档案馆和我的大学生活
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档案馆和我的大学生活. CUMT Archives 1909-2013. Archives Mining & Technology CHINA UNIVERSITY. ——走进中国矿业大学档案馆. 档案. 档案馆. 管理. 学生. 查档. 服务. 安全. 助管. 征集. 何为档案?. 金文档案. 甲骨档案. 石刻档案. 石鼓文是中国现存最早的石刻档案,因刻石形状像鼓而得名,刻于春秋战国时期,是公元前770年秦襄公送周平王东迁后的记功石刻。.

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Presentation Transcript

档案馆和我的大学生活

CUMT

Archives

1909-2013

Archives

Mining & Technology

CHINA UNIVERSITY

——走进中国矿业大学档案馆


档案

档案馆

管理

学生

查档

服务

安全

助管

征集



金文档案

甲骨档案

石刻档案

石鼓文是中国现存最早的石刻档案,因刻石形状像鼓而得名,刻于春秋战国时期,是公元前770年秦襄公送周平王东迁后的记功石刻。

中国古代铸刻在青铜器上具有书史记事性质的铭文档案,即金文档案。 内容涉及当时社会和生活的方方面面。

  • 甲骨档案是我国现存历史档案中年代最久远的,以龟甲或兽骨为载体而形成的书史记事文字材料。

档案

我国档案的历史沿革


缣帛档案

简牍档案

羊皮档案

3-13世纪,欧洲各国主要用它书写文件,14世纪逐渐被中国纸取代,18世纪有些国家仍用它书写重要法典文件,以示庄重。

在秦汉时期,宫廷文书、官方文书便开始使用丝绢代替木竹,便产生了缣帛档案。

  • 简牍档案是指中国古代以竹木为载体而形成的书史记事文字材料。简,指狭长形的竹片;牍,指较宽的木片。

档案

我国档案的历史沿革


声像档案

纸质档案

电子档案

活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以声像为主,并辅以文字说明的历史记录 。

电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。

  • 是以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。

档案

我国档案的历史沿革


档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

甲骨档案金文档案石刻档案

简牍档案

缣帛档案

纸质档案

声像档案

电子档案

档案叫法的演变:

商 代: “册”、“典”

周 代: “中”

秦 汉:“典籍”

汉 魏以后:“文书”“文案”、“文牍”、

“案牍”、“薄书”

清 朝:“ 档子”、“档案”

不等同于图书资料,档案是人类进行社会生活的自然产物。

不等同于文物,档案有目的保存以便日后查找。



图文信息楼B部分6-8层

截止2013年底,

馆藏档案总数达到 139687 卷(件)

13种计算机专题数据库

工作时间:8:00-17:30

电话:0516-83592107

传真:0516-83592107

学校档案馆概况

2008年3月搬迁至新馆建筑面积约3300平方米


文书档案:主要包括学校各党群及行政职能部门在管理工作中形成的各种文件材料

科技档案:主要包括教学、科学研究、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等方面的文件材料

财会档案:主要包括学校在会计核算活动中形成的各类文件材料,如会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册、助学金清册等

声像档案:主要包括学校各项活动中形成的,校外单位形成与本校有关的,对学校和社会当前与长远有参考价值和凭证作用的照片及音频、视频

荣誉档案:主要包括学校在各项工作和活动中获得的奖状(证书)、奖章及锦旗、奖杯等

馆藏概况

解放前的档案主要形成于中国矿业大学的前身----福中矿务大学及焦作工学院时期,解放后的档案主要形成于北京矿业学院、四川矿业学院、中国矿业学院及中国矿业大学时期。主要包括以下门类:

主要馆藏


馆藏概况

文书档案

主要包括学校各智能部门及学院在管理活动中形成的文件材料,包括学校制定的政策性文件,处理重要问题、召开重要会议的主要材料,重要的请示、报告、总结、综合统计报表,机构演变、干部任免等文件材料,以及房屋买卖、征用土地、资产登记、重要合同和协议等法律凭证性文件材料。

对学校各职能部门及学院的各项工作具有现实的参考作用和长远的利用价值。


馆藏概况

科技档案

  • 科技档案主要包括教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、产品生产与科技开发、科技外事、博士后、专利等文件材料,其中教学、科研及博士后、专利等相关材料较为丰富。


馆藏概况

科技档案——教学档案

  • 教学类档案主要包括硕士、博士入学试题,硕士、博士研究生学位材料,本科生优秀毕业论文(设计),本(专)科生学籍册等;


馆藏概况

科技档案——科研、专利档案

  • 科研类档案主要包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的文件材料;专利类档案主要包括学校教师申请专利的文件材料。

    馆藏保存了各类科研项目档案1000余卷,各类专利档案400余卷。

    科研、专利档案不仅充分体现了学校多年来在科学创新与技术储备方面所取得的丰硕成果,同时也在科研项目的申请、科技成果的转让及重点学科、重点实验室的评估等工作中发挥了及其重要的作用。


馆藏概况

科技档案——基建档案

  • 基建档案主要包括可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件及生产技术准备、试生产等方面的文件材料,比较完整地记载了学校基建项目的酝酿、决策到建成交付使用,以及改建、扩建、抗震、加固、维修等过程,为学校修缮、工程设计、工程施工等带来了方便,节约了资金。


馆藏概况

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会计档案

学校会计档案完整、准确、系统地保存了学校财务会计活动中形成的各种文件材料,主要包括会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册,以及各种奖学金、贷学金、助学金清册等。

会计档案全面反映了学校已经进行过的各项经济活动,并为正在进行或将要进行的经济活动提供可靠的财务信息。


馆藏概况

声像档案

声像档案保存了学校活动中形成的有价值的的照片、影片唱片、录像带、录音带等不同载体,以声像为主,并辅以文字说明的历史记录。主要包括学校召开的各类重要会议形成主要声像材料、涉外活动、学校领导专家学者在国内外重大互动中形成的、上级领导视察工作形成的、历年教学主要成果照片,各种奖杯证书、重要科研成果的声像材料等。

声像档案直观的记录了学校已经进行过的各项活动的时空感和真实客观的感受,与纸质载体的档案相互补充。


馆藏概况

荣誉档案

  • 荣誉档案包括学校在教学、科研及各项管理工作中取得的,并能反映辉煌成就和光荣业绩,见证学校光辉历程的奖状(证书)、奖章、锦旗、奖杯等。馆藏中保存了近800件荣誉档案。



档案馆内部管理

部 门

  • 对校内外用户提供档案服务;

  • 负责档案库房管理工作;

  • 制定、完善相关档案的管理、利用制度。

  • 配合馆长做好全馆性活动的组织和安排,处理馆内日常行政事务,负责档案馆人事、财务、后勤、资产、安全以及对外联络等事务

办公室

管理利用部

馆长

  • 负责档案信息化建设;

  • 档案管理软件设计及数据库的维护;

  • 档案馆网站的建设、管理、维护;

  • 全馆计算机等现代化设备的管理与维护等。

  • 负责档案人员业务培训;

  • 指导并督促各部门归档工作;

  • 做好各类涉密档案的安全工作;

  • 负责全校档案的编研等工作;

  • 制定、完善相关归档制度。

信息技术部

业务指导部

全面主持档案馆工作:

档案工作的改革与发展建设;制订档案工作发展规划,业务工作规范,各项规章制度等;组织、管理档案馆全部工作。


学生可以如何利用档案馆

我的学籍档案和人事档案到哪里办理?如何办理?

我想考研、考博,能从档

案馆得到一些资料帮忙吗?

我在做毕业设计,我想借

鉴一下往届的优秀毕业论文

可以吗?

我的四六级证书丢了怎

么补办?计算机等级证书

可以补开吗?


我想办理在校学习证明、学历学位证明、出国成绩证明、在校获得各类奖励文件

毕业

学生

我想要复印历届真题、查找优秀毕业论文、补开四六级成绩证明和计算机等级考试成绩证明

学生可以如何利用档案馆

在校

学生


档案馆服务项目

1.提供档案借阅服务

2.出具档案证明(可提供邮寄)

3.复制档案文件 

4.学位论文查阅

5.复印硕士、博士入学试题

6.办理学生中英文成绩证明

7.出具英语四、六级成绩成绩证明


室内阅览、

外借,办理相关手续

出示本人证件

或单位证明

普通档案

提出借阅要求

保密/划控档案

归还

经有关负责人批准

室内阅览

档案借阅服务流程

办理者


办理毕业证书、学位证书、辅修证书,需提供相应证书的原件或扫描件。办理毕业证书、学位证书、辅修证书,需提供相应证书的原件或扫描件。

检查、校对,确认无误后方可复印、盖章、密封。

学籍册上没有GPA的,出具成绩证明时档案馆不予计算,也不予认证。

一年之内可办理加印。

出示本人证件

代办人除出示本人有效证件外,同时出示委托人的授权委托书及有效证件复印件

受理对象:

本校各类应届、往届毕业生及在校生。

出具档案证明流程

办理者


提出复制要求办理毕业证书、学位证书、辅修证书,需提供相应证书的原件或扫描件。

出示本人证件

或单位证明

按《中国矿业大学档案馆利用档案收费规定》执行

归还

复制档案文件流程

办理者


提出论文办理毕业证书、学位证书、辅修证书,需提供相应证书的原件或扫描件。

查阅要求

本科生:凭身份证或校园卡等有效证件,可利用优秀本科学位论文、研究生学位论文。

出示本人证件

归还

研究生:持身份证或校园卡等有效证件可利用研究生学位论文、优秀本科学位论文。

学位论文查阅流程

办理者


提出试题办理毕业证书、学位证书、辅修证书,需提供相应证书的原件或扫描件。

复印要求

历届毕业生及在校学生:凭身份证或校园卡等有效证件,可复制硕士、博士入学试题。

出示本人证件

或单位证明

归还

按《中国矿业大学档案馆利用档案收费规定》执行

复印硕博入学试题流程

办理者


应届、在校本科生:由本人提供加盖学院和教务处公章的中文成绩原件应届、在校本科生:由本人提供加盖学院和教务处公章的中文成绩原件

检查、校对,确认无误后方可复印、盖章、密封。

学籍册上没有GPA的,出具成绩证明时档案馆不予计算,也不予认证。

一年之内可办理加印。

出示本人证件

代办人除出示本人有效证件外,同时出示委托人的授权委托书及有效证件复印件。也可将授权委托书及有效证件的扫描件事先发至档案馆信箱

受理对象:

各类应届、往届毕业生及在校生

应届、在校研究生:由本人提供加盖研究生院培养管理科公章的中文成绩原件

中英文成绩证明流程

办理者

往届毕业生带证件直接到档案馆办理


代办人出示本人有效证件,提供四、六级考试的具体时间,进行成绩查找,开据证明代办人出示本人有效证件,提供四、六级考试的具体时间,进行成绩查找,开据证明

提出成绩

证明要求

受理对象:

本校各类应届、往届毕业生及在校生

归还

英语四、六级成绩证明流程

办理者


利用制度代办人出示本人有效证件,提供四、六级考试的具体时间,进行成绩查找,开据证明

保密制度

档案馆安全&保密

四、档案工作人员不得私自摘抄、复印、传播涉密档案内容。

三、利用涉密档案必须履行审批手续,并在档案馆阅览室查阅。一般情况下,不允许摘抄、借阅密级档案。

二、凡“机密”、“绝密”档案必须单独存放,专人管理,非相关人员不得接触。任何人不得私自将“机密”、“绝密”档案带出档案馆。

一、严格执行档案接收、保管、利用制度,认真履行登记、核对、签字、注销手续。


利用制度代办人出示本人有效证件,提供四、六级考试的具体时间,进行成绩查找,开据证明

保密制度

档案馆安全&保密

七、档案馆的计算机系统不得接入校园网以外的互联网。入网的计算机系统不允许存储、处理保密档案信息。

八、档案馆保密工作人员必须定期对档案的保密安全情况进行检查,发现隐患及时汇报并加以改进。

六、向校外展示或提供档案资料时,不得泄露保密档案内容和学校科技秘密。

五、档案馆在工作中形成的各种废纸必须及时销毁,不得随意扔掉或出卖。


档案馆代办人出示本人有效证件,提供四、六级考试的具体时间,进行成绩查找,开据证明安全&保密

利用制度

保密制度

  • 5.校内个人利用会计档案执行会计档案利用审批程序。校纪委(监察)及审计人员办案或审计中利用会计档案,须填写档案利用审批表,经所在单位负责人及档案馆馆长批准。

  • 4.利用保密或划控档案执行相关档案利用审批程序。保密档案材料,一般限在保密档案室阅览,如需复制或借出,需经审核通过方可。涉密档案不得在保密档案室外留存过夜。

  • 3.校外单位因工作需要查阅档案,须出具所在单位介绍信,并填写档案利用审批表,经文件归档部门负责人和档案馆馆长批准。

  • 2.历届毕业生及在校学生凭身份证或校园卡等有效证件,可利用学籍档案及考研试题;研究生持身份证或校园卡等有效证件可利用研究生学位论文。

  • 1.校内工作人员持工作证或校园卡等有效证件,可利用非保密和非划控档案。


档案馆代办人出示本人有效证件,提供四、六级考试的具体时间,进行成绩查找,开据证明安全&保密

利用制度

保密制度

  • 10.利用者不得擅自公布档案内容,违者将依法追究责任。

  • 9.复印档案或出具档案证明,按《中国矿业大学档案馆利用档案收费规定》执行。

  • 8.档案利用者应对档案的保密、安全和完整负责,按时归还,不得转借他人,不准带到公共场所,不得污损、涂改、折叠、拆卷或丢失,违者将根据有关规定予以处理。

  • 7.档案一般只限在阅档室利用,校内人员确因工作原因需要借出的,需办理外借手续,借期两周。若需延长借阅时间,必须及时办理续借手续

  • 6.校内单位或个人利用照片档案对外宣传或出版,须填写档案利用审批表,并经宣传部负责人和档案馆馆长批准。


每年招新(电话:88120027)代办人出示本人有效证件,提供四、六级考试的具体时间,进行成绩查找,开据证明

勤工助学岗位

工作时间:每周三次班,一个班一节课

(根据学生的课表排班)

  • 要求:

  • 有一定组织管理能力,有服务意识和奉献精神

  • 负责中英文翻译的同学需通过英语专业八级考试

812:档案核对,档案中英文翻译

609:协助档案查找和利用

805:档案归档

807:档案归档,档案整理

档案馆学生助管

报名:学院+姓名+联系方式

  • 主要工作内容:

  • 档案整理

  • 信息录入

  • 档案核对

  • 文件复印

  • 档案中英文翻译

  • 档案归档

《大学生

勤工助学管理条例》


  • 即将离开母校,满载着知识与成熟,满载着四年的美好记忆。

  • 也,请留下大学四年的美好记忆,与母校共同分享。无论你们走到哪里,母校将永远为你们珍藏!

  • 联系人:贾玲,联系电话:83592105

  • 电子邮箱:[email protected]

  • 鉴于毕业离校事宜较多,有意捐赠大学生活记录材料的毕业生朋友,也可在走上工作岗位后再与我们联系。

征集毕业生大学期间的声像/各类记录材料


2 即将离开母校,满载着知识与成熟,满载着四年的美好记忆。

6

5

征集毕业生大学期间的声像/各类记录材料

1

4

3

竞赛活动

荣誉材料

班级活动

个人创作

日常生活

社会实践


班级组织的各种活动,包括外出旅游、文艺晚会、体育比赛、夏令营、冬令营等,所形成的照片、录像及有关文字材料等。班级组织的各种活动,包括外出旅游、文艺晚会、体育比赛、夏令营、冬令营等,所形成的照片、录像及有关文字材料等。

征集 1.班级活动

班级旅游

文艺晚会

体育比赛

夏令营


班集体或班级部分学生参加学校、省、国家等各级各类竞赛活动,如机器人大赛、数学建模比赛、歌咏比赛、艺术设计大赛等,所形成的照片、录像及有关文字材料等。班集体或班级部分学生参加学校、省、国家等各级各类竞赛活动,如机器人大赛、数学建模比赛、歌咏比赛、艺术设计大赛等,所形成的照片、录像及有关文字材料等。

征集 2.竞赛活动

机器人大赛

数学建模比赛

歌咏比赛

艺术设计大赛


班集体或班级学生获得的各类荣誉材料(如获奖证书、奖文获件、获奖时拍的照片等)。班集体或班级学生获得的各类荣誉材料(如获奖证书、奖文获件、获奖时拍的照片等)。

征集 3.荣誉材料

获奖证书

获奖文件

获奖时拍的照片


学生个人从事文学创作、艺术创作或其他发明创造的成果(如发表的诗歌、散文、学术论文,创作成果等)学生个人从事文学创作、艺术创作或其他发明创造的成果(如发表的诗歌、散文、学术论文,创作成果等)

征集 4.个人创作

文学创作

艺术创作

发表的诗歌、散文

创作成果


反映日常学习、生活的照片、录像及有关文字材料等。

征集 5.日常生活

日常学习

生活

录像

有关文字材料


包括青年志愿者、勤工俭学、社会公益活动、创业锻炼、社会调查等有关文字材料。包括青年志愿者、勤工俭学、社会公益活动、创业锻炼、社会调查等有关文字材料。

征集6.社会实践

兼职

青年志愿


大学之路包括青年志愿者、勤工俭学、社会公益活动、创业锻炼、社会调查等有关文字材料。——矿大档案馆与你同行


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