e-Arhivar Roglit 2007

1. INOVACIJE V e-POSLOVANJU okolju prijazne informacijske rešitve www.genis.si www.arhivar.si e-Arhivar Roglit 2007 dr.Simon Vavpotič arhivski sistemi Simon.Vavpotic@Genis.si

2. Razvoj informacijskih sistemov v Sloveniji Obdobje informatizacije Obdobje uvedbe elektronskega ARHIVIRANJA …2006 200?…

3. SKLADNOST Z ZAKONODAJO? e-Arhivar zagotavlja skladnost z veljavno zakonodajo in svetovno priznanimi standardi (ZVDAGA, uredba o varstvu dok. In arh. gradiva, ZEPEP, Moreq, ISO/IEC 27001:2005, ISO/IEC 17799:2005, ITF, DoD 5015, ISO/IEC 19005:2005, …) Različne možnosti iskanja po arhivu (po metapodatkih, po vsebini,..) Pravila hrambe (roki hrambe oddaja v druge arhive, ..) Berljivost po dolgem obdobju (Shranitev podatkov v formatu XML in e-obrazcev, s katerimi so nastali (HTML)) Avtentičnost in dokazna vrednost (e-podpis, e-žig, e-certifikat) Zanesljiva shramba, sledljivost dostopov in varovanje tajnih podatkov (IBM Content Manager, IBM Records Manager, Genis lastniška prog.oprema)

4. OSNOVNI IT MODEL IN e-ARHIVAR e-ARHIVAR IN e-UPRAVA PORTAL GENIS e-rešitve za e-Upravo in ostale GENIS e-rešitve e-pošta koledar workflow sočasnost skupni prostori dokumenti informacijska infrastruktura Informacijske rešitve ERP

5. Kje LAHKO uporabimo ? Podjetniške e-arhivske zbirke Javne e-arhivske zbirke (registri)

6. Zakaj arhivirati podjetniške zbirke? • arhivska e-dokumentacije je ključna delovanje podjetja • zagotoviti popoln nadzor nad vpogledom in upravljanjem z ključno e-dokumnetacijo • olajšati in izboljšati varovanje tajnih podatkov • ohraniti ključne informacije o preteklem delovanju podjetja • ohraniti izvorno digitalno podobo podatkov (PDF/A, PDF/A2) • omogočiti enostaven prenos podatkov v prihodnje informacijske sisteme (PDF/A, PDF/A2) • Zagotoviti večjo sledljivost sistemskih posegov v e-arhiv

7. Zakaj arhivirati velike registre? • so ključne evidence za delovanje države • zagotoviti popoln nadzor nad vpogledom in upravljanjem z osebnimi podatki • olajšati in izboljšati varovanje osebnih podatkov • ohraniti ključne informacije za zanamce • ohraniti izvorno digitalno obliko podatkov (e-obrazci) • omogočiti enostaven prenos podatkov v prihodnje informacijske sisteme • Zagotoviti večjo sledljivost sistemskih posegov v registre

8. e-ARHIVAR kot tehnološka nadgradnja PRIMER: Arhiviranje velikih registrov CRP MR RSP RT RD PRS RPE REN POTN e-ARHIVSKI ZAPISI e-ARHIVSKI ZAPISI PODATKI IZ REPOZITORIJEV PODATKI IZ REPOZITORIJEV e-Arhivar

9. UVEDBA e-ARHIVARJA: Kako? ? GENIS e-Arhivar namestitev IR pri naročniku GENIS e-Arhivar kot Genisova storitev

10. UVEDBA e-ARHIVARJA Pomagamo reševati tudi VAŠE probleme DOLOČITEV ZAHTEV ZA HRAMBO IZVEDBA HRAMBE ?! PRILAGANJANJE BODOČIM SPREMEMBAM ZAKONODAJE PRIPRAVA NOTRANJIH PRAVIL USPEŠNA IZVEDBA CERTIFIKACIJE ARHIVSKEGA SISTEMA (pri namestitvi) NAČRTOVANJE IT INFRASTRUKTURE SPREMEMBE NOTRANJE ORGANIZACIJE

11. STORITVENO ORIENTIRANA ARHITEKTURA e-Arhivarja

12. e-ARHIVAR IN SOA

13. e-Arhivar: OSNOVNA ZGRADBA KAJ JE CENTRALNI ARHIVSKI SISTEM? Informacijski sistemi Množica zunanjih informacijskih rešitev (IR Genis, BAAN, SAP, …) Spletni dostopni portal (IT: IBM WebSphere, Lotus, Genis) Vhodno/izhodni vmesniški moduli za pretvorbe, uvoz in izvoz podatkov Inteligentna arhivska podatkovna zbirka z visoko stopnjo varnosti podatkov in strogo nadzorovanim dostopom (IT: IBM DB2Content Manager, Genis)

14. PORTAL SPLETNI PORTAL Informacijski sistemi e-Uprava: e-Registri Spletni dostopni portal (IT: IBM WebSphere, Lotus, Genis) Vhodno/izhodni vmesniški moduli za pretvorbe, uvoz in izvoz podatkov Inteligentna arhivska podatkovna zbirka z visoko stopnjo varnosti podatkov in strogo nadzorovanim dostopom (IT: IBM DB2Content Manager, Genis)

15. PORTAL Sepletni portal e-Arhivar Spletni klient Aplikacija GENIS Dostopnost prek sodobnih Informacijskih poti Kako? Uporabniška aplikacija GENIS e-Arhivar Mobilni klient Aplikacija GENIS – dostop preko Telefona GSM na terenu

16. PORTAL – Primer ...

17. OSNOVNA ZGRADBA VHODNO/IZHODNI VMESNIŠKI MODULI Informacijski sistemi e-Uprava: e-Registri Spletni dostopni portal (IT: IBM WebSphere, Lotus, Genis) Vhodno/izhodni vmesniški moduli za pretvorbe, uvoz in izvoz podatkov Inteligentna arhivska podatkovna zbirka z visoko stopnjo varnosti podatkov in strogo nadzorovanim dostopom (IT: IBM DB2Content Manager, Genis)

18. e-Arhivar: PRETVORBA V ZAPIS PDF (PRIMER ARHIVIRANJA REGISTRA) e-Dokument e-Obrazec za prikaz (HTML) številka e-obrazca za prikaz Sistemski podatki (metapodatki) Vneseni podatki Pripete Datoteke Vhodno/izhodni vmesnik za pretvorbo v XML (za HTML pretvorba ni potrebna), uvoz in izvoz e-dokumentov iz e-registra v e-Arhivar e-podpisovanje Oblika zapisa za dolgoročno hrambo in opisni podatki hramba e-dokumentov v e-Arhivarju

19. e-Arhivar: PRETVORBA V ZAPIS PDF (PRIMER ZA IR LOTUS NOTES) Informacijske rešitve (IR) Lotus Notes (LN) IR Genis: e-Uprava, e-Proj, e-Računi, e-OrgDok, e-Pisarna, e-TehDok, .. e-Dokument Lotus Notes Slika na zaslonu Opisni podatki (metapodatki) Vsebine pogledov Pripete Datoteke Vhodno/izhodni vmesnik za pretvorbo, uvoz in izvoz e-dokumentov Lotus Notes PDF in opisni podatki shramba e-dokumentov IBM DB2 Content Manager, lastniška programska oprema Genis

20. e-Arhivar: PRETVORBA V ZAPIS PDF (PRIMER ZA IR LOTUS NOTES) Informacijske rešitve (IR) Lotus Notes (LN) IR Genis: e-Uprava, e-Proj, e-Računi, e-OrgDok, e-Pisarna, e-TehDok, .. e-Dokument Lotus Notes Slika na zaslonu Opisni podatki (metapodatki) Vsebine pogledov Pripete Datoteke Vhodno/izhodni vmesnik za pretvorbo, uvoz in izvoz e-dokumentov Lotus Notes shramba e-dokumentov IBM DB2 Content Manager, lastniška programska oprema Genis

21. e-Arhivar: PRETVORBA V ZAPIS PDF (PRIMER ZA IR LOTUS NOTES) Informacijske rešitve (IR) Lotus Notes (LN) IR Genis: e-Uprava, e-Proj, e-Računi, e-OrgDok, e-Pisarna, e-TehDok, .. e-Dokument Lotus Notes Oblika (slika) Opisni podatki (metapodatki) Vsebine pogledov Pripete datoteke Vhodno/izhodni vmesnik za pretvorbo, uvoz in izvoz e-dokumentov Lotus Notes shramba e-dokumentov IBM DB2 Content Manager, lastniška programska oprema Genis

22. e-Arhivar: VHODNO/IZHODNI MODUL ZA PRETVORBO DOKUMENTOV LOTUS NOTESV PDF

23. e-Arhivar: PRETVORBA V ZAPIS PDF (PRIMER ZA IR LOTUS NOTES) Informacijske rešitve (IR) Lotus Notes (LN) IR Genis: e-Uprava, e-Proj, e-Računi, e-OrgDok, e-Pisarna, e-TehDok, .. e-Dokument Lotus Notes Slika na zaslonu Opisni podatki (metapodatki) Vsebine pogledov Pripete Datoteke Vhodno/izhodni vmesnik za pretvorbo, uvoz in izvoz e-dokumentov Lotus Notes PDF in opisni podatki shramba e-dokumentov IBM DB2 Content Manager, lastniška programska oprema Genis

24. e-Arhivar: VHODNO/IZHODNI MODUL ZA ARHIVIRANJE DOKUMENTOV LOTUS NOTES PRIMER PRETVORBE e-DOKUMENTA: PRED PRETVORBO: PO PRETVORBI: Klikni za odpiranje Prikaz zmogljivosti NAPREJ

25. OSNOVNA ZGRADBA INTELIGENTNA ARHIVSKA PODATKOVNA ZBIRKA e-Arhivar Informacijski sistemi e-Uprava: e-Registri Spletni dostopni portal (IT: IBM WebSphere, Lotus, Genis) Vhodno/izhodni vmesniški moduli za pretvorbe, uvoz in izvoz podatkov Inteligentna arhivska podatkovna zbirka z visoko stopnjo varnosti podatkov in strogo nadzorovanim dostopom (IT: IBM DB2Content Manager, Genis)

26. PODROBNEJŠA ZGRADBA e-Uprava: e-Registri Spletni portal Vhodno/izhodni vmesniki za pretvorbe, uvoz in izvoz e-dokumentov IBM WebSphere, lastniška programska oprema Genis Lastniška programska oprema Genis Evidenca uporabnikov in skrbnikov Iskanje e-dokumentov Nadzor in upravljanje e-dokumentov Statistične obdelave Varnostna shema Evidentranje dostopov do podatkovne zbirke (izdelava kontrolne sledi) Modul za upravljanje strojne in programske opreme e-Arhivarja ter nosilcev varnostnih kopij e-arhiva IBM Tivoli Inventory manager + IBM Tivoli storage manager Baza znanja in e-usposabljanje shramba e-dokumentov e-evidenca shrambe fizičnih dokumentov (tudi filmski trakovi, magnetni trakovi …) IBM Content Manager na IBM DB2, lastniška programska oprema Genis

27. VERODOSTOJNOST in AVTENTIČNOST PODPORA ZA e-PODPIS, e-ŽIG in VODENJE e-CERTIFIKATOV (modul za nadzor in upravljanje e-dokumentov) Časovni etalon (atomska ura, AC) Strežnik za upravljanje z e-certifikati, e-podpisi in e-žigi ter enkripcijo in dekripcijo (CST Server) Avtoriteta (strežnik), ki izdaja certifikate (CA) Podmodul za izvajanje e-podpisovanja in e-žigosanja

28. Hierarhija izdajateljev e-certifikatov Podrejena CA.4.4 Korenska CA Podrejena CA.4.3 Podrejena CA.4 Podrejena CA.4.2 Podrejena CA.1 Podrejena CA.3 Podrejena CA.2 Podrejena CA.3.3 Podrejena CA.4.1 Podrejena CA.1.1 Podrejena CA.3.2 Podrejena CA.3.1 Podrejena CA.1.2 Podrejena CA.1.3 Podrejena CA.2.1 Podrejena CA.2.2 CA Podjetja

29. Preverjanje veljavnosti e-certifikatov pri izdajatelju Certifikatna Agencija (CA) Spletna stran CA spletni vpogled Register izdanih e-certifikatov Register preklicanih e-certifikatov lastni e-certifikat CA Izdajatelj e-certifikatov javno objavi svoj certifikat, v katerem je tudi njegov javni e-ključ. V primeru dvoma v pristnost e-certifikata izdajatelja, je le tega mogoče ponovno prenesti iz njegove spletne strani, oziroma ga tam preveriti. Po dogovoru z lastniki e-certifikatov, so lahko v spletu objavljeni ali na zahtevo posredovani podatki iz registrov certifikatov.

30. Ena izmed možnih rešitev problema zmanjšanja odgovornosti CA v PKIe-Notariat = e-Notarske storitve Certifikatna avtoriteta (CA) e-certifikat e-notarska storitev Notariatna avtoriteta (NA) e-arhiviranje e-dokumenta e-avtorizacija zasebnega e-dokumenta e-žigosanje Avtorizacija Izvedba (oz. zapis) notarskega dejstva Podjetje B Podjetje A

31. Digitalni podpis za e-dokumentv zapisu XML

32. Enkriptiran e-dokument v zapisu XML (sistem: javni – privatni ključ) e-dokument e-dokument v XML z Enkriptirano vsebino Enkripcija z RSA ključem Dekripcija z RSA ključem e-dokument v XML z Enkriptirano vsebino e-dokument