TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ TAPU MÜDÜRLÜĞÜ

1. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

2. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ “Kuantum Düşünce” üst nitelikli bir düşünme biçimidir. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

3. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ • REHBER :ERKAN ÇETİNTAŞ • TAKIM LİDERİ : SUAT TAN • TAKIM RAPORTÖRÜ : TUĞÇE ÖZER • ÜYELER : GÜLAĞA YILMAZ • : AYSUN ÖZTÜRK : ZAFER KIZIL : SERKAN KILAVUZ : ERHAN ARAL : ZEYNEP GÜLSOY : KAMİL KOCA : TUNCER DOĞRUEL : ZÜBEYDE OKCU : EMİNE MÜGE İŞCAN : RABİA BAYRAKTAR : SEVİM ALGÜL : BURHAN KÖPRÜLÜ : LALE GÜRMEN : HANEFİ MURAT ORHAN : NİHAT DEMİREL : GÖKHAN AYAZ : ALİ İHSAN ÖZKAN KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

4. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ 31/01/2012 TARİHİNDE İLK TOPLANTI YAPILDI. TAKIM LİDERİ VE RAPORTÖRÜ SEÇİLDİ. İYİLEŞTİRME TAKIMIN ADI KUANTUM OLARAK OY BİRLİĞİ İLE KABUL EDİLDİ. 01/02/2012 TARİHLİ İKİNCİ TOPLANTIMIZDA BEYİN FIRTINASI METODUYLA PROBLEM HAVUZU OLUŞTURULDU. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

5. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ Kuantum İyileştirme Takımı olarak belirlenen 11 ana sorun/konu takım içi oylama ile öncelik ve önem durumlarına göre sıralanmıştır. Buna göre; KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

6. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ PROBLEM HAVUZU • PROJELERİN PAYDAŞLARLA PAYLAŞIMI SIRASINDA YAŞANAN SIKINTILARIN GİDERİLMESİ (SPK EKSPERLERİ,BANKA EKSPERLERİ,DEĞERLERLEME UZMANLARI VS) • MEMURUN VERDİĞİ RANDEVUYA DIŞARIDAN MÜDAHALE EDİLMESİ. • MÜDÜRLÜKLERDE GEREKLİ OLAN HALKLA İLİŞKİLER VE DANIŞMA BİRİMİNİN HİÇ OLMAMASI YADA YETERSİZLİĞİ. • PERSONELİN YETERSİZ OLMASI VE NİTELİKLİ PERSONELİN EKSİKLİĞİ • TAPU MÜDÜRLÜKLERİNDE TIBBİ MÜDAHALE EKİBİNİN OLMAMASI • TÜM ANA VE YARDIMCI SİCİLLERE ULAŞIRKEN ZAMAN, PERSONEL, VERİMLİLİK VE KALİTE ANLAMINDA YAŞANAN PROBLEMLER • MÜDÜRLÜKLERİN MEKANSAL ALANLARININ YETERİNCE TEMİZ OLMAMASI • MÜDÜRLÜK PERSONELİNE ÜNVANI DIŞINDA GÖREV VE SORUMLULUK VERİLMESİ • MÜDÜRLÜKTE GEREKLİ SOSYAL FAALİYETLERİ YAPILMAYARAK PERSONELLER ARASI İLETİŞİM VE MOTİVASYONUN SAĞLANAMAMASI • ADALETSİZ İŞ DAĞILIMI • BANKA ŞUBELERİNİN MÜDÜRLÜKLERE UZAK OLMASI KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

7. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

8. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ Kuantum İyileştirme Takımı tarafından tespit edilen problemlerin; önem sırasına göre oylama sonucu en çok puanı alan problem “PROJELERİN PAYDAŞLARLA PAYLAŞIMI SIRASINDA YAŞANAN SIKINTILARIN GİDERİLMESİ (SPK EKSPERLERİ, BANKA EKSPERLERİ, DEĞERLERLEME UZMANLARI VS) ” olarak belirlenmiştir. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

9. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ Eksper saat 7:30 da evden çıktı. Saat 08:30 da Tapu Müdürlüğüne ulaştı. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

10. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ Eksperlerin beklediği alanda listeye adını yazdırdı. 1 saat bekledikten sonra sıra ona geldi. İlgili Memurdan işlem harcını alarak Banka şubesine gitti. Banka şubesinde 40 dk. bekledi. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

11. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ 10:10 saati itibariyle harcını bankaya yatırdı ve ilgili proje iki personel tarafından uzun aramalar sonucunda (45.dk) bulundu. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

12. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ Yetkili eksper, sadece tek proje incelemesi için yarım gününü geçirmiştir. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

13. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ Bu problemi çözmek için; Balık Kılçığı Yöntemi uygulanmıştır. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

14. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ PROBLEMİN NEDENLERİ A- İlgili projelerin (mimari ve eklentileri) aranıp bulunmasındaki zaman kaybı • ∞ Personel eksikliğinin olması • ∞ Vatandaş ve paydaşların Maddi zararları yaşaması B- İlgili Projelerin arşivde aranması bulunmasında yaşanacak iş gücü kaybı • ∞ Yetersiz Arşivleme yapılması • ∞ Eğitimsiz Personel olması • C- Projelerin sıklıkla kullanılmasından kaynaklanan deformasyonlar • ∞ Projelerin sıklıkla kullanılması • ∞ Projelerin hor kullanılması • D- Talep sahiplerine verilen hizmetteki aksamalar • ∞ Aşırı talep yoğunluğunun olması • ∞ Projelerin büyük ölçekli olması • E- Projelerde illegal değişikliklerin olması ihtimali • ∞ Proje incelendiği Mekanının yetersiz olması • ∞ Dolandırıcılık faaliyetlerinin yaşanması riski KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

15. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ PROBLEMİN NEDENLERİ ve ÇÖZÜMLERİ A- İlgili projelerin (mimari ve eklentileri) aranıp bulunmasındaki zaman kaybı • ∞ Personel eksikliğinin olması • ∞ Vatandaş ve paydaşların Maddi zararlar yaşaması A- çözüm: Personele gerek kalmadan projelerin dijital ortama atılması ve Projelerin dijital ortama aktarılması sonucunda eksperlerin hızlı bir şekilde istediği bilgiye ulaşması. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

16. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ • PROBLEMİN NEDENLERİ ve ÇÖZÜMLERİ • B- İlgili Projelerin arşivde aranıp bulunmasında yaşanacak iş gücü kaybı • ∞ Hatalı Arşivleme yapılması • ∞ Arşivlerde yetkisiz personel çalıştırılması • B- ÇÖZÜM: • Arşiv Memurlarına asli görevi dışında iş verilmemesi. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

17. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ PROBLEMİN NEDENLERİ ve ÇÖZÜMLERİ • C- Projelerin kullanılmasından kaynaklanan deformasyonlar • ∞ Projelerin sıklıkla kullanılması • ∞ Projelerin hor kullanılması • C- ÇÖZÜM: • Projelerin dijital ortama aktarılması ile projenin sık çıkarılması ve yanlış kullanımı riskinin ortadan kaldırılması. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

18. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ PROBLEMİN NEDENLERİ ve ÇÖZÜMLERİ • D- Talep sahiplerine verilen hizmetteki aksamalar • ∞ Aşırı talep yoğunluğunun olması • ∞ Projelerin büyük ölçekli olması • D- ÇÖZÜM: • Dijital ortamdaki verinin print edilmesi, taşınabilir bellek ile alınması, Cd yazılımı ve e-posta kullanımı yolu ile talep sahiplerine verilmesi. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

19. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ • E- Projelerde illegal değişikliklerin olması ihtimali • ∞ Proje incelendiği Mekanının yetersiz olması • ∞ Dolandırıcılık faaliyetlerinin yaşanması riski • E- çözüm: • Orijinal projeler talep sahiplerine fiziken sunulmayacağından mekansal sıkıntı ve dolandırıcılık faaliyetleri olmayacaktır. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

20. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ • Ö N E R İ M İ Z D-SPK (Dijital Seri Proje Kullanımı) • Tapu arşivlerinin bir parçası olan mimari projelerin ve eklerinin taranarak (JPEG, PNG, TIF,GIF formatlarında) görsel statik dosyaların oluşturulması ve bundan sonraki projelerin bu formatta vatandaş ve paydaşlardan istenilmesi. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

21. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ D-SPK (Dijital Seri Proje Kullanımı) Bu tarz bir çalışmanın Kuruma sağlayacağı katkı; • Tapu Müdürlüklerinde iş gücü kaybı en aza indirgenecektir. • Tapu Müdürlüklerinde kalabalık oluşmayacaktır. • Tapu Müdürlükleri çağa uygun teknikleri kullandığından, Kamuoyu nezdinde prestiji artacaktır. • Tarafların Memnuniyet oranı yükselecektir. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

22. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

23. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ Geniş Format Tarayıcı KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

24. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ Teknik Şartname KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

25. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ MALİYET Geniş format tarayıcı : (18.500,00-TL) Printer (Opsiyonel) Laser : (800,00-TL) Görüntüleme Cihazı (Digitalboard) : (4.000,00-TL) Yazılım : (2.000,00-TL) Öngörülen Toplam Maliyet : 25.300,00-TL Örnek: Esenyurt Tapu Müdürlüğünde ayda ortalama 600 adet proje incelemesi yapılmakta olup, toplam 6.000,00-TL döner sermaye harcı kesilmektedir. KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI

26. TAPU VE KADASTRO İSTANBUL II. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜTAPU MÜDÜRLÜĞÜ D – S P K DİJİTAL SERİ PROJE KULLANIMI ARZ EDERİZ KUANTUM İYİLEŞTİRME TAKIMI