TALOS

1. TALOS Transportable Autonomous Patrol for Land Border Surveilance System Spotkanie KRAB 03.06.08 Wygłaszający: Mariusz Andrzejczak

2. Plan prezentacji • Opis projektu • Koncepcja • Dobór partnerów • Pisanie wniosku • Przesłuchania • Negocjacje • Początek

3. Opis projektu • Priorytet – 7. Framework Programme, Cooperation, Security (call – FP7-SEC-2007-1) • Rodzaj – Integrated Project (IP) • Budżet – 20 mln Euro • Wkład KE – 13 mln Euro • Czas trwania: 2008 - 2012 • Cel –opracować i przebadać mobilny, modularny, skalowalny, autonomiczny i adaptowalny system służący ochronie granic zewnętrznych UE • Wynik – demonstrator technologii

4. Koncepcja • Opracowanie strategii badawczej instytucji • Posiadanie grupy odpowiedzialnej za poszukiwanie projektów (1-3 osób) • Udział w innych projektach – poszukiwanie idei • Śledzenie konkursów • Współpraca z partnerami poza wykonywanymi projektami • Odnalezienie osób odpowiedzialnych za innowacje w firmach Proces ciągły

5. Dobór partnerów • Opracowanie kryteriów wyboru • Wyjście naprzeciw oczekiwaniom KE • Partnerzy z krajów posiadających granicę zewnętrzną UE • Partnerzy z krajów z problemami granicznymi • Partnerzy przemysłowi • Lobbing • Wewnątrz instytucji koordynatora • Uczestnictwo w spotkania „brokerskich” Około 4 miesięcy, 3 spotkanie fizyczne, rozmowy telefoniczne ad-hoc

6. Opis projektu

7. Pisanie wnioskuPart B • Wspólne pisanie wniosku (opracowanie podziału technologicznego, wskazanie osób odpowiedzialnych w instytucjach, u koordynatora 1-2 osoby merytoryczne) • Korzystanie z lobbingu przedstawicieli firm • Spotkania z przedstawicielami KE • Korzystanie z wiedzy ekspertów uczestniczących w przygotowaniach zakresu tematycznego oraz końcowych użytkowników (EURAB, SG, SG innych krajów) • Korzystanie z pomocy KPK (przedstawiciele w komitecie programowym) • Trzymanie się wytycznych do pisania wniosku oraz treści programu Około 3 miesięcy, 2 spotkania fizyczne, telekonferencje co tydzień

8. Pisanie wnioskuSprawy administracyjno-finansowe • Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za sprawy finansowe (1 osoba z działu rozliczającego, 1 osoba o wykształceniu prawniczym-biznesowym) • Przygotowanie odpowiedniej struktury zarządzania projektu • Opracowanie umowy konsorcjum – propozycja oparta na wzorach opartych w Internecie i 6PR • Konsultacje z KPK i działami prawnymi firm • Odnalezienie odpowiedniej kancelarii prawniczej w Polsce Około 3 miesięcy, 1 spotkanie fizyczne, telekonferencje co 2 tygodnie

9. Przesłuchania • Security Scrutiny • Współpraca z działem bezpieczeństwa KE • Współpraca z członkami komitetu programowego - KPK • Współpraca z ABW • Ethical Review • Przygotowanie prezentacji i wydruków z odpowiedziami na pytania zawarte w raporcie z oceny • zaangażowanie osób odpowiedzialnych z firm • telekonferencja • Spotkanie na dzień przed negocjacjami i dyskusja prezentacji • Odpowiedź na pytania głównie przez koordynatora Około 2 tygodnie, 1 spotkanie fizyczne, rozmowy telefoniczne ad-hoc

10. Negocjacje • Dalszy ciąg dyskusji nad posiadanymi ocenami: merytoryczną i etyczną • Odpowiednio częste kontakty z Project Oficerem • Ewentualna dyskusja z partnerami na temat redukcji kosztów • Posiadanie gotowych propozycji dotyczących zmian w DoW dostosowujących propozycję do wniosków z ocen • Dyskusja i finalizacja umowy konsorcjum • Praca nad detalami • Opracowanie dokładnego planu pracy i listy ID jako załącznika • Ciągła współpraca z kancelarią prawniczą Około 3 miesięcy, 3 spotkanie fizyczne, rozmowy telefoniczne ad-hoc

11. Początek • Pilnowanie umowy GA • Ciągły kontakt z partnerami • Motywacja do opracowania planu zarządzania jakością, ryzykiem, zakupów • Odpowiednio szybka reakcja na informacje z KE • Ustalenie terminu kick-off meeting w terminie nieodległym od początku, jednocześnie pozwalającym na zakup biletów itd. w okresie kwalifikowalności kosztów Około 2 miesięcy, rozmowy telefoniczne co 2 tygodnie

12. Podsumowanie • Czas trwania od koncepcji do kick-off – ok. 18 miesięcy • Ilość osób zaangażowanych u koordynatora - 2 osoby • Ilość osób zaangażowanych w pisanie projektu – 4 zespoły tematyczne (1-3 osobowe) + koordynator • Czynniki sukcesu: • Znalezienie odpowiedniej technologii • Dobór właściwych partnerów • Kontakt z KE • Kontakt z końcowymi użytkownikami • Ciągły monitoring losów projektu