Definicje

1. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL oraz Zasady finansowania PO KL- nowe regulacjeBiałystok, luty 2011r. Spotkanie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (zwane dalej Wytycznymi) wersja obowiązująca od 1 stycznia 2011r. Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (zwane dalej Zasadami) wersja obowiązująca od 1 stycznia 2011r. www.pokl.up.podlasie.pl Zakładka: Dokumenty > Wytyczne

3. Definicje • personel projektu –osoby zaangażowane do realizacji zadań w ramach projektu, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy (dot. umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru i spółdzielczej umowy o pracę) lub stosunku cywilnoprawnego (umowa zlecenia, umowa o dzieło), osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą), osoby współpracujące w rozumieniu ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. małżonka, dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobionych, rodziców, macochy i ojczyma oraz osób przysposabiających, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności gospodarczej) oraz osoby wykonujące świadczenia w formie wolontariatu; • personel zarządzający projektu –personel określony powyżej, uwzględniony w zadaniu „zarządzanie projektem”.

4. Podstawowe zasady kwalifikowania wydatków W przypadku zmian w prawie krajowym lub wspólnotowym wpływających na wysokość wydatków kwalifikowalnych w projekcie, podmiot będący stroną umowy negocjuje z Beneficjentem ewentualne zmiany w budżecie projektu.

5. Podstawowe zasady kwalifikowania wydatków W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych –wspólnotowych lub krajowych (np. VAT, zakup i amortyzacja środka trwałego, rozliczenie tego samego wydatku w kosztach bezpośrednich i pośrednich, wynagrodzenie personelu projektu).

6. Przejrzystość i konkurencyjność wydatków

7. Przejrzystość i konkurencyjność wydatków Przy udzielaniu zamówienia w ramach projektu Beneficjent stosuje: • ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS, stanowiące załącznik nr 1 do Wytycznych, przy czym dotyczy to podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych; lub • zasadę konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych, przy czym zasada konkurencyjności nie dotyczy podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych.

8. Przejrzystość i konkurencyjność wydatków • Beneficjent przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców. • W przypadku naruszenia przez Beneficjenta zasad dotyczących przejrzystości i konkurencyjności wydatków, podmiot będący stroną umowy lub inny uprawniony organ kontrolny ma prawo zastosować taryfikator korekt określony w umowie o dofinansowanie projektu.

9. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • główny cel – zagwarantowanie wprowadzenia mechanizmów, które pozwolą zminimalizować ryzyko występowania nieprawidłowości oraz odpowiednie ich wykrywanie i usuwanie w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; • w odniesieniu do postępowań przeprowadzanych z udziałem środków pochodzących z Unii Europejskiej odpowiednie zastosowanie mają, oprócz prawa krajowego (ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych), również przepisy prawa wspólnotowego (m.in. Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi oraz orzecznictwo w ww. zakresie).

10. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • I. Instrukcje dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych • podmioty korzystające ze środków pochodzących z UE, przed przeprowadzeniem postępowań opracowują instrukcje (regulaminy, zasady) dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych; • instrukcje określają najważniejsze działania realizowane w trakcie procedury udzielania zamówień publicznych wraz ze wskazaniem terminów dokonywania poszczególnych czynności oraz stanowisk odpowiedzialnych za ich dokonanie; • instrukcje zawierają wykaz wszystkich dokumentów, formularzy, które należy przechowywać w dokumentacji przetargowej.

11. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • II. Kluczowe zagadnienia dotyczące przeprowadzanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego • Dokumentowanie wyboru trybu udzielenia zamówienia • dokumenty uzasadniające wybór trybu udzielenia zamówienia innego niż podstawowy (tj. przetarg nieograniczony lub ograniczony), winny być zarchiwizowane łącznie z dokumentacją przetargową dla celów dowodowych w celu zapewnienia ścieżki audytu. • Planowanie postępowania (terminy) • terminy odnoszące się do każdego etapu postępowania powinny zostać ustalone w sposób umożliwiający ich dotrzymanie (należy wziąć pod uwagę złożoność zamówienia, jego charakter oraz przedmiot – terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz ofert należy ustalać na podstawie rodzaju postępowania, charakteru dostaw oraz usług);

12. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • skracanie okresów poszczególnych etapów postępowania (pilny tryb) może nastąpić jedynie w wyjątkowych sytuacjach przewidzianych w prawie wspólnotowym (nie jest dopuszczalne ustalanie krótkich terminów na składanie ofert i wniosków przy jednoczesnym wydłużaniu czynności przez zamawiającego oraz ustalanie krótszych terminów niż minimalne terminy przewidziane w dyrektywach dotyczących zamówień publicznych, które można zastosować bez ryzyka wystąpienia nieprawidłowości jedynie w odniesieniu do najprostszych zamówień); • obowiązek ustalania realnych terminów realizacji zamówień oraz nakładania na wykonawców kar za nieprzestrzeganie terminów realizacji zamówień, przy uwzględnieniu postanowień umownych dotyczących siły wyższej;

13. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • obowiązek opracowania, w początkowym stadium realizacji projektu przed przeprowadzeniem postępowań, szczegółowego planu prac obejmującego wszystkie przetargi (nieograniczone oraz ograniczone), które mają być przeprowadzone w ramach realizowanych projektów – forma tabeli (np. arkusz kalkulacyjny) zawierającej informacje o każdym przetargu oraz terminie zakończenia każdego etapu / zadania wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych.

14. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • 3. Zapewnienie zasad konkurencyjności i przejrzystości wynikających z prawa wspólnotowego • przestrzeganie zasady należytego zarządzania finansowego (nieprzestrzeganie jej może być uznane za naruszenie przepisów Traktatu) – zamawiający w celu dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty są zobowiązani do zapewnienia właściwego szacowania wartości zamówienia, które powinno być dokonywane z należytą starannością (rozeznanie rynku) oraz publikowania informacji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; • zgodnie z prawem wspólnotowym oszacowana wartość zamówienia musi być ważna w chwili wysłania ogłoszenia o zamówieniu – jeżeli nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane już ustalenie wartości zamówienia zamawiający przed wszczęciem postępowania zobowiązany jest dokonać zmiany wartości zamówienia; • dokumentowanie sposobu oszacowania wartości przedmiotu przetargu (metodologia wyliczenia cen jednostkowych sprzętu i usług dodatkowych – serwisu, szkoleń, dostaw) – niezbędne jest podanie cen rynkowych każdej pozycji z zamówienia, oferowanych przez co najmniej trzech potencjalnych dostawców oraz zebranie cen poszczególnych produktów / towarów w tabeli służącej do oszacowania przewidywalnego zakresu budżetu;

15. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • dokumenty dotyczące sposobu oszacowania wartości zamówienia – archiwizacja łącznie z dokumentacją przetargową dla celów dowodowych przeprowadzonej analizy w celu zapewnienia ścieżki audytu; • w przypadku zastosowania niekonkurencyjnych trybów wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (np. tryb z wolnej ręki, negocjacje bez ogłoszenia, zapytanie o cenę) – obowiązek publikowania informacji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na swoich stronach internetowych oraz w swoich siedzibach (opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty, warunki udziału w postępowaniu oraz termin składania ofert, który nie powinien być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia); • udokumentowanie ww. czynności, a w szczególności wyboru oferty protokołem, do którego załączane są zebrane oferty.

16. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • 4.Przygotowanie Specyfikacji IstotnychWarunkówZamówienia (opisuprzedmiotu zamówienia) • SIWZ – poprawna pod kątem formalnoprawnym, wyczerpująca i spójna wewnętrznie pozwala uniknąć błędów i gwarantuje jawność, przejrzystość i sprawny przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; • zgodnie z zaleceniami KE specyfikacje nie powinny zawierać nadmiernie wygórowanych standardów, które w rzeczywistości znacznie przewyższają wymagania konieczne. • 5. Dokładna ocen ofert • ocena ofert i wniosków dokonana z należytą starannością i bezstronnie, ściśle według zapisów specyfikacji technicznych przekazanych do oferentów.

17. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • 6. Poufność procesu udzielenia zamówienia • poufność w odniesieniu do SIWZ (do momentu oficjalnego opublikowania) oraz do pozostałych czynności dokonywanych w postępowaniu, których ujawnienie mogłoby zakłócić uczciwą konkurencję; • zapewnienie bezstronności osób wykonujących czynności w ramach przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – bezwzględne wymaganie złożenia odpowiednich oświadczeń od ww. osób oraz odpowiednie dokumentowanie wszystkich czynności dokonywanych w postępowaniu począwszy od napisania SIWZ.

18. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • III. Analiza potrzeb kadrowych • dla każdego przetargu – ocena potrzeb kadrowych w celu określenia, ilu pracowników, o jakich kwalifikacjach jest w stanie zapewnić odpowiednie wykonanie zadań w ramach danego etapu w przewidzianym w planie terminie bez znacznych opóźnień (udokumentowanie analizy); • ocena winna być przeprowadzana na różnych etapach przetargu i realizacji umowy oraz dostosowana do rodzaju wybranej procedury przetargowej; • kadra – odpowiednie kwalifikacje i wiedza merytoryczna w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; bieżące szkolenia w zakresie krajowego oraz wspólnotowego prawa zamówień publicznych.

19. Zasady dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków EFS (zał. 1 do Wytycznych) • IV. Zarządzanie zakupami dostaw i usług w ramach projektu • zapewnienie prawidłowego odbioru zamówionego produktu/usługi – protokół odbioru, z którego winno wynikać, iż dostawy i usługi zostały dostarczone i wykonane w sposób poprawny; • obowiązek opracowania instrukcji określających sposób postępowania związany z wykonywaniem umów przez wykonawców, zadania, terminy ich wykonywania, osoby odpowiedzialne, wzory dokumentów (listy sprawdzające itp.); • kary przewidziane w umowach zawieranych z wykonawcami za opóźnione / nieprawidłowe / niekompletne dostawy (lub nieprzestrzeganie warunków gwarancji) – w przypadku niezastosowania kar, w aktach należy koniecznie zamieścić specjalną notatkę wyjaśniającą przyczyny takiej sytuacji.

20. Zasada konkurencyjności

21. Zasada konkurencyjności Dotyczy wszystkich zamówień w ramach projektu przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).

22. Zasada konkurencyjności Nie dotyczy: • zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu; • angażowania osób będących pracownikami Beneficjenta zatrudnionymi w ramach stosunku pracy ani angażowania osób samozatrudnionych; • zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.

23. Zasada konkurencyjności Za personel współpracujący uznawany będzie personel związany z Beneficjentem w sposób sformalizowany, np. w formie pisemnej umowy współpracy, który może być uwzględniony w bazie trenerów, ekspertów, wykonawców itp., którą prowadzi Beneficjent. Ważny jest także warunek faktycznej realizacji zamówień przez danego wykonawcę w sposób ciągły lub powtarzalny w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu.

24. Zasada konkurencyjności • Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji WE nr 213/2008 z dnia 28 listopada 2007 r. zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) oraz dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie zmiany CPV. • Usługi, towary i roboty budowlane sumowane są w ramach danego projektu realizowanego przez Beneficjenta.

25. Zasada konkurencyjności Dodano: • termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zapytania ofertowego; • możliwe jest dzielenie zamówienia, tj. powierzenie wykonania danej usługi lub dostawy towarów kilku wykonawcom; gdy suma części zamówienia przekracza 14 tys. euro Beneficjent jest zobowiązany do stosowania zasady konkurencyjności oraz powinien wskazać w zapytaniu ofertowym, iż dotyczy ono realizacji częściowych zamówień przez wykonawców; • w przypadku gdy Beneficjent dopuszcza składanie ofert częściowych postępowanie może zakończyć się wyborem kilku wykonawców.

26. Zasada konkurencyjności Wprowadzono zapis, że dopuszcza się wzrost wartości zamówienia realizowanego z zastosowaniem zasady konkurencyjności w trakcie realizacji zamówienia do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. W takim przypadku nie jest konieczne ponowne stosowanie zasady konkurencyjności. Przez wzrost wartości zamówienia należy rozumieć np. ilościowy wzrost tego samego zamówienia. Jednocześnie wzrost wartości zamówienia nie może dotyczyć usług lub dostaw, które miałyby inne nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień.

27. Zasada konkurencyjności Wprowadzono zapisy na temat protokołu, który jest dokumentem potwierdzającym prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności (forma pisemna) oraz uregulowano zawartość protokołu. Protokół powinien zawierać co najmniej: • informację, do których trzech potencjalnych wykonawców Beneficjent wysłał zapytanie ofertowe lub informację o tym, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem; • informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego przez Beneficjenta; • wykaz ofert, które wpłynęły do Beneficjenta w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty do Beneficjenta oraz z podaniem tych danych z ofert, które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert; • wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru; • datę sporządzenia protokołu i podpis Beneficjenta lub osoby upoważnionej przez Beneficjenta do podejmowania czynności w jego imieniu.

28. Zasada efektywnego zarządzania finansami

29. Zasada efektywnego zarządzania finansami • Beneficjent dokonuje wszystkich wydatków w ramach projektu zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami, tj. w sposób racjonalny i efektywny; • Zakup usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto jest poprzedzony udokumentowanym rozeznaniem rynku w celu potwierdzenia jego ceny rynkowej; • Kwota 20 tys. zł dotyczy pojedynczego zakupu w ramach projektu, czyli zakupu danej usługi lub towaru w ramach projektu, bez względu na liczbę sztuk zakupywanych w ramach projektu, przy czym dotyczy to wyłącznie usług i towarów o tożsamych parametrach;

30. Zasada efektywnego zarządzania finansami Przykład: Beneficjent przewiduje w projekcie zakup 5 identycznych komputerów. Jeżeli ich łączna wartość przekracza 20 tys. zł netto, istnieje obowiązek przeprowadzenia procedury rozeznania rynku przed dokonaniem zakupu. Jeżeli Beneficjent zakłada zakup np. 4 komputerów na łączną kwotę 10 tys. zł netto i 2 urządzeń wielofunkcyjnych na łączną kwotę 12 tys. zł netto nie ma obowiązku sumowania wartości tych towarów i sprawdzenia ich łącznej wartości.

31. Zasada efektywnego zarządzania finansami • Rozeznanie rynku nie dotyczy zakupu towaru lub usługi dokonanego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych lub Zasadą konkurencyjności zawartą w Wytycznych; • Rozeznanie rynku oznacza porównanie cen danego towaru / usługi u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych dostawców/usługodawców dla danego towaru / usługi; • W przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest możliwe, Beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności; • Beneficjent dokonuje opisu towaru lub usługi z najwyższą starannością uwzględniając wszystkie kryteria mogące mieć wpływ na cenę.

32. Zasada efektywnego zarządzania finansami Przykład: Beneficjent chce zlecić na zewnątrz wykonanie usługi druku i materiałów informacyjno-promocyjnych projektu. Zgodnie z budżetem wniosku o dofinansowanie projektu wartość usługi wynosi 20 500 zł. Beneficjent jest w tym wypadku zobligowany do przeprowadzenia rozeznania rynku. W tym celu z powszechnie dostępnego katalogu firm wybiera trzy dowolne wydawnictwa lub agencje reklamowe, tj. podmioty, które zajmują się drukiem i dystrybucją materiałów oraz wysyła do nich email ze szczegółowym opisem zlecenia oraz zapytaniem o cenę. Na podstawie informacji zwrotnych porównuje proponowane przez 3 podmioty ceny. Beneficjent może wybrać podmiot, który zaproponował najniższą cenę lub zlecić wykonanie usługi podmiotowi, z którym dotychczas współpracował jeśli cena proponowana przez ten podmiot jest adekwatna do cen zebranych w wyniku rozeznania rynku. Podczas kontroli projektu Beneficjent w celu udowodnienia przeprowadzenia rozeznania rynku przy zlecaniu wykonania usługi druku i dystrybucji materiałów informacyjno-promocyjnych projektu przedkłada kontrolerom wydruk emaila z opisem zlecenia oraz zapytaniem o cenę, a także oferty od wykonawców przedstawiające ich cenę.

33. Zasada efektywnego zarządzania finansami Beneficjent może stosować inne obowiązujące u niego zasady rozeznania rynku, jeżeli zapewniają one dokonywanie zakupów, w szczególności tych o wartości powyżej 20 tys. zł netto, w sposób racjonalny i efektywny.

34. Reguła proporcjonalności

35. Reguła proporcjonalności Wprowadzono regułę proporcjonalności, zgodnie z którą: rozliczenie projektu pod względem finansowym następuje w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu, tj.: • kryterium dostępu; • kryterium strategicznego; • celu projektu wyrażonego wskaźnikami produktu lub rezultatu wskazanymi w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu.

36. Reguła proporcjonalności • W przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu – podmiot będący stroną umowy uznaje wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne. • W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu – wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza odpowiednie obniżenie kwoty dofinansowania określonej w umowie o dofinansowanie projektu.

37. Reguła proporcjonalności • W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego lub w przypadku nieosiągnięcia celu projektu wysokość zmniejszenia dofinansowania odpowiada procentowi, w jakim dane kryterium lub wskaźnik nie zostały zrealizowane. • Zmniejszenie dofinansowania dotyczy kosztów zarządzania projektem, kosztów pośrednich i wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte. • Ocena stopnia osiągnięcia przyjętych przez Beneficjenta założeń wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez podmiot będący stroną umowy według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność.

38. Reguła proporcjonalności • Podczas ustalania procentu nieosiągnięcia założeń projektu podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu powinien brać pod uwagę m.in.: stopień winy lub niedochowania należytej staranności przez Beneficjenta skutkujące nieosiągnięciem ww. założeń, okoliczności zewnętrzne mające na to wpływ, w szczególności opóźnienia ze strony podmiotu będącego stroną umowy o dofinansowanie projektu. • Podmiot będący stroną umowy o dofinansowanie projektu może odstąpić od zastosowania reguły proporcjonalności lub obniżyć wysokość środków podlegających regule proporcjonalności, jeśli Beneficjent o to wnioskuje i należycie uzasadni przyczyny nieosiągnięcia założeń, w szczególności wykaże swoje starania zmierzające do osiągnięcia założeń projektu.

39. Reguła proporcjonalności Zastosowanie reguły proporcjonalności: • pod warunkiem, że niespełnienie kryterium lub nieosiągnięcie celu projektu wynika z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta (w szczególności nie ma zastosowania gdy jest ono wynikiem opóźnień w podpisaniu umowy o dofinansowanie czy przekazywaniu środków na finansowanie projektu); • nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej.

40. Reguła proporcjonalności Przykład: Projekt zakłada realizacje dwóch zadań merytorycznych. Budżet projektu wygląda następująco: Zadanie merytoryczne 1: 100 jednostek (A) Zadanie merytoryczne 2: 100 jednostek (B) Zarządzanie projektem: 25 jednostek (C) Koszty pośrednie: 10 jednostek (D) Wartość projektu: 235 jednostek (E)

41. Reguła proporcjonalności Po zakończeniu realizacji projektu okazało się, że jedno z zadań (np. zadanie A) zostało zrealizowane jedynie w 85% wskutek czego cel projektu nie został osiągnięty. Beneficjent nie podejmował działań zmierzających do zapewnienia realizacji tego zadania w 100%. IOK podczas końcowego rozliczania projektu stosuje regułę proporcjonalności, co oznacza, że ustala wartość wydatków niekwalifikowalnych w ramach zadania A, kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich wg następującego sposobu:

42. Reguła proporcjonalności • Ustala jaki procent w całkowitej wartości projektu (E) stanowi niezrealizowane zadanie A, tj. że zadanie A stanowi 42,5% wartości całego projektu: % z (A=100 j. / E=253 j.) = 42,5% • Ustala wartość wydatków niekwalifikowalnych w ramach zadania A, która jest proporcjonalna niezrealizowanego zakresu zadania, tj. 15% (pełne wykonanie zadania 100% minus faktyczna realizacja zadania 85%): 15% x A=100 j. = 15 j. (wydatek niekwalifikowalny) • Ustala wartość wydatków niekwalifikowalnych w ramach kosztów zarządzania projektem (C), biorąc pod uwagę procent nieosiągnięcia celu projektu oraz procentowy udział zadania A w całości projektu. W związku z tym, że tylko jedno z zadań zostało niezrealizowane w całości, to wydatki poniesione na zarządzanie projektem należy obniżyć tylko w odniesieniu do niewykonanego zakresu projektu: (C=25 j. x 15%) x 42,5% = 1,59 j. (wydatek niekwalifikowalny)

43. Reguła proporcjonalności • Ustala wartość wydatków niekwalifikowalnych w ramach kosztów pośrednich D, biorąc pod uwagę procent nieosiągnięcia celu projektu oraz procentowy udział zadania A w całości projektu. W związku z tym, że tylko jedno z dwóch zadań zostało niezrealizowane w całości, to koszty pośrednie należy obniżyć tylko w odniesieniu do niewykonanego zakresu projektu: (D=10 j. x 15%) x 42,5% = 0,6 j. (wydatek niekwalifikowalny) • Sumuje wysokość wydatków niekwalifikowalnych w ramach zadania A, kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich: 15 j. + 1,59 j. + 0,6 j. = 17,19 j. Wysokość wydatków poniesionych w ramach projektu rozliczonych z zastosowaniem reguły proporcjonalności wynosi 217,81 j.(tj. 235 j. – 17,19 j.). Następnie IP sprawdza, czy dla tak ustalonej wartości projektu zachowany jest limit zarządzania projektem.

44. Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu

45. Podstawowe zasady konstruowania budżetu projektu • Beneficjent wskazuje we wniosku o dofinansowanie projektu szacunkowy wymiar czasu pracy personelu projektu (etat / liczba godzin) niezbędnej do realizacji zadania / zadań, co stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków personelu projektu na etapie wyboru projektu. • Beneficjent uzasadnia we wniosku o dofinansowanie projektu konieczność poniesienia kosztów związanych z zakupem i amortyzacją sprzętu, w szczególności uwzględnia okres realizacji projektu oraz sprzęt będący w posiadaniu Beneficjenta, jak również sprzęt nabyty w ramach projektów, na zakup którego podmiot będący stroną umowy udzielił Beneficjentowi dofinansowania.

46. Cross – financing Nowe uregulowanie: Wydatki ponoszone na zakup lub leasing sprzętu o wartości powyżej 350 zł celem przekazania go uczestnikom projektu stanowią cross-financing. Sprzętnależy interpretować zgodnie z ustawą o rachunkowości, tj. rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki (z wyłączeniem w ramach PO KL kwalifikowalności zakupów nieruchomości i gruntów). Sprzęt w tym wypadku nie służy zaspakajaniu potrzeb Beneficjenta lecz uczestników projektu. Wydatki ponoszone w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji równości szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych.

47. Definicja zadania merytorycznego Zadanie merytoryczne należy rozumieć jako szereg powiązanych ze sobądziałań zmierzających bezpośrednio do realizacji celu projektu (w szczególności wskazane w podrozdziale 3.4 Wytycznych). Zadania merytorycznego nie stanowią pojedyncze wydatki, np. usługa cateringowa, hotelowa i trenerska.

48. Zlecanie zadań merytorycznych • Zlecanie zadań merytorycznych oznacza zlecanie całości działań przewidzianych w ramach danego zadania lub istotnej ich części jednemu podmiotowi. • Doprecyzowano, że Beneficjent powinien udokumentować faktyczną realizację zleconego zadania merytorycznego zgodnie z umową zawartą z wykonawcą poprzez np. pisemny protokół odbioru zadania, przyjęcia wykonanych prac, itp.

49. Kwalifikowalność uczestników projektu • Z chwilą przystąpienia do projektu każdy uczestnik projektu podpisuje deklarację uczestnictwa w projekcie, która zawiera co najmniej: • wyrażenie woli uczestniczenia w projekcie; • oświadczenie uczestnika o spełnieniu kryteriów kwalifikowalności uprawniających do udziału w projekcie; • datę i podpis uczestnika projektu; • pouczenie o odpowiedzialności za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą. • Udział uczestnika w projekcie rozpoczyna się od dnia podpisania przez niego ww. deklaracji. • Warunkiem kwalifikowania uczestnika projektu jest wyrażenie przez niego zgody na przetwarzanie danych osobowych.

50. Koszty związanez zatrudnianiem personelu