Trieste, 27 aprile 2009

1. Il progetto AURORA e i reati connessi al protocollo informatico Gianni Penzo Doria Università degli Studi di Padova Archivio Generale di Ateneo Trieste, 27 aprile 2009

2. L'acronimo di Aurora Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico

3. I promotori Direzione Generale per gli archivi - Servizio III, poi II Associazione nazionale archivistica italiana - ANAI Università degli Studi di Padova

4. L'obiettivo principale Ridurre gli effetti negativi della mancanza di standard per la descrizione del corrispondente e la redazione dell'oggetto nel protocollo informatico La registrazione di protocollo è un atto pubblico (di fp) e il suo documento, il registro di protocollo, deve essere redatto con la solennità che merita, evitando pressapochismi e sciatterie.

5. Le date di avvio 11 dicembre 2007Archivi 23, lancio dell'iniziativa 31 dicembre 2007oltre 70 adesioni, ridotte a 40 11 gennaio 2008DDA costitutivo

6. Le riunioni nazionali 12 febbraio 2008: Bologna, 1ª riunione plenaria 16 aprile 2008: Milano, Sottogruppo corrispondente 24 aprile 2008: Roma, Sottogruppo oggetto 16 giugno 2008: Roma, Coordinatori 26 giugno 2008: Roma, 2ª riunione plenaria 22 settembre 2008: Ragusa, 3ª riunione plenaria 16 dicembre 2008: Roma, 4ª riunione plenaria

7. L'apertura alla comunità scientifica Dal 15 ottobre al 15 novembre 2008 è stata messa a disposizione di tutti la bozza n. 6 di Aurora. • 176 richieste • 45 Aurora tester • ICA e Archivalia

8. La foto di Aurora Foto di Giuseppe Menardi (Associazione Astronomica Cortina) scattata il 20 novembre 2003 e ceduta gratuitamente per Aurora www.cortinastelle.it

9. Il lessico Non più “mittente” o “destinatario”, ma corrispondente. • Mittente si usa solo per l'arrivo e destinatario solo per la partenza. • Il corrispondente si descrive (date determinate regole, l'operazione è procedurale) • L'oggetto si redige (l'operazione è intellettuale)

10. La struttura Si tratta di raccomandazioni, non di regole prescrittive. • 7 Raccomandazioni di carattere generale • 24 Raccomandazioni per il corrispondente • 14 Raccomandazioni per l'oggetto • 13 Raccomandazioni per il software

11. Le statistiche di Aurora 1/2 Alcuni dati statistici: • 1 anno di progetto • 8 riunioni, tra gruppo e sottogruppi • 40 amministrazioni pubbliche + ANAI • 45 Aurora tester • 69 Raccomandazioni • 3.200 e-mail scambiate (*) (*) Nota interna: oltre 120.

12. Le statistiche di Aurora 2/2 • Ogni raccomandazione è stata rivista, corretta, modificata e integrata tra Gruppo e Aurora Tester una media di oltre 85 volte • Stimando una media (sottodimensionata) di 5 ore a testa per ogni versione, il tempo trascorso nei lavori delle riunioni plenarie e dei sottogruppi, Aurora è costata complessivamente oltre 180 giorni di “lavoro uomo”

13. Cosa resta da fare?

14. La revisione linguistica Il prof. Cortelazzo farà la revisione linguistica: • Semplificazione del testo • Indice di leggibilità

15. La revisione editoriale • 5 marzo 2009Rilascio della versione beta di Aurora (fino a “I regali”) • 31 marzo 2009Rilascio de “Il tramonto prima di Aurora (Protochorror)” • 15 maggio 2009Rilascio dell'Atlante diplomatico • 31 maggio 2009Le vostre correzioni!

16. La disseminazione 2009 Mantova - Archivio di Stato, Scuola di APD10 marzo 2009Lecce - Università del Salento27 marzo 2009 Napoli - Archivio di Stato 2 aprile 2009 Torino - Regione Piemonte 22 aprile 2009Trieste - Archivio di Stato, Scuola di APD (oggi!) 27 aprile 2009

17. Sito web - Area dei materiali didattici Un'area dedicata agli operatori, dalla quale poter scaricare i materiali o i rispettivi link per la formazione interna e per la moltiplicazione culturale: • Allegato per il Manuale di gestione • Aurora in pillole • Slides e materiali per esercitazioni www.unipd.it/archivio/progetti/aurora

18. Le traduzioni di Aurora (da confermare, 2010) ICA - Traduzione in inglese (Martignon) Archivalia - Traduzione in spagnolo (Pilar Garcìa)

19. Piccoli campi, grandi problemi

20. Io stimo più il trovar un vero, benché di cosa leggiera, che 'l disputar lungamente delle massime questioni senza conseguir verità nissuna Galileo Galilei, 1609

21. La definizione del problema: il corrispondente Con l’introduzione dell'informatica, l’assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario) ha provocato: a) proliferazione di record contradditori o incompleti b) inefficienza nella ricerca c) perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica)

22. La definizione del problema: l'oggetto L'assenza di raccomandazioni, policy, procedure o standard nella descrizione dell'oggetto provoca: a) iper-sintesi o iper-analisi b) inefficienza nella ricerca c) mediocrità nelle descrizioni d) 70 persone redigono 70 oggetti diversi

23. Gli effetti incertezza tempo ridondanze

24. Il perimetro di un piccolo problema Nell'ambito del protocollo informatico (rectius, sistema di gestione informatica dei documenti), la redazione dell'anagrafica e la redazione dell'oggetto rappresentano un piccolo problema, ma non un problema piccolo. Un piccolo problema, però, che genera enormi effettinegativi sulla organizzazione e la ricerca documentale.

25. Il corrispondente Il corrispondente (mittente nel caso di un documento in arrivo e il destinatario o i destinatari, nel caso di un documento in partenza o trasmesso agli uffici che afferiscono al medesimo protocollo), deve essere memorizzato in una apposita banca dati. La banca dati deve essere implementata in modo da consentire l'efficiente individuazione del soggetto, garantendo la normalizzazione dei dati inseriti.

27. Tiscali, in Località  Sailletta

28. L'oggetto L'oggetto è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione. Bisogna trovare un equilibrio tra analisi e sintesi, tenendo presente la correttezza della lingua, come in un algoritmo. È un'operazione intellettuale, che non prevede la pedestre trascrizione dell'oggetto eventualmente presente. Serve agli organi di governo e di gestione per ragioni di conoscenza e di efficienza della macchina amministrativa.

31. Un problema anche di psicologia del lavoro Uno dei problemi del protocollista è la solitudine: attiva, passiva e involutiva.

38. Il protocollo e i reati nelle amministraazioni

39. Il ruolo strategico del protocollo «Nulla sfugge al protocollo; tutto vi si dispone in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi si conclude. È lo schema della storia dell'ente» (Eugenio Casanova, 1928) Il ruolo strategico del protocollo «Nulla sfugge al protocollo; tutto vi si dispone in ordine per essere trattato e risolto, tutto vi si conclude. È lo schema della storia dell'ente» (Eugenio Casanova, 1928)

40. Il ruolo strategico del protocollo Quod non est in actis non est in mundo. Giustiniano Se non è nei nostri schedari, non esiste. L'archivista degli Jedi

41. L'archivio come unicum 1/2 «[È un errore] non reputare archivio quella parte di esso che si viene formando giornalmente, di credere che l'ufficio di registratura sia cosa del tutto differente dall'archivio, come se la registrazione e spedizione delle pratiche in arrivo o in partenza fosse funzione del tutto distaccata da quella della distribuzione e conservazione delle medesime» (Eugenio Casanova, 1928)

42. Le funzioni archivistiche nelle tre età AVALUTATIVITÀ TUTELA VALUTAZIONE Archivio corrente Archivio di deposito Archivio storico

43. L'avalutatività Va conservata e registrata la carta più umile come la più insigne. Francesco Bonaini, 1867

44. Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d'ufficio. Omissione 1. Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio, che indebitamente rifiuta un atto del suo ufficio che, per ragioni di giustizia o di sicurezza pubblica, o di ordine pubblico o di igiene o di sanità, deve essere compiuto senza ritardo, è punito con la reclusione da sei mesi a due anni.

45. Art. 328 c.p. – Rifiuto di atti d'ufficio. Omissione 2. Fuori dai casi previsti dal primo comma, il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio, che entro trenta giorni dalla richiesta di chi vi abbia interesse non compie l'atto del suo ufficio e non risponde per esporre le ragioni del ritardo, è punito con la reclusione fino a un anno o con la multa fino a lire due milioni. Tale richiesta deve essere redatta in forma scritta ed il termine di trenta giorni decorre dalla ricezione della richiesta stessa.

46. Esiste solo il protocollo unico 1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea. DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – art. 61 Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi

47. DPCM 31 ottobre 2000Eliminazione dei protocollo interni Art. 3, comma 1, lett. d) … modalità, misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo “unico”

48. Peculato – 314 c.p. art. 314 Codice Penale Il pubblico ufficiale o l'incaricato di un pubblico servizio, che, avendo per ragione del suo ufficio o servizio il possesso o comunque la disponibilità di denaro o di altra cosa mobile altrui, se ne appropria, è punito con la reclusione da tre a dieci anni. Si applica la pena della reclusione da sei mesi a tre anni quando il colpevole ha agito al solo scopo di fare uso momentaneo della cosa, e questa, dopo l'uso momentaneo, è stata immediatamente restituita. Articolo così sostituito dalla L. 26 aprile 1990, n. 86.

49. Violazione della corrispondenza – 616 c.p. art. 616 Codice Penale Chiunque prende cognizione del contenuto di una corrispondenza chiusa, a lui non diretta, ovvero sottrae o distrae, al fine di prenderne o di farne da altri prenderne cognizione, una corrispondenza chiusa o aperta, a lui non diretta, ovvero, in tutto o in parte la distrugge o sopprime, è punito, se il fatto non è preveduto come reato da altra disposizione, con la reclusione fino a un anno o con la multa da Euro 30 a Euro 516

50. Cassazione penaleIl timbro di protocollo (segnatura) In tema di falso documentale, il timbro del protocollo apposto sulla corrispondenza pervenuta ad un ufficio pubblico ha natura di atto pubblico; ed infatti, posto che il registro di protocollo è indiscutibilmente atto di fede privilegiata, in quanto in esso il pubblico ufficiale attesta l'avvenuta ricezione dall'esterno di un documento nonché la data di tale ricezione e la numerazione progressiva che gli viene attribuita, la materiale apposizione sul documento medesimo del timbro riproducente la data di ricezione ed il numero attribuitogli non costituisce altro che una prosecuzione di detta attività certificatrice, onde che registrazione e riproduzione della stessa sul documento costituiscono un'operazione unica e contestuale avente la stessa natura. Cassazione penale sez. II, 12 marzo 1997, n. 9209 Roncaglia e altroCass. pen. 1998,1629 (s.m.) Giust. pen. 1998,II, 314 (s.m.)