1 / 22

Team DIV vertelt

Team DIV vertelt. Informatievoorziening bij de AFM Presentatie Heterdaadsessie 5 juni 2012 Edwin Driess e n en Lianne van der Laan. Autoriteit Financiële Markten (in a nutshell). Wie zijn wij?

soo
Download Presentation

Team DIV vertelt

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Team DIV vertelt Informatievoorziening bij de AFM Presentatie Heterdaadsessie 5 juni 2012 Edwin Driessen en Lianne van der Laan

  2. Autoriteit Financiële Markten (in a nutshell) Wie zijn wij? ‘De onafhankelijke gedragstoezichthouder op de markten van sparen, lenen, beleggen en verzekeren. De AFM bevordert zorgvuldige financiële dienstverlening aan consumenten en ziet toe op een eerlijke en efficiënte werking van kapitaalmarkten.’ • Kerntaken: • Het bevorderen van de toegang tot de financiële markten; • Het bevorderen van de goede werking van de financiële markten; • Het bevorderen van het vertrouwen in de financiële markten.

  3. Organogram

  4. Voorgeschiedenis • In 2002 oprichting AFM, opvolger STE (Stichting Toezicht Effectenverkeer) • Tot 2007 2 locaties in Amsterdam (Singel en Geelvink) • Vanaf september 2007 op 1 locatie aan de Vijzelgracht • 2008 Team DIV overgang van Informatisering naar Facilitair Bedrijf • 2009 Start AFM breed project Dossiervorming • 2010 Overgang Functioneel Beheer Livelink • 2011 Overgang Externe Bronnen (Informatiespecialist) • 2011 Start Project Orde in Zaken • 2012 Samenvoegen servicedesk en DIV support

  5. Team DIV: karakteristieken (1) Ons team Omvang: 13 personen 5 medewerkers, 3 senioren, 2 functioneel beheerders, 2 informatiespecialisten en 1 manager Ondersteuning aan: Circa 500 AFM’ers (FTE) Onze kernmerken Verschillende leeftijden Mix van ervaring en kennis Samenwerking Betrokkenheid Loyaal

  6. Team DIV: karakteristieken (2) Ons takenpakket • Verwerken inkomende en uitgaande post; • Reguliere post (TNT/koerier/ balie) • E-mail • Faxen • Scanverzoeken; • Dossiervorming (opbergen na scanning); • Bodedienst;; • Beantwoorden interne klantvragen (o.a. via Topdesk); • Selectie, waardering en vernietiging; • Verantwoordelijk voor opstellen algemene (archief)voorschriften en –regelingen; • Functioneel beheer: Livelink, Kofax en andere DIV-applicaties • Advisering en gebruikersondersteuning • Externe informatiebronnen: beantwoorden van informatievragen, raadplegen van online databases

  7. Behandelproces inkomende post Digitaal werken is leidend • Fysieke documenten worden na het scannen direct gearchiveerd. • Via workflow wordt het document digitaal afgehandeld. • Medewerker AFM mede verantwoordelijk voor plaatsing van digitale documenten (ook e-mail) in het dossier. • Proceseigenaar eindverantwoordelijk voor compleetheid dossier.

  8. Van welke hulpmiddelen maken we gebruik • Scansoftware: Kofax • DMS: Livelink • Web-based Inkomende, uitgaande en interne post wordt gescand met scanapparatuur van Kodak, gedigitaliseerd met software van Kofax (PDF, full-text indexering) en vervolgens gereleased in Livelink. • Automatische plaatsing is mogelijk, maar niet voor alle documenten.

  9. Kofax I

  10. Kofax II

  11. Programma Orde in Zaken Doel: Het bevorderen en faciliteren van een zodanige dossiervorming binnen de AFM dat het de effectiviteit, efficiëntie en de transparantie van het handelen van de AFM garandeert. Het doel is het verbeteren van het werken met documenten en informatie, het terugvinden en het beheer van documenten en informatie door het op orde brengen van de structuur, rechten en metadata, de inzet van een nieuwe Documentgenerator, een Records Management Applicatie (RMA) en een meer gebruikersvriendelijk Document Management Systeem (DMS).

  12. Programma Orde in Zaken Verschillende (deel)projecten: • Project Informatieplattegrond • Basisprojecten: • Documentgenerator • Livelink uitfaseren • SharePoint DMS/RMA • Beheerorganisatie • Implementatieprojecten: • Definieren Zaakgericht Werken (ZGW) • Pilot ZGW bij Prospectustoetsingen (TEOB) • Pilot ZGW bij Vergunningaanvragen (TSC, team specials TGFO, TA) • Plan van Aanpak invoering ZGW bij resterende AFM werkprocessen

  13. Gewenste eindsituatie

  14. Project Informatieplattegrond Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren: • Structuur • Toegankelijkheid • Integriteit • Behandeling • Verwerking Toekomstvast Bron voor AFM-brede toepassing metadata Combinatie gegevens uit: • Proceshuis AFM • Selectielijst • DSP • ZTC Voorbeelden toepassing: • Verbeteren zoeken van informatie • Creatie views in SharePoint • Ondersteuning beheer en selectie: Bestandsoverzicht

  15. Documentgenerator • Vervanging WhiteOffice/ondersteuning alle bedrijfsprocessen (scope 1 – fase 1). • Communiceren met ATOM bouwstenen, bijv. relatiedatabase CRM. • Mogelijkheid om metadata bij creatie van een document vast te houden ook na opslag in het DMS. • Gegevens vanuit interne AFM-bronnen, zoals Microsoft Office applicaties en Profit, kunnen worden overgenomen. • Mogelijkheid voor het opnemen van standaard AFM sjablonen en afdelingsspecifieke sjablonen. • Ondersteuning van zaakgericht en contextgericht werken (scope 2 – fase 1) • Automatisch ophalen en toekennen van metadata uit een applicatie waarin een informatieplattegrond wordt beheerd • O.b.v. metadata automatisch opslaan van documenten op vooraf gedefinieerde locaties. • Mogelijkheid om in de werkprocessen zaakgericht werken te ondersteunen. • Toepassen van een elektronische handtekening (mede in het kader van “Het Nieuwe Werken”). Afhankelijk van de tests wordt besloten of de documentgenerator in fase 1 in één keer of in twee keer wordt geïmplementeerd (eerst scope 1 in Livelink en dan scope 2 in Sharepoint; of scope 1 en scope 2 tegelijk en direct in Sharepoint).

  16. Livelink uitfaseren • Uitfasering zal 2-3 jaar duren • Opschonen documenten in Livelink (achterstallig onderhoud i.v.m. ontbreken RMA) • Migratie documenten van Livelink naar Sharepoint in 3 fasen:1. Lopende dossiers naar DMS omgeving van Sharepoint (beschikbaar op moment Live gaan van DMS SharePoint)2. Rest (archief) na opschonen migreren naar speciaal archief stuk in Sharepoint3. Mogelijkheid om gereguleerd content uit dit archief naar actieve omgeving te verplaatsen • Migratietool selecteren op basis van eisen bijv. metadata en audit informatie moet meegenomen worden, (geen verlies van informatie), verrijking moet mogelijk zijn (toevoegen extra metadata) • Omzetten van alle koppelvlakken/toepassingen die nu met Livelink werken zoals Kofax, Signalenbak, workflows, kenniscentra etc.

  17. Livelink uitfaseren 5 juni 2012 Team DIV Vertelt

  18. Sharepoint DMS/RMA SharePoint 2010 als DMS en RMA Daarnaast ook platform: intranet, samenwerkingsmogelijkheden, uitgebreide zoekfunctionaliteit. Dit is buiten scope project Orde in Zaken. Doel DMS/RMA: Ondersteuning documentlevensloop AFM en ondersteuning zaakgericht werken

  19. Beheerorganisatie • Nieuwe manier van met informatie omgaan vraagt nieuwe taken en rollen • Doel van dit deelproject is inzicht krijgen wat de taken en rollen zijn en waar ze in de AFM belegd moeten worden, welke gevolgen heeft dat voor team DIV en de organisatie • Eindproducten: visiedocument, opleidings- en ontwikkelplan

  20. Implementatie zaakgericht en contextgericht werken Implementatieprojecten: • Definieren Zaakgericht Werken (ZGW) • Pilot ZGW bij Prospectustoetsingen (TEOB) • Pilot ZGW bij Vergunningaanvragen (TSC, team specials TGFO, TA) • Plan van Aanpak invoering ZGW bij resterende AFM werkprocessen

  21. Bedankt voor uw aandacht!

More Related