Subrutina: Preparación del Informe de Psicotrópicos

1. Subrutina: Preparación del Informe de Psicotrópicos Abrir la hoja electrónica de drogas psicotrópicas Digitar los datos de cada receta, factura, boleta de tránsito interno o nota de crédito en la hoja de datos correspondiente a cada fármaco de las recetas No Si  ¿Son iguales los saldos reales a los teóricos? Revise las recetas, facturas, boleta de tránsito interno o notas de crédito de este medicamentos que están almacenadas hasta que encuentre el error. Almacene la receta, factura, boleta de tránsito interno o nota de crédito por trimestre y por orden alfabético de nombre de medicamento. Corrija los errores que encuentre.  Guarde la hoja electrónica de drogas psicotrópicas y cierre el programa

2. Subrutina: Elaboración del Informe de Psicotropicos Abrir la hoja electrónica de drogas psicotrópicas Abra la hoja de datos del informe de Psicotrópicos Imprima dos veces el informe de psicotrópicos. Firme y selle ambas copias del informe de Psicotrópicos.  Guarde la hoja electrónica de drogas psicotrópicas y cierre el programa Envíe cada 3 meses el informe de Psicotrópicos al Departamento de Drogas Psicotrópicas del Ministerio de Salud y solicite que le sellen una copia como “recibido” Archive la copia sellada de recibido del informe de Psicotrópicos.Por 5 anos. genere un nuevo archivo y digite de muevo el encabezado y los saldos iniciales.

3. Subrutina: Elaboración de Órdenes de Compra de Psicotropicos. Ojo rutina para medios electronicos Revise los saldos de las drogas psicotrópicas. Averigüe la disponibilidad y/o los precios de las drogas que se encuentran en el punto de inventario mínimo, utilizando las Boletas de Análisis de Precios o por medios electrónicos.  Redacte y firme una orden de compra utilizando el “Formulario Consecutivo de Órdenes de Compra” o bien elabore una “Solicitud de tránsito interno”o bien envíe directamente por medios electrónicos.. En caso de no hacerlo por vía electrónica entregue una copia de la orden de compra o la “Solicitud de tránsito interno” al agente de la distribuidora. Anote el pedido en las Boletas de Proveeduría de la distribuidora respectiva. Agregue la leyenda de “psicotrópico” en el renglón correspondiente en el caso de utilizar vías electrónicas.

4. Formulario Consecutivo de Ordenes de Compra Cantidad Medicamento Forma Farmacéutica Precio 5 Dormix Caja con 30 tabletas 3690.00 CP-001-04 Viernes, 27 de agosto de 2004 Orden de Compra de medicamentos psicotrópicos Proveedor: Gutis Farmacéutica. Modo de Pago: Crediticia según se ha realizado en el pasado. Responsable. Dr. Manfred Hidalgo Esquivel Regente Farmacéutico Código Profesional 1902

5. Subrutina: Recepción de medicamentos psicotrópicos Durante la entrega de medicamentos, el encargado de recepción de mercadería observa la leyenda de “psicotrópico” en la Boleta de proveeduría y llama al farmacéutico. • El farmacéutico corrobora los siguientes aspectos del pedido: • Nombre correcto del comprador persona física o jurídica (razón social) y farmacia • Fecha. • Que las cantidades y precios de los medicamentos coincidan con los planteados en la orden de compra. • Que las fechas de vencimiento no sean menores de seis meses a un año. • Que tanto el empaque primario como el secundario se encuentren en perfectas condiciones. ¿Cumple el pedido adecuadamente con las condiciones mencionadas? Si No Sigue A Sigue en B

6. Subrutina: Recepción de medicamentos psicotrópicos A B Se firma y se sella la factura de “recibido conforme”. Se devuelve el pedido a la distribuidora Se fotocopia la factura para el regente farmacéutico y se conserva en el archivo histórico de compras de psicotrópicos Se habla con un representante de la distribuidora para explicar en que falló el pedido y que se realicen las correcciones correspondientes. Se procede a tramitar la factura según sean sus condiciones de pago. Se reinica la Subrutina: Recepción de medicamentos psicotrópicos El Regente farmacéutico colabora con el etiquetado de los precios o el ingreso de los medicamentos al sistema informático. El regente debe ingresar la factura a la hoja electrónica de control de sicotrópicos del Ministerio de Salud. El Farmacéutico guarda en el estante de psicotrópicos bajo llave los medicamentos

7. Subrutina: Envío de medicamentos psicotrópicos a farmacias satélites o sucursales. El regente de la farmacia compila los medicamentos psicotrópicos según la “Solicitud de tránsito interno”ode traslado, enviada por la farmacia solicitante, o centro de compra solictante . Se elabora por duplicado la boleta de tránsito interno ( para ambos regentes) utilizando el “Formulario Consecutivo de Boletas de Tránsito Interno”. Antes de ser enviado, el farmacéutico y el repartidor verifican por última vez el contenido del pedido contra un duplicado de la Boleta de Tránsito Interno ¿Corresponden las cantidades del pedido a las de la boleta de Tránsito Interno Si No El repartidor entrega el pedido al regente de la farmacia solicitanteo centro de compra, junto con la copia del traslado. Este documento deberá ser digitado como una entrada positiva en el programa de sicotrópicos del Ministerio de Salud.Se realiza la venta El farmacéutico que envíe el medicamento digita la boleta de traslado como una entrada negativa en el programa de sicotrópicos del Ministerio de Salud. Nunca como egreso. Realice la revisiones necesarias hasta que encuentre el error. Corrija los errores que encuentre.

8. Subrutina: Devolución de medicamentos psicotrópicos.falta realizar protocolo de destruccion Durante las revisiones de los saldos y las revisiones de las fechas de vencimiento, se separan los medicamentos psicotrópicos vencidos o en mal estado de sus empaques primarios o secundarios. Se contacta con el agente distribuidor para coordinar la devolución  Se devuelven estos medicamentos y a cambio se recibe una nota de crédito para justificar la salida de estos productos. Inicia la subrutina de Solicitud de medicamentos psicotrópicos.

9. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicos Llega el paciente a la farmacia y solicita que se le despachen medicamentos Psicotrópicos. ¿Tiene el paciente receta de esos medicamentos? No Si Se le indica al paciente que necesita de una receta de psicotrópicos para poder adquirir esos medicamentos El dependiente de la farmacia toma la(s) receta(s) y las lleva al farmacéutico para revisión. ¿Cumple la receta con los requerimientos técnicos y científicos? No Si Se devuelve la receta y se le explica al paciente el motivo del rechazo. El farmacéutico compila la receta y se dirige al paciente para explicar el contenido de la misma, así como el valor de los medicamentos en ella contenidos ¿Desea el paciente adquirir los medicamentos? No Si Sigue en B Se le devuelve al paciente la receta.

10. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicos B ¿Desea el paciente adquirir sólo una parte de la receta? No Si Se facturan los medicamentos que el paciente adquirió.previa anotación en ambas recetas de nombre , teléfono y cédula de identidad (la que debe mostrar). Se elabora un “Vale por medicamentos Psicotrópicos” para que el paciente pueda adquirir el resto de las dosis. ¿Desea el paciente las indicaciones de los medicamentos? UTILICE EL SELLO PACIENTE NO QUISO INDICACIONES No Si Se colocan los medicamentos en el área de “Entrega de Mercadería”.VERIFIQUE LA ENTREGA O ENTREGUE PERSDONALMENTE EL PRODUCTO El farmacéutico digita las indicaciones de los medicamentos despachados. Inicie la subrutina de Preparación del Informe de Psicotrópicos.

11. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicos a domicilio. El paciente llama por teléfono a la farmacia y solicita que se le despachen medicamentos psicotrópicos. ¿Tiene el paciente receta de esos medicamentos? No Si Se le indica al paciente que necesita de una receta de psicotrópicos para poder adquirir esos medicamentos El farmacéutico toma la llamada y le solicita al paciente QUE ENVIE LA RECETA CON EL SERVICIO EXPRESS O MENSAJERO. ¿Puede el paciente leer la receta? PARA CÁLCULO DE PRECIOY VERIFICACIÓN DE EXISTENCIAS... No Si Se le invita a venir a la farmacia o enviar la Receta por un medio electrónico (fax, digitalización y posterior envío al correo electrónico) Sigue en C

12. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicos a domicilio. Al llegar la receta a la farmacia ¿Cumple la receta con los requerimientos técnicos y científicos? No Si Se le explica al paciente el motivo del rechazo. No Sigue en D

13. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicosa domicilio D ¿Desea el paciente adquirir sólo una parte de la receta? Si No Se pregunta al paciente sus datos para entrega de medicamentos, así como el medio de pago que desea utilizar para cancelar la factura Al terminar la llamada, Se elabora un “Vale por medicamentos Psicotrópicos” para que el paciente pueda adquirir el resto de las dosis. ¿Es el medio de pago un método electrónico (depósito, tarjeta)? Si No Al terminar la llamada, se facturan y el farmacéutico compila los medicamentos que el paciente adquirió. Al terminar la llamada, Se verifica el pago por medio mencionado Sigue en E El farmacéutico le entrega al repartidor los medicamentos debidamente rotulados y juntos revisan que la factura coincida con lo enviado. Sigue en F

14. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicosa domicilio F E ¿Se pudo realizar el pago? ¿Coincide lo preparado con la factura? Si No No Si Se hacen las correcciones necesarias. Se envía al mensajero Al terminar la llamada, se facturan y el farmacéutico compila los medicamentos que el paciente adquirió. Inicia la subrutina de Preparación de Informe de Psicotrópicos. El farmacéutico le entrega al repartidor los medicamentos y juntos revisan que la factura coincida con lo enviado. Si Sigue en F Sigue en G

15. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicosa domicilio G Se llama al paciente para confirmar y/o corregir el medio de pago ¿Es el medio de pago un método electrónico (depósito, tarjeta)? No Si Al terminar la llamada, se facturan y el farmacéutico compila los medicamentos que el paciente adquirió. Al terminar la llamada se verifica el pago por el medio mencionado. Sigue en E El farmacéutico le entrega al repartidor los medicamentos y juntos revisan que la factura coincida con lo enviado. Sigue en F

16. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicos con recepción de la receta por un medio electrónicoSolo para archivar. Llega a la farmacia una copia de una receta de psicotrópicos por medio electrónico ¿Se conocen los datos del remitente (teléfono, correo electrónico, dirección)? No Si Se conserva la copia un tiempo prudencial a la espera de nueva información. El farmacéutico revisa la receta. ¿Cumple la receta con los requerimientos técnicos y científicos? No Si Se llama al paciente y se le explica el motivo del rechazo. El farmacéutico le advierte al paciente que si la información suministrada no es del todo verídica el mensajero no le entregará los medicamentos. Además le indica que ambas copias de la receta deben tener en su parte posterior el nombre de la persona que recibirá los medicamentos, así como su número de cédula, (la que deberá mostrar). ¿Desea el paciente adquirir los medicamentos? Si No Sigue en D Se termina la conversación de forma amistosa.

17. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicos con recepción de la receta por un medio electrónico. D ¿Desea el paciente adquirir sólo una parte de la receta? Si No Se pregunta al paciente sus datos para entrega de medicamentos, así como el medio de pago que desea utilizar para cancelar la factura Al terminar la llamada, se elabora un “Vale por Medicamentos Psicotrópicos” para que el paciente pueda adquirir el resto de las dosis. ¿Es el medio de pago un método electrónico (depósito, tarjeta)? Si No Al terminar la llamada, se facturan y el farmacéutico compila los medicamentos que el paciente adquirió. Al terminar la llamada, se verifica el pago por medio mencionado Sigue en E El farmacéutico le entrega al repartidor los medicamentos y juntos revisan que la factura coincida con lo enviado. Sigue en F

18. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicoscon recepción de la receta por un medio electrónico. E F ¿Se pudo realizar el pago? ¿Coincide lo preparado con la factura? Si No No Si Se hacen las correcciones necesarias. Se envía al mensajero Al terminar la llamada, se facturan y el farmacéutico compila los medicamentos que el paciente adquirió. El Farmacéutico revisa la receta al regreso del mensajero ¿Cumple la receta con los requerimientos técnicos y científicos? El farmacéutico le entrega al repartidor los medicamentos y juntos revisan que la factura coincida con lo enviado. Si No Sigue en F Sigue en G Se llama al paciente y se le explica el motivo del rechazo. Inicia la subrutina de Preparación del Informe de Psicotrópicos.

19. Subrutina: Despacho de recetas de Psicotrópicoscon recepción de la receta por un medio electrónico. G Se llama al paciente para confirmar y/o corregir el medio de pago ¿Es el medio de pago un método electrónico (depósito, tarjeta)? No Si Al terminar la llamada, se facturan y el farmacéutico compila los medicamentos que el paciente adquirió. Al terminar la llamada, Se verifica el pago por el medio mencionado Sigue en E El farmacéutico le entrega al repartidor los medicamentos y juntos revisan que la factura coincida con lo enviado. Sigue en F