BAG.. en archivering brondocumenten

1. BAG.. en archivering brondocumenten DIV regiobijeenkomst 6 november 2008 John Flaman, Projectleider BAG Henk Verweij, Adviseur DIV Directie BMF, afdeling FD - Unit Informatiebeheer

2. Waarom Basisregistraties? • Doelstelling is het verbeteren van de bedrijfsvoering van de overheid; • Het gaat daarbij om betere gegevens (kwalitatief hoogwaardiger, sneller beschikbaar en beter uitwisselbaar) voor onder meer • E-dienstverlening, beleidsontwikkeling, belastingheffing, opsporing en inspectie (koppeling van registraties); • Centraal staat eenmalig inwinning en meervoudig gebruik; • Het bevorderen daarvan door onder meer een terugmeldplicht; • Afdwingbaarheid en duidelijke procedures en kwaliteitseisen;

3. De eerste zes Basisregistraties Vanuit het programma Stroomlijning Basisgegevens zijn zes (authentieke) basisregistraties benoemd waarvan drie onder de gemeente vallen: • Personen (GBA) • Adressen (BRA) • Gebouwen (BRG) Drie andere basisregistraties die niet onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen zijn: • Bedrijven (NHR) - Kamer van Koophandel • Percelen (BRK) - uitvoering Kadaster • Topografie (BRT) - basisbestand geografie (kaart)

4. vestiging adres gebouw gebouw kaart perceel onderneming burger Het stelsel van Basisregistraties in de praktijk

5. Het totale stelsel van Basisregistraties thans BGR: Basis Gebouwen Registratie BRA: Basis Registratie Adressen BRT: Basisregistratie Topografie BRK: Basisregistratie Kadaster DINO: Nederlandse Ondergrond GBA: Gemeentelijke Basis Administratie GBKN: Grootschalige Basiskaart Nederland KR: Kentekenregistratie LUID: Lonen, Uitkeringen en Dienstverbanden NHR: Nieuw Handelsregister (KvK) RNI: Registratie Niet ingezetenen WOZ: Basisregistratie WOZ

6. Wat is de BAG? • De BAG omvat twee basisregistraties: • Basis Registratie Adressen (BRA) • Basis Gebouwen Registratie(BGR)

7. Wat bevat de BAG (1): Basisregistratie Adressen (BRA) Naast een uniek identificatienummer en enkele administratieve resp. technische gegevens, wordt per Openbare Ruimte in de BRA opgenomen: Woonplaats: • Woonplaatsnaam • Woonplaatsgeometrie (kaart) Openbare ruimte: • Type openbare ruimte (o.a. weg, water, kunstwerk, gebied) • Officiële benaming openbare ruimte Nummeraanduiding: • Huisnummer • Huisletter • Huisnummertoevoeging • Geadresseerd objectsoort (verblijfsobject, stand- of ligplaats) • Postcode

8. Wat bevat de BAG (2): Basisregistratie Gebouwen (BGR) • Naast een uniek identificatienummer en enkele administratief –technische gegevens, wordt per object in de BGR opgenomen: • Pand: • • Bouwjaar • • Contouren (geometrie) • • Status • Verwijzing naar het brondocument • Verblijfsobject: • • Adres(sen) • • Gebruiksdoel • • Oppervlakte • • Coördinaten (geometrie) • • Status • Stand- en ligplaats: • • Adres(sen) • • Contouren (geometrie) • • Status

9. Registratiemethodiek BAG • • BAG: is een geïntegreerde registratie van administratieve en geometrische gegevens over adressen en gebouwen; • Bijzondere kenmerk van de BAG registratie is: • ..niet de administratieve en geometrische gegevens staan centraal, maar het object waarover de gegevens worden bijgehouden staat centraal; • M.a.w. BAG is een objectgerichte registratie.

10. Traditionele benadering van ruimtelijke informatie Koppeling GIS-viewer

11. BAG als objectgerichte registratie

12. Status Project BAG 2006: - grondslagen definitief - landelijke voorziening in de lucht (proefdraaien) - start opbouw BAG bij pilot gemeenten 2007: - alle gemeenten maken een start met invoering BAG - wet naar de kamer 2008: - eerste gemeenten aangesloten op LV - eerste gemeenten gebruik BAG 2009: - wet van kracht - alle gemeentelijke BRA en BGR authentiek - landelijke voorziening volledig operationeel 2011: - landelijke afname van de BAG gerealiseerd - binnengemeentelijk gebruik van de BAG is gerealiseerd

13. Gebeurtenissen in de BAG Voor de BAG dient de gehele levensloop van panden/verblijfsobjecten bijgehouden te worden. Objecten in de BAG: - ontstaan naar aanleiding van gebeurtenissen; - muteren naar aanleiding van gebeurtenissen; - worden afgevoerd naar aanleiding van gebeurtenissen (is in feite een vorm van muteren). Aan iedere wijziging ligt een brondocument of een proces-verbaal ten grondslag!

14. Gebeurtenissen in de praktijk In de praktijk zijn dat: • Aanvraag van een vergunning voor bouwen, slopen, splitsen en samenvoegen; • Meldingen (brondocument) en waarnemingen start bouw, bouw gereed en sloop gereed. De adressen volgen de levensloop van verblijfsobjecten in panden.

15. Brondocumenten

16. Administratiemethodiek (1) • Gekozen voor een in het openbaar bestuur al twee eeuwen bestaande administratiemethodiek: • Register: • rechtsfeiten worden opgenomen in een register van brondocumenten • Registratie: • de van belang zijnde gegevens uit deze documenten worden in een registratie met actuele gegevens verwerkt

17. Administratiemethodiek (2) • De in het register op te nemen brondocumenten zijn limitatief opgesomd; • Wijzigingen van gegevens in de registraties dienen in de toekomst te zijn gebaseerd op: • Brondocumenten waarin een wijziging is opgenomen; • Signalering van onjuistheden door afnemers en het terugmelden • daarvan aan de beheerder; • Ambtshalve correcties; • Proces verbaal van bevindingen opgesteld door een daartoe bevoegd • ambtenaar.

18. Register • Bevat volgtijdelijk verwerkte authentieke documenten • Registervorm: • - digitaal, analoog of combinatie van beide • Structuur: • - zodanig dat brondocumenten optimaal opgeslagen en ontsloten zijn; • - mogelijkheid om aan te sluiten bij al bestaande structuren m.b.t. • documentbeheer; • - er hoeft geen fysiek afzonderlijk register te zijn mits voldaan wordt • aan eisen van toegankelijkheid, ontsluiting en unieke nummereisen; • Samenhang tussen register en registratie via het unieke inschrijfnummer

19. Brondocumenten Adressen • Woonplaats • - besluit naamgeving / wijzigingsbesluit / intrekkingsbesluit • Openbare ruimte • - besluit naamgeving / wijzigingsbesluit / intrekkingsbesluit • - besluit tot onttrekking deel openbare ruimte aan openbaar gebied • Nummeraanduiding • - besluit toekenning / wijzigingsbesluit / intrekkingsbesluit • Rechterlijke uitspraken tot vernietiging van bovengenoemde • besluiten • Besluiten tot vernietiging van bovengenoemde besluiten • Documenten van aangewezen ambtenaar inzake ambtshalve • correcties, onderbouwing voor ontbreken brondocumenten

20. Brondocumenten Gebouwen (1) • Woningwet: • Bouwvergunning ex art. 40 Woningwet; • Lichte bouwvergunning ex art. 43 Woningwet; • Melding bouwwerk ex art. 42 Woningwet, zoals deze gold tot • 1 januari 2003; • Melding start bouw van een bouwwerk; • Gereedmelding van de bouw van een bouwwerk • Onbewoonbaar verklaring ex art. 29 Woningwet; • Sloopvergunning ingevolge een gemeentelijke bouwverordening;

21. Brondocumenten Gebouwen (2) • Huisvestingswet: • Vergunning woningonttrekking ingevolge de Huisvestingswet; • Vergunning woningsamenvoeging ingevolge de Huisvestingswet; • Vergunning woningsplitsing ex art. 56a Woningwet 1962; • Woonvergunning ex art. 60 Woningwet; • Gebruiksvergunning verleend ingevolge de APV; • Processen verbaal van bevindingen aangewezen ambtenaar; • Documenten aangewezen ambtenaar, inzake ambtshalve correcties; • Grootschalig kaartmateriaal met geometrie van het object; • Rechterlijke uitspraken vernietiging/ wijziging van documenten

22. Inschrijving van brondocumenten

23. Inschrijvingsprocedure • Binnen 4 werkdagen na vaststelling document opgenomen in • register en registratie: • - Ingeschreven documenten mogen niet meer worden verwijderd; • Wijziging, herroepen, intrekken of verbeteren kan alleen door • inschrijving van een nieuw document. • Rangorde van feiten: • - Niet bepaald door de inschrijfvolgorde van documenten; • - Maar de datum van vaststelling van die documenten.

24. Inschrijvingsvereisten • Minimale onderdelen in te schrijven documenten: • aard document • aanduiding rechtsgrond (indien van toepassing) • naam en functie ondertekenaar • datum vaststelling / ondertekening • datum / termijn van ingang (indien van toepassing)

25. Verwijzing naar dossiers in de opbouwfase VROM maakt onderscheid tussen de opbouwfase en de beheerfase. In de beheerfase moet alles volgens het boekje, dus elk brondocument (tot aan de melding start bouw aan toe) heeft een eigen nummer (waarbij het eerste deel van het nummer kan bestaan uit een dossiernummer en dan een uniek volgnummer of –code) In de opbouwfase is het niet de bedoeling dat bestaande dozen / mappen / nummerboeken doorgedetailleerd worden naar individuele nummers. Verwijzen naar de doos/map/boek is voldoende (verwijzen naar ‘de archiefkast’ is niet toegestaan). Het gaat om terugvindbaarheid.

26. Aan de slag

27. Samenwerken • Zoek de projectleider van de BAG op.

28. Opzoeken van documenten • Welke documenten zijn binnen de gemeente beschikbaar? • Wie beheert deze documenten?

29. Bewaartermijn • Bewaar- en vernietigingstermijnen (DSP) aanpassen; • Bij uitlening dossier moet brondocument beschikbaar blijven; • Regionaal archief inlichten; • Consequenties voor opslagcapaciteit, wijze van opslag.

30. Hoe register in te richten? Register

31. Kwaliteitseisen digitale brondocumenten • Digitaal opgemaakt: • - digitale handtekening • Gedigitaliseerd document: • - procedure inschrijving in het register • Digitale kopie: • - substitutie-eisen (archiefwet) • - origineel naast digitale kopie beschikbaar

32. Nog vragen?