Ii encuentro de t cnicos y t cnicas en administraci n y gesti n de las universidades
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“II Encuentro de Técnicos y Técnicas en Administración y Gestión de las Universidades”. Tecnicatura Universitaria en Administración Pública Facultad de Ciencia Política y Relaciones Internacionales Universidad Nacional de Rosario. Digesto Digitalizado Facultad de Ciencias Veterinarias.

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Presentation Transcript


Ii encuentro de t cnicos y t cnicas en administraci n y gesti n de las universidades

“II Encuentro de Técnicos y Técnicas en Administración y Gestión de las Universidades”

Tecnicatura Universitaria en Administración Pública

Facultad de Ciencia Política y Relaciones Internacionales

Universidad Nacional de Rosario


Digesto digitalizado facultad de ciencias veterinarias

Digesto DigitalizadoFacultad de Ciencias Veterinarias

Finalidad del Proyecto

Contribuir desde el sistema administrativo de la Facultad de Ciencias Veterinarias, al uso de las tecnologías de la información, poniendo a disposición de los usuarios internos y externos de la página web de la Facultad, todas las resoluciones emanadas del Consejo Directivo y de Decanato.


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Fundamentación

De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 43º inciso b) de la Ley de Educación Superior Nº24521, se ha producido el documento de autoevaluación institucional 2007 elevado en su oportunidad a la CONEAU (Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación Universitaria), considerándose a éste como un documento normativo legal, la Facultad de Ciencias Veterinarias en su plan de mejoras 1, plantea fortalecer el desenvolvimiento institucional a fin de optimizar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Unidad Académica en la función gestión, mediante la actualización del sistema de información y registro, creando el digesto normativo digitalizado.

El citado documento fue aprobado por el C.D. en la sesión extraordinaria de fecha 15/02/08, dictándose la Resolución C.D.Nº001/08


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¿Qué es el digesto digitalizado?

El Digesto Normativo es la compilación ordenada de todas las normas emanadas de la Institución.

Permite acceder a todo lo actuado, sancionado y legislado en el tiempo y constituye el cuerpo de las resoluciones y reglamentaciones por el cual se rige la actuación y las decisiones de la administración de la Facultad.

Al Libro de Registro de Resoluciones de Decano o de Consejo Directivo, se puede acceder por fecha, número o contenido.


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Es un registro seguro y confiable de los documentos Word, al que podrán tener acceso todos los usuarios internos y externos de la Facultad. En ese sentido se ha designado a una docente de la Facultad como Coordinadora de Autoevaluación y Acreditación y a los fines de llevar adelante los planes de mejoras presentados oportunamente a la CONEAU. Al propio tiempo se designó un equipo responsable de llevar a cabo el plan de mejoras; el que está integrado por docentes, estudiantes y no docentes de la Casa; conformándose la nueva COMISIÓN DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREEDITACIÓN


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El inicio de estas actuaciones genera procedimientos administrativos, cuyo elemento central es el expediente, el procedimiento es la secuencia de actividades tendientes al dictado o ejecución de un acto administrativo.

a) Ser dictado por autoridad competente

b) Sustentarse en los hechos y antecedentes que le sirvan de causa en el derecho aplicable.

c) El objeto debe ser cierto, física y jurídicamente posible, debe decidir todas las peticiones formuladas e involucrar otras no propuestas

d) Deben cumplirse con los procedimientos esenciales y sustanciales

e) Debe estar motivado, expresándose concretamente las razones que inducen a emitir el acto

f) Habrá de cumplirse con la finalidad; y las medidas que el acto involucre deben ser proporcionalmente adecuadas a aquella finalidad

En el artículo 8 se establece la forma, dejándose claro que el acto administrativo se manifestará expresamente y por escrito, e indicará lugar y fecha en que se lo dicta y contendrá la firma de la autoridad que lo emite.


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La Carta Iberoamericana de Calidad en la Gestión Pública* Oficina Nacional de Tecnologías de la Información (ONTI) * Las Universidades públicas se adaptan mejor a las TIC´S* Entre las instituciones adelantadas se encuentras: la Universidad de Buenos Aires (UBA), la Nacional de Cuyo, la Nacional de Córdoba (UNC), y la Universidad Nacional de Rosario (UNR). Estas universidades entraron en la categoría adelantadas porque cumplieron con la característica de la sociedad de la información: trabajan en red, interactúan con otras unidades académicas, y con instituciones exteriores a la propia universidad; vinculándose las áreas de docencia, investigación y extensión. Contrariamente a lo que uno podría suponer que las Universidades privadas van a la vanguardia de las nuevas tecnologías.* Campus virtual www.puntoedu.edu.ar* Estatuto de la U.N.R. – TITULO I – Estructura y fines

Marco Conceptual


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EN LA SEGUNDA REFORMA DEL ESTADO SE IMPLEMENTARON ALGUNOS CAMBIOSLA ORGANIZACIÓNLA COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN SE REALIZA POR DIVERSOS MEDIOS, UNO DE ELLOS LA PAGINA WEB www.fveter.unr.edu.ar

Como se Introducen las Tic´s en la Universidad


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PROBLEMAAUSENCIA DE LAS RESOLUCIONES DIGITALIZADAS PARA QUE PUEDAN SER LEIDAS EN LA PAGINA WEB DE LA FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS


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CAUSAS:1) ESCASO USO DE LAS TIC´S2) RESISTENCIA AL CAMBIOEFECTOS:1) NECESIDAD DE RECURRIR A LA BUSQUEDA MANUAL2) REQUIERE DISPONIBILIDAD DE TIEMPO, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES (FOTOCOPIAS, TINTA, ETC.)VENTAJAS DE TENER LA INFORMACION DIGITALIZADA:1) La búsqueda la haría el propio interesado en cualquier horario2) desde cualquier computadora3) biblioteca digital o archivo digital4) ahorro de insumos y personal


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OBJETIVOS GENERALES

1.- Crear el digesto normativo digitalizado de las resoluciones de Consejo Directivo y de Decano; el que está propuesto en el plan de mejoras presentado a la CONEAU, en la evaluación institucional 2007.2.- Brindar información digitalizada del digesto de Despacho y Consejo Directivo al usuario de la página web de la Facultad de Ciencias Veterinarias.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

1.1.- Proporcionar rapidez y seguridad en la búsqueda de las resoluciones digitalizadas de Decano y Consejo Directivo. 1.2.- Utilizar las redes existentes que permitan el acceso a la información personal y digitalizada del sistema administrativo de la Facultad. 1.3.- Resguardar en forma digital las constancias de la actuación administrativa y legislativa de la Facultad. 1.4.- Actualizar los mecanismos de información que permiten la consulta, utilizando las nuevas tecnologías de la información y el conocimiento.


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Metas:

1.- Poner en la red el sistema administrativo de la Facultad de Ciencias Veterinarias.2.- Poner a disposición de los docentes y la Administración de Personal de la U.N.R. información digitalizada tendiente a su utilización en el legajo único de los agentes docentes. Beneficiarios:

Usuarios internos y externos de la página web de la Facultad: docentes, alumnos, graduados, no docentes y futuros aspirantes de la Carrera de Medicina Veterinaria. El mismo tiene alcance institucional en relación a todos los claustros.


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PLAN DE MEJORAAMPLIAR LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL AL USUARIO INTERNO Y EXTERNO DE LA PAGINA WEB DE LA FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS, CREANDO EL DIGESTO DIGITALIZADO DE LAS RESOLUCIONES DE CONSEJO DIRECTIVO Y DE DECANO.


Equipos de mejora el equipo de mejora estar integrado por las siguientes personas

Equipos de MejoraEl equipo de mejora estará integrado por las siguientes personas:

  • Dirección de Tecnologías de la Información – Responsable de la página web de la FacultadDirección de Comunicación Institucional – Responsable de las publicaciones en el campus virtualSecretaría Administrativa – Responsable del digesto normativo general de la FacultadDirección de Despacho y Consejo Directivo – Responsable de organizar los documentos que serán incorporados al digesto normativo digitalizado


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Recursos materiales y humanos necesarios 1.- El servidor de la página web de la Facultad de Ciencias Veterinarias.2.- Computadoras conectadas a la red3.- Un supervisorencargado de determinar qué resoluciones se subirán al digesto , quien además deberá verificar la tarea realizada y controlar que se cumplan los tiempos de ejecución establecidos. A sugerencia del Decano se propone a la Secretaria Administrativa, llevar adelante esta tarea, por ser un proyecto de corte administrativo. La Sra. Secretaria expresó su acuerdo, en las entrevistas realizadas al efecto; por lo que es considerada como un actor directo del presente plan de mejora.4.- Un coordinador general de la tarea -actor directo- quien deberá enviar los documentos sólo lectura, con los que se integrará el digesto. Esta tarea será realizada por la Directora de Despacho, quien también manifiesta su acuerdo.5.- Un personal no docente que suba a la página losdocumentos en formato pdf, aportando seguridad de que los documentos no serán modificados. Este personal –actor directo- será la encargada del área informática, quien viene haciendo una tarea similar, en el Consejo Directivo, efectuando la carga de las actas; quien además manifestó su acuerdo para llevar adelante la tarea.


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Guía del Proceso a seguir: Actividades: Etapa 11.- Identificación de las áreas involucradas: Secretaría Académica, de Ciencia y Tecnología, de Extensión, de Posgrado, Estudiantil, y Administrativa; quienes deberán poner a disposición el personal necesario para llevar adelante la tarea, todos ellos considerados actores indirectos.2.- Promoción de la necesidad del digesto digitalizado, a través de reuniones convocadas al efecto por el Director de Comunicación Institucional; siendo este un actor directo del proceso. El día 19 de agosto de 2009 se realizó la presentación del Proyecto proponiendo crear eldigesto digitalizado de las resoluciones de Consejo Directivo y de Decano; el que está propuesto en el plan de mejoras presentado a la CONEAU, en la evaluación institucional 2007; y de esa manera brindar información digitalizada del mismo al usuario de la página web de la Facultad de Ciencias Veterinarias.3.- Identificación de las fuentes de información documental: Oficinas de Despacho y Consejo Directivo; actor directo. La Dirección de Tecnología de la Información brindó un informe sobre la factibilidad de realización; lo cual se realizó en la reunión llevada a cabo el 19/08/09. En esa reunión el citado Director aclaró que se utilizarán las herramientas de las cuales disponemos actualmente en la Facultad, sin realizar ningún gasto extra.4.- Ampliación del diseño de la página de la Facultad o campus virtual; tarea que le corresponderá a la Dirección de Tecnología de la Información; constituyéndose también en un actor directo. Quedó establecido en la citada reunión que los archivos Word serán enviados sólo lectura e incorporados a la página con formado pdf aportando seguridad en la publicación de los documentos; acordando todos los actores con esta metodología.


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5.- Monitorear mediante un contador de visitantes de la página, los resultadosesperados a corto plazo en relación a la utilización del sistema de información y registro digitalizado de las Resoluciones dictadas en la Institución, y los esperados a largo plazo en cuanto a ahorro de insumos, ahorro de tiempo dedicado de los recursos humanos a la búsqueda de resoluciones y distribución de copias de las mismas a los interesados.6.- Último trimestre del año 2009: Iniciación de la carga de los documentos desde el año 2009 hacia atrás, comenzando por los que ya están digitalizados; de acuerdo a las entrevistas realizadas al Decano de la Facultad y a la Secretaria Administrativa, se subirían reglamentos, plan de estudios, sistema de correlatividades de la Carrera Medicina Veterinaria, es decir resoluciones de interés general para los usuarios internos y externos, y que permanezcan en el tiempo, no así aquellas mediante las cuales se otorga una licencia menor a 45 días; designaciones por un período breve; autorizar la liquidación y pago a favor de un oferente.7.- El responsable de enviar todas las resoluciones para ser incorporadas al digesto, será la Dirección de Despacho, quien coordinará con el agente encargado de la actualización de la página, el envío y recepción del material para crear el digesto digitalizado; resultando como elemento clave el trabajo conjunto en equipo y organizado. Todo lo cual implica flexibilidad, saber escuchar al otro y ponerse codo a codo para llevar a buen término el proyecto. Proponiéndose dos años como período para que estén todas las resoluciones digitalizadas, cuya fecha límite sería el 31 de diciembre de 2011.8.- Se acordó en la reunión del 19/08/09, empezar a organizar carpetas con los documentos para luego subir a la página web y hacer los ajustes técnicos. El viernes 21/08/09, se comenzará con esa tarea. Para ello el auxiliar administrativo de la oficina de Consejo Directivo comenzará por la carpeta de Reglamentos: verificar fecha y número de los reglamentos aprobados, y colocarles a los documentos sólo lectura. La Directora de Despacho remitirá esta carpeta a la Secretaria Administrativa como administradora del proyecto, quien dará el OK y luego serán remitidos a la responsable de informática para ir construyendo el digesto digitalizado.


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Actividades: Etapa 2Se comenzarían a cargar las resoluciones desde el año 2000 y hasta la creación de la Facultad, ya sea escaneando las mismas o tipeándolas, y haciendo una análisis exhaustivo de qué resoluciones se subirían a la página. El citado análisis corresponderá al Sr. Decano como responsable máximo de la Institución y a la Directora General de Administración como responsable del digesto.


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Guía del procedimiento para la búsquedaSe ingresará a la página de la Facultad, y mediante un clic se podrá entrar a digesto administrativo; conociendo la fecha de sesión de Consejo Directivo sería una forma muy rápida de acceder, ya que se respeta la fecha de la reunión en cada resolución que se dicta. Si además se conoce el número, también sería muy fácil acceder al documento, de no conocerse el mismo se puede consultar en la oficina respectiva por teléfono, personalmente o por mail. El título se refiere, por ejemplo a: Reglamento para el otorgamiento de auspicios. En cuanto al resumen se solicitará una breve descripción del contenido. La palabra clave, por supuesto, debe estar contenida en el documento, por ejemplo un apellido, el nombre de un proyecto, etc. El uso de mayúsculas o minúsculas no tiene incidencia y permitirá el acceso a todos los documentos incorporados. Si el interesado necesita que la copia esté debidamente autenticada, deberá pasar por la Secretaría Administrativa y solicitar la correspondiente autenticación.


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