Yhdistyskoulutus

1. Yhdistyskoulutus Kampuksen opiskelijajärjestöt Kuopio 3.-6.4.2006 Tero Kankaanperä

2. Tarkoitus • Koulutuksen tarkoituksena on antaa uusille yhdistyksen aktiiveille eväitä tehtävistään suoriutumiseen ja hallituksen työskentelyyn osallistumiseen. • Jo pitempään yhdistyksessä toimineille tarkoitus on kerrata keskeiset asiat ja tarjota mahdollisuus pohtia oman ja yhdistyksen toiminnan kehittämistä

3. Sisältö • Koulutuksen aikana käydään läpi: • yhdistystoiminnan perusteet (3.4. S21) • perusperiaatteet ja normit: yhdistyslaki, yhdistyksen säännöt, muut lait ja asetukset • kokouskäytännöt (5.4. S12) • asioiden käsittelemisen vaiheet, kokouksen toimihenkilöiden tehtävät, äänestysmenettelyt • yhdistystalous (6.4. S21) • kirjanpito, tilinpäätös, tilintarkastus, verotus, yleishyödyllisyys, arvonlisävero, työnantajuus • tapahtumanjärjestäminen (10.4. Lukema) • Matti Reinikainen ja Janne Mertanen • vastuukysymykset, ohjelma • yhdistyksen tilan arvioinen ja toiminnan kehittäminen (sovitaan erikseen)

4. Yhdistystoiminnan perusteet 3.4.2006 klo 16.30 - 19.00 S21

5. Yhdistymisvapaus ”Jokaisella on yhdistymisvapaus. Yhdistymisvapauteen sisältyy oikeus ilman lupaa perustaa yhdistys, kuulua tai olla kuulumatta yhdistykseen ja osallistua yhdistyksen toimintaan.Samoin on turvattu ammatillinen yhdistymisvapaus ja vapaus järjestäytyä muiden etujen valvomiseksi.” Suomen perustuslaki 13 §

6. Yhdistystoiminnan periaatteet • vapaaehtoisuus • kansanvaltaisuus (demokraattisuus) • yhdenvertaisuus • julkisuus

7. Yhdistys • vähintään 3 jäsentä • aatteellinen tarkoitus • tarkoitettu pysyväksi • syn. osasto, seura, kerho, klubijärjestö, liitto, keskusliitto, keskusjärjestö • vrt. osuuskunta, säätiö, julkisoikeudellinen yhteisö, yhtiö • rekisteröity (ry, rf) tai rekisteröimätön • Suomessa 123 000 rekisteröityä yhdistystä

9. Säännöt Yhdistyksen säännöissä on mainittava: 1) yhdistyksen nimi; 2) yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta; 3) yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot; 4) jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja; 5) yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen tilintarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi; 6) yhdistyksen tilikausi; 7) milloin yhdistyksen hallitus ja tilintarkastajat valitaan, tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään; 8) miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle; sekä 9) miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.

10. Yhdistyksen hallinto ”Päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille.” YhdL 16 § ”Jäsenet käyttävät päätösvaltaansa yhdistyksen kokouksissa.” YhdL17 § ”Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään 3 jäsentä. Hallituksen on lain ja sääntöjen sekä yhdistyksen päätösten mukaan huolellisesti hoidettava yhdistyksen asioita. Hallitus edustaa yhdistystä.” YhdL 35 §

11. Jäsenyys • jäsenyys syntyy pääsääntöisesti yhdistyksen hyväksyessä jäseneksi • voi syntyä myös yhdistyksen perustamisen yhteydessä tai konkludenttisesti • jäsenyys päättyy kun: • jäsen eroaa (YhdL 13 §) tai kuolee • jäsen erotetaan (YhdL 14-15 §) • yhdistys lakkautetaan tai puretaan (YhdL 7 ja 8 luku)

12. Jäsenen oikeudet • Oikeus käyttää yhdistyksen päätäntävaltaa • Oikeus säilyttää säännöissä mainitut ”erityiset edut” • Oikeus säilyttää yhdenvertaisuus • Oikeus saada yhdistyksen kokous koolle • Oikeus pysyä jäsenenä • Oikeus erota yhdistyksestä milloin haluaa • Oikeus saada yhdistykseltä palveluja • Oikeus tutustua yhdistyksen asiakirjoihin • Oikeus tehdä aloitteita

13. Jäsenen velvollisuudet • velvollisuus suorittaa yhdistykselle sen sääntöjen mukaan määräämät maksut • velvollisuus olla menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittamatta yhdistystä • velvollisuus täyttää yhdistyksen säännöissä mahdollisesti määrätyt tehtävät

14. Yhdistyksen kokoukset Ensimmäisen asteen yhdistyksissä: • varsinaisia eli sääntömääräisiä kokouksia yleensä yksi tai kaksi • vuosikokous tai kevät- ja syyskokous Toisen asteen yhdistyksissä (liitoissa): • liittokokous yleensä kerran vuodessa tai harvemmin • valtuusto tai edustajisto kerran tai kahdesti vuodessa Lisäksi ylimääräisiä kokouksia tarpeen mukaan. Päätöksen teko voidaan järjestää myös postitse.

15. Päätöksen teko yhdistyksen kokouksessa • Äänioikeus pääsääntöisesti kaikilla varsinaisilla jäsenillä; ei yleensä kunnia- tai kannatusjäsenillä • Käsitellään yleensä edellisen tai tulevan vuoden toimintaa ja taloutta (tosu, toke, budj, tp), vastuuvapautta, jäsenmaksuasiat, henkilövalinnat (pj, hallitus, tilintarkastajat)

16. Lakisääteisesti yhdistyksen kokouksessa käsiteltävät asiat • sääntöjen muuttaminen • kiinteistön luovuttaminen tai kiinnittäminen taikka yhdistyksen toiminnan kannalta huomattavan muun omaisuuden luovuttaminen • äänestys- ja vaalijärjestys (postiäänestys) • hallituksen tai sen jäsenen taikka tilintarkastajan valitseminen ja erottaminen • tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntämisestä päättäminen • yhdistyksen purkaminen YhdL 22 §

17. Hallituksen kokoonpano • vähintään 3 jäsentä, sisältäen puheenjohtajan (YhdL 35 §), ei ylärajaa • jäsenten tulee olla vähintään 15-vuotiaita, eikä kukaan saa olla konkurssissa, pj täysivaltainen (18 v) • hallituksen jäsenen ei tarvitse olla yhdistyksen jäsen (ellei säännöissä niin vaadita) • joskus myös varajäseniä • optimikoko 6-7 jäsentä (K. Loimu)

18. Hallituksesta • toimikausi on yleensä yksi tai useampi vuosi, joskus hallituksen jäsenten kaudet on lomitettu (erovuoroiset) • hallitus on yhdistyksen kokouksen alainen toimielin ja vastaa toiminnastaan (tai sen puutteesta) yhdistyksen kokoukselle • hallituksen toimintaa säädellään yhdistyslaissa hyvin vähän

19. Hallituksen lakisääteiset tehtävät • jäsenluettelon pitäminen (YhdL 11 §) • yhdistyksen kokousten koollekutsuminen ja valmistelu (YhdL 20 §) • yhdistyksen edustajana toimiminen (YhdL 35 §) • selvitysmiehenä toimiminen yhdistyksen purkautuessa (YhdL 40 §) • yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin (YhdL 61 §) • tilinpäätöksen allekirjoittaminen (KPL 7 §) • tilaisuuden varaaminen tilintarkastajille toimittaa tarkastus sekä tilintarkastajan pyytämien selvitysten ja avun antaminen (TTL 22 §)

20. Hallituksen mahdollisia tehtäviä • jäsenluettelotietojen luovuttamisesta päättäminen (YhdL 11 §) • jäsenten ottaminen yhdistykseen (YhdL 12 §) • jäsenten erottaminen yhdistyksestä (YhdL 14 §) • kanteen nostaminen yhdistystä vastaan, jos yhdistys on tehnyt moitteenvaraisen tai mitättömän päätöksen (YhdL 32-33 §) • yhdistyksen nimenkirjoitusoikeuden antaminen (YhdL 36 §) • yhdistyksen omaisuuden myyminen, vaihtaminen ja kiinnittäminen (YhdL 23 §)

21. Hallituksen muita tehtäviä • yhdistyksen kokousten valmistelu • yhdistyksen edustaminen • päätösten toimeenpano • juoksevien asioiden hoitaminen • rahavarojen ja muun omaisuuden hoito • sisäisen toiminnan valvonta ja johtaminen • aloitteiden tekeminen yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi

22. Luottamushenkilöiden vastuu ’’Yhdistyksen luottamushenkilö tarkoittaa yhdistyksen tai sen hallituksen valitsemaa henkilöä, jolla on hoidettavanaan jokin tehtävä yhdistyksessä.” – K. Loimu • vapaaehtoista, usein palkatonta • kolmitahoinen vastuu: • parlamentaarinen • siviilioikeudellinen (vahingonkorvaus) • rikosoikeudellinen

23. Parlamentaarinen vastuu • tarkoituksenmukaisuus vastuu • luottamushenkilön on parasta nauttia valitsijoidensa luottamusta koko kautensa ajan tai... • luottamuksensa menettänyt luottamushenkilö voidaan erottaa koska tahansa, perusteluiden ei tarvitse olla erityisen raskaita (luottamuksen voi menettää pienestäkin syystä helposti) • aloite voi tulla jäseniltä tai hallitukselta

24. Vahingonkorvausvelvollisuus ”Hallituksen jäsen ja yhdistyksen toimihenkilö on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee tätä lakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa.” YhdL 39 § • siis paitsi tahallisesta, myös huolimattomuudesta, välinpitämättömyydestä tai tietämättömyydestä aiheutuneesta vahingosta voi joutua vahingonkorvausvelvollisuuteen • tehtävänsä hoitamatta jättäminen voi johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen myös sillä perusteella, että tehtävänsä hoitaen vahingon olisi voinut estää

25. Vahingonkorvausvelvollisuus ”Milloin vahinko on kahden tai useamman aiheuttama taikka he muuten ovat velvolliset korvaamaan saman vahingon, vastaavat he yhteisvastuullisesti.” VKL 2 § • siispä jokainen vastaa vahingonkorvauksesta omasta ja toisten puolesta

26. Vahingonkorvausvelvollisuuden rajoitukset • Vahingonkorvausvelvollisuutta ei ole hallituksen jäsenellä joka: • on ollut esteellinen osallistumaan asian käsittelyyn • on pätevästä syystä ollut poissa päätöksen tehneestä kokouksesta • on (1) äänestänyt asiassa päätöstä vastaan JA (2) jättänyt pöytäkirjaan eriävän mielipiteen tai vastalauseen JA (3) eronnut hallituksesta JA (4) ei ole osallistunut päätöksen toimeenpanoon

27. Käytännöllisiä näkökulmia vastuuseen • hallituksen jäsenten (luottamushenkilöiden) erottaminen on harvinaista • vahingonkorvausvaatimukset ovat harvinaisia • asioita pyritään usein sopimaan (laki myös velvoittaa) • usein vahingonkorvausvelvollista kohdellaan silkkihansikkain • toisinaan näitä käytännöllisiä näkökulmia käytetään väärin • mahdollisuus vastuuseen joutumiseen on aina olemassa

28. Jäsenluettelo ” Yhdistyksen jäsenistä on hallituksen pidettävä luetteloa. Luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Yhdistyksen jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua 1 momentissa tarkoitettuihin tietoihin. Jäsenluettelossa olevien tietojen luovuttamisesta muutoin säädetään henkilörekisterilaissa (471/87). Luovuttamisesta voi päättää yhdistyksen hallitus.” YhdL 11 §

29. Henkilörekisterilaki • henkilörekisterin pitämisen tulee olla asiallisesti perusteltua pitäjän toiminnan kannalta • YhdL määrää pitämään jäsenluetteloa • jäsenluetteloon merkittävien tietojen tulee olla yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia • jäsenluettelosta on tehtävä rekisteriseloste • arkaluontoisia tietoja ei saa rekisteriin tallentaa • hetua ei saa käyttää ilman rekisteröidyn lupaa • rekisteröidyllä on tarkastusoikeus rekisteriin

30. Jäsenluettelotietojen luovuttaminen • YhdL on epätäsmällinen tässä kohdin • hallitus voi päättää jäsenluettelotietojen luovuttamisesta • rekisteröidyllä (jäsenellä) on oikeus kieltää tietojensa käsitteleminen suoramarkkinointia, mielipidetutkimuksia, henkilömatrikkeleita ja sukututkimusta varten • www.tietosuoja.fi

31. Arkistointi • yhdistyksellä on paljon aineistoa, joka on syytä säilyttää pysyvästi: • pöytäkirjat • toimintakertomukset ja -suunnitelmat • luottamushenkilöluettelot • osa kirjeenvaihdosta • talousarviot ja tilinpäätökset • lehtileikkeet • säännöt • suurin osa asiakirjoista voidaan kuitenkin hävittää jossain vaiheessa • esim. tositeaineisto 6 vuotta verovuoden päättymisestä • yhdistyksen on syytä laatia arkistointiohje

32. Puheenjohtaja • valitaan yleensä yhdistyksen kokouksessa, mutta hallitus voi valita keskuudestaankin • YhdL mukaan hallituksen jäsen siinä kuin muutkin • nimenkirjoitusoikeus (ellei säännöissä toisin määrätä) • yhdistysrekisteriasiakirjojen allekirjoittaja • johtaa puhetta kokouksissa ja hallitusta muulloinkin • edustaa yhdistystä ulospäin • kehittää yhdistyksen toimintaa • osallistuu tärkeimpiin käytännön töihin • puheenjohtaja tilanteen mukaan

33. Varapuheenjohtaja • ei mainita YhdL, mutta käytännössä samojen ehtojen alainen kuin pj • paikkaa puheenjohtajan poissaoloa tilapäisesti • puheenjohtajan aisapari ja töiden jakaja

34. Sihteeri • hallinnoitsija, jonka työ on pääasiassa näkymätöntä • hallituksen jäsenistä sihteeriksi se, joka parhaiten tuntee yhdistysasiat • sihteeri voidaan (sääntöjen salliessa) ottaa myös hallituksen ulkopuolelta (usein kun yhdistyksellä on työntekijä) • kokousasiakirjojen laatiminen, viranomais- ja keskusjärjestöasiakirjat, toimintakertomukset ja –suunnitelmat, jäsenrekisterin hoitaminen, kokousten valmistelu, arkistonhoito, tiedottaminen...

35. Taloudenhoitaja • voidaan sihteerin tapaan ottaa sääntöjen salliessa hallituksen ulkopuolelta • maksuliikenne, kirjanpito, käteiskassa, tilinpäätös, talousarvion toteutumisen seuraaminen, välitilinpäätökset, talousarvion laatiminen, rahoituslaskelmat, veroilmoitus...

36. Yhdistysrekisteri • osa Patentti- ja rekisterihallitusta • www.prh.fi • paikalliset asiointipalvelut maistraateissa • neuvonta • Yhdistysnetti • "vuosi-ilmoitus" ja otteet: verkkokauppa • mukana YTJ:n ylläpidossa www.ytj.fi