GIS Gestão Integrada de Salas

1. GIS Gestão Integrada de Salas Módulo de Marcações

2. Ajuda On-line • Marcações em horários (Sophia) • Outros métodos de marcação • Desmarcação de actividades • Introdução de novas actividades • Mapas de confirmação de reservas • Equipamentos • Reserva de equipamentos • Para que serve? • Como aceder? • A área de trabalho. • Que salas usar? • Mapas de reservas • Mapa de visualização diária • A actividade • Mapas de visualização mensal • Mapa de taxa de ocupação • Mapa de actividades por sala • Horários de disciplinas (Sophia) • Actividades • Marcações de disciplinas • Marcações de outras actividades • Marcações com recorrência

3. Para que serve ? • Reserva de salas para disciplinas, actividades internas ou externas • Associação de equipamentos móveis a reservas • Marcação de reservas com recursividade ex: todas as Segundas, de 2 em 2 dias, etc. • Pesquisa de salas por local, tipos ou equipamentos disponiveis. • Visualização mensal ou diária da ocupação das salas. • Sincronização com o horário das disciplinas introduzido no Sophia • Introdução de novas actividades (Congressos, Reuniões, e.t.c). • Partilha de actividades criadas por utilizadores do mesmo grupo

4. Como aceder ? (1/2) • Abrir o Internet Explorer e navegar para a página https://www.ucp.pt/gis • Introduzir o seu nome de utilizador e password e pressionar o botão ‘entrar’ • Se for a 1ª vez que estiver a aceder vai aparecer uma janela de instalação do J2SE Runtime Environment 6.0. Para seguir com a instalação, pressione o botão ‘Yes’ no quadro ‘Security Warning’, em seguida escolha a opção ‘I agree the terms in the licence agreement’ e pressione o botão ‘Next’, no ecrã seguinte escolha a opção ‘Typical’ e pressione ‘Next’.

5. Como aceder ? (2/2) No final da instalação do Java irá aparecer outra janela com um Security Warning na qual devemos responder ‘Always’.

6. A área de trabalho. Botões de máximização / minimização de separadores Separador das Salas Separador dos mapas de reservas Botões de máximização / minimização de separadores Separador das Actividades

7. Que salas usar? (1/2) 1 Inicialmente vai poder ver as salas que lhe foram atribuidas pelo administrador, para reduzir as salas com que deseja trabalhar siga os seguintes passos: • Na página ‘Local’ dentro do separador ‘Salas’,seleccione os locais que deseja. • Na página ‘Tipos’, seleccione que tipos de salas quer ver e o minimo de lugares. • Na página ‘Material’, digite a quantidade minima por equipamento que deseja ter nas salas. • Na página ‘Salas’, seleccione que salas quer ver nos mapas (Nota: só é possivel ver 25 salas de cada vez). Para actualizar os mapas de reservas pressione o botão . 2 3 4

8. Que salas usar? (2/2) Quando tiver definido os filtros para as salas com que quer trabalhar pode guardá-los para os poder utilizar da próxima vez que executar o módulo de marcações: • Para gravar as suas definições pressione o botão • Para repôr as definições gravadas pressione o botão Nota: É possivel ordenar a lista de salas bastando para isso clicar no cabeçalho da coluna pela qual queremos ordenar. Clique na imagem para ver exemplo.

9. Mapas de reservas Depois de ter seleccionado as salas com que quer trabalhar pode visualizar os mapas de reservas dessas salas pressionando o botão no separador das salas. Na parte direita da página está o separador dos mapas de reservas: Selecção do modo de visualização (Dia / Mês / Disciplina) Calendário para escolha do dia a ver. Ocupação das Salas Tempos do horário

10. Mapa de visualizaçãodiária Para ver o mapa de visualização diária seleccione a opção ‘Dia’ no separador ‘Mapa de reservas’. Pode mudar o dia visivel através do calendário ‘Dia’. Clique aqui para ver o calendário Seleccione o dia que deseja ver Nota: Pode também introduzir directamente na caixa de texto do calendário uma data no formato ‘ano-mês-dia’ e pressionar a tecla ‘Enter’.

11. A actividade • O mapa de visualização diária representa a ocupação das salas no tempo, através de caixas coloridas que descrevem a actividade marcada. Para isso foram atribuidas três cores que indicam o tipo de actividade: • Encarnado – Disciplina com sobreposição de turmas. • Amarelo – Disciplina sem sobreposição de turmas. • Cor de Rosa – Outro tipo de actividades. Esta actividade é uma disciplina marcada na sala 421 e que decorre das 8:30 até ás 13:00 O simbolo do cadeado, informa o utilizador que esta é uma actividade preferêncial para esta sala. As actividades sem cadeado não são as mais indicadas para ocupar a sala e devido a isso podem estar sujeitas a alterações.

12. Mapas de visualizaçãomensal Para poder ter uma perspectiva mais alargada da ocupação das salas existem dois mapas de visualização mensal, o mapa de taxa de ocupação e o mapa de actividades por sala. Para poder ver esses mapas seleccione a página ‘Mês’ do separador ‘Mapa de Reservas’. Aqui pode seleccionar o ano e mês a visualizar e o modo de visualização:

13. Mapa de taxa de ocupação O mapa de taxa de ocupação permite rápidamente ver os dias e tempos em que temos mais ou menos salas livres. Se por exemplo o que nos interessa é encontrar uma sala livre num determinado dia ou dias do mês basta visualizar este mapa, e imediatamente podemos fazer uma marcação numa das salas livres no tempo escolhido. Este mapa apresenta um calendário mensal em que cada dia mostra a taxa de ocupação por tempo. Dia da semana Dia do mês Taxa de ocupação por tempo: Vazio – Todas as salas livres Parte preta – Salas ocupadas Parte verde – Salas Livres Encarnado – Todas as salas ocupadas Nota: se fizer um duplo ‘clique’ na célula do dia do mês, será encaminhado para a visualização diária

14. Mapa de actividadespor sala Este é o mapa que permite consultar mais informação de uma só vez, para isso representa o mês numa forma tabular em que cada linha pertence a uma sala e cada coluna a um dia do mês. Cada célula do mapa representa desta maneira todo um dia de uma sala, podendo ver a ocupação dos tempos através de uma representação cromática do tipo de actividade. Um rectângulo encarnado representa uma disciplina com sobreposição de turmas, amarelo é uma disciplina sem sobreposições e cor de rosa outro tipo de actividade. Para mais informações basta deslocar o rato sobre o dia, e é visualizada uma caixa flutuante que lista textualmente todas as actividades que decorrem no dia para aquela sala.

15. Horários de disciplinas(Sophia) Para auxiliar na reserva de salas para horários de disciplinas está disponivél a página ‘Disciplina’ no separador ‘Mapa de reservas’. Para visualizar o horário têm que escolher a disciplina na página ‘Disciplinas’ do separador ‘Actividades’ e de seguida seleccionar a turma na tabela das turmas da disciplina.

16. Actividades Existem no GIS dois tipos de actividades para as quais podemos fazer marcações, disciplinas e outras. Para isso temos disponivel o separador de actividades: Separador de actividades Escolha por disciplinas ou por outras actividades Botão de desmarcação

17. Marcações - Disciplinas (1/3) • Para fazer marcações de disciplinas basta seguir os • seguintes passos: • Seleccione a opção ‘Disciplinas’ no separador Actividades. • Escolha a faculdade ou instituição na caixa de seleção ‘Faculdade’. • Escolha o curso na caixa de seleção ‘Curso’. • Automáticamente é seleccionado o plano de estudo activo para o curso escolhido, se desejar pode escolher outro na caixa de seleção ‘Plano de Estudo’ • O passo seguinte é escolher a disciplina a partir da lista de disciplinas do plano de estudo do curso. Nota: Pode pesquisar disciplinas por qualquer um dos campos visualizados (ex: ano, disciplina, código) ‘clicando’ no cabeçalho do campo a filtrar tal como podemos ver se ‘clicar’ na imagem á direita.

18. Marcações - Disciplinas (2/3) • Para marcar basta arrastar, com o rato, a disciplina desejada até á célula do mapa de visualização diária, correspondente ao tempo e sala em que queremos fazer a marcação e largar o botão do rato. • De seguida irá aparecer uma janela com as opções de marcação.

19. Marcações - Disciplinas (3/3) Dados da marcação e da actividade Selecção do tipo de marcação Tempo (Hora) final da marcação Liga/desliga as opções de marcações com vários dias, clique aqui para ver mais informações Equipamentos disponiveis na sala Selecção da turma Selecção do docente Confirmar a marcação Cancelar a marcação

20. Marcações – Outras (1/2) • Para fazer marcações de outras actividades basta • seguir os seguintes passos: • Seleccione a opção ‘Outras’ no separador Actividades. • Pode escolher se que ver as actividades de todos os utilizadores (do seu grupo) ou apenas as de um deles (ex: as suas). • Seleccione a actividade que deseja marcar.Nota :Pode pesquisar por qualquer um dos campos visualizados bastando ‘clicar’ no cabeçalho do campo desejado e introduzir o texto a procurar • Para marcar basta arrastar com o rato a actividade desejada até á célula correspondente ao tempo/sala em que queremos fazer a marcação e largar o botão do rato. • Em seguida irá aparecer uma janela com as opções de marcação 2 3 1

21. Marcações – Outras (2/2) Dados da marcação e da actividade Seleção do tipo de marcação Tempo (Hora) final da marcação Liga/desliga as opções de marcações com vários dias, clique aqui para ver mais informações Equipamentos disponiveis na sala Confirmar a marcação Cancelar a marcação

22. Marcações com recorrências Sempre que for necessário fazer várias marcações da mesma actividade (disciplinas ou outras actividades) que se distribuam por vários dias, pode ser útil usar a opção de recorrência da janela de marcação. Numa marcação com recorrência o primeiro dia marcado é sempre o dia escolhido nos mapas de reservas, os seguintes dias serão todos aqueles que verificarem as opções da recorrência até ao dia final da recorrência. Nota: Uma marcação com recorrência cria N marcações independentes, pelo que ao desmarcar um dos dias da marcação os outros não são afectados. Liga / Desliga a opção de marcação com recorrência Opções da recorrência Se for uma marcação de disciplina, então pode escolher se a recorrência decorre dentro do calendário escolar.Esta opção é mutualmente exclusiva com a data do fim da recorrência Tipo de recorrência Data do fim da recorrência

23. Recorrência diária Quando for necessário fazer uma marcação que tenha um padrão de distribuição de N em N dias (ex: uma conferência que vai decorrer todos os dias da semana na mesma sala) pode usar uma recorrência diária. Nota: É preciso notar que a unica variável numa recorrência é a data, a sala e os tempos de inicio e de fim mantêm-se iguais. Selecção do intervalo de dias entre as marcações.

24. Recorrência semanal Quando for necessário fazer uma marcação que ocorra sempre em determinados dias da semana dentro de um determinado intervalo de dias (ex: as disciplinas) pode usar uma marcação com recorrência semanal. Indicação dos dias da semana em que a actividade vai decorrer

25. Recorrência mensal Se fôr necessário marcar uma actividade que ocorra uma vez no inicio de cada mês, a recorrência mensal permite-nos seleccionar se queremos que seja num determinado dia do mês, ou na primeira ocorrência de um dia da semana nesse mês (ex: pode-se marcar uma manutenção de equipamentos da sala na primeira sexta de cada mês) Por dia do mês Por dia da semana

26. Marcações em horários (Sophia) (1/2) Para efectuar reservas de salas para blocos do horário de uma disciplina, escolha a disciplina na página ‘Disciplinas’ do separador ‘Actividades’, seleccione a página ‘Disciplina’ no separador ‘Mapa de reservas’ e escolha a respectiva turma na tabela de turmas da disciplina. Para marcar, arraste com o rato, uma sala do separador ‘Salas’ até ao bloco desejado. Na janela de marcação de reserva pode preencher o campo ‘Docente’ e de seguida pressionar o botão ‘Marcar’. A marcação em horários têm como beneficio a actualização no Sophia da sala reservada no GIS, permitindo assim aceder através do Sophia a várias funcionalidades indisponiveis no GIS (ex:Horário da sala). Nota: Se utilizar o GIS para marcações em horários do Sophia, não poderá voltar a usar o Sophia para a função de reserva de Salas.

27. Marcações em horários (Sophia) (2/2) Quando se faz uma reserva pelo GIS no horário de uma disciplina/turma, o utilizador terá que configurar o calendário do curso no GIS, caso não o tenha feito préviamente. Períodos definidos para o curso Dados do periodo. Nota: Um período (ex: 1º Semestre) pode ser composto por vários intervalos de datas, bastando adicionar novos periodos com o mesmo nome e ano lectivo, mas com ordem diferente.

28. Outros métodos demarcação O GIS permite fazer marcações não só arrastando a actividade para o mapa de visualização diária como também para os outros mapas. Se arrastarmos para o mapa de taxa de ocupação, a janela de marcação vai nos mostrar quais as salas disponiveis para o tempo seleccionado. Se arrastarmos para o mapa de actividades por sala a marcação é feita da mesma maneira que vimos para o mapa de visualização diária. Mapa de taxa de ocupação Mapa de actividades por sala

29. Desmarcação de actividades (1/2) Na situação de haver alterações a reservas já feitas no GIS é possivel (se o utilizador tiver permissão no sistema) anular essas marcações, embora essa acção fique resgistada e seja visivel pelos administradores do sistema. O GIS permite entrar no modo de desmarcação, selecionando a opção ‘Desmarcar’ no separador das Actividades. Nesse modo, é possivél desmarcar as actividades clicando em cima delas nos mapas de visualização diária, horário da disciplina e no mapa mensal de actividades por sala, tal como pode ver no video á direita. Não se esqueça de sair do modo de desmarcação quando já não quiser fazer anulações de reservas. Entar/Sair do modo de desmarcação

30. Desmarcação de actividades (2/2) No ecrã de desmarcação pode remover as reservas da hora, dia, semana, mês ou todas as reservas da actividade e sala escolhida. Quando o tempo seleccionado estiver ocupado com sobreposição de turmas, no caso das disciplinas, terá que escolher qual delas quer desmarcar. Selecção do intervalo a remover Confirmar a desmarcação Cancelar a operação Nota: Ao remover uma actividade de um intervalo temporal, o GIS remove TODAS as marcações DESSA ACTIVIDADE dentro do INTERVALO seleccionado na SALA escolhida.

31. Introdução de novasactividades (1/3) O módulo de marcações do GIS permite a introdução e edição de actividades que não sejam disciplinas, como por exemplo, congressos, seminários, apresentações, etc. Para isso existem na página ‘Outras’ do separador ‘Actividades’ botões que permitem introduzir, apagar e editar actividades. Criar uma nova actividade Editar uma actividade Remover uma actividade

32. Introdução de novasactividades (2/3) Ao clicar no botão para introduzir uma nova actividade é nos apresentada uma janela para preenchermos com os dados necessários. Selecção do tipo de actividade Campo de texto para observações Nome da actividade Campo obrigatório de selecção da entidade associada a este evento. Confirmar a introdução da nova actividade Cancelar a operação

33. Introdução de novasactividades (3/3) A escolha de uma entidade requerente é obrigatória e é feita pressionando no botão Aparece então uma janela que permite fazer a selecção de uma entidade interna ou externa já existente, ou criar uma nova entidade externa. Selecção da entidade. Se fizer um duplo ‘clique’ numa entidade externa poderá alterar os seus dados. Selecção de entidades internas ou externas Introduzir uma nova entidade externa Remover a entidade externa selecionada Associar a entidade seleccionada á actividade.

34. Mapas de confirmação de reservas Para permitir imprimir um relatório das reservas para uma actividade num intervalo de datas, é possivel aceder aos mapas de confirmação de reservas, através do botão existente nas páginas ‘Disciplinas’ e ‘Outras’ do separador ‘Actividades’. Botão para emissão dos mapas de confirmação de reservas

35. Equipamentos • Visualização dos equipamentos fixos associados ás salas • Associação de equipamentos móveis disponibilizados pela DSI a novas reservas de salas. • Alteração de reservas de equipamentos associadas a reservas de salas • Visualização das caracteristicas dos equipamentos

36. Reserva de equipamentos Na janela de marcação de reserva, pode visualizar os equipamentos préviamente associados á sala, e também pode adicionar outros equipamentos que tenham sido disponiblizados pela DSI para reservas. Página dos equipamentos associados á reserva Página dos equipamentos não associados á reserva Quantidade disponível Tipo do equipamento Abre uma janela para selecção do equipamento a adicionar á reserva Actualizar a lista de equipamentos disponíveis Visualizar as caracteristicas dos equipamentos. Nota: Após efectuar uma reserva de sala com inclusão de outros equipamentos , verifique as observações da reserva no mapa de confirmação ou no mapa de reservas para verificar se existêm mensagens do sistema (ex: Técnico indisponível)