Meeting management
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 24

MEETING MANAGEMENT PowerPoint PPT Presentation


  • 117 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

MEETING MANAGEMENT. Khoirul Hasyim STKIP PGRI Jombang 2011. Pengertian . Pertemuan yang direncanakan untuk menghasilkaan suatu kesepakatan. PENGAMBILAN KEPUTUSAN. MEETING MANAGEMENT. Tahap Penyusunan Model Proses Pengambilan Keputusan. Studi Lingkungan.

Download Presentation

MEETING MANAGEMENT

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Meeting management

MEETING MANAGEMENT

KhoirulHasyim

STKIP PGRI Jombang 2011


Pengertian

Pengertian

  • Pertemuan yang direncanakan untuk menghasilkaan suatu kesepakatan


Pengambilan keputusan

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

MEETING MANAGEMENT


Tahap penyusunan model proses pengambilan keputusan

Tahap Penyusunan Model Proses Pengambilan Keputusan

Studi Lingkungan

Formulasi dari Representasi Masalah

Penyusunan Formulasi dalam Simbol Matematik


Tujuan pembuatan model dalam proses pengambilan keputusan

Tujuan Pembuatan Model dalam Proses Pengambilan Keputusan

  • Menentukan Tujuan dan asumsi dengan tegas

  • Mengidentifikasi Variabel keputusan yang mempengaruhi tujuan

  • Mengidentifikasi dan mencatat interaksi yang relevan antar variabel keputusan

  • Mencatat Kendala dan nilai variabel yang diasumsikan


Spektrum situasi keputusan

Spektrum Situasi Keputusan

1. Keputusan Terstruktur. Terprogram


Meeting management

2. Keputusan Semi Terstruktur/ Semi Terprogram


Jenis keputusan vs tingkatan manajerial

Jenis Keputusan vs Tingkatan Manajerial

Top

Manager

Tidak

Terstruktur

Semi

Terstruktur

Middle

Manager

Terstruktur

First-Line Manager

Sumber : RHM


Jenis kondisi masalah

JENIS KONDISI MASALAH

  • Kondisi Pasti (Certainty)

  • Kondisi Resiko (Risk)

  • Kondisi Tak Pasti (Uncertainty)


Meeting management

Decisive Style

GAYA

PENGAMBILAN

KEPUTUSAN

Systematic

Style

Flexible

Style

Hierarchical Style

Integrative Style


Six thinking hats

SIX THINKING HATS


Rapat yang efektif

RAPAT YANG EFEKTIF

  • Peraturan Rapat / Tata tertib

  • Penanganan Acara Rapat

  • Peran dan fungsi setiap yang terlibat

  • Proses pengambilan keputusan


Peran pemimpin

PERAN PEMIMPIN

  • Aktivitas Sebelum Rapat

  • Peranan Saat Rapat Berlangsung

  • Aktivitas Pasca Rapat


Aktivitas pemimpin rapat sebelum rapat

Aktivitas Pemimpin Rapat Sebelum Rapat

  • Merumuskan Tujuan dan Sasaran Rapat

  • Menetukan Agenda Rapat yang Jelas

  • Menentukan Jadwal yang Jelas

  • Mengirim Agenda Kepada Peserta

  • Mengirim Informasi Pendukung

  • Mempersiapkan Laporan Rapat


Peranan saat rapat berlangsung 1

Peranan Saat Rapat Berlangsung-1

  • Memulai Rapat Tepat Waktu

  • Pastikan Kehadiran peserta Sah untuk Mengambil Kesepakatan (Quorum)

  • Meninjau Ulang Agenda Rapat

  • Mengontrol jalannya rapat agar pembicaraan tetap terfokus padamasalah

  • Peserta Untuk Aktif dalam Rapat (Partisipasi)


Peranan pemimpin rapat 2

Peranan Pemimpin Rapat-2

  • Mengemukakan masalah yang akan dibahas secara jelas

  • Memberikan kesempatan seadil-adilnya kepada peserta untuk memberikan pemikiran pada masalah yang dibahas.

  • Menetralisir keadaan jika pembicaraan telah mengarah kepada konflik

  • Melakuakan pendekatan agar konflik tersebut dapat diselesaikan.

  • Memancing peserta untuk tetap berminat kepada jalannya persidangan

  • Menjaga agar pembicaraan terus maju


Peranan saat rapat berlangsung 3

Peranan Saat Rapat Berlangsung-3

  • Mengarahkan untuk mengambil keputusan

  • Menyimpulkan keputusan

  • Membuat Rencana Aksi (follow up)

  • Merancang agenda untuk pertemuan berikut

  • Mengevaluasi Jalannya Rapat


Aktivitas pasca rapat

Aktivitas Pasca Rapat

  • Mendistribusikan Notulen/Risalah Rapat

  • Mengarsip Keseluruhan Dokumen Rapat

  • Mengontrol Pelaksanaan Keputusan Rapat


Beberapa masalah dalam penyelenggaraan rapat

BEBERAPA MASALAH DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT

  • Menyudahi Rapat Tepat Waktu

  • Tidak dapat membuat Keputusan

  • Peserta yang dominan

  • Peserta yanng pasif

  • Keputusan yang dimentahkan kembali

  • Berkutat pada masalah spele bukan yang utama

  • Ketidak hadiran orang yang berperan


Peranan peserta rapat

Peranan Peserta Rapat

  • Aktif memberikan kontribusi pemikiran

  • Mengemukakan pendapat seijin pemimpin rapat

  • Berpendapat dgn tepat, tegas dan penuh retorik

  • Berpendapat secara meyakinkan

  • Mengengar pendapat orang lain dengan penuh perhatian

  • Memotong pembicaraan atau menyanggah dengan sopan dan bijaksana

  • Semua proses harus seijin pimpinan rapat.

  • Berusaha untuk memahami pandangan orang lain.


Beberapa petunjuk praktis

BEBERAPA PETUNJUK PRAKTIS

  • Clarifying aims and purposes

  • Creating an actionable agenda

  • Allotting time for topics

  • Getting started on time

  • Ending on time

  • Agree on ground rules

  • Assigning key meeting roles

  • Creating a visual record

  • Evaluating your meetings periodically


Hal hal yang perlu dihindari

HAL-HAL YANG PERLU DIHINDARI

  • Kehadiran yang tidak perlu

  • Kurang Persiapan

  • Taktik yang buruk

  • Komunikasi yang tidak efektif

  • Masalah-masalah pribadi

  • Kesalahan prosedural


Most meetings need people playing four roles

Most meetings need people playing four roles

  • Leader convenes the meeting

  • Facilitator keeps discussion and decision-making process moving along

  • Recorder takes notes on paper, laptop or on flip charts

  • Timekeeper reminds leader when time almost up for a given item.


Penutup

PENUTUP

  • Rapat yang efektif diukur pencapain target dari rapat tersebut

  • Keberhasilan ditentukan oleh pemimipin dan partisipasi anggota

  • Peranan Pemimpin mulai dari persipan, pelaksanaan sampai monitor hasil keputusan

  • Kemampuan mengelola rapat akan menghasilkan keputusan yang produktif, efektif dan implementatif


  • Login