszenie

  26. Korespondencja handlowa

  27. Etapy transakcji • Propozycja sprzedaży • Zamówienie towaru / usługi • Dostawa towaru / usługi • Weryfikacja dostaw

  28. Schemat obiegu pisma

  29. Etap I: Propozycja sprzedaży • List reklamowy • Zapytanie ofertowe • Oferta

  30. List reklamowy

  31. Etap II: zamówienie towaru • Umowa o dostawę • Zamówienie • Potwierdzenie zamówienia • Anulowanie zamówienia

  32. Etap III-dostawa towaru • Awizo • Specyfikacja • Dowód przyjęcia towaru • Protokół przyjęcia towaru

  33. Etap IV – weryfikacja dostaw • Reklamacja • Odpowiedź na reklamację

  34. Dokumentacja osobowa

  35. Związana z przyjmowaniem pracownika • Cv • List motywacyjny • Kwestionariusz osobowy • Zapytanie o karalność • Umowa o pracę • Umowa zlecenie • Umowa o dzieło

  36. Występująca w czasie stosunku pracy • Zakres czynności • Przeszeregowanie pracownika • Zmiana warunków pracy • Zaświadczenie o pracy • Wniosek o urlop • Prośba o udzielenie urlopu okolicznościowego • Prośba o udzielenie urlopu bezpłatnego • Upomnienie • Nagana • Przyznanie nagrody

  37. Dotyczącą rozwiązania stosunku pracy • Wypowiedzenie umowy o pracę • Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia • Świadectwo pracy • Pozew o sprostowanie świadectwa pracy

  38. Korespondencja w językach obcych

  39. US: Układ blokowy

  40. US: Zmodyfikowany układ blokowy

  41. US: Uproszczony układ blokowy

  42. GB: Wcięty nagłówek

  43. GB: Układ blokowy

  44. DE: List handlowy DIN 5008

  45. DE: List handlowy na formularzu

  46. FR: Pismo z nadrukiem daty

More Related