網際網路版人力資源管理系統 (WebHR)

1. 行政院人事行政總處 網際網路版人力資源管理系統(WebHR) 差勤管理子系統教育訓練

2. 教學大綱 • WEBHR差勤功能示意圖及模組說明 • 差勤管理各功能處理流程說明(含與P2K差勤不同處之說明) • 差勤管理Q&A教學 • 轉檔注意事項

3. WebHR差勤系統-功能示意圖 年度基本及相關設定： • 行事曆產生 • 差勤制度管理 個人-休假年資 待遇-加班費 任免-報到、離職 刷卡系統 傳送特約銀行 本文檔 首長差假 出勤- 請假-勤惰統計 出差- 加班- 差勤員工基本資料維護 考績-考績表 xml xml XML 本文檔 相關報表 P2k差勤 WebHR差勤 WebITR 電子差勤表單系統

4. 差勤管理模組說明

5. 與Pemis2K不同處說明－差異處

6. 差勤管理流程圖說明 制度管理 出勤\請假\出差\加班 管理 輪班值班管理 首長差假 勤惰統計管理 國民旅遊卡資料處理 工具

7. 差勤管理—制度管理流程圖說明 制度管理 行事曆維護 機關差勤規定資料維護 員工基本差勤資料維護 員工基本差勤資料批次更新 假別規定上限設定 產生行事曆 從個人基本資料轉入差勤 行事曆拷貝他機關 差勤規定組別說明維護 核對每小時加班費作業 行事曆資料匯出作業 新增差假規定組別 行事曆資料匯入作業

8. 檢查差勤系統相關設定 • 行事曆資料維護(產生、維護如颱風、匯出、入) • 機關差勤規定資料(差勤規定組別、上下班時間、上限、假別規定、刷卡規定) • 建立員工基本差勤資料 -轉個人基本資料、使用新增鍵或P2k、WebHR、WebITR匯出、入 -職務類別/年制別欄位 -休假年資/-每小時加班費 • 員工基本差勤資料批次更新

9. 年度假日資料維護--機關不需要維護 • 共用年度假日檔(統一由人事行政總處維運管理提供)，各機關不需要維護

10. 行事曆拷貝他機關直接從系統複製同一主管機關下的某一機關年度行事曆資料，不需透過匯出匯入方式行事曆拷貝他機關直接從系統複製同一主管機關下的某一機關年度行事曆資料，不需透過匯出匯入方式 新增：拷貝他機關功能 (亦可接收P2K行事曆) 1.產生行事曆 2.手動匯入匯出 • 行事曆拷貝他機關 (同一年度） 1.來源機關：要拷貝哪家機關？ 2.目地機關：需要行事曆的機關（本機關）

11. 差勤組別人員資料維護 系統會依起始、結束日期來判斷，這個人員目前屬於哪個差勤組別 ★注意： 一個人可以有多筆差勤組別資料!! • 日期起始日期、結束日期、差勤規定組別、上班別

12. 員工基本差勤資料維護 • 上班別、差勤規定組別：唯讀欄位 ，不開放編修

13. 核對每小時加班費作業 差勤 待遇 不能勾選？! 因為比對結果一致，故系統直接把選取方塊設為唯讀 把「待遇」資料 更新到「差勤」 • 核對每小時加班費，可由選取差勤與待遇薪俸額專業加給主管職務加給差異，將差勤資料更新

14. 差勤規定組別說明維護 維護差勤規定組別說明(譬如說明該組別適用於那些人)

15. 差勤管理—出勤管理流程圖說明 出勤管理 差勤組別人員資料維護 刷卡記錄批次處理 出勤資料維護 報表 員工出勤資料報表 個人出勤記錄一覽表 員工出勤異常報表 個人出勤異常報表 查勤報表 年度員工出勤異常報表 個人刷卡資料明細 異常處理 大批新增差勤組別人員資料 刷卡本文檔格式設定 刷卡資料處理 大批刪除差勤組別人員資料 臨時卡處理 轉成出勤資料

16. 出勤管理 • 刷卡紀錄批次處理 -刷卡本文檔轉換 -轉成出勤資料-亦可選單位或個人 -轉換加班資料 • 出勤資料維護 -異常處理 • 產生相關報表

17. 刷卡紀錄本文檔格式 • "01","A123456789","0980309","0805","A","" • "01","A123456789","0980309","1700","D","" • 刷卡記錄本文檔格式如下:（假設員工代號佔10碼） • 範例 : "01","xxxxxxxxxx","0980309","0812","A","xxxx" • 2-3:刷卡機編號 7-16:員工代號或身分證號 20-25:刷卡日期 • 29-32:刷卡時間 36:刷卡類別 40:刷卡卡片版本 • a.刷卡機編號 : 2碼 • b.員工代號或身分證號 : 10碼,若為員工代號則可小於10碼 （後面各欄位位置相對前移） • c.刷卡日期 : 7碼,格式為yyymmdd • d.刷卡時間 : 4碼,格式為hhmm • e.刷卡類別 : 1碼,種類有四:(英文大寫) • A : 進(包括平日上午上班、下午上班、公出返、開會返等) • D : 出(包括平日下班、公出、開會出等) • E : 加班進(平日、例假日) • F : 加班出(平日、例假日) • f. 刷卡卡片版本 : 4碼,可空白

18. 本文檔格式設定『未依規定格式』--身分證字號第一碼轉數字、三組組合本文檔格式設定『未依規定格式』--身分證字號第一碼轉數字、三組組合 • 身分證號第一碼轉數字，可自行設定身分證、員工代號組合 • 刷卡本文檔\整批請假本文檔\整批加班本文檔

19. 本文檔格式設定『未依規定格式』--身分證字號第一碼轉數字、三組組合。舉例說明本文檔格式設定『未依規定格式』--身分證字號第一碼轉數字、三組組合。舉例說明

20. 差勤管理—請假管理流程圖說明 請假管理 請假資料維護 整批請假本文檔資料處理 報表 員工請假資料報表 個人請假記錄一覽表 員工休假累計表 員工年終休假結算調查表 員工年終休假結算表 員工休假補助費請領清冊 曠職扣薪報表 交通費扣減清冊 各種假已請天數 請假本文檔格式設定 己領休假補助費資料 請假異常資料查詢 大批新增 ○處理不同人同時 ○處理同人不同時

21. 請假管理 • 新增 (是否合計含假日、申領國旅補助註記、喪假、流產假、加班補休…) -請假本文檔轉換 • 大批資料新增(含出差) -不同人同一時間 -同一人不同時間 • 拷貝此筆新增 • 各種假已請天數 • 產生相關報表

22. 差勤管理—出差管理流程圖說明 出差管理 出差資料維護 報表 員工出差資料報表 個人出差記錄一覽表 出差費請領清冊 大批新增 ○處理不同人同時 ○處理同人不同時

23. 出差管理 • 新增 (是否合計含假日) • 拷貝此筆新增 • 補休資料-請假維護-出差補休假 • 差費 • 產生相關報表

24. 差勤管理—加班管理流程圖說明 加班管理 專案加班資料維護 加班資料維護 整批加班本文檔資料處理 報表 員工加班資料報表 個人加班記錄一覽表 加班費請領清冊 加班時數統計表 加班資料補休查詢 專案加班人員大批新增 大批加班處裡 ○不同人同時 ○同人不同時 刷卡檔自動轉成加班資料 專案加班人員資料維護 加班本文檔格式設定 加班異常資料查詢

25. 加班管理 • 加班類別 -專案加班-先申請建檔維護 -一般加班 • 加班資料轉檔 -刷卡檔轉換 -本文檔轉換 • 每小時加班費 • 補休資料-請假維護-加班假 • 大批新增加班資料&大批修改加班費請領時數

26. 專案加班資料，專案代號維護 • 提供專案加班之專案代號維護：增加進駐災害應變中心，簡任以上人員並支領主管職務加給，可支領加班費 勾選註記

27. 加班補休資料查詢 • 提供查詢加班補休資料並可列印報表

28. 差勤管理—輪班值班管理流程圖說明 輪班值班管理 輪班排班作業 值班排班作業 報表 輪班排序表 員工值班資料報表 員工值班輪值表 輪值費請領清冊 輪班資料維護 值班資料維護

29. 輪班值班管理 • 輪班與值班作業的操作方式類似，皆是： • 執行排班作業 • 唯輪班作業則須先至員工基本差勤資料維護處補建該輪班人員資料 • 維護排班資料 • 列印相關報表

30. 差勤管理—勤惰統計管理流程圖說明 勤惰統計管理 重新統計作業 報表 員工勤惰統計報表 個人勤惰月統計報表 機關差勤統計報表 員工姓名代號對照表 勤惰統計資料維護 假別明細資料

31. 勤惰統計管理 • 重新統計作業-也可單選個人 學校機關執行二次(不同曆年) • 勤惰統計資料維護 學校學年制為當年八月至隔年七月 勤惰統計資料轉供考評資料 • 統計報表

32. 差勤管理—國民旅遊卡資料處理流程圖說明 國民旅遊卡資料處理 彈性匯出設定 ○彈性匯出設定 匯入發卡行格式、寫入傳輸檔、製作媒體檔 ○差勤基本資料媒體傳輸及列印 寫入傳輸檔、製作媒體檔 基本資料彙整表 新增人員名冊 刪除人員名冊 ○公務人員休假紀錄媒體傳輸及列印 製作媒體檔 休假資料列印

33. 國民旅遊卡資料處理 • 國民旅遊卡特約銀行(民國98~100年)共四家 (玉山、中國信託、國泰世華以及聯邦銀行) • 各機關須報送員工差勤基本資料(含異動)及休假紀錄給特約銀行，報送方式 -玉山銀行：開帳號至檢核系統作業、傳輸檔、名冊 -中國信託：開帳號至檢核系統作業、傳輸檔、名冊 -國泰世華：開帳號至檢核系統作業、 名冊 -聯邦銀行：開帳號至檢核系統作業

34. 國民旅遊卡彈性匯出設定 • 選取人員 • 媒體檔相關條件設定 休假資料(列印方式)及基本資料 • 寫入傳輸檔 • 製作媒體檔

35. 國民旅遊卡資料處理 • 差勤基本資料媒體傳輸 -選取人員 -寫入傳輸檔 -製作媒體檔(*.per) -名冊 • 休假紀錄媒體傳輸 -選取人員 -製作媒體檔(*.txt) -資料列印

36. 差勤管理—首長差假流程圖說明 首長差假 主管差假資料查詢 假單填報 假單列印 假單報送作業 主管機關核定作業

37. 首長差假-假單填報\明細\列印 1.一張假單可輸 入多筆明細 2.差假區間可跨月 3.可補輸入之前的 請假日期 如果計算後的「合計日時數」有誤，請檢查行事曆正確性 • 假單填報(文稿編號、上傳附件檔案)，假單明細(首長請假資料) • 假單列印(列印假單明細)

38. 首長差假-假單報送\主管機關核定作業 所屬機關作業 主管機關作業 • 假單報送作業(選取文稿編號後報送)，主管機關核定作業(核定所屬的首長假單報送資料，並自動轉成請假資料)

39. 首長差假-主管差假資料查詢 主管機關作業 • 查詢主管差假資料，透過系統權限\使用者機關層級設定，可以查詢縣府暨所轄機關的主管差假

40. 差勤管理—工具流程圖說明 工具 機關改制差勤參數資料轉換作業 任免報到差勤更新 差勤資料檔案匯出 任免離職更新差勤 差勤資料檔案匯入 差勤檔案員工代號大批變更作業

41. 工具-差勤資料檔案匯出 • 匯出差勤資料-產生xml格式檔案

42. 工具-差勤資料檔案匯入 ★匯出、匯入的作用？ 1.和P2k、WebITR介接 2.和外部差勤系統介接 3.人員調到其它使用 WebHR的縣市,可利用 這種媒體檔達到資料移轉 • 匯入xml格式差勤資料檔案

43. 工具-任免報到差勤更新 • 任免報到差勤更新，選取任免報到資料更新差勤相關資料 還有其它方式可以新增差勤員工基本資料喔！ 1.單筆新增 2.大批新增 3.XML匯出匯入(工具)

44. 工具-任免離職更新差勤 • 任免離職更新差勤-異動差勤員工基本資料的離職日期 還有其它方式可以更新差勤員工基本資料的「離職日期」喔！ 1.單筆編修 2.任免離職更新作業(勾選差勤系統)

45. 工具-機關改制差勤參數資料轉換作業 • 機關改制作業，複製原機關資料到新機關

46. 工具-差勤檔案員工代號大批變更作業 在這裡輸入， 然後再按工具列的 【執行變更】 • 機關改制，大批變更差勤相關資料檔的員工代號

47. 差勤管理Q&A教學-1 如何新增差勤員工基本資料 如何大批新增差勤員工基本資料 在差勤員工基本資料中有差勤規定組別有何作用 任免報到-差勤如何更新 任免離職-差勤如何更新 如何將刷卡資料匯入資料庫中? 若特殊狀況發生(如差勤時間暫時變動…等)，如何處理 如何查詢某位同仁請假或出差等各種假別之天數 系統有提供差勤檔案之匯入匯出有哪些 各種假別上限天數設定 首長假單如何報送 如何核對差勤員工每小時加班費

48. 差勤管理Q&A教學-2 差勤管理有哪些參數資料，做何用途？ 新增員工基本差勤資料，出現訊息：此人員工代號或身分證號資料已存在無法再新增!!如何處理？ 員工基本差勤資料的差勤規定組別、上班別欄位資料不能修改？ 新增請假資料(勤惰統計資料)，計算時數(統計資料)有錯誤，如何處理？ 〔101年新增功能〕喪假、流產假，可依不同假由類別，設定不同的上限日數。

49. Q1.如何新增差勤員工基本資料 選取【制度管理】【員工基本差勤資料維護】 • (1)按【新增】鍵，輸入正確資料，按【確認】鍵，完成一筆人員新增。

50. Q2.如何大批新增差勤員工基本資料 選取【制度管理】【員工基本差勤資料維護】 • (1)按【轉個人基本資料】鍵，進入從個人基本資料轉入差勤資料。輸入查詢人員條件，按【選取人員】鍵，將人員選入已選取人員區塊，給定差勤規定組別、上班別，按【執行】鍵，完成大批從個人轉入員工基本差勤資料。